Мир Знаний

Отбор записей в таблице или запросе

Для отбора записей в таблице или запросе в режиме таблицы можно использовать любой фильтр.

Сохранение фильтра вместе с таблицей, запросом или формой

При сохранении таблицы, запроса или формы также сохраняется и фильтр; однако при повторном открытии этих объектов автоматического применения этого фильтра не происходит. Фильтр применяется при необходимости.

Создание новой формы или отчета на основе отобранных данных

Допустимо создание формы или отчета как непосредственно из отобранных записей, находящихся в открытой таблице или запросе, или на основе закрытой таблицы или запроса с сохраненным фильтром. В последнем случае форма или отчет наследуют фильтр.

Применение, удаление или изменение унаследованного фильтра и порядка сортировки

Для управления фильтром и порядком сортировки, которые наследуются отчетом, используются следующие новые свойства: Фильтр (Filter), Фильтр включен (FilterOn), Порядок сортировки (OrderBy) и Сортировка включена (OrderByOn). Свойства Фильтр (Filter) и Порядок сортировки (OrderBy) также применимы к формам, таблицам и запросам, однако для их изменения вместо непосредственной установки их значений допустимо использование фильтров и сортировки.

Применение фильтра к подчиненной форме

Фильтр позволяет наложить ограничения на записи подчиненной формы, не накладывая ограничений на записи главной формы.

Управление фильтрами из программ или из макросов

Создание индекса для ускорения поиска и сортировки записей

При помощи индексов сортировка и поиск записей ускоряется. В таблицах Microsoft Access индексы используются также как и в книгах: чтобы найти данные, осуществляется их поиск в индексе. Можно создать индексы, основанные на одном или нескольких полях. Составные индексы позволяют пользователю провести различия между записями, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Выбор полей для индексирования

В основном требуется индексировать поля, для которых часто осуществляется поиск, сортировка или поля, объединенные с полями из других таблиц в запросах. Однако иногда при использовании индексов действие замедляется, например, при добавлении запросов составные индексы должны обновляться.

Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей индексирование используется, если выполняются следующие условия.

· Поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени.

· Не нужно осуществлять поиск значений в поле.

· Не нужно осуществлять сортировку значений в поле.

· Не нужно осуществлять сортировку различных значений в поле. Если поле содержит много одинаковых значений, то применение индекса незначительно ускорит работу запросов.

Составные индексы

Если предполагается, что сортировка или поиск двух и более полей одновременно будет часто выполняться, можно создать составной индекс. Например, если для одного и того же запроса часто устанавливается критерий для полей «Имя» и «Фамилия», то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс.

При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю, определенному для данного индекса, и так далее.

Предполагаемые действия

Определение индекса для одного поля

Определение составного индекса

Просмотр и редактирование индексов

Связывпание баз данных.

Внимание! Перед тем как приступить к импорту или связыванию данных, необходимо создать или открыть базу данных Microsoft Access, в которой будут содержаться импортированные или связанные таблицы. Для получения дополнительных сведений о создании базы данных нажмите кнопку .

Microsoft Access поддерживает импорт или связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access (версий 1.x, 2.0 и 7.0/95 и 8.0/97), а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование и связывание языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находится на персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access.

Если приходится регулярно повторять операцию импорта, автоматизируйте этот процесс с помощью макросов или программ на языке Visual Basic для приложений.

Макрос

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Макрос может быть как собственно макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Последовательность макрокоманд

Следующий макрос состоит из серии макрокоманд. Эти макрокоманды выполняются каждый раз при запуске макроса. Для запуска макроса следует обратиться к имени макроса «Просмотр товаров».

Группа макросов

При наличии большого числа макросов, объединение родственных макросов в группы может упростить управление базой данных. Для просмотра имен макросов для выбранной группы макросов достаточно в окне макроса в меню Вид выбрать команду Имена макросов.

Например, следующая группа макросов с именем «Кнопки» состоит из трех родственных макросов: «Сотрудники», «Товары» и «Отчеты». В каждом макросе содержится макрокоманда ОткрытьФорму (OpenForm), а в макросе «Товары» кроме того макрокоманда СдвигРазмер (MoveSize).

Имя в столбце Имя макроса определяет каждый макрос. При запуске макроса в группе макросов, выполняется макрокоманда в столбце Макрокоманда, а также все следующие макрокоманды, в которых столбец Имя макроса пуст.

Для запуска макроса из группы макросов следует указать имя группы, а затем, через точку, имя макроса. В предыдущем примере для обращения к макросу «Сотрудники» в группе макросов «Кнопки» следовало использовать синтаксис Кнопки.Сотрудники.

Условные макрокоманды

Для вывода столбца Условие следует в окне макроса в меню Вид выбрать команду Условия. Следующий макрос запускает макрокоманды Сообщение (MsgBox) и ОстановитьМакрос (StopMacro) только в тех случаях, когда условие в столбце Условие истинно (когда поле «КодПоставшика» имеет значение Null).

Создание макроса

1 В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

2 Нажмите кнопку Создать.

3 В ячейке столбца Макрокоманда нажмите кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд.

4 Выберите имя макрокоманды.

5 Введите текст комментария к макрокоманде (необязательно).

6 В нижней половине окна, при необходимости, укажите аргументы макрокоманды. Для получения дополнительных сведений о задании аргументов макрокоманд нажмите кнопку .

7 Для добавления в макрос других макрокоманд перейдите на следующую строку и повторите шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке.

Совет. Существует следующий прием быстрого создания макроса, выполняющего действия над конкретным объектом базы данных. Выберите объект в окне базы данных и переместите его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того чтобы создать макрос, открывающий форму, переместите с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды. Для этого расположите окно базы данных и окно макроса рядом на экране с помощью команды Сверху вниз или Слева направо из меню Окно; затем выберите в окне базы данных вкладку объектов нужного типа, выберите объект и переместите его с помощью мыши в ячейку макрокоманды. При переносе макроса в ячейку макрокоманды вводится макрокоманда, запускающая этот макрос, а при переносе других объектов (таблиц, запросов, форм, отчетов или модулей) в макрос добавляется макрокоманда, открывающая объект.

Группировка записей в отчете

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям.

1 Откройте отчет в режиме конструктора.

2 Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3 Укажите порядок сортировки данных в отчете.

4 Выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки.

5 Задайте значения свойств группы, перечисленных в следующем списке. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, необходимо задать значение «Да» по крайней мере для одного из свойств Заголовок группы (GroupHeader) или Примечание группы (GroupFooter).

· Заголовок группы (GroupHeader). Добавляет или удаляет заголовок группы, определяемой полем или выражением.