Компьютерная поддержка коммерческой деятельности фирмы

Уважаемыечлены квалификационнойкомиссии !!!

Вашему вниманиюпредлагаетсяквалификационнаяработа на тему:

«КОМПЬЮТЕРНАЯПОДДЕРЖКАКОММЕРЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИФИРМЫ»

Последниедостиженияв областиинформационныхтехнологийпривели к новымконцепциямв организациикоммерческойфирмы. Не однафирма не можетобойтись всвоей работебез применениякомпьютеров,которые с успехомзаменяют рутиннуюработу выполнявшуюсяранее в ручную,повышая эффективностьработы любойфирмы.

В своей дипломнойработе я проанализировалрынок программного обеспеченияприменительнок работе предприятияи сделал вывод,что:

в большинствефирм используетсяряд программдля облегчения работы и экономиисредств

Так напримерпо бухгалтерскомуучету широкоприменяютсятакие программыкак «1С»,«Парус».

Для складскогоучета, применяютсятакие программыкак «СКЛАД»,«СкладскойУчет»

Для составлениядокументовприменяютсятакие программыкак «Лексикон»,«Word».

Также изпроведенногоанализа, мноювыявлены слабыеместа в организацииработы предприятий:

--- это организациядокументаоборота

--- внутрифирменнаясистема информации

--- системавидения записи

В моей работепредложенасистема поупорядочениювышеперечисленныхслабых мест,на базе пакетаэлектронныхтаблиц MSExcel.

Фактическидля использованиябухгалтерских,складских ит.д. программтребуютсягруппа специалистовкоторая занимаетсявнедрением,поддержкой,обучениемсотрудникови тем самымдополнительныхфинансовыхзатрат со стороныфирмы. Я жепредлагаю,более эффективныйметод, которыйсэкономитденьги, время,заменит десяткисотрудников,что в итогедаст прямуюфинансовуювыгоду дляпредприятия.

На примерекоммерческогопредприятиябыл проведентщательныйанализ табличныхформ составлениябизнес-планаразвития предприятияпо выпуску«Мультимедийныхкомпьютеров».На основанииполученныхрасчетов былисоставленыследующиетаблицы:

• Оценка рискапроекта

• Расчетсебестоимостиединицы продукции

• Прогнозобъема произведеннойпродукции

• План денежныхпоступлений

На основаниикоторых былсделан вывод,об эффективностирасширенияпредприятияпо производству«Мультимедийныхкомпьютеров»

Фактическис помощью MSExcel мы создалиуниверсальныешаблоны бизнес-планакоторые с успехоммогут создаватьсяна различныхфирмах с помощьюпакета электронныхтаблиц и нагляднодемонстрируяэффективностьвливания инвестицийв проект.

А теперьуважаемаякомиссия вызададитесьрезонным вопросом,а зачем нужновнедрять этупрограммы икакую экономическуюэффективностьдаст этот пакет?J

Естественноу меня возникаетрезонный ответJ,что мы сможемвыиграть внедривExcel:

1. Организациядокументооборота

2. Повышениеэффективностиобработкипотока информации

3. Систематизацияпрохождениядокументоввнутри фирмы

4. Организацияколлективнойработы наддокументами

5. Организацияскладскогоучета

6. Организациябухгалтерскогоучета

7. Организация по составлениюделовых документов и многое другое.

8. Едино разовоевнедрение ипростота вобучении вработе с этойпрограммой.

9. Простотав использованиии единый интерфейсдля всех вышеперечисленныхпрограмм.

10. Минимальныетребованиядля установкиПО

11. Минимальнаяцена

12. А самоепривлекательное,что нам непотребуетсябольше тратитьфинансовыесредства напокупку, внедрение,обслуживанию(бухгалтерских,складских ит.д. программ)а достаточноодной программы.

На основеанализа «Электронныхтаблиц», можносделать вывод,что Excelявляетсяуниверсальнымпакетом, которыйприменим нетолько в сфересоставлениябизнес-плана,но также подходитдля любогораздела экономическойтеории.

НОВЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙУНИВЕРСИТЕТ

НАТАЛЬИНЕСТЕРОВОЙ

ФАКУЛЬТЕТ«ЭКОНОМИКАИ УПРАВЛЕНИЕ»

ВЫПУСКНАЯКВАЛИФИКАЦОННАЯРАБОТА

Тема:Компьютернаяподдержкакоммерческойдеятельностифирмы

Исполнитель: Смирнов АлексейАнатольевичЭ13А2

Руководитель: Зайцева ЛарисаВикторовна

ОТЗЫВ

Последние достижения в областиинформационныхтехнологийпривели к новым концепциям в организации деятельностикоммерческойфирмы. Ни однафирма не можетобойтись всвоей работебез применениякомпьютеров,которые с успехомзаменяют рутиннуюработу, выполнявшуюсяранее вручную,повышая эффективностьработы любойфирмы.

Впредставленнойработе проведенглубокий анализдокументооборота наразличныхпредприятияхи сформулированытребованияпредъявляемыек внутрифирменнойинформации.На примеребизнес-планаразвития предприятияпоказано, чтонаиболее эффективнойформой представленияявляется табличная.Предложеныформы таблицв качествешаблонов длябизнес-плана,которые с успехоммогут создаватьсяна различныхфирмах с помощьюпакета MSExcel.С помощью пакетаExcelразработаныэлектронныетаблицы, в томчисле: оценкариска проекта,расчет себестоимостиединицы продукции,прогноз объемапроизведеннойпродукции,баланс объемадоходов и расходовпо чистой прибылии план денежныхпоступлений,на основе которыхсделан выводоб эффективностирасширенияпредприятияпо производству«Мультимедийныхкомпьютеров».

В ходевыполнененияработы СмирновА.А. показалсебя грамотнымспециалистом,способнымпроводитьглубокий анализи приниматьсамостоятельныерешения. Егонесомненнымдостоинствомявляется свободноевладение современнымикомпьютернымитехнологиямии умение ихприменить дляповышенияэффективностикоммерческойдеятельностифирмы.

В качественедостаткаследует отметитьизлишнее описаниевозможностипакета MSExcel.

Выпускнаяработа выполненана высокомуровне в соответствиис современнымитребованиямии заслуживаетотличной оценки,а Смирнов А.А.присвоенияквалификациибакалавраменеджмента.

Научныйруководитель профессор Л.В. Зайцева

Стр.2

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Специальнаячасть

1. Организационнаяструктураразличныхпредприятий............................3

2. Суть управленческойдеятельностина предприятии..............................5

3. Документооборотна предприятии,содержаниеи требования,

   предъявляемыек информации...................................................................9

   5. Значениевнутрифирменнойсистемы информации................................14

4. Техническиесредства,используемыево внутрифирменнойсистеме

   информации.................................................................................................15

5. Системаведения записей...........................................................................16

6. Программныепродуктыиспользуемыена фирме...................................16

7. Применениеэлектронныхтаблиц MSЕxcel...........................................17

8. Управлениефайлами................................................................................18

9. Структурадокумента................................................................................20

10. Построениетаблиц...................................................................................22

11. Табличныевычисления............................................................................26

12. Построениеи оформлениедиаграмм......................................................28

13. Функции.....................................................................................................31

14. Обменданными.........................................................................................34

15. Обработкасписков....................................................................................36

16. Анализданных...........................................................................................39

17. Базыданных.............................................................................................41

Экономическаячасть.

1. Бизнес-планна развитие............................................................................45

2. Анализ положениядел в отрасли.............................................................47

3. Анализ рынкасбыта..................................................................................48

4. Анализ конкуренции.................................................................................48

5.Оценка рискапроекта.................................................................................49

6.Расчет себестоимостиединицы продукции..............................................51

7.Прогноз объемапроизводстваи реализации продукции.......................54

8.Счет прибылейи убытков..........................................................................56

9.Баланс доходови расходов........................................................................56

10.Оценка финансовойдеятельностипредприятия...................................57

Заключение

Списокиспользуемойлитературы

Введение

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упращаетсядокументооборот,внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров.На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходяк современнымтребованиям,предъявляемыхк качествуработы управленческогозвена коммерческойкомпании, нельзяне отметить,что эффективнаяработа еговсецело зависитот уровня оснащенияофиса компанииэлектроннымоборудованием,таким, каккомпьютеры,средства связи,копировальныеустройства.

В этомряду особоеместо занимаюткомпьютерыи другое электронноеоборудование,связанное сих использованиемв качествеинструментадля делопроизводстваи рационализацииуправленческоготруда. Их использованиев качествеинформационныхмашин, что, хотяи не соответствуетих названию,но в последнеевремя становитсяосновным видомих применения,позволяетсократитьвремя, требуемоена подготовкуконкретныхмаркетинговыхи производственныхпроектов,

В даннойдипломнойработе мы спомощью программногообеспеченияMSExcelсделали расчет,эффективностисозданиякоммерческогопредприятияпо производству«Мультимидийныйкомпьютеров».Электронныетаблицы увеличиваютэфективностьдокументооборота,улучшают возможностьколлективнойработы, повышаютскорость обработкиинформации,позволяютграфическинаглядноилюстрироватьсложную коммерческуюинформациюна предприятии, что даказываетэфективностьиспользыванияЭлектронныхтаблиц.

Специальная часть

1.Организационнаяструктураразличныхпредприятий

Почемукрохотная“Apple”и гигантская“IBM”заработалисотни миллионовв компьютерномбизнесе, а другие,такие как “RSI”,потеряли своисостояния? Как“MacDonald`s”удается готовитьмиллиардыгамбургеровв год, дешевопродавать ихи получать приэтом огромныеприбыли, в товремя как большинстворесторановне в состоянииобслуживатьнесколько сотенклиентов вдень? Почемупосле столькихлет существования“Sirs”и “Micukosi”до сих пор являютсяведущими компаниямив розничнойторговле всвоих странах,а другие, например,“U.T.Grant”обанкротились?Почему религиозноеучреждение,такое каккатолическаяцерковь, можетпроцветатьв 2000 году, еслионо действуетпо принципами в соответствиис практикой,которые привелибы к краху любогобизнесменабуквально занесколькочасов?

Успехи провал этихфирм и компанийимеют однуобщую особенность.Все они являютсяорганизациями.Организациясоставляетоснову мираменеджеров,она являетсяпричиной,обуславливающейсуществованиеменеджмента.

Группадолжна соответствоватьнекоторымобязательнымтребованиям,чтобы считатьсяорганизацией.К ним относятся:

1.Наличиепо крайней мередвух людей,которые считаютсебя частьюэтой группы

2.Наличиепо крайней мереодной цели(т.е. желаемогоконечногосостояния илирезультата),которую принимаюткак общую всечлены даннойгруппы.

3. Наличиечленов группы,которые намеренноработают вместе,чтобы достичьзначимой длявсех цели.

Соединивв одну этисущественныехарактеристики,мы получаемважное определение:

Организация- это группалюдей, деятельностькоторых сознательнокоординируетсядля достиженияобщей цели илицелей.¹

Приведенноевыше определениесправедливоне просто дляорганизации,а для формальнойорганизации.Существуюттакже неформальныеорганизации,группы, которыевозникаютспонтанно, ногде люди вступаютво взаимодействиедруг с другомдостаточнорегулярно.Неформальныеорганизациисуществуютво всех формальныхорганизациях,за исключением,быть может,очень маленьких.Ихотя у них нетруководителей,неформальныеорганизацииочень важны.

Такимобразом , когдаупотребляетсяслово организация,имеется в видуформальнаяорганизация.

Изопределения следует, чтоорганизациявсегда имеетхотя бы однуобщую цель,разделяемуюи признаваемуютаковой всемиее членами. Ноформальноеуправлениередко имеетдело с организациями,имеющими толькоодну цель. Менеджмент-это управлениесложнымиорганизациями.Сложные организацииимеют набор взаимосвязанныхцелей.

Одинпростой пример:“МакДоналдс”являетсяорганизацией,состоящей из7 с лишним тысячсамостоятельныхпредприятий,работа которыхобеспечиваетсяподдержкойбольшого числаорганизаций,работающих“ за кулисами”,ведущих строительствомагазинов ицехов, осуществляющихрекламу, производящихзакупку продуктов,разрабатывающихновые видыпродукции,осуществляющихконтроль качества.Каждое заведение“МасDonald`s”имеет своипланы реализациипродукции иприбыли. Каждаявспомогательнаяединица такжеимеет своицели, такиекак, например,закупка говядиныпо выгоднымценам. Эти целивзаимосвязаныи взаимозависимы.

Например,ресторан можетреализоватьсвои цели, добившисьзапланированнойприбыли, толькоесли службазакупки добьетсясвоих целей,обеспечивдостаточноеколичествобулочек понужной цене,если службамаркетингаобеспечитдостаточныйприток покупателей,технологинайдут способэффективногоприготовленияи. т.д. Основнаяпричина, позволившая“МасDonald`s”стать крупнейшимпредприятиемв своем бизнесев мире, заключаетсяв том, что компанииудается нетолько достичьвсех вышеперечисленныхцелей, но иэффективно взаимо увязатьих с наименьшимизатратами. Инаше предприятиепо производствумультимедийныйкомпьютеров,должно иметьполный наборвзаимосвязанныхцелей.

2.Суть управленческойдеятельностина предприятии

Нашепредприятиекак и все сложныеорганизацииявляются нетолько группами,целенаправленнымив своей деятельностии имеющимиопределенныйнабор взаимосвязанныхцелей, они такжеимеют общиедля всех сложныхорганизацийхарактеристики.

Этиобщие черты,кратко изложенныениже, помогаютпонять, почему,чтобы добитьсяуспеха, организациейнужно управлять.

Ресурсы.

Вобщих чертахцели любойорганизациивключаютпреобразованиересурсов длядостижениярезультатов.

Основныересурсы, используемыеорганизацией,это люди (человеческиересурсы), капитал,материалы,технологияи информация.

ОСНОВНЫЕРЕСУРСЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Человеческие Капитал Материалы Технология

ресурсы и информация

Процесспреобразованияресурсов легчевсего увидетьв производственныхорганизациях,но и организацииобслуживанияи некоммерческиеорганизациитакже используютвсе эти видыресурсов. “Apple”и “IBM”используютфонды акционерови банков (капитал)для закупкидеталей (материалы),для строительствасборочных линий(технология)и для оплатызаводскимрабочим (люди),чтобы производитькомпьютеры,которые онисмогли бы продатьс прибылью(результаты).Ресурсы информациииспользуютсянепрерывнодля связи икоординированиякаждой фазыпроцессапреобразования.Информацияотносящаясяк исследованиюрынка, помогаетруководителям“Apple”и “IBM”решать, какоготипа продукцияимеет большуювероятностьпонравитьсяпублике. Общениес рабочими даетим информацию,необходимуюдля качественноговыполненияэтой задачи.Скорость иобъем реализациипродукциипозволяетруководствурешать, насколькоуспешно идеткомпания напути достиженияжелаемых результатов.

