Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации
Казанский государственный технический университет
им. А.Н. Туполева (КАИ)
Табличный редактор Microsoft Excel
Учебное пособие
Индейкин В.В.
Издание первое
Данное пособие предназначено для изучения базового курса по Microsoft Excel. Дано понятие табличного редактора, его возможности и области применения. Рассмотрены логика табличного редактора и вычисления в Microsoft Excel. Показана работа с относительными и абсолютными ссылками. Уделено внимание созданию серий и построению диаграмм. Частично рассмотрены возможности работы с базами данных в Microsoft Excel. Также частично рассмотрены специальные возможности: автоформат, поиск решения (решения уравнений), создание сценариев и отчетов по ним, создание макроса и активной кнопки.
Данное пособие предназначено для студентов обучающихся по специальностям «Авиационные приборы и измерительно-вычислительные комплексы» и «Экономика и управление производством».
Оглавление
1. Введение............................................................................................. 6
1.1. Понятие табличного редактора......................................................................... 6
1.2. Особенности Microsoft® EXCEL....................................................................... 6
1.2.1. Ключевые преимущества......................................................................................... 7
1.2.2. Что дает Microsoft Excel.......................................................................................... 7
1.2.3. Требования к конфигурации компьютера............................................................... 9
1.3. Возможности............................................................................................................. 9
1.3.1. Интеграция в Microsoft Office................................................................................. 11
1.3.2. Мастера................................................................................................................... 11
1.3.3. Специальные возможности................................................................................... 11
1.3.4. Программирование в Exсel..................................................................................... 12
1.4. Области применения............................................................................................ 12
2. Общие понятия............................................................................ 13
2.1. Логика табличного редактора......................................................................... 13
2.2. Вид и основные понятия.................................................................................... 13
2.2.1. Рабочая книга и рабочий лист............................................................................... 13
2.2.2. Строка состояния.................................................................................................. 15
2.2.3. Основные правила................................................................................................... 15
2.2.4. Ячейка...................................................................................................................... 16
2.3. Окна Excel............................................................................................................... 17
2.4. Ввод и редактирование данных...................................................................... 22
2.5. Меню и пиктограммы.......................................................................................... 24
2.5.1. Панели инструментов............................................................................................ 24
2.6. Формат данных...................................................................................................... 28
3. Вычисления в Excel. Формулы и функции................ 31
3.1. Формулы................................................................................................................... 31
3.2. Использование ссылок и имен........................................................................ 31
3.3. Перемещение и копирование формул. Относительные и абсолютные ссылки. 33
3.4. Функции.................................................................................................................... 34
3.4.1. Понятие функции.................................................................................................... 34
3.4.2. Типы функций.......................................................................................................... 35
3.4.3. Мастер функций...................................................................................................... 36
4. Серии и диаграммы................................................................... 39
4.1. Серии.......................................................................................................................... 39
4.1.1. Прогрессия............................................................................................................... 39
4.1.2. Создание серий........................................................................................................ 40
4.2. Диаграммы и графики......................................................................................... 42
4.2.1. Типы диаграмм........................................................................................................ 42
4.2.2. Построение диаграмм............................................................................................ 42
4.2.3. Редактирование диаграмм..................................................................................... 47
5. Работа со Списками и Базы данных в Excel............ 48
5.1.1. Формирование списка............................................................................................. 49
5.2. Работа с командой Форма................................................................................. 49
5.3. Поиск в базе данных............................................................................................ 50
5.4. Сортировка базы данных.................................................................................... 51
5.5. Фильтрация данных в списке........................................................................... 52
5.6. Подведении итогов в базе данных................................................................. 53
