Автоматизация управления предприятием (стр. 6 из 8)

Консолидация

Приложение "Консолидация" служит для накопления и анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности структурных единиц предприятия, которые могут являться юридическими лицами или входить в предприятие на правах филиалов. Источником данных для приложения консолидированного учета являются данные бухгалтерского учета структурных единиц, подготовленные с помощью приложения 'Бухгалтерский учет" Системы ПАРУС.

Данные передаются в виде ордеров. В бухгалтерском приложении формируется исходящий ордер: он представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени. Приложение консолидации, установленное в головной организации, принимает этот ордер как входящий.

Перечислим основные способы обмена ордерами между указанными выше приложениями Системы.

- Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и оба приложения используют общую базу данных, то можно воспользоваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи специальной команды в разделе "Исходящие ордера" бухгалтерского приложения. Если затем войти в раздел "Входящие ордера" приложения консолидации, то там сразу появится запись о полученном ордере. Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консолидация бухгалтерского учета.

Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены, но полностью изолированных друг от друга компьютерах, то надо применить стандартное средство Системы: файловый экспорт/импорт. При этом промежуточным "хранилищем" информации надо задавать съемный магнитный носитель, например, дискету. Отметим, что при помощи файлового экспорта/ импорта можно быстро передать ордера между приложениями, установленными на компьютерах, которые соединены ЛВС, но не используют общую базу данных. При этом в качестве промежуточного "хранилища" информации можно указать общедоступный каталог жесткого диска сервера ЛВС.

В каждом ордере указано, от какой организации он поступил. Более того, при дальнейшей обработке всегда сохраняется информация, указывающая организацию — источник информации. Поэтому консолидированную информацию можно получить для каждой организации (филиале) раздельно, по произвольным группам и обобщенную для всех организаций.

Приложение "Консолидация" (см. рис. 3) организовано аналогично приложению "Бухгалтерский учет", что позволяет быстро освоить его пользователю, знакомому с бухгалтерским приложением, и обеспечивает сходные функции в части финансового учета:

- Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.

- Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.

- Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнительным признакам.

- Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.

- Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных документов.

Приложение "Консолидация" обеспечивает также:

- взаимоисключение расчетов между филиалами компании;

- сверку данных на основании консолидированной главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.

Современная система консолидации бухгалтерского учета должна обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных организаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще говоря, могут попарно отличаться друг от друга. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласованность при помощи механизма счетов соответствия, устанавливающего, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета номер соответствующего счета для каждой организации.

Рис. 3. «Приложение «Консолидация»

Логистика

В последние годы в сфере товарного обращения ряда стран произошли существенные изменения, в хозяйственной практике стали использоваться новые методы и технологии доставки товаров, которые базируются на концепции логистики. Идеи интеграции снабженческо-производственно-распределительных систем, в которых бы увязывались функции снабжения материалами и сырьем, производства продукции, ее хранения и распределения, трансформировались в самостоятельное направление научных исследований и форму хозяйственной практики – логистику.

Основное направление в определении логистики связано с функциональным подходом к товародвижению, то есть управлением всеми физическими операциями, которые необходимо выполнять при доставке товаров от поставщика к потребителю.

Логистика – это планирование, управление и контроль поступающего на предприятие, обрабатываемого там (если это производственное предприятие) и покидающего это предприятие потока материальной продукции (материалов, сырья и т.п.) и соответствующего ему информационного потока с целью оптимального, например, с точки зрения получения прибыли, ускорения движения материальных ресурсов и товаров внутри и вне предприятия. Важнейший аспект логистики – возможность влиять на стратегию и тактику работы предприятия и на создание новых конкурентных преимуществ для фирмы на рынке, то есть на ее конечные цели.

Логистика имеет несколько функциональных областей или, другими словами, имеется несколько видов логистики: закупочная, запасов и сбытовая. Соответственно в логистической цепи, то есть пути, по которому проходят товарный и информационный потоки от поставщика до потребителя, выделяются следующие главные звенья: закупка товаров, их хранение и реализация.

Факторами, обуславливающими бурное развитие логистики в настоящее время является:

- Усложнение (а для России – установление и развитие в условиях кризиса) системы рыночных отношений и повышение требований к качественным характеристикам процесса распределения.

- Создание гибких (перенастраиваемых) закупочно-сбытовых и производственных систем.

- Унификация правил и норм по поставке товаров в национальных рамках и во внешнеэкономической деятельности.

- Технический прогресс в средствах связи и автоматизации. И, как следствие, использование в управлении хозяйственной практикой предприятий электронно-вычислительной техники и экономических программных продуктов (систем).

Закупки, склад, реализация

В процессе управления закупками и реализацией товаров в Системе формируются два встречных информационных потока — о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает план-факт-контроль и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете. Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом:

- Суммы по графику — формируются на основании графиков поступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.

- Плановые суммы — формируются на основании плановых товарных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приходных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы — на основании фактических товарных документов (накладных на отпуск товаров, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.

Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также об ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящий плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к Вашей организации, а положительные — на задолженность организации контрагенту.

Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом Система предупреждает о подобной ситуации.

Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора. Учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров, ведется при помощи договоров, каждый из которых содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в Системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п.