Осознаниеважности информациикак вида ресурсовявляется основнойпричиной того,что фирмы повыработкеинформации,такие как “Apple”и “IBM”столь стремительноросли.

Зависимостьот внешнейсреды.

Однойиз самых значимыххарактеристикорганизацииявляется еевзаимосвязьс внешней средой.Ни одна организацияне может быть“островом всебе”. Организацииполностьюзависимы отокружающегомира - от внешнейсреды - как вотношении своихресурсов, таки в отношениипотребителей,пользователейих результатами,которых онистремятсядостичь.

Терминвнешняясредавключает экономическиеусловия, потребителей,профсоюзы,правительственныеакты, законодательство,конкурирующиеорганизации,систему ценностейв обществе,общественныевзгляды, техникуи технологиюи другие составляющие.Эти взаимосвязанныефакторы оказываютвлияние на все,что происходитвнутри организации.Например, введениеновой автоматизированнойтехнологииможет обеспечитьорганизациипреимуществов конкуренции.

Но,чтобы использоватьэту новую технологию,организациипридется найтиновых людейс определенныминавыками, атакже определеннымивзглядами,которые сделаютэту новую работупривлекательнойдля них. Еслиэкономическаяконъюнктураповышаетсяили если существуетконкуренцияна рынке такихспециалистов,организацииможет бытьпридется повыситьзаработнуюплату, чтобыпривлечь этихспециалистовна работу. Приих найме организациипридется соблюдатьгосударственноезаконодательство,запрещающеедискриминациюпо возрасту,полу и расе.Все эти факторыменяются постоянно.

Большоезначение имеети тот факт, что,хотя организацияи зависит полностьюот внешнейсреды, средаэта, как правило,находится внепределов влиянияменеджеров.Самые хорошиеруководителив компании“IBM”ничего не могутсделать, чтобыудержать маленькуюяпонскую компаниюот выхода нарынок с новойинтегральнойсхемой, котораяделает некоторыевиды продукции“IBM”устаревшими.

И“MacDonald`s”не добьетсяникакого успехапытаясь помешатьфедеральномуправительствуподнять минимальнуюзаработнуюплату, чтоувеличитее затраты нарабочую силуна много миллионовдолларов в год.

Скаждым годомруководствуприходитсяучитывать всебольшее количествофакторов внешнейсреды, которыепринимаютпоистине глобальныйхарактер. Чтобыдобиться успеха,фирмам приходитсяконкурироватьна иностранныхрынках и противостоятьконкуренциииностранныхкомпаний у себяна родине. Этотребует пониманияцелой новойобласти юриспруденции,осознание новыхкультурныхценностей.Например наяпонский рынокпроникли иуспешно действуюттам лишь оченьнемногие американскиекомпании такиекак “Coca-Cola”и “MacDonald`s”.А ведь на американскомрынке электроникии автомобилейуспешно действуетбольшое числояпонских фирм.

Горизонтальноеразделениетруда.

Вероятно,самой очевиднойхарактеристикойорганизацииявляется разделениетруда.Если, по крайнеймере, два человекаработают вместедля достиженияодной цели, онидолжны делитьработу междусобой.

Например,организацияиз двух человек,имеющая цельюпройти на суднедо места отдаленногона 10 миль, можетразделитьработу так,чтобы один вовремя путешествияуправлял парусами,а другой былу руля. Разделениевсей работына составляющиекомпонентыобычно называетсягоризонтальнымразделениемтруда. Разделениебольшого объемаработы намногочисленныенебольшиеспециализированныезадания позволяеторганизациипроизводитьгораздо большепродукции, чемесли бы то жесамое количестволюдей работалосамостоятельно.Разбив работупо приготовлениюи подаче еды клиентам между12 работниками,как это обычноделается у“MacDonald`s”,можно обслуживатьв сотни разбольше людейв день, чем втрадиционныхмаленькихресторанчикахс одним повароми несколькимиофициантами.

Вочень малыхорганизацияхгоризонтальноеразделениетруда можетне прослеживатьсядостаточночетко. Владельцы,которые являютсяодновременнои управляющимималенькихресторанов,могут поочередното готовитьеду, то обслуживатьпосетителей.Но большинствосложных организацийимеют такогорода горизонтальноеразделение,так что можночетко проследитьих функции ицели деятельности.

Классическимобразцомгоризонтальногоразделениятруда на производственномпредприятии,например, являютсяпроизводство,маркетинг ифинансы. Онипредставляютсобой основныевиды деятельности,которые должныбыть успешновыполнены,чтобы фирмадобилась поставленныхцелей.

Подразделения.

Сложныеорганизацииосуществляютчеткое горизонтальноеразделениеза счет образованияподразделений,выполняющихспецифическиеконкретныезадания идобивающихсяконкретныхспецифическихцелей. Такиеподразделениячасто называютсяотделами илислужбами, носуществуюттакже и многочисленныедругие названия.Корпорация“МаcDonald`s”имеет специальныеподразделениядля каждойосновной функцииорганизации- отделы маркетинга,закупок, недвижимойсобственностии т.д. Эти подразделенияу “MacDonald`s” имеютсвои собственные,более мелкие,более конкретныеподразделения.“МаcDonald`s”,например, являясьтакой крупнойи широко разветвленнойкомпанией,формируетподразделениякак по географическомупринципу, таки по отдельнымвидам деятельности.

Отделнедвижимойсобственностиразделяетсяна подотделы- выбора размещенияновых местпредприятий,управленияимеющейсясобственностью,а в каждом изэтих подотделовимеются группыпо географическимзонам такиекак группаВосточногопобережья,группа Калифорнии,группа ЗападнойЕвропы и т.д

Каки целая организация,частью которойони являются,подразделенияпредставляютсобой группылюдей, деятельностькоторых сознательнокоординируетсяи направляетсядля достиженияобщей цели.Таким образом,по сути своей,большие и сложныеорганизациисостоят изнесколькихспециальносозданных дляконкретныхцелей взаимосвязанныхорганизаций и многочисленныхнеформальныхгрупп, возникающихспонтанно.

Вертикальноеразделениетруда.

Посколькуработа в организацииразделяетсяна составляющиечасти, кто-тодолжен координироватьработу группыдля того, чтобыона была успешной.

Возвращаяськ нашему примерус лодкой, есликто-то из матросовне возьмет насебя обязанностикапитана, и непозаботится,чтобы движенияруля были согласованыс маневрамипарусов, чтобысудно держалоськурса,- группаплывущая насудне, вероятно,никогда недоберется допорта назначения:она, скореевсего, окажетсятам, куда занесутее ветер и течение(т.е. внешняясреда).
Итак,в организациисуществуютдве внутренниеорганичныеформы разделениятруда. Первая- это разделениетруда на компоненты,составляющиечасти общейдеятельности,т.е. горизонтальноеразделениетруда.

Второе,называемоевертикальным,отделяет работупо координированиюдействий отсамих действий.Деятельностьпо координированиюработы другихлюдей и составляетсущность управления.

Необходимостьуправления.

Длятого, чтобыорганизациясмогла добитьсяреализациисвоих целей,задачи должныбыть скоординированыпосредствомвертикальногоразделениятруда. Поэтомууправлениеявляется существенноважной деятельностьюдля организации.Однако, в малыхорганизацияхчасто не имеетсячетко выделеннойгруппы управляющих.

Например,в небольшоммагазине, управляемомдвумя партнерами,один из нихможет приниматьрешения, касающиесязакупок, выполняятем самымуправленческуюфункцию в течениеодной недели,а второй - в течениедругой. Оба оникоординируютрабочие графикисвоих немногочисленныхподчиненных,чтобы обеспечитьработу магазинав установленныечасы работы.Но оба партнеравыполняют инеуправленческиефункции, обслуживаяпокупателейи раскладываятовары на полках.Ни один из партнеровне считаетдругого хозяиномили управляющим.

Но,хотя управленческиефункции и невыделены четко,основная функция- координирование- выполняется.

Дажев крупныхорганизацияхбольшинстворуководителейвыполняет частоработу, не связаннуюс координированиемработы других.Руководителивысшего звена,в компании

“IBM”, например,сами иногдазвонят клиентамили выходятв торговый зал,для того чтобысохранить связьс клиентами,ощутить ихпотребности.Однако, во всехорганизациях,за исключениемсамых маленьких,управлениезанимает такмного времени,что становитсявсе труднееосуществлятьего мимоходом.

По мереразрастанияорганизациилюдям сложнееориентироваться,от кого онидолжны непосредственноприниматьуказания. Наэтом уровне,для того чтобыорганизациямогла действоватьуспешно, работапо управлениюдолжна бытьчетко отделенаот неуправленческойработы, т.е.организациидолжны назначатьруководителейи определятькруг их обязанностейи ответственности.Фактически,суперкрупныеорганизациисовременногообщества сталивозможны толькотогда, когдастала четкоощущатьсянеобходимостьотделенияуправленияот коммерческойили техническойдеятельности.

Всеорганизацииимеют некоторыеобщие характеристики,включая инеобходимостьуправления.Неудивительнопоэтому, чтоуправленческаяработа такжеимеет многообщих характеристик.Руководитель- это руководитель,и хотя организации,сферы и ответственностьмогут различаться,работа президентаимеет многообщего с работоймастера насборочномконвейере.

3.Документооборотна предприятии,содержаниеи требования, предъявляемыек информации

Аспектыуправленческойдеятельности,которые являютсяобщими для всехруководителейво всех организациях,гораздо менееочевидно, чемразличия в ихработе.

Сутьуправленческойдеятельности.

Вкачествеубедительногопримера, подтверждающего,что увидетьобщее в работевсех руководителейдовольно трудно,можно указатьна суть управленческоготруда, т.е. того,в чем состоитработа по управлениюв повседневнойпрактике. Большинстволюдей, в томчисле и самируководители-практикиполагают, чторутинная работаначальникацеха не намногоотличаетсяот работы тех,кем он руководит.Это тем болеекажется резонным,если принятьво внимание,что они постоянновзаимодействуюти получаютпочти одинаковоевознаграждениеза свою работу.

Ноисследованияпоказывают,что управленческаяработа по сутисвоей оченьсильно отличаетсяот неуправленческой.И действительно,работа начальникацеха имеетгораздо большеобщего с работойпрезидентакомпании, чемс работой людей,которые находятсяпод его управлением.Комментируяэто, Мицбергобобщившийболее ранниеисследованияи проведшийфундаментальноеисследованиепо изучениютруда пятируководителейвысшего звена,отмечает всвоей книге“Природауправленческоготруда”: “Почтивсякая работав обществетребует специализациии концентрации.

Станочники,овладев техникойизготовлениякакой-то деталина своем станке,могут потомв течение многихнедель заниматьсяэтой операцией,инженеры ипрограммистызатрачиваютпорой месяцына разработкукакого-то мостаили компьютернойпрограммы,торговцы большуючасть жизнипроводят, продаваяодин и тот жевид продукции.Руководительже не вправеожидать такойоднородностив своей работе.Скорее, характернымдля него будеткратковременность,разнообразиеи фрагментарностьосуществляемойдеятельности.Гест, согласноисследованиямкоторого мастеравыполняют всреднем 583 различныхоперации поуправлениюв день, замечает:

“Интересноотметить, чтохарактеристики работымастера,включающиеразнообразиепрерывистостьввыполняемыхдействияхи их фрагментарность,диаметральнопротивоположныработе многихмехаников-повременщиков,работа которыхоченьрационализирована,носит повторяющийсяхарактер,непрерываетсяи выполняетсяв

постоянном,устойчивом,неизменномритмедвижущегосяконвейера.”

Ролируководителя.

Касаясьсодержанияработы менеджера,Минцбергнаходит ещеодну общуючертууправленческойработы - ролируководителя.Роль,поего определению,является “наборомопределенныхповеденческихправил, соответствующихконкретномуучреждениюили конкретнойдолжности”.Точно так же,как герои впьесе имеютсвои роли, которыезаставляютих вести себяопределеннымобразом, менеджерызанимают определенныедолжности вкачестверуководителейопределенныхорганизационныхподразделенийи именно этоопределяетих служебноеповедение.“Отдельнаяличность можетвлиять на характерисполненияроли, но не наее содержание.Так актеры,менеджеры идругие играютзаранее предопределенныероли, хотя какличности могутдавать собственнуюинтерпретациюэтих ролей”.

В своихработах Минцбергвыделяет 10 ролей, которые, поего мнению,принимают насебя руководителив разные периодыи в разной степени.Он классифицируетих в рамкахтрех крупныхкатегорий:межличностныероли, информационныероли и роли попринятию решений.