5.6.1. Вставка промежуточных итогов........................................................................ 55
5.6.2. Создание диаграммы закупочных цен................................................................... 57
6. Некоторые специальные возможности.................... 60
6.1. Автоформат............................................................................................................. 60
6.2. Решения уравнений.............................................................................................. 60
6.3. Создание сценариев............................................................................................. 61
6.4. Отчет по сценариям.............................................................................................. 63
6.5. Создание макроса................................................................................................. 63
6.6. Создание активной кнопки............................................................................... 64
6.6.1. Excel 95..................................................................................................................... 64
6.6.2. Excel 97..................................................................................................................... 64
7. Некоторые особенности (для углубленного изучения) 66
7.1. Полезные советы при работе с Excel 95 и Excel 97.................................. 66
7.1.1. Создание Web-страницы........................................................................................ 66
7.1.2. Использование Web-запросов................................................................................. 66
7.1.3. Сохранение файла Microsoft Excel 97 сразу в двух форматах............................. 66
7.1.4. Связь надписи с ячейкой электронной таблицы.................................................. 67
7.1.5. Блокировка доступа к личным ячейкам электронной таблицы........................ 67
7.1.6. "Повышение" точности вычислений формул...................................................... 68
7.1.7. Перевод строки в ячейке таблицы....................................................................... 68
7.1.8. Локальное имя (использование одного и того же имени на разных листах).... 68
7.1.9. Отображение чисел с лидирующими нулями....................................................... 68
7.1.10. Использование специальных символов в формате........................................... 68
7.1.11. Удалении ячеек рабочего листа без «порчи» ссылок на удаленные ячейки.. 68
8. СпрАвочный материал............................................................ 69
8.1. Функциональные и «горячие» клавиши....................................................... 69
8.1.1. Функциональные клавиши...................................................................................... 69
8.1.2. «Горячие» клавиши.................................................................................................. 70
8.2. Некоторые функции в EXCEL............................................................................ 73
8.2.1. Математические функции..................................................................................... 73
8.2.2. Как к дате добавлять месяцы............................................................................... 74
Список литературы........................................................................ 75
Как устроено это пособие
Настоящее пособие может служить одновременно руководством, учебным пособием и исчерпывающим справочником по Microsoft Excel. Оно было создано, с целью дать представление об Excel его возможностях и особенностях, при этом предполагается, что читатель умеет работать в Microsoft Windows.
В данном пособие описывается две версии Microsoft Excel 95 и 97. Второе издание данного пособия будет полностью посвящено версии Microsoft Excel 97 или Microsoft Excel 2000.
Соглашения
В этой книге комбинация клавиш, разделенная знаком + (плюс), например, Ctrl+A означает: Нажмите первую клавишу, и, не отпуская ее, нажмите вторую, т. е. Ctrl+A значит: Нажмите клавишу Ctrl, и, не отпуская ее, нажмите клавишу А. Если же две клавиши разделены запятой, например, Alt, F то это, значит Нажмите и отпустите первую клавишу, затем нажмите вторую.
Вместо многословных предложений вроде: «Раскройте меню Файл, и затем выберите команду Печать», принято такое написание: «Выберите из меню Файл | Печать».
Адреса ячеек и формулы записаны в следующем виде: V5.
Обратите внимание: как и большинство приложений Windows, Microsoft Excel использует символы разделителей (десятичные, разрядов, даты и времени), которые указаны в разделе Стандарты | Панели Управления Windows.
Табличные редакторы (иногда их называют также электронные таблицы) на сегодняшний день, одни из самых распространенных программных продуктов, используемые во всем мире. Они без специальных навыков позволяют создавать достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей.
Табличные редакторы появились практически одновременно с появлением персональных компьютеров, когда появилось много простых пользователей не знакомых с основами программирования. Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3, ставший стандартом де-факто для табличных редакторов:
· Структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);
· Стандартный набор математических и бухгалтерских[1] функций;
· Возможности сортировки данных;
· Наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).
В СССР получили широкое распространение два табличных редактора SuperCalc и Quattro Pro. С появлением Microsoft® Windows и его приложений стандартом де-факто стал табличный редактор Microsoft® Excel.
Microsoft Excel ‑ средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Microsoft Excel ‑ это простое и удобное средство, позволяющее проанализировать данные и, при необходимости, проинформировать о результате заинтересованную аудиторию, используя Internet. Microsoft® Excel разработан фирмой Microsoft, и является на сегодняшний день самым популярным табличным редактором в мире. Кроме стандартных возможностей его отличает следующие возможности, он выводит на поверхность центральные функции электронных таблиц и делает их более доступными для всех пользователей. Для облегчения работы пользователя упрощены основные функции, создание формул, форматирование, печать и построение графиков.