Excel и Access (стр. 8 из 9)

Для затенения ячеек узором проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, которые необходимо затенить;
• в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид;
• для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек;
• нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.

Для удаления границ проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, границы которых требуется удалить;
• на панели инструментов Форматирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Границы и нажмите на открывшейся панели кнопку
  .

Для удаления затенения проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, для которых необходимо удалить затенение;
• на панели инструментов Форматирование, щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, и выберите Нет заливки.

Объединение ячеек

В объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего левого угла из выделенного диапазона. Для включения в объединенную ячейку всех данных диапазона скопируйте все данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона.
Проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, которые необходимо объединить;
• для объединения ячеек и выравнивания по центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре
  на панели инструментов Форматирование;
• чтобы объединить все выделенные ячейки в строке или столбце, в меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание и установите флажок объединение ячеек.

Для разбивки объединенной ячейки на несколько ячеек проделайте слеующие действия:

• выберите объединенную ячейку;
• в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем откройте вкладку Выравнивание;
• cнимите флажок объединение ячеек.

В ячейках, в которых по умолчанию установлен общий формат, текст выровнен по левому краю, а числа, даты, время - по правому. При изменении выравнивания тип данных не меняется. Для центрирования данных или выравнивания по левому или правому краю проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, формат которых необходимо изменить;
• нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов Форматирование (По левому краю, По центру, По правому краю ).

Для центрирования текста, занимающего несколько столбцов, например, названия столбцов, в строке выделенные ячейки можно объединить, и центрировать текст в полученной объеденной ячейке.
Для восстановления выравнивания, установленного по умолчанию, выделите ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание. В поле Горизонтальное установите флажок Обычное.

Для сдвига текста от левого края ячейки проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, содержащие текст, который необходимо сдвинуть;
• на панели инструментов Форматирование выберите кнопку Увеличить отступ;
• для уменьшения сдвига или его отмены нажмите кнопку Уменьшить отступ.

Для вращения текста в ячейке проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, внутри которых необходимо перевернуть текст;
• в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание;
• в поле Ориентация выберите градус поворота либо переместите индикатор на необходимый угол;
• для отображения текста вертикально сверху вниз в поле Ориентация выберите поле с вертикальным Текстом.

Для выравнивания данных наверху, в центре и внизу ячейки проделайте следующие действия:

• выделите ячейки, формат которых необходимо изменить;
• в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание;
• в поле Вертикальное выберите необходимый параметр.

В объединенной ячейке текст можно выровнять при помощи кнопок По левому краю, По центру или По правому краю на панели инструментов Форматирование. Для внесения других изменений в форматирование текста, включая выравнивание по вертикали, используйте параметры вкладки Выравнивание (команда Ячейки в меню Формат).

Выделение элементов таблицы

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Рис.1

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования (рис.8). Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

- сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;

- в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

- отредактировать данные;

- выйти из режима редактирования клавишей Enter.

Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Формулы в Excel, формат ячеек.

Возможность использования формул (Формула - cовокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства (=).) и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Сложные формулы.

Сложная формула – это та, которая содержит 2 и более действий (см пример Прайс1.xls.)

Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

Операторы

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.

Оператор Функция Пример

Арифметические операторы

- 10 -

+ сложение =A1+1

- вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

Операторы связи

: диапазон =СУММ(A1:C10)

; объединение =СУММ(A1;A2;A6)

Текстовый оператор соединения

& соединение текстов

Текстовый оператор соединения преднозначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты - программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.