Роль	Описание	Характердеятельностипо материаламобследованияработы руководителей
	Межличностныероли
Главныйруководитель	Символическийглава, в обязанностикоторого входитвыполнениеобычных обязанностейправовогоили социальногохарактера	Церемониалы,действия,обязываемыеположением,ходатайства
Лидер	Ответственныйза мотивациюи активизациюподчиненных,ответственныйза набор, подготовкуработникови связанныес этим обязанности	Фактическивсе управленческиедействия сучастиемподчиненных
Связующеезвено	Обеспечиваетработу саморазвивающейсясети внешнихконтактов иисточниковинформации,которые предоставляютинформациюи оказываютуслуги	Переписка,участие всовещанияхна стороне,другая работас внешнимиорганизациямии лицами
	Информационныероли
Приемникинформации	Разыскиваети получаетразнообразнуюинформацию(в основномтекущую)специализированногохарактера,которую, понимаяорганизациии внешние условия,успешно используетв интересахсвоего дела;выступаеткак нервныйцентр внешнейи внутреннейинформации,поступающегов организацию	Обработкавсей почты,осуществлениеконтактов,связанныхпреимущественнос получениеминформации(периодическиеиздания, ознакомительныепоездки)
Распространительинформации	Передаетинформацию,полученнуюиз внешнихисточниковили от другихподчиненных,членам организации;часть этойинформацииносит чистофактическийхарактер, другаятребует интерпретацииотдельныхфактов дляформированиявзглядоворганизации	Рассылкапочты по организациямс целью полученияинформации,вербальныеконтакты дляпередачиинформацииподчиненным(обзор, беседы)
Представитель	Передаетинформациюдля внешнихконтактоворганизацииотносительнопланов, политики,действий,результатовработы организации,действуеткак экспертпо вопросамданной отрасли	Участиев заседаниях,обращениечерез почту,устные выступления,включая передачуинформацииво внешниеорганизациии другим лицам
Предпренематель	Изыскиваетвозможностивнутри самойорганизациии за ее пределами,разрабатываети запускает“проекты посовершенствованию”,приносящие изменени,контролируетразработкуопределенныхпроектов	Участиев заседанияхс обсуждениемстратегии,обзоры ситуации,включающиеинициированиеили разработкупроектовусовершенствова- ниядеятельности
Ведущийпереговоры	Ответственныйза представительствоорганизациина всех значительныхи важных переговорах	Ведениепереговоров
Устраняющийнарушения	Отвечаетза корректировочныедействия, когдаорганизацияоказываетсяперед необходимостьюважных и неожиданныхнарушений	Обсуждениестратегическихи текущихвопросов, включаяпроблемы икризисы

В таблицепредставленатакая типизацияролей и приводятсяпримеры длякаждой роли.Как указываетМинцберг, ролине могут бытьнезависимыодна от другой.Наоборот онивзаимозависимыи вазимодействуютдля созданияодного целого.Межличностныероли вытекаютиз полномочийи статусаруководителяв организациии охватываютего сферувзаимодействийс людьми. Этимежличностныероли могутсделать руководителяпунктом сосредоточенияинформации,что дает емувозможностьи одновременнозаставляетего игратьинформационныероли, и действоватьв качествецентра обработкиинформации.Принимая насебя межличностныеи информационныероли, руководительспособен игратьроли, связанныес принятиемрешений: распределениересурсов, улаживаниеконфликтов,поиск возможностейдля организации.

Все эти 10 ролей,взятые вместеопределяютобъем и содержаниеработы менеджера,независимоот характераконкретнойорганизации.

Например,заведующийсекцией магазина каждый деньвзаимодействуетс продавцами.

Они приходятк заведующемудля полученияспециальногоинструктажао запросах инуждах клиента,для решениясвоих проблем,связанных сработой, а частопросто пообщаться.

Заведующийполучает большойобъем информациио том, как работаютсекции. Например,в отношениивысказыванияклиентов отоварах, информация,по большейчасти, не можетбыть полученаиз формальныхисточников,таких, например,как отчет опроданнойпродукции.Информацияпомогает руководителюприниматьправильныерешения дляурегулированиясуществующихили потенциальныхпроблем. И когдазаведующийили руководительнизового звенавидится с управляющиммагазина, онпередает своемуначальникуособенно важныечасти информации.Они-то и обеспечиваютоснову дляуправленческихрешений наболее высокомуровне.

В современных условиях рыночнойэкономики важным фактором стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержаниелюбой информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— по объекту и качеству —краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

— по целенаправленности— удовлетворение конкретных потребностей;

— по точности и достоверности— правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

4.Значениевнутрифирменнойсистемы информации

Длясовременныхусловий характерноприменениевысокоэффективнойвнутрифирменнойсистемы информации,основаннойна использованииновейших техническихсредств автоматизированнойобработкицифровой итекстовойинформациина базе компьютеровс процессорамиIntel 486 , объединенныхв единую внутрифирменнуюлокальнуювычислительнуюсеть

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

информационнаясистема

внутреннийканал внешний канал

ОБРАБОТКА

НАКОПЛЕНИЕ

ХРАНЕНИЕ

ВЫДАЧА

ПРИМЕНЕНИЕ

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель— отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

5.Техническиесредства,используемыево внутрифирменнойсистеме информации

Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие видывычислительнойтехники , каккомпьютеры,оснащенныенеобходимымнабором периферии,электронные пишущие машинки,средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации и, прежде всего ЭВМ.

В процессе автоматизации управленияЭВМ используются, преимущественно, для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

— расчета заработной платы;

— контроля за поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

---ведения учета и отчетности.

-

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций и , в частности,технологийлокальныхвычислительныхсетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.

6.Система ведениязаписей

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записей относятся:

— расчеты заработной платы рабочих и служащих;

— тексты контрактов и сопроводительная документация;

— тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

— данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

— данные для разработки планов и показатели самих планов.

7. Программныепродукты используемыена фирме

В 1986 году «крохотная»не кому не извеснаякомпания Microsoftвыпускаетсвою первуюпрограмму,текстовыйредактор WORD.Ктобы мог подумать,что через какихто 5-6лет, этакомпания станеткрупнейшейв мире по производствуи разработкепрограммногообеспечения.Сейчас не однафирма не обходитсябез таких программныхпродуктов какAccess,Word,Excel, и т.д. все этипродукты объедененыв один программныйпакет Office. Программныйпакет MSOffice наиболееподходит, дляорганизацииработы в любойструктуре, бутьто, крупнаяфирма или жемелкое частноепредприятие,в ней сочетаютсялучшие средствадля управления,делопроизводства,финасов, бухгалтериипредприятия.В данной дипломнойработе мы наглядновидим, как можноэффективносоздать универсальныйбизнес планс помощью одногоиз компонентовMSOfficeпрограммы MSExcel (электронныетаблицы)

8.Применениеэлектронныхтаблиц MSexcel

С помощьюMSExcel мы создалиряд таблиц,произвелиподсчеты в этихтаблицах, сделалинаглядныеграфики и диаграммы.Все эти расчетынагляднодемонстрируютэффективностьбизнес планадоказываяэффективностьпроекта, делаютего универсальным.Допустим основныеданные по нашемупроекту устарели,и нам придетсяпроизволитьвсе расчетызаново, но внашем случиенам достаточннозаменить основныеданные на новые,как сразу жев мы сможемубедится вцелесобразностипроекта. Этоделает бищнесплан гибкимсредством впомощь бизнесменам.

ПрограммаMS Excel, являясь лидером на рынке программобработкиэлектронныхтаблиц, определяеттенденцииразвития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зренияфункциональныхвозможностейи удобстваработы. Теперьна рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений иприятныхнеожиданностей.

К значительнымдостижениямв новой версиипрограммы Excelможно отнести появление трехмерных документов (блокнотов).Установление связей между файлами и таблицамизначительноупростилосьпо сравнениюс прежнимиверсиями. Контекстныеменю значительно расширены, а дополнительные программныеинструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует такжеупомянуть оразличныхпомощниках(Ассистентах),которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программуExcel встроенаудобная подсистемапомощи, которая в любой момент готова выдатьнеобходимуюсправку.

Описанныедо сих пор новшества касаются в основном комфортав работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейшихфункциональныхрасширенийпрограммы,предназначеннымдля профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решенияприкладныхзадач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширитьвозможностиязыка макрокомандExcel 4.0, но и ввестиновый уровень прикладного программирования, поскольку VBAпозволяетсоздаватьполноценныеприкладныепакеты, которыепо своим функциямвыходят далекоза рамки обработки электронныхтаблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшествапрограммы Excel5.0:

- менеджерфайлов, которыйвыдает подробнуюинформациюо всех файлах;

- диалоговыеокна-регистры;

- отдельнаяпиктограммадля форматирования;

- появлениемеханизма Drag& Plot, предназначенногодля быстройактивизациидиаграмм.

7.1.Управлениефайлами

Рассмотримпроцедурыобращения срабочими документами. С помощью программыExcel можно создаватьсамые различныедокументы.Рабочие листы(Sheets) можно использоватьдля составлениятаблиц, вычислениястатистических оценок, управлениябазой данныхи составлениядиаграмм. Длякаждого из этих приложенийпрограмма Excelможет создатьотдельныйдокумент, которыйсохраняетсяна диске в видефайла.

Файл можетсодержатьнескольковзаимосвязанныхрабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот,рабочую папку). С помощью трехмерныхдокументов пользовательполучает прямойдоступ одновременнок несколькимтаблицам идиаграммамчто повышаетэффективностьих обработки.

Созданиенового документа.

Для созданиянового документаиз меню Fileнужно вызватьдирективу New.

На экранепоявится документ с именем Book2: программа Excelприсваиваетновым документамимя Book (Книга) сдобавлениемтекущего порядковогономера.

Новый документможно создатьтакже, щелкнувмышью по первойпиктограмме,которая находитсяв первой (основной)пиктографическойпанели (первая строка пиктографическогоменю).

Загрузкарабочего документа.

Чтобы загрузитьс диска расположенныйтам файл с рабочим документом,нужно вызватьдирективу Openиз меню File.

Можно такжещелкнуть мышьюпо второйпиктограмме,которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговоеокно загрузкифайла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directoriesвыбрать директорию, где расположенВаш файл. Есливыбор был сделанправильно, тов левом полепоявится списокимен файлов, среди которыхдолжен находитьсяискомый файл. Если щелкнутьпо имени этого файла, оно появится в поле FileName. Послеэтого нужнозакрыть диалоговоеокно, щелкнувмышью по кнопкеOK илидважды щелкнувпо имени искомогофайла.

Сохранениедокумента.

При первом сохранении Вашего документанужно вызватьиз меню Fileдирективу Save. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указатьимя сохраняемогофайла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартноеимя (Book[порядковыйномер]), котороепользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использоватьнекоторыесимволы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Не следуеттакже использоватьсимволы кириллицы, чтобы избежатьнепредсказуемыхреакций программыи системы Windows. Предлагаемое по умолчаниюпрограммойExcel расширениефайла .XLS, изменятьне следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрытьдиалоговоеокно щелчкомпо кнопке OK.

Автоматическоесохранение.

ВызовитедирективуAdd-Ins... изменю Tools, с помощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемсядиалоговомокне включитеопцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, азатем закройтеокно, щелкнувпо кнопке OK.

После этого снова откройте меню Tools, в котором должнапоявитьсядирективаAutoSave... Вызовитеэту директиву,тогда появитсядиалоговое окно AutoSave, в котором пользовательможет задать интервал времени между моментамисохранения.Кроме того, вэтом окне можноопределить,должна ли программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранятьвсе документыили толькоактивный документ.

Созданиерезервныхкопий.

Для созданиярезервной копиинеобходимовызвать директиву SaveAs... из меню File. В открывшемсядиалоговомокне нужнощелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющееназвание SaveOptions. В этомокне нужно включить опциональную кнопку AlwaysCreateBackup. Теперь при сохранении файла будетавтоматическисоздаватьсярезервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением.BAK.

Защитаданных.

Для введения пароля необходимовызвать директивeSaveAs из меню File. В открывшемсядиалоговомокне следует щелкнуть по команднойкнопке Options. Появляетсядиалоговоеокно SaveOptions. В полеввода ProtectionPassword: этогоокна можноуказать свой персональный пароль, тогда при каждомвызове этогофайла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляютсязвездочки. После закрытияокна SaveOptions открываетсяокно ConfirmPassword, в котором нужно подтвердитьпароль. Еслизаписать парольв поле вводаWriteReservationPassword, то перед открытием этого файлапоявится диалоговоеокно, в которомможно задатьпароль илищелкнуть покнопке ReadOnly. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записатьего на диск подтем же именем.

Дополнительныесведения офайлах.

При первом сохранении файла директивой SaveAsоткрывается диалоговое окно SummaryInfo. В этом окне пользовательможет заполнитьполя ввода Title:, Subject: и Keywords:. Вполе Authorпо умолчаниюуказываетсяинформация, полученнаяпрограммойпри инсталляции, но пользователь может записатьв нем свое имя.В поле вводаComments можнопоместитьсоответствующиекомментарии. Если комментариине умещаются в отведенном поле экрана, то на правомкрае полякомментариевпоявляютсялинейки прокрутки для их просмотра. Закрываетсяинформационноеокно щелчкомпо кнопке OK.

7.2.Структурадокументов

Трехмерныедокументы (блокноты, папки) - одно из важнейшихновшеств программы Excel версии 5.0, позволяющеезначительно упростить и ускорить работу с таблицами и управлениерабочими листами. В новой версиирабочие документымогут содержать до 255 таблиц, диаграмм илиVBA-программ в одном файле,а принцип работыс ними напоминаетобычную работус деловымиблокнотамив любом офисе.В каждом рабочемблокноте можнопоместить всюделовую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить еев одном файле, что позволяетзначительноповысить наглядностьрабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляетсяпри связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программыв случае, еслинужно былоиспользоватьрезультат изкакой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открыватьсоответствующийфайл и считыватьнужную информацию.Теперь приустановлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятсяв одном файле.

Новая технология облегчает также анализданных. Чтобыпроанализироватьданные, расположенныев несколькихтаблицах, вExcel 5.0 Вам нужнооткрыть толькоодин файл.

Управлениерабочими листами.

Отдельныерабочие листыодного документарасположеныдруг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен),расположенного в нижней части экрана, можно переходитьс одного листана другой. Наименном указателенаходятсякорешки рабочих листов, расположенныев порядке возрастанияномеров: Sheet1, Sheet2 ит.д.

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появлениерабочего листаSheet2. Корешок активного рабочего листа маркируетсяна именномуказателе белымцветом. Сначалана указателевидны корешкипервых шестирабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощьюкоторых можно изменять содержимое указателя, чтобы получитьдоступ к следующимлистам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает наединицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочихлистов. Щелчокпо пиктограммес левой стрелкойсдвигает этотдиапазон на единицу влево. Стрелки свертикальнымиштрихами позволяютперейти соответственно к первому и к последнемулистам документа.

Добавлениерабочих листов.

Директивыдобавления расположены в меню Insert.Пользовательможет добавить в документ элементы следующихтипов:

- рабочиелисты для создания таблиц;

- диаграммы (в качествеэлемента таблицыили на отдельномлисте);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программногомодуля (на языкемакрокомандыExcel 4.0 или на языкеVisual Basic);

- рабочий листдля созданиядиалоговогоокна.

Новый листвсегда вставляетсяперед активнымрабочим листом.Если лист предназначен для создания таблицы, тонезависимо от занимаемой позиции он буде иметь название Sheet17 споследующимувеличениемномера придобавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенныена отдельныхрабочих листах, нумеруютсяначиная с Chart1 ит.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с Macro1, ас диалоговымиокнами - начиная с Dialog1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями написаннымина языке Visual Basic,нумеруютсяначиная с Module1.Пользовательможет щелкнутьпо названиюрабочего листаправой кнопкоймыши, послечего откроетсяконтекстное(зависящее от ситуации) меню, в которомтакже имеетсядирективадобавления.Если нужноудалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстноеменю и выполнитьдирективуудаления.

Перемещениерабочих листов.

Установитеуказатель мыши на корешке рабочего листа,который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мышиоткройте контекстное меню. С помощьюдирективы MoveorCopyоткройте диалоговоеокно с тем женазванием и укажите в немновую позицию переставляемого листа. Закройтеокно MoveorCopyщелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новуюпозицию. Есливключить опциональнуюкнопку CreateaCopy, то данный рабочийлист останется на прежней позиции, а новуюпозицию займет его копия. Название копии листа будетобразовано путем добавления порядкового номера к имени копируемоголиста, например,Sheet1(2).

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем выполнитедирективу MoveorCopy, которая в этом случае будет применятьсясразу ко всеммаркированнымрабочим листам.

Переименованиерабочих листов.

Установитеуказатель мыши на корешке рабочего листа,который нужнопереименовать, и щелкнитеправой кнопкоймыши. Откроетсяконтекстноеменю, в котором с помощью директивыRename нужно открыть диалоговоеокно RenameSheet. Этоокно можнотакже открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле вводаName укажитеновое имя листа, которое должносодержать неболее 31 символа, включая пробелы.После вводаимени щелкнитепо кнопке OK,и на именномуказателепоявится новоеимя рабочеголиста. При заданииимен рабочихлистов не должныиспользоватьсяследующиесимволы: квадратныескобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая черта "/"; леваякосая черта"\".

Коррекциявысоты строки ширины столбцов.

Прежде всего корректируемая строка илистолбец таблицыдолжны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мышипо номеру(координате)строки илистолбца. В менюFormat находятся подменю Row и Column. При выборе одного из этих подменюоткрываетсяменю следующегоуровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в которомпользовательможет указатьширину столбца. В качествеединицы измеренияможно использоватьодин символ. Например, еслив столбце нужнозаписать 10 символов,то в поле ввода ColumnWidth следует указать число 10. Директива AutoFitSelection из меню Column автоматически корректируетширину столбцав соответствиис его содержимым.

Коррекциюможно выполнитьи с помощьюманипуляторамыши. Для этогоуказатель мышинужно установить на границу между номерамистрок или адресамистолбцов. Приэтом указательмыши приобретаетвид двунаправленнойстрелки. Если нажать теперьлевую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указательмыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границыстроки. Переместитеэту линию внужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблицепоявится новаяграница строки. Если дваждыщелкнуть мышьюпо номеру строки(адресу столбца),то высота (ширина)этой строки(столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

7.3.Построениетаблиц

Все данныетаблицы записываютсяв так называемые ячейки, которыенаходятся напересечениистрок и столбцовтаблицы. Поумолчаниюсодержимоеячейки представляетсяпрограммойExcel в стандартном формате, который устанавливается при запускепрограммы.Например, длячисел и текстовзадается определенныйвид и размершрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которыевызываютсяправой кнопкоймыши, когдапромаркировананекотораяобласть таблицы. Эти меню содержатмного директивобработки иформатирования таблиц. Директивы форматированияможно такжевызвать на панели форматирования (вторая строкапиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Небольшойпример по построениюграфика изтаблицы:

	Прцесор	Цена(руб)
1	Рentium75	400000
2	Реntium200	2 000000
3	РentiumММХ 200	2 300000

Маркированиеячеек.

Отдельныеячейки таблицымаркируются(выделяются)автоматическис помощью указателя ячеек. Чтобы перевестиуказатель взаданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левойкнопкой мышиили использоватьклавиши управлениякурсором. Длямаркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левыйверхний угол)и, удерживаякнопку мышинажатой, перемещатьманипуляторв конец области (правый нижнийугол). Чтобыотменить маркировкуобласти, можнопросто щелкнутьпо немаркированной ячейке. Для маркированиянескольких ячеек с помощьюклавиатурынеобходимоустановитьуказатель ячеекв начальнуюячейку области,а затем, удерживаяклавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю областьс помощью клавишуправлениякурсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируютсящелчком пономеру (адресу), который расположенв заголовке строки илистолбца. Длямаркированиянесколькихстрок или столбцовнужно щелкнутьпо номеру первойстроки (столбца),а затем, удерживаякнопку мышинажатой, переместитьманипуляторв нужную позицию.

Отмена операций.

Действие,которое выполнено последним, можно отменитьдирективойUndo изменю Editили комбинациейклавиш [Ctrl-Z]. Операциюотмены можнотакже выполнить, щелкнув мышьюпо 11-й пиктограммена панели управления.

Директиваотмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицуизмененныеданные и т.д.Это можно сделатьтакже с помощьюклавиатурнойкомбинации[Ctrl-Z] или щелчкапо 11-й пиктограмме.

Предыдущеедействие можноповторить - для этого служитдиректива Repeat из меню Edit. Для повторенияпоследнегодействия можнотакже нажатьклавишу [F4] илищелкнуть по 12-й пиктограммена панели управления.

Копированиеданных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек,содержимоекоторых должнобыть скопировано, а затем вызватьдирективу Copyиз меню Edit.После этогомаркированнаяобласть будетзаключена врамку. Теперьследует установить указатель мышив позицию, кудадолжны бытьскопированыданные, и нажатьклавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужнопоместитькопию, тожемаркирована, то размеры обеих группдолжны быть одинаковыми, в противном случае будетвыдано сообщениеоб ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также естьдиректива копирования. Для копирования можно такжеиспользоватькомбинациюклавиш [Ctrl-C] или8-ю пиктограммуна панели управления.

Если нужно удалить содержимое группы ячееки поместитьего на новое место в таблице, то следует использоватьдирективу Cut из меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре- комбинацияклавиш [Ctrl-X].

Удалениеданных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек,содержимое которых должно быть удалено. Затем можновоспользоватьсяодним из способовудаления данных.Для этого вменю Edit есть подменю Clear, которое содержит следующиечетыре директивы:

All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

Formats - отменяет только формат ячейки;

Contents - удаляеттолько содержимоеячейки;

Notes - удаляеттолько комментарии к ячейке.

Директиваудаления ClearContents естьтакже в менюправой кнопкимыши. С помощьюэтой директивыможно удалитьтолько содержимоеячеек. Тот жерезультатдостигаетсяпросто нажатиемклавиши [Del]. ЕслиВы случайноудалили нужнуюинформацию,то воспользуйтеськомбинациейклавиш [Ctrl-Z], которая отменит директивуудаления.

Форматированиечисел.

Прежде всегонужно промаркироватьячейки, в которыхнадо изменитьформат представлениячисел. Послеэтого можно либо открыть правой кнопкоймыши контекстноеменю и вызватьв нем директивуFormatCells, либо вызватьдирективу Cell из меню Format. В любом случае на экране появитсядиалоговоеокно FormatCells. Поумолчанию вверхнем поле этого окна будет выбранаопция Number,которая предназначенадля форматированиячисел. В полеCategory приведены различные типы форматов,которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле FormatCodes: показаны коды форматов выбранного типа. В полеввода Code: пользовательможет задатькод своего формата и запомнить его в спискеформатов. В нижней части окна FormatCells находитсяполе просмотраSample:, вкотором показано, как будет выглядетьсодержимоеячейки в выбранномформате.

Пиктограммасо знаком $ (доллара) на панели форматированияуправленияпозволяетустановитьформат валютыв заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты).Пиктограмма со знаком % (процент) натой же панелипозволяетустановить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).

Выравниваниеданных.

Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использоватьлибо директивыменю, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надопромаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открытьконтекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву FormatCells, либо вызватьдирективу Cellиз меню Format. В любом случаена экране появитсядиалоговоеокно FormatCells. В верхнемполе этого окна выберите опцию Alignment. После этого в поле Horizontal можно выбратьодну из селекторныхкнопок выравнивания:по левому краю(Left), поцентру (Center) и по правомукраю (Right).По умолчаниютекст выравниваетсяпо левому краю,а числа по правому.

Проще всего выравниватьданные непосредственнос помощью пиктограммна панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнитьщелчок по нужнойпиктограмме.

Установкашрифтов.

Прежде всегонадо промаркироватьячейки, в которыхнужно изменить шрифт. После этого можнолибо открытьконтекстноеменю правойкнопкой мышии вызвать директиву FormatCells,либо вызвать директиву Cell изменю Format. В верхнем полеоткрывшегосяокна FormatCells нужно выбрать опцию Font. В окне появится полеFont:, вкотором можновыбрать видшрифта изпредлагаемогосписка. Содержаниеэтого списка зависит отустановок,сделанных всреде Windows.

В правом полеSize устанавливаетсяразмер (кегль)шрифта. По умолчаниюпрограмма Excelустанавливаетразмер шрифтав 10 пунктов. Всписке шрифтовыхстилей FontStyle: можновыбрать обычныйстиль (Regular), курсив(Italic), жирный шрифт(Bold) и жирный курсив(Bold Italic). В поле Underlineможно выбратьтип подчеркивания текста (однойили двумя линиями). В поле Effectsрасположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough)либо разместитьего на местеверхнего(Superscript) или нижнего (Subscript)индексов.

Пиктограммына второй панелиуправления(1-я, 2-я, 3-я) позволяют задать шрифтовыестили: жирноеначертание(символ B), курсив(символ I), подчеркивание (символ U с чертойвнизу).

7.4.Табличныевычисления

Возможностьиспользованияформул и функцийявляется однимиз важнейшихсвойств программыобработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяетпроводитьстатистическийанализ числовыхзначений втаблице.

Текст формулы, которая вводитсяв ячейку таблицы,должен начинатьсясо знака равенства(=), чтобы программаExcel могла отличить формулу от текста. Послезнака равенствав ячейку записываетсяматематическоевыражение, содержащее аргументы,арифметическиеоперации ифункции.

В качествааргументовв формуле обычноиспользуютсячисла и адресаячеек. Дляобозначенияарифметическихопераций могутиспользоватьсяследующиесимволы: + (сложение);- (вычитание);* (умножение);/ (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположенына другом рабочемлисте или дажев таблице другогофайла. Однаждывведеннаяформула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогаетпользователюнайти ошибкуили неправильную ссылку в большойтаблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать сосложными формулами, содержащими несколько операций. Длянаглядностиможно включитьтекстовый режим, тогда программаExcel будет выводитьв ячейку нерезультатвычисленияформулы, а собственноформулу.

Ввод формул.

ПрограммаExcel интерпретируетвводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовоезначение(выравниваетсяпо правомукраю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическоевыражение, которому долженпредшествоватьзнак равенства(=).

Предположим,что в ячейкеА1 таблицы находитсячисло 100, а в ячейкеВ1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе ирезультатпоместить вячейку С1, в ячейкуС1 следует ввестисоответствующуюформулу (=А1/В1)и нажать [Enter].

Вводформул можно существенно упростить, используямаленький трюк. После вводазнака равенства следует простощелкнуть мышьюпо первой ячейке,затем ввестиоперацию деленияи щелкнуть повторой ячейке.

Сложныеформулы.

Применениесложных формулпродемонстрируемна примере.

	B	C	D	E
10	РАБОТА	ВРЕМЯ	ЦЕНА	СУММА
11	Настройка клавиатуры	2	$ 17.80	$ 35.60
12	Обслуживание машин	4	$ 3.80	$ 15.20
13	Подготовкаформуляров	8	$ 1.56	$ 12.48
14
15
16	Сумма			$ 63.28
17	НДС 15%			$ 9.49

Рис.1.

В столбце С приведеннойтаблицы указановремя (в часах),затраченноена выполнениеработы, в столбце D - стоимостьодного часа работы, а в столбце Е -промежуточнаясумма, которуюнадо заплатитьза эту работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туданадо записатьследующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьтена 0,15, чтобы учестьналог на добавленнуюстоимость, ирезультатпоместите вячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке Е19) надосначала сложить промежуточныесуммы, а затем результат умножить на0,15. Формула должнаиметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и простопросуммироватьсодержимоеячеек Е16 и Е17. Длясложения чиселможно также использовать функцию суммы SUM(), тогда формулабудет выглядетьследующимобразом:=Sum(E12:E14)*0,15.

Редактированиеформул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужносначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режимредактирования, нажав клавишу[F2] или выполнивдвойной щелчокмышью. В режимередактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографическогоменю) активизируетсянаборная строка, в которой виднасама формула,а не результатее вычисления.

Информационныесвязи.

В программеExcel довольно легковвести ссылкуна ячейку, расположеннуюв другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматическиобновляться.

Для обращенияк значениюячейки, расположеннойна другом рабочемлисте, нужноуказать имяэтого листавместе с адресомсоответствующейячейки. Например,для обращенияк ячейке В3 нарабочем листеSheet2 необходимо ввести формулу: =Sheet2!B3. Если в названии листа есть пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Адреса ячеек должны быть указанылатинскимибуквами. Информационноесвязываниедвух ячеекможно упростить, если скопироватьзначение исходнойячейки в буфер(с помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркироватьячейку, в которойдолжен появиться результат. Затем нужновыполнить директиву PasteSpecial изменю Editи в диалоговомокне этой директивыщелкнуть покоманднойкнопке PasteLink.

Групповыеимена.

Предположим,что необходимовычислить суммуцелой группыячеек. Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельныеячейки, промаркируйте всю группу и присвойте ей имя. В дальнейшемэто имя можнобудет использоватьв формулах.

Для присвоенияимени маркированнойгруппе ячеек в меню Insert нужно открыть подменю Nameи вызвать в немдирективуDefine. В полеввода открывшегосядиалоговогоокна DefineName укажитеимя этой группы. Имя группыдолжно начинатьсяс буквы и содержать не более 255 символов. Не допускаетсяиспользование пробелов. Имя группы не должно совпадать с адресами ячеек(А1 и т.п.). В этом окне приводится также список уже присвоенныхгрупповых имен, относящихсяк данному блокноту.

Если в Вашейтаблице естьзаголовки строки столбцов, тоих также можноиспользоватьв качестве именэтих областей.Для этого нужнопромаркироватьсоседние строки(столбцы), включаяпервые ячейки, где расположены имена, и вызвать директивуCreate из меню InsertName. Воткрывшемсядиалоговомокне нужноуказать местонахождениеимен (в первой или последнейячейке строкиили столбца)и щелкнуть покоманднойкнопке OK.

Если теперьвызвать диалоговоеокно DefineName, тов списке имен можно увидеть, что программаExcel присвоилауказаннымстрокам (столбцам)эти имена.

В нижнем поле Refersto диалогового окна DefineName даютсятабличныеадреса именуемой группы. Теперь при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующихэту группу,можно указатьее имя.

Полный список всех групповых имен расположенслева от наборнойстроки. Во времяввода формулы можно открыть этот список, щелкнув по стрелке списка, и выбрать в нем интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет сразувставлено в формулу, независимоот местонахожденияактивной ячейки.

Например,если столбцу Е (см. рис. 1) присвоеноимя "Сумма"и нужно вычислитьсумму ячеекЕ11, Е12 и Е13, то вводформулы надоначать со знакаравенства, закоторым следуетимя функциисуммы с однойкруглой скобкой:=Sum(.

Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнутьмышью по имени"Сумма". ПрограммаExcel вставит это имя в формулу.Остается тольковвести правуюскобку и нажатьклавишу [Enter], чтобызавершить вводформулы.

7.5.Построениеи оформлениедиаграмм

Графическиедиаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в раннихверсиях программыExcel была предусмотренавозможностьпостроениядиаграмм. Впятую версиюExcel включен новыйКонструктордиаграмм, которыйпозволяетсоздаватьдиаграммы"презентационногокачества".

Красиваятрехмернаядиаграмма нетолько радуетглаз, но и улучшаеткачество документа.В программеMS Excel 5.0 появилсяновый тип трехмерных диаграмм - так называемыекольцевыедиаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатыетрехмерныедиаграммычетвертойверсии.

Диаграммумодно расположить рядом с таблицей или разместитьее на отдельномрабочем листе.

Конструктордиаграмм являетсяодним из наиболее мощных средствв программеExcel. Построениедиаграммы сего помощьювыполняется за несколько шагов. Конструктору указываетсяисходная областьтаблицы, типдиаграммы,используемыенадписи и цвета. На основнойпанели имеется пиктограмма для вызоваКонструкторадиаграмм.

Построениедиаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимозакончить всеработы в таблице, включая ее форматирование. ВызовитеКонструктордиаграмм(ChartWizard), щелкнув наосновной панелипо 17-й пиктограмме.

Конструктордиаграмм будет ожидать информации о местонахождениидиаграммы, поэтому указательмыши приобретаетформу пиктограммы Конструктора. Вы должны сделатьс помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочеголиста, где будетразмещенадиаграмма. Дляэтого щелкнителевой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйтеобразовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого углапрямоугольнойобласти в правыйнижний угол. Если диаграмму нужно построитьна отдельномлисте, то откройтев меню Insertподменю Chartи выберите внем директиву AsNewSheet.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шаговнужно построитьдиаграмму. Носначала нужноуказать позицию,где находитсятаблица данных,на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шагепромаркируйтемышью своютаблицу, включаязаголовки строк и столбцов.

Чтобы выполнитьдва следующихшага, щелкнитепо команднойкнопке Next и выберите из предложенныхобразцов типи вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструкторпредлагаетпредварительныйпросмотр получившейсядиаграммы. Напоследнем(пятом) шагеостается толькозадать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцамидиаграммы итабличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы.В заключениищелкните покоманднойкнопке Finish,и диаграммапоявится вуказаннойобласти рабочеголиста.

Типыдиаграмм.

Тип диаграммыможно задать тремя различными способами.Первый способ описан в разделе5.1. Второй способсвязан с входомв режим редактирования диаграммы, который включаетсядвойным щелчком левой кнопки мыши внутрирамки диаграммы.

Тогда в менюFormat появитсядиректива ChartType. Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберитеподходящийтип диаграммы.

Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкнитеправой кнопкоймыши в областипиктографическойпанели и воткрывшемсяменю вызовитедирективуChart. В верхнейчасти экранасправа появится маленькое графическое меню. Перваяпиктограммаэтого менюопределяеттип диаграммы. После щелчкапо стрелке,которая находитсярядом с этойпиктограммой,перед Вамиоткроетсясписок, содержащийвсе типы диаграмм.

Надписина осях.

Если Вы несделали заголовкадиаграммы инадписей наосях на пятомшаге работыс Конструктором, то сделайтеэто сейчас. Для этого вызовите директиву Titles из меню Insert. В открывшемсядиалоговомокне нужноуказать местодля надписей,которые Выхотите ввести.Чтобы ввестинадпись, нужновключить опциональныекнопки ChartTitle, Value(Y)Axisи Category(X)Axis. Для трехмерныхдиаграмм появляетсяеще одна кнопкадля надписейна третьей оси.

После щелчка по кнопке Value(Y)Axis на диаграммепоявляетсятекстоваярамка, в которойнаходится букваY. Эту букву можно обычным образом заменить любымтекстом. Чтобызавершить ввод, нужно щелкнуть кнопкой мыши. На диаграммепоявится текст, который можноредактироватьи форматироватьобычным образом. Для этого нужнолишь щелкнутьпо нему мышью,чтобы появиласьтекстоваярамка.

Дополнительныеобъекты.

В меню Insert расположеныдирективы, которые позволяютпридать диаграмме более привлекательный вид. В частности,здесь есть директиваPicture, котораяимпортируетрисунки в стандартныхграфическихформатах (BMP, PCX и т.д.). Послевызова этой директивыоткрываетсяокно загрузкиграфическогофайла. На диаграммепоявляетсявыбранныйрисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можноперемещатьпо диаграммес помощью мышии изменять ееразмер.

Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляетвозможностьвставить вдиаграммудополнительныйтекст, которыйбудет привлекать внимание котдельнымчастям диаграммы. Для вставкитекста нужноввести его склавиатурыв наборнуюстроку и нажать клавишу ввода [Enter]. Тогда в центредиаграммыпоявится текстоваярамка, которойможно придатьс помощью мыши соответствующийразмер, а затемперенести еев нужное местона диаграмме.

Рисунок на диаграмме можно нарисоватьвручную с помощью пиктографической панели Drawing, на которой есть все необходимые инструменты. Вызвать этупанель можночерез менюправой кнопкимыши или директивойToolbars изменю View.

Актуализациядиаграмм.

Если Вы внесетеизменения вту часть таблицы, по которойстроилась диаграмма, то программа Excel автоматическимодифицируетдиаграмму. Если же Вы добавилив таблицу новуюстроку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйтеновые данныев таблице иперенеситеих с помощьюмыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мышина границумаркированнойобласти и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Выотпуститекнопку мыши, диаграммабудет изменена(актуализирована). Эта техника получила вкорпорацииMicrosoft названиеDrag & Drop или Drag & Plot.

Если диаграммарасположенана отдельномрабочем листе,то для ее актуализацииможно использоватьдирективу NewData изменю Insert. В диалоговомокне этой директивынужно указать область таблицы, которая была добавлена. Для этого либопромаркируйте эту область, либо укажитеее адрес. Закройтедиалоговоеокно щелчкомпо кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующиеизменения. Если Вы неудовлетворены результатомактуализациидиаграммы, тоотмените еедирективойUndo изменю Edit.

7.6.Функции

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы.Посколькунекоторыеформулы и ихкомбинациивстречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранеезапрограммированныхформул, которыеназываютсяфункциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в нихбыло прощеориентироваться.ВстроенныйКонструкторфункций помогаетна всех этапах работы правильно применять функции. Онпозволяетпостроить ивычислить большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный списоквсех функций,в котором можнолегко найтифункцию, еслиизвестно ееимя; в противномслучае следуетпроизводитьпоиск по категориям.Многие функцииразличаютсяочень незначительно,поэтому при поиске по категориям полезно воспользоватьсякраткими описаниями функций, которыепредлагаетКонструкторфункций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функцииможет заниматьодну ячейкуили размещатьсяв целой группеячеек. Конструкторфункций оказываетпомощь в заданиилюбых типоваргументов.

Конструкторфункций.

Промаркируйтету ячейку, в которой должен появитьсярезультат вычислений. Затем щелчком по 14-й пиктограммеКонструктора функций (созначком fx) откройтедиалоговоеокно Конструктора.

В левом полеэтого окнаперечисленыкатегориифункций, а вправом - функции, соответствующиевыбраннойкатегории. Длятого чтобы увидеть все функции, следуетщелкнуть мышьюпо опции Allв поле категорий.

Щелкнитемышью по названию нужной Вамфункции, тогданазвание функциипоявится вотдельнойстроке вместес кратким описанием этой функции. Здесь же указываютсятипы аргументовфункции и ихколичество. Аргументызадаются наследующем шагеработы с Конструктором. Чтобы перейтик нему, щелкнитепо команднойкнопке Next.

На второмшаге в диалоговомокне Конструкторауказываютсяаргументыфункции. Конструкторразличает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные(опциональные)аргументы.Чтобы задатьаргумент функции,нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблицепромаркировать область, где он расположен. Тогда адресаргумента функции появитсяв соответствующемполе диалоговогоокна Конструктора.

При работе с Конструктором всегда можно вернуться кпервому шагу, щелкнув покомандной кнопке Back, и выбратьдругую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, в правом верхнемполе Value появляется результатвычисления этой функции, который будет помещен в таблицу.Щелкните по командной кнопке Finish, чтобы закрыть окно Конструкторафункций.

После этогов указаннойячейке таблицыпоявится результатвычислений, но ячейка останется маркированной. В наборнойстроке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующимиаргументами.

Редактированиефункций.

Щелкнитемышью по ячейке, где находитсяфункция. Затемщелчком попиктограммеКонструкторфункций откройтедиалоговоеокно EditingFunction.

В этом окне дается название функции, приводится ее краткоеописание иперечисляютсяее аргументы. Для того чтобыизменить содержимоеполя, где находятся аргументы, следует либонепосредственновнести новыеадреса, либопромаркироватьсоответствующуюгруппу ячеек. После окончания редактированияследует щелкнутьпо команднойкнопке Finish.

После щелчкапо ячейке, гденаходитсяфункция, в наборнойстроке появитсятекст функции,содержащейзначения аргументов.Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь кКонструкторуфункций. Дляэтого нужнощелкнуть мышьюв той позициинаборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятсятри командныекнопки (со значкомX, "галочкой"и fx).

В той позиции, где был выполнен щелчок, появитсямерцающийтекстовыйкурсор. С этойпозиции можновводить новыесимволы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестикомотменяет все произведенные изменения, так что содержимоеячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с "галочкой"подтверждаетизменение, ив ячейке появляетсяновое значение.

Вычислениесуммы.

Промаркируйтеячейку, гдедолжна располагатьсясумма, и щелкнитемышью по 13-йпиктограммесложения.

В наборной строке появитсязнак равенстваи слово "SUM", закоторым в скобкахобычно следуетадрес некоторой области, которуюпрограммапредлагаетпосле анализаблизлежащихячеек в качествеобласти суммирования.Если Excel "угадала"правильно,щелкните попиктограммес "галочкой".

В противномслучае промаркируйте группу ячеек, которые нужносложить. Можнопромаркироватьнескольконесмежных группячеек, используяклавишу [Ctrl]. Этуклавишу нужноудерживатьв нажатом состоянии до тех пор, покавсе группы небудут промаркированы.

Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случаенужно помнить, что адресаначальной иконечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различныхгрупп - запятой(или точкой с запятой, в зависимости от установки опций International в среде Windows). Кромеэтого в формулуможно ввести и числовые слагаемые. После этого щелкните попиктограммес "галочкой",чтобы вычислитьсумму.

. Вычислениесреднего значения.

Промаркируйтеячейку, где должно располагатьсясреднее значение,и щелкните попиктограммеКонструкторафункций.

Откроетсядиалоговое окно Конструктора. В левом полеэтого окнавыберите категориюStatistical, а в правом полещелкните по названию функции AVERAGE. Затем щелчком по команднойкнопке Next перейдите ко второму шагу работы с Конструктором.

На второмшаге нужно указать аргументы этой функции.Здесь также для маркировки можно либоиспользоватьмышь в сочетаниис клавишей[Ctrl], либо вводитьадрес с клавиатуры.

В заключение нужно закрытьокно Конструкторафункций щелчкомпо команднойкнопке Finish, после чего в таблице появитсясреднее значение.

Вычислениевеличины линейнойамортизации.

Для вычисления величины линейнойамортизациикакого-либо оборудования (например, станка) нужно знать его покупнуюстоимость, продолжительность эксплуатации и остаточнуюстоимость. Предположим, что эта информация уже внесена в таблицу. Промаркируйтеячейку, гдебудет находитьсязначение линейнойамортизации,и вызовитеКонструкторфункций.

На первом шаге выберите категориюFinancial. Вправом поле щелкните по аббревиатуре SLN (функция линейнойамортизации). Конструктор выдаст краткое описание этойфункции. Затемщелкните покоманднойкнопке Next.

На экране появится второе диалоговоеокно Конструкторафункций. В этомокне укажитеаргументыфункции. Закончивввод аргументов,щелкните покоманднойкнопке Finish.После этогов указанной ячейке таблицы появится значение линейнойамортизации.

Комбинированиефункций.

Первую функцию в формуле можно задать с помощьюКонструкторафункций. Затемактивизируйтенаборную строку и введите с клавиатуры знак арифметическойоперации, котораясвязываетфункции. Дляввода второйфункции также запуститеКонструктор функций непосредственно из наборной строки (пиктограммасо значком fx). Таким образомможно связатьдруг с другомпроизвольноечисло функций.

Функции могутсвязываться оператором композиции, когда одна(внутренняя)функция являетсяаргументомдругой (внешней)функции. Дляобразованиякомпозициивведите обычным образом внешнюю функцию ипромаркируйтеячейку, гдеона расположена.Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна бытьвставленавнутренняяфункция. Послеэтого запуститеКонструкторфункций и выберитевнутреннюю функцию. Этот процесс нужноповторить длякаждой внутреннейфункции, есливложений несколько.При этом следуетпомнить, что аргументы функций отделяются друг от другазапятой.

Таким образом, аргументами функций могут быть числа,отдельныеячейки, группыячеек и другиефункции.

Текстовыйрежим индикациифункций.

В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результатывычисленийпо формулам.Можно изменитьэтот режим иввести текстовый индикации (отображения) формул, нажавкомбинациюклавиш [Ctrl-~].

После этогона экране становятся видны не результатывычислений, а тексты самихформул и функций. В этом режимеувеличиваетсяширина столбцов, чтобы можнобыло увидеть всю формулуи попытатьсянайти ошибку.

Часто рабочийлист не помещаетсяцеликом на экране, чтозатрудняет поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительнодолгое время искать на мониторе причину ошибки. Поэтому рекомендуется распечатывать таблицу в текстовомрежиме. Дляэтого можновыбрать альбомнуюориентациюлиста, дажеесли сама таблица была сделанав расчете напортретнуюориентацию. При альбомнойориентациина лист бумагипомещаетсятаблица с оченьширокими столбцами.

7.7.Обмен данными

Обмен данными позволяетпользователюExcel импортироватьв свои таблицы объекты издругих прикладныхпрограмм ипередавать (экспортировать) свои таблицы для встраиванияв другие объекты.

Концепцияобмена данными является одной из основныхконцепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различнымиприкладнымипрограммами, создаютсяинформационныесвязи, например, между таблицамии текстами.Эти информационные связи реализованыдинамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригиналвносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программыподдерживаютмеханизм обменаданными, нопрограмма Excelотносится здеськ лидерам. Онаподдерживаетновейший стандартв обмене данными,который называетсяOLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

Импортированиерисунков вExcel.

Переведитеуказатель ячеекв левый верхнийугол свободнойобласти рабочего листа и вызовитедирективуObject изменю Insert. ПрограммаExcel выдает списокобъектов, которыеможно включить в таблицу и для которых в системе естьсоответствующиепрограммныеобработки.Содержаниеэтого списказависит отнабора программ,которые былиустановленыв системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкнитепо команднойкнопке OK.

После этоговызываетсяграфическийредактор Paintbrush,в котором можно сделать рисунокили выбратьготовый с помощьюдирективы Pastefrom изменю Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисункоми загрузитеего в окно редактора.Затем вызовитедирективу Exit&Returnиз меню File, чтобы выйти из графического редактора ивернуться в программуExcel.

При выходередактор спрашивает,создавать лидинамическуюсвязь с этим рисунком. Здесьследует ответитьYes. Тогда создается динамическаяинформационнаясвязь (в стандартеOLE) между рисункомна рабочем листе и графическим редактором.Рисунок появляетсяна рабочемлисте в указанномместе рядомс таблицей.

Редактированиерисунков нарабочем листе.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматическизапускаетсяграфическийредактор Paintbrush, поскольку унего с этимрисунком былаустановленаинформационнаясвязь.

Теперь в рисунок можно внести изменения, используясредства,предоставляемыеграфическимредактором.В заключениенужно вызватьдирективу Exit&Return из меню File, чтобы выйтииз графическогоредактора ивернуться впрограммуExcel. При выходередактор сновапредлагаетсохранить информационнуюсвязь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого управлениевозвращаетсяпрограммеExcel, и измененныйрисунок появляетсяв том же местерядом с таблицей.

Включениетаблицы в текст.

Запуститепрограмму Excel и промаркируйте таблицу, в которойнаходятсянужные данные. Затем щелкните на основнойпанели по 5-йпиктограмме.Программа Excelскопируеттаблицу в буферпромежуточногохранения средыWindows.

Завершитеработу с программойExcel и вызовитетекстовыйредактор WinWordвместе со своимдокументом. Щелкните мышьюв том месте текста, где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните попиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого таблица будет вставленав текстовыйдокумент.

7.8.Обработкасписков

Списки позволяют эффективно работать с большимиоднородныминаборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных,имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонныйсправочник,в котором приведеныфамилии абонентови номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данныераспределяютсяпо несколькимполям (столбцам). В программе Excel списки являются специальнымвидом таблиц, для которыхимеются операциидля их обработки.Списки могутрассматриватьсякак внутренние базы данных, в которых записямиявляются строкитаблицы, а полями- столбцы.

В пятой версии программы Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемыеавтоматическиефильтры позволяютотобразить только те части списка, которые нужны для выполненияопределеннойзадачи.

Созданиесписков.

С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеютсядополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Например, вкачестве полей для списка товаров можно было бы выбратьследующие: номер артикула,название товара,цену и наличиена складе(запас). Названияполей используютсяпрограммой Excel для поиска элементов всписке и егообработки. Этиназваниясоответствуютназваниямстолбцов втаблице.

В первойстроке рабочеголиста введитеназвания отдельныхполей списка. Следите затем, чтобы междуними не оставалосьсвободных столбцов. Эту строку программаExcel используетв качествестроки заголовковсписка. Начинаясо следующейстроки введитесвои данные.

Ввод спискаданных.

После вызова директивы Form из меню Dataоткрываетсядиалоговоеокно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматриватьпервую строкув качествезаголовкасписка. Здесьнужно ответитьутвердительно,щелкнув покнопке OK.

После этогооткроетсядиалоговоеокно для вводаданных, в которомкаждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля вводабудут заполненыданными, щелкнитепо команднойкнопке New, чтобы внестивведенныйэлемент данныхв список. Затем можно начатьввод следующегоэлемента данныхи т.д., пока небудут введенывсе элементысписка. В заключение закройте окнощелчком покоманднойкнопке Close.

Каждый новый список следует создавать на отдельномрабочем листе. ПрограммаExcel может обрабатыватьтолько одинсписок на одномрабочем листе.

Поиск элементав списке.

После вызовадирективы Formиз меню Data в диалоговомокне появляетсяпервый элементсписка. Щелкнитепо команднойкнопке Criteria, чтобы войтив режим поиска. Вид диалоговогоокна изменится; кнопка Criteria превратитсяв кнопку Form.Введите значения полей искомого элемента в поля ввода,расположенные в левой частиокна. Введенныезначения будутслужить критериямипоиска. Можнозаполнить невсе поля ввода,тогда будет производиться поиск элементов, соответствующиеполя которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесьне нарушатьпорядок следованияполей.

Теперь щелкнитепо команднойкнопке FindNext. ПрограммаExcel начинает просматривать весь списокначиная с первогоэлемента, чтобынайти элемент,который удовлетворяеткритерию поиска. Если программа находит соответствующийэлемент, онпоявляетсяв диалоговом окне. Если нужно найти еще одинэлемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкнитепо команднойкнопке FindNext.

Если поиск лучше вестив обратномнаправлении, щелкните покоманднойкнопке FindPrev. Припоиске можнокомбинироватьразличныекритерии другс другом. Например,можно ввестипоиск элементов,у которых значениенекоторогополя большезаданногочисла, а значениедругого полясовпадает сзаданной цепочкойсимволов.

Если критерием поиска служит текстоваястрока, то длямаскированиятекстовыхпозиций можноиспользоватьсимволы "?" и"*". Вопросительныйзнак позволяетигнорироватьту текстовуюпозицию, которуюон занимает.Например, строкепоиска "М???ер"будут удовлетворятьслова "Мюллер","Мастер" и т.д. Звездочкапозволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например,строке поиска"Ми*" будутудовлетворятьлюбые слова,которые начинаютсяс сочетания"Ми".

В числовыхкритерияхпоиска можноиспользоватьлогическиеоператоры. Например, условие"

Если ни одинэлемент, удовлетворяющийкритерию поиска,не найден, выдаетсязвуковой сигнал.Когда используетсянесколькокритериев поиска, программа находит только те элементы,которые удовлетворяютвсем указаннымусловиям.

Редактированиесписков.

Вызовитедирективу Formиз меню Data. Если Вам известно,где расположенызаданные элементы, то в диалоговомокне этой директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. Впротивном случае найдитенужный элементс помощью некоторогокритерия, азатем вернитесьв режим вводаданных, щелкнувпо команднойкнопке Form. Измените значенияданных прямов полях ввода. Если по какой-топричине надоотменить изменение, то щелкнитепо команднойкнопке Restore. Однако, кнопкаRestore функционируетдо тех пор, покане был сделанпереход к другомуэлементу списка. Если был сделанпереход к другомуэлементу илипроизошлопереключениев режим поиска, то программаExcel запоминаетсодержимоеполей вводав таблице.

Если нужноудалить элементыданных, щелкнитепо команднойкнопке Delete. После этого откроется диалоговое окно, в которомнужно подтвердитьудаление. Приутвердительномответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы сдвигаютсяна одну строкувверх.

Автоматическийфильтр.

Откройтев меню Dataподменю Filter и включите в нем опциюAutoFilter. Втаблице рядомс названиямиполей появятсямаленькиепиктограммысо стрелками. Щелкните поодной из этихстрелок, и наэкране появитсяменю с перечнемзначений данногополя.

Выберитеодно значение из этого перечня. В списке останутсятолько те элементы, у которых значениеданного полясовпадает свыбранным. Кроме того, пиктограммасо стрелкойи элементысписка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что списокбыл профильтрованпо указанномуполю. Слева встолбце с номерамистрок будутвидны прежниеномера элементов,которые ониимели в исходномсписке.

Если необходимовернуться кисходномуполному списку, то нужно выбратьопцию Allв перечне значенийполя, по которомувыполняласьфильтрация.

Комбинированнаяфильтрация.

Выберитеполе (столбец), по которому будет проводитьсяфильтрациясписка. Щелкнитепо стрелкеавтофильтрав выбранномстолбце, после чего на экране появится меню с перечнемзначений данногополя. Вызовитев этом менюдирективуCustom.

После этогопоявится диалоговоеокно CustomAutoFilter, вкотором можнопроводитьфильтрациюпо двум критериям.Щелкните попиктограммесо стрелкой, расположенной слева от первогополя ввода, тогда откроетсяменю, включающеешесть логическихоператоров("равно", "меньше", "больше" ит.д.). Выберитев этом менюнужную логическуюоперацию, например, "больше или равно" (>=). Впервом полеввода укажитенекоторое число или выберитеего из меню, расположенногосправа. Пусть,например, введеночисло 20. Теперьв правом полезаписано первоеусловие фильтрации>=20.

Повторитете же действиядля второгополя ввода. Пусть, например, там было указаноусловие And, если нужно, чтобы выполнялисьоба условия, или кнопку Or, если достаточно,чтобы выполнялосьодно из условийфильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок.Щелкните по командной кнопке OK, тогда в таблицепоявятся толькоте элементы, которые удовлетворяют комбинированномулогическому условию. В данном примере, если оставитьвключеннойкнопку And,на экране останутсяте элементысписка, у которыхзначение указанногополя расположенов диапазонеот 20 до 50.

Сортировкасписков.

Вызовитедирективу Sort из меню Data. Откроетсядиалоговое окно этой директивы. В группе полейSortbyэтого окнанеобходимо указать критерии сортировки. По умолчаниюпрограммапредлагаетв первом полеодно из значенийэтого поля вкачестве критерия. В следующих полях можно дополнительноуказать значения, по которым будут сортироватьсяэлементы, имеющие одинаковыезначения впредшествующемполе.

Пара селекторных кнопок Ascendingи Descending, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводитьсортировке либо в возрастающей, либо в убывающейпоследовательности. Щелкните покомандной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировкусписка в соответствиис указаннымикритериями.

7.9.Анализ данных

Для анализабольших списков данных в программе Excel предусмотреныспециальныесредства.

Под анализомданных здесьпонимаютсяметоды, позволяющиелучше понятьтенденции изакономерности, которым подчиняютсятабличныеданные. Опорныетаблицы (PivotTable), включенныев пятую версию программы Excel, предназначены для анализасоотношениймежду даннымив списке. Опорныетаблицы строятсяс помощьюКонструкторатаблиц за четырешага. Структуруопорной таблицыможно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из однойчасти таблицыв другую.

Кроме опорныхтаблиц, в программеExcel имеются идругие методы анализа наборов данных. Очень полезной являетсядиректива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющиеопределеннымсоотношениям.

Опорныетаблицы.

ДирективойPivotTable из меню Dataоткройте диалоговоеокно Конструктораопорных таблиц. В этом окне зачетыре шаганужно построитьопорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступленияданных. Еслиисходные данныенаходятся всписке, то щелкнитепо селекторнойкнопке MicrosoftExcelListorDatabase и перейдитек следующемушагу с помощьюкоманднойкнопки Next.

На второмшаге нужноуказать областьрабочего листа, где находится список. По умолчаниюпрограммапредлагаетсписок, которыйрасположенна активном рабочем листе. Здесь можноуказать только часть списка, если для построенияопорной таблицыостальная частьне нужна. Щелкнитепо команднойкнопке Next,чтобы перейтик следующемушагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорнойтаблицы. В правомполе расположеныназвания полейсписка, а в среднем- представлениеструктурыопорной таблицы. В это полевключаетсяполе названийстрок, поленазваний столбцови поле данных. Чтобы задатьструктурутаблицы, следуетотбуксироватьмышью названияполей спискав соответствующиеполя таблицы. При построенииопорной таблицыпридерживайтесь следующихправил. Названияполей, по значениямкоторых будетпроводитсяанализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поленазваний строк Row и в поле названий столбцов Columnпереместите названия полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются) данные. Затем щелкните по команднойкнопке Next,чтобы перейтик следующемушагу.

На четвертом шаге можно установитьнекоторые опциидля построениятаблицы. В полеввода PivotTable Starting Cellуказывается адрес, с которогоначинаетсяпостроениетаблицы (левыйверхний угол). В поле ввода PivotTableName можноуказать название таблицы. Поумолчаниюпрограммаиспользует название PivotTable1с последующимувеличениемномера таблицы.Если включитьконтрольныеиндикаторыGrand Totals forColumns и GrandTotals forRows,то в каждойстроке и в каждомстолбце опорной таблицы будут вычислятьсяобщие суммы. Контрольныйиндикатор SaveDataWithTableLayout служит для сохраненияопорной таблицыс заданнойструктурой. Включениеконтрольногоиндикатора AutoFormatTable позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытиядиалоговогоокна Конструкторакомандной кнопкой Finish программа Excel размещаетопорную таблицув указаннойпозиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникаетстатическая связь, т.е. связь, которая существуеттолько в моментпостроения таблицы. При изменении данных в спискеопорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствиесодержимоетаблицы и содержимое списка, нужно вызвать директивуRefreshDataиз меню Data.

Редактированиеопорных таблиц.

Названияполей, по которымклассифицируютсяданные, можно перемещатьс помощью мыши,чтобы изменитьструктурутаблицы. Еслив опорную таблицунеобходимодобавить новыеполя, то вызовитедирективуPivotTable изменю Data или щелкните по пиктограмме Конструктора таблиц на опорной(Pivot) панели. После этогопоявится третьеокно Конструктораопорных таблиц, в котором можноизменить размещениезначений полейв таблице. Следитеза тем, чтобыпри вызове этой директивы указатель ячеек находилсявнутри таблицы,в противномслучае Конструктор начнет построениеновой таблицы.

Нахождениезначений.

Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат вычисления некоторойфункции, нонеизвестно, при каких значенияхаргумента ондостигается.

Предположим,что нам надо найти максимальную сумму кредита, которую можнодать на три года по фиксированнойпроцентной ставке, если клиент готов возвращать по 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеется функция PMT, которая позначениям суммыкредита, периодаи процентнойставки вычисляетвеличину ежемесячноговзноса дляпогашениякредита. Намнужно решить обратную задачу, когда заранее известна величинаежемесячновозвращаемойсуммы и нужнонайти суммукредита. Длярешения этойзадачи вызовите директиву Goal Seek из меню Tools.

Откроетсядиалоговоеокно этой директивы. В поле вводаSet Cell: этого окна укажите адрес ячейки, в которойрасположенозаданное значение функции (в нашем случае этоячейка, где находится функция PMT). Вполе ввода ToValue укажитезначение функции, которое в нашемслучае равно2000$. В поле вводаBychangingCell укажитеадрес ячейки, в которой программасможет подбирать нужное значение, удовлетворяющеезаданным условиям. В нашем случаездесь надоуказать адресячейки, где находится значение суммы кредита. Закончивустановкиполей, щелкнитепо команднойкнопке OK.

Путем подборазначений вуказаннойячейке программаExcel пытается найти максимальноеприближениек заданномуцелевому значениюфункции. Результатпоявляетсяв диалоговомокне. Если Вас удовлетворяет расхождение между найденным и целевымзначением, тозакройте диалоговоеокно щелчкомпо кнопке OK,после чегонайденноезначение появитсяв таблице. Впротивном случае щелкните по командной кнопке Cancel, чтобы не передаватьзначение втаблицу.

7.10..Базы данных

В комплект поставки Excel 5.0входит программаобработки внешних базданных MS Query.

ПрограммаQuery (Запрос) может работать с текстовымифайлами и с данными, которые были подготовлены следующимипрограммами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Наборданных, хранящийсяна диске в формате, одной из перечисленныхвыше баз данных, будем называтьвнешней базойданных.

Если в процессе работы с таблицей в программеExcel возникаетнеобходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программуQuery. Это позволитимпортироватьданные из базыи обрабатыватьих как обычныетабличные данные в программе Excel. В некоторыхслучаях внешниеданные можнообработатьнепосредственнопрограммойQuery.

Запуск программыобработки базданных.

ВызовитеМенеджер расширенийдирективойAdd-Ins из меню Tools. Откроется диалоговое окно Менеджера. В нем можновыбрать из списка опции расширения, которые включаются и выключаются щелчком по соответствующейопциональнойкнопке, расположеннойперед именемрасширения.

По списку опций можно перемещаться с помощью линейкипрокрутки. Найдите в спискестроку MS Query Add-Inи щелкните покнопке в этойстроке, чтобыв ней появилсякрестик. Затемзакройте диалоговоеокно щелчкомпо команднойкнопке OK.

Теперь загляните в меню Data. В нижней частиэтого менюдолжна появиться директива GetExternalData, с помощью которойможно запускатьпрограммуQuery.

ОболочкапрограммыQuery.

Окно программы Query содержитмногие элементы, которые являютсяобщими для всехпрограмм всреде Windows. В верхнейчасти экрананаходитсястрока заголовкас кнопкамиувеличенияи уменьшенияразмеров окна. Под ней расположенастрока менюс элементамименю, которыесодержат директивыработы с внешнимибазами данных.

Под строкой меню находитсястрока пиктографическогоменю (пиктографическаяпанель), в которойрасположены пиктограммыдля вызова наиболее часто используемых директив. Еслиустановитьуказатель мышина пиктограммув статусной строке, появится описание действия, которое связано с этойпиктограммой.

После загрузки файла из базыданных подпиктографическойпанелью появляетсяимя этого файлавместе со списком названий полей содержащихсяв нем данных. Большое полев нижней частиокна отводится для размещения данных из базы. Линейки прокрутки, расположенные в правой части окна, позволяютперемещатьсявнутри набораданных.

В нижней частиокна слеванаходится полес номером записиданных, котораяв данный моментобрабатывается.Стрелки рядомс этим полемпозволяютпереходитьк следующейили предыдущейзаписи. С помощью стрелок с вертикальными штрихами можноперейти в начало или в конец набора данных. В статуснуюстроку, расположенную в нижней части окна, выводитсяинформацияо ходе выполнениякоманд и состоянияпрограммы.

Загрузкавнешнего набораданных.

После запускапрограммы Queryпоявляетсядиалоговоеокно SelectDataSource, в котором приводится список доступныхтипов баз данных. Выберите нужный Вам тип и щелкнитепо команднойкнопке Use. Откроетсядиалоговоеокно AddTables, вкотором следует выбрать нужныйфайл и щелкнутьпо команднойкнопке Add. В окне должно появиться название этого файла вместе со спискомназваний полей. Если необходимозагрузить ещеодин файл, тощелкните поего имени иснова воспользуйтеськнопкой Add. После того как все необходимые файлы будутзагружены,закройте диалоговоеокно щелчкомпо кнопке Close.

Если нужный тип баз данныхотсутствуетв диалоговомокне SelectDataSource, щелкните в немпо команднойкнопке Other.Откроется диалоговое окно ODBCDataSources. Здесь нужнощелкнуть покоманднойкнопке Newи в открывшемся диалоговомокне добавитьдрайверы длябаз данныхдругих типов, например, MicrosoftAccess. Закройте этоокно щелчком по кнопке OK. Появится следующее диалоговое окно ODBCMicrosoftAccessSetup; здесьщелкните покоманднойкнопке SelectDatabase и воткрывшемся диалоговомокне укажитедиректориюна диске, гденаходится этабаза данных, и имя файла, содержащего нужный набор данных. Закройтевсе остальныедиалоговыеокна щелчкомпо кнопке OK, после чеговыбранный набор данных появится в окне, а соответствующийтип баз данныхбудет внесенв список доступныхтипов баз данных.

После закрытия всех диалоговыхокон в верхнейчасти окнапрограммы Query появится список, который содержит имязагруженного файла и названия полей данных. Если было загружено несколько файлов, то каждому из них будетсоответствовать отдельный список. В строке заголовка окна будет расположеноназвание базыданных.

В нижней части окна появится пустоеполе со стрелкой- поле списка. После щелчкапо стрелке вполе списка появится список, содержащий названия полей данных всехзагруженныхфайлов. Еслищелкнуть мышью по одному из названий полейданных, то вполе спискапоявится списокзначений выбранного поля, а списокназваний полейпереместитьсяв следующее поле спискасо стрелкой,которое появитсясправа от первого.В этом полетакже можнооткрыть списокзначений другогополя данныхи т.д. Таким образом формируются столбцы таблицы, которую в дальнейшемможно будетобрабатыватьпрограммой Excel, и тем самым задается структуразаписи набораданных, которыйбудет содержать выбранные значения полей. Эта таблица может содержатьзначения невсех полей,содержащихсяв исходной базеданных. Поэтомупроцесс развертываниязначений полейв любой моментможно прекратить.

Для того чтобыотсортироватьполучившийся набор данных,щелкните по 10-й или 11-й пиктограммеокна программыQuery. Сортировку можно проводить либо по возрастанию, либо по убываниюзначений некоторогополя.

В меню Records содержаться директивы добавленияи удалениястолбцов данных,а также директивасортировкиданных.

Чтобы перейтик определеннойзаписи данных, следует вызватьв этом меню директиву GoTo и указатьв открывшемсядиалоговомокне номерзаписи, а затемщелкнуть покнопке OK.

Как и в программе Excel, в Query есть менюFormat, вкотором содержатсядирективы корректировки ширины столбцов,высоты строки видов шрифта.

Критериивыбора данных.

Когда набор данных загружен, и из него нужновыбрать частьзаписей. Щелкнитепо пиктограмме включения/выключениякритериев (6-я на пиктографическойпанели), тогдав средней частиокна появитсяполе, в котором нужно указать критерий отбораданных.

Для вводакритерия следуетщелкнуть мышьюв поле критерия(первая строка), после чегопоявится полесписка со стрелкой.Щелкните поэтой стрелке,чтобы открытьсписок полей.Выберите здесь поле, по значениям которого будетпроводитьсяотбор данных.

После этого в следующем поле ввода (вторая строка) укажите значениеэтого поля. Для ввода значенияполя двойнымщелчком мышью по второй строкуоткройте диалоговоеокно EditCriteria. Вполе спискаOperator выберителогическийоператор сравнения данных ("равно", "не равно" ит.д.). Щелчкомпо командной кнопке Values откройте диалоговое окно SelectValue[s] со всеми значениямизаданного поля. Выберите здесьнужное значениеи закройте окнокнопкой OK, тогда выбранноезначение появится в соответствующемполе окна EditCriteria. Этоокно закрываетсятакже щелчкомпо кнопке OK.

После этого программаQuery выберет всезаписи, имеющиезаданное значениеполя, и расположитих в нижнейчасти окна. Взаключение вызовите директивуReturnDatatoMicrosoftExcel, которая завершает выполнение программы Query и передаетсформированную таблицу в программу Excel для дальнейшейобработки.

Комбинированныезапросы.

Загрузитеисходный файлданных из базыпрограммой Query. Щелкните по пиктограмме включения/выключениякритериев (6-япиктограмма), тогда в средней части окна появится полекритериевотбора данных.Введите в негопервый критерийотбора способом,который былописан в предыдущемразделе.

С помощью директивы AddCriteria из меню Criteriaоткройте диалоговое окно этой директивы. Щелкните поселекторной кнопке And, если отбираемые записи должныудовлетворять обоим критериям, или по кнопке Or, еслидостаточно выполнения одного изкритериев. После щелчкапо маленькойстрелке в поле Field откроется список значений полей, из которого выберите значение поля для второгокритерия. В следующем поле Operator аналогичным образом выберите из списка логический оператор сравнения данных ("меньше","больше" и т.д.).Наконец, в полеввода Valueнужно указатьзначение, скоторым производитсясравнение. Этоможно сделать вручную или выбрать значение из списка, которыйоткрывается командной кнопкой Values. После выполнениявсех установокщелкните покнопке Add. Повторите всеустановки дляследующих критериев ив заключениещелкните покнопке Close.После этого программа Query отберет записи, которые удовлетворяют сложномукомбинированномузапросу, и разместитих в нижнейчасти окна.

Обмен даннымис внешней базой.

Внешний наборданных можнообрабатыватьлибо в программеQuery, либо передатьего на обработкев программуExcel.

Чтобы запомнитьизменения, которые были произведены в программе Query, прежде всего активизируйте опцию AllowEditing в менюRecords. Затемщелкните полюбому полю внутри записи данных и можете начинать редактирование. Все произведенныеизменения будут записываться в исходный файл данных,т.е. будет установленадинамическаясвязь.

В программе Excel внешний набор данных можноредактировать как любую другуютаблицу. Вчастности, можно корректироватьширину столбцов и высоту строк и применятьлюбые процедурыформатирования. Но при этомнужно учитывать,что все произведенныеизменения неокажут никакоговлияния наисходный внешнийфайл данных, т.е. в этом случаеречь идет остатическойформе информационнойсвязи.

Экономическая часть

1.Бизнес планна развитие.

В данномпроекте рассматриваютсяразличныеусловия, проводятсянеобходимыеанализы создаютсярасчетныетаблицы и строятсядиаграммы иприводятсятребуемыерасчеты длядальнейшегопроизводствавыпускаемойпродукции -мультимедийныхкомпьютерныхстанций.

Вес расчетыпроизводилисьс помощью MSExcel 6.0

В результатепроведенныхисследованийаналоговпредполагаемоговыпускаемогопродукта быликонкретноустановленысостав, техническиехарактеристики,внешний види прочие особенностинашего продукта.Их подробноеописание изложенов разделе “Существопроекта”. Вэтом разделетакже обосновано- почему у потенциальныхпокупателейвозникнетпотребностькупить аналогичныйпродукт, почемуони предпочтуткупить именнонаш продукти как мы можемсохранитьпреимуществанашего продуктав течение некоторогопродолжительноговремени. В результатепостоянногоповышениякачества различныхсредств мультимедиавозниклавозможностьпоявленияуниверсальногосредства,объединяющеговсе имеющиесяновейшие разработкив этой области.На продукттакого качествабудет существоватьпостоянныйспрос, вызванныйнеобходимостьюповышать уровеньоборудования,имеющийся упользователей,которыми могутбыть как физические, так и юридическиелица. Немаловажнуюроль такжеиграет нашаотносительноузкая направленностьна производствотолько данногопродукта, чтопозволит сделатьнашей организацииимидж фирмы,специализирующейсяна выпускеданной продукции,а такой фирмыв настоящиймомент на рынкеданной отраслине существует.

В разделе“План маркетинга”приводятсяанализы положениядел в отрасли,рынка сбытаи конкуренции.Подводя итогиданного разделаможно заключитьследующее. Вданной отраслинаблюдаетсясущественныйнедостатокединого продукта,сочетающегов себе результатыпоследнихдостиженийв развитиинаправленийданной отрасли.Между тем, спросна конкретныйпродукт ужесуществуети даже будетповышаться,посколькунемногочисленныесуществующиеаналоги нашегопродукта показываютсебя в деле каквполне удачноеприменениесредств мультимедиав решении указанноговыше широкогоспектра задач.Но пока напредполагаемомрынке сбытанет продуктовфирмы, четкоспециализирующейсяна производствепродукции,которая напрямуюпредназначенадля решенияописанныхзадач. Нашаорганизацияпредполагаетзанять пустующуюнишу в этомрынке сбыта,тем самым обеспечивпокупателейтоваром, а себяприбылью.

Более подробноеописание ранкасбыта изложенов соответствующемразделе бизнес-плана.

К результатаманализа конкуренцииможно такжедобавитьнедостаточнуюрекламу существующимифирмами ихпродукции.Также замеченоотсутствиев содержанииэтой рекламыупора на универсальностьи мультимедийностьэтой продукции.Впечатлениеот такой рекламыпримерно следующее:есть компьютерысо средствамимультимедиа,но компьютеровсуществуетвеликое множество,а средствамультимедиау них - это ненекое добавлениек компьютеру,позволяющееему решатьнекоторыедополнительныезадачи. В рекламенашего будущегопродукта будетделаться упорна то, что это- мультимедийныекомпьютерныестанции, а нечто-нибудьдругое, и чтоони универсальныдля широкогокруга определенныхзадач и доступнызаинтересованнымв них лицам.

Далее в бизнес-планерассчитанаоценка рискапроекта. По еерезультатамвидно, что тринаиболее существенныхриска - этонедостаточныйспрос на продукцию,повышение ценна комплектующиеи нестабильноекачествокомплектующих.

Предполагаемыйнаиболее эффективныйспособ пониженияпервого риска- это указаннаявыше реклама.Кроме того,предполагаетсяактивное участиев форумах иразличныхвыставках поданной тематике,проведениепрезентацийи другая подобнаяактивнаядеятельность.Решение вопросао повышениицен на комплектующиепредполагаетсяпутем заключенияперсональныхконтрактовс фирмами-поставщикамиили их официальнымипредставителями,а также увеличениеколичествафирм-поставщиков.Правда этонесколько несоответствуетспособу уменьшениятретьего риска- выбор наиболеенадежногопоставщикас гарантированнымкачествомкомплектующих.Но данный рискпо ранжировкестоит на двапункта послепредыдущего,поэтому прибегатьк данному способуего уменьшенияследует тольков крайнем случае,то есть приреально маломриске повешенияцен поставщикакачественныхкомплектующих.Остальные рискипринимаютсямаловероятнымии легкоустраняемыми.

Следующийраздел бизнес-плана- “Финансовыйплан”.

По результатамрасчета себестоимостиединицы продукцииплановаясебестоимостьсоставит 15 749 000руб., предполагаемаяприбыль с единицыпродукта равна3 000 000 руб. и такимобразом общаястоимость работполучитсяравной 21 889 000 руб.Материальныезатраты получаются11 818 000 руб., себестоимостьпереработки4 001 000 руб.

Тестоваясеть, относящаясяк оборудованию,предназначенадля контроляработоспособностии качествавыпускаемойпродукции.

Прогноз объемапроизводстваи реализациипродукциирассчитан натри года и включаетрасчет ценыи себестоимостиединицы продукциипри измененииобъема производства.Далее в финансовомплане приводитсясчет прибылейи убытков. Порезультатамбаланса доходови расходов почистой прибыли,составляющей302 680 000 руб. в месяц,нераспределеннаяприбыль составит246 359 000 руб. в месяц.И наконец, поитогам расчетакоэффициентовоценки финансовойдеятельностипредприятия,рентабельностьпроизводимогоизделия равна1.351, а рентабельностьпродукции -0.328.

Существопроекта:

Сейчас нарынке отчетливонаметиласьтенденция кнеуклонномувозрастаниюспроса на средствамультимедиа.Однако существующийрынок персональныхкомпьютеровне в полноймере можетудовлетворитьэти возрастающиепотребности.Предприятияи даже обычныепользователидомашних компьютеровнуждаются вполноценноймультимедийнойрабочей станции,оснащеннойв соответствиик их запросам.Вот почему нашпроект представляетсявесьма перспективным.Продукт планируетсясобирать изкомплектующихлучших фирмс мировым именем,что также должностимулироватьего сбыт.

Предполагается,что по ценепродукт будетдоступен нетолько организациямно и пользователямдомашних компьютеров,которые желаютиметь высококачественнуюмультимедиастанцию дома.Соответственноэтими категориямии определяетсякруг возможныхпокупателейпродукта.

Предполагаемоеназвание изделия- “Гепард”, чтодолжно символизироватьскорость егоработы. Изделиекомплектуется10 скоростнымCD-ROM дисководом,профессиональнойзвуковой платой,высокоскоростныммодемом и платойоцифровкивидеоизображения.Используетсямультимедиамонитор соригинальнымдизайном. Вкорпус мониторавмонтированызвуковые колонки,позволяющиедобиться высокогокачества звука.Дизайн изделияв целом выполненна чрезвычайновысоком эстетическомуровне. Нашеизделие нетолько будетвыполнять своиосновные функции,но и украситдом или офиспокупателя.

Предполагаемаяцена - 21 889 000 руб.

2.Анализположения делв отрасли.

В настоящеевремя в сферепроизводстваперсональныхкомпьютеровнаметился сдвигв сторону средствмультимедиа,однако в целомотрасль недостаточнооперативнореагирует навозросшиепотребностив них. Большаячасть имеющихсяна рынке изделийтакого родауступают нашемув техническихпараметрахи не в полноймере удовлетворяютпотребностирынка. Заметнанеобходимостьв самой современнойи действительнокачественноймультимедийнойрабочей станции.На основанииэтого можноожидать устойчивовысокого спросана наше изделие.

Так какнаучно-техническийпрогресс вданной отраслиидет как нигдебыстро, потребуетсятекущий пересмотртехническогоуровня изделияи приведениеего в соответствиес потребностями.Но на данныймомент техническийуровень изделияпозволяетпроизвеститакой пересмотрне ранее чемчерез два годапосле началапроизводства.

3.Анализрынка сбыта.

Данное изделиепервоначальнопредназначенодля продажив пределахЕвропейскойчасти России,так как именнов этой частистраны наиболееярко выраженапотребностьв нашем продукте.Это связанос наличиембольшого числакрупных городов,в котором плотностьрасположенияфирм и отдельныхпользователей- потенциальныхпокупателейизделия несоизмеримовыше, чем в остальнойчасти страны.Это связанотакже и с лучшимифинансовымивозможностямижителей крупныхгородов.

Основнойпланируемыйвид продаж -поштучный.Однако дляпокупателей,приобретшихболее 10 изделийпланируютсяскидки в размере3-7% от общей стоимостиизделий.

Для продвиженияизделия нарынок будетшироко использоватьсяреклама в средствахмассовой информации.Планируетсяширокое участиев форумах ивыставках поданной тематике.Это представляетсяполезным дляпропагандынашего изделия,завоеванияизвестностии авторитетаи для привлеченияпокупателей.

Уже в первоевремя ожидаетсявысокая рентабельность, осуществляющаясяза счет сравнительноневысокойсебестоимостипродукта, являющейсярезультатомоптовых покупоккомплектующихпреимущественноу фирм - официальныхпредставителейпроизводителей.

4.Анализконкуренции.

В настоящеевремя на рынкенельзя выделитькрупнейшегопроизводителяизделий такогорода. Существуетмножествомелких и среднихкомпаний, которыепытаются заполнитьэту нишу нарынке, однакообъем и техническийуровень ихпродукции, пооценкам нашихэкспертов, явнонедостаточендля удовлетворениярыночныхпотребностей.Как правило,фирмы конкурентыне делают упорна мультимедийныестанции и подобныепродукты присутствуюту них в рядудругих. Конкурентышироко используютрекламу, в основномв печатныхизданиях, ипрактикуютвыпуск своихрекламныхброшюр и листков(но далеко невсе). Но, как ужебыло замечено,мультимедийныепродукты занимаютменьшую частьв спектреоборудования,предлагаемомфирмами-конкурентами.В отношенииданного продуктаконкурентоспособныйпотенциал нашейфирмы по отношениюк самым крупнымконкурентам,составляет,как оцениваютэксперты, поменьшей мере2.5/1 (на данныймомент).

5.Оценкариска проекта.

Исходя изоценок экспертовбыла проведенаоценка риска,согласно методике,приведеннойв [1].

Таблица 1.1

Вид риска	Вероят- ность	Приоритет
Повышениецен на комплектующие	0.3	1
Недостаточныйспрос	0.2	1
Снижениецен конкурентами	0.5	2
Неплатежеспособностьпотребителей	0.3	2
Рост налогов	0.1	2
Появлениеальтернативногопродукта	0.3	2
Нестабильноекачествокомплектующих	0.1	1
Недостатокоборотныхсредств	0.2	2
Недостаточныйуровень зарплаты	0.2	2

Отношениевеса первогоприоритетако второму f=3

Веса групп:

W2=2/K*(f+1)=0.25 (где К - №приоритета= 2)

W1=(W2*(K-1)*f+1-1)/K-1=0.75

Веса простыхрисков в первойприоритетнойгруппе равны0.75/3=0.25

Во второйгруппе: 0.25/6=0.042.

Таблица 1.2

Вид риска	Вероятность	Вес	Баллы (вер*вес)
Повышениецен на комплектующие	0.3	0.25	0.075
Недостаточныйспрос	0.2	0.25	0.05
Снижениецен конкурентами	0.5	0.042	0.021
Неплатежеспособностьпотребителей	0.3	0.042	0.0126
Рост налогов	0.1	0.042	0.0042
Появлениеальтернативногопродукта	0.3	0.042	0.0126
Нестабильноекачествокомплектующих	0.1	0.25	0.025
Недостатокоборотныхсредств	0.2	0.042	0.0084
Недостаточныйуровень зарплаты	0.2	0.042	0.0084
ИТОГО	-	-	0.3172

ПринимаяпоказательИТОГО за 100 баллов,находим значениярисков в баллах:

Таблица 1.3

Вид риска	Значениев баллах	Ранжирование
Повышениецен на комплектующие	23.6	1
Недостаточныйспрос	15.8	2
Снижениецен конкурентами	6.6	4
Неплатежеспособностьпотребителей	4.0	5-6
Ростналогов	1.3	9
Появлениеальтернативногопродукта	4.0	5-6
Нестабильноекачествокомплектующих	7.9	3
Недостатокоборотныхсредств	2.7	7-8
Недостаточныйуровень зарплаты	2.7	7-8

По результатамвидно, что наибольшуюопасностьпредставляютриски:

1) Повышениецен на комплектующие

2) Недостаточныйспрос

3) Нестабильноекачествокомплектующих

Главная мерапо борьбе с 1риском - расширениеспектра фирм-поставщиков.По оценкамэкспертовсредние вероятностириска 1 приувеличениичисла поставщиковв 2 раза составит0.1. Однако приэтом произойдетувеличениесредней вероятностиреализациириска 3 до 0.15..

Для борьбыс риском 2 необходимопроизвестиширокую рекламнуюкампанию в СМИи тем самымуменьшитьвероятностьего реализации,по оценкам, до0.15.

Мера дляборьбы с риском3 - более тщательныйвыбор поставщиков.При его реализациинужно ограничитьих круг надежнымифирмами, хотяэто и повыситвероятностьриска 1.

6.Расчет себестоимостиединицы продукции.

Таблица 2.1.Расчет себестоимостиединицы продукта.

№	Статьи затрат	Сумма (тыс.руб)	Обоснование
1	Сырьеи основныематериалы	-
2	Комплектующиеи полуфабрикаты	11748	таблица2.2
3	Топливои энергия натехническиенужды	70	по факту
4	Зарплатапроизводственныхрабочих	500	таблица2.4
5	Отчисленияна социальныенужды	195	39% отп.4
6	Амортизацияили арендаоборудования	100	таблица2.3
	Получ.затраты	12613
7	Цеховыерасходы	200	40% от п.4
8	Общезаводскиерасходы	500	100% отп.4
9	Потерибрака	544	4.5% отсум. пр. расходов
10	Прочиепроизводственныерасходы	1261	10% отсум. пр. расходов
11	Непроизводственныерасходы	631	5% отсум. пр. расходов
	Итогокосвенныхрасходов	3136
12	Плановаясебестоимость	15749	суммапп 1-11
13	Отчисленияво внебюджетныефонды	745	3.4% отобщ. стоим. работ
14	Полнаясебестоимость	16494	п.12+п.13

ОСР = Спл + Прибыль+ Налог(20% от Спл)= = 15749 + 3000 + 3150 = 21899тыс. руб.

Материальныезатраты = п.1 + п.2+ п.3 = 11818 тыс. руб.

Себестоимостьпереработки= п.12 - п.1 - п.2 = 4001 тыс.руб.

Таблица 2.2 Комплектующие

№	Наименование	Количество	Цена за ед.(тыс.руб.)	Сумма тыс.руб.
1	ПроцессорIntel Pentium 150	1	1100	1100
2	Материнскаяплата	1	605	605
3	Мультимедиамонитор	1	1925	1925
4	Видеокарта	1	1925	1925
5	Видеоплатаввода-вывода	1	1650	1650
6	Винчестер2Гб	1	1210	1210
7	Факс-модем33600	1	825	825
8	Звуковаякарта	1	1100	1100
9	CD-ROM 10x	1	660	660
10	Корпус	1	220	220
11	Клавиатура	1	220	220
12	Мышь	1	110	110
13	Флоппи-дисковод3.5 inch	1	165	165
14	Cooler	1	33	33

Итого - суммарнаяцена 11748 тысячрублей.

Таблица 2.3Обоснованиеамортизации.

N n/n	Наимено-ваниеобору-дования	Цена за еди-ницу (тыс. руб.)	Срокслуж-бы (лет)	Сумар-наяаморти-зация за год	Стои-мость 1 часа работ (т.руб.)	Отра-ботан- ное время (лет)	Суммаамор-тиза-ции
1	Тестоваясеть состоящаяиз: Сервер Pentium Pro 200 МГц. 1шт Терминал Pentium 150. 5 шт.	12000 9250	6 6	275 275	0.1 0.1	1 1	1151 1151
2	UPS	2100	10	100	0.1	1	976

Таблица 2.4Зарплатапроизводственныхрабочих

№	Должность	Ставка (тыс.руб.)	Отраб.время	Сумма(тыс.руб.)
1	Сборочныйрабочий	3500	1 день	500

7.Прогноз объемапроизводстваи реализациипродукции.

Таблица 3.1Прогноз объемапроизводстваи реализациипродукции.

Годы	Квартал месяц	Объём пр-ва в натуральных единицах	Цена за единицупродукции тыс.руб.	Выручка тыс. руб.
1	январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь	0 0 70 70 80 80 80 85 85 90 90 100	- - 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899 21899	- - 1532930 1532930 1751920 1751920 1751920 1861415 1861415 1970910 1970910 2189900
2	1-й квартал 2-й квартал 3-й квартал 4-йквартал	300 300 320 320	19500 19500 19500 19500	5850000 5850000 6240000 6240000
3	-	1320	18400	24288000

Таблица 3.2.Расчет ценыи себестоимостиединицы продукциипри измененииобъема производства.

Период реализа-ции (год)	Объёмпр-ва в натур.едини-цах	Полная себест. единицыпро-дукции	объем* *себе-стоимость (т.руб.)	Ценаза еди-ницупро-дукции	Выручка (тыс. руб)	При-быль (т.руб.)
1997	2*70 3*80 2*85 2*90 1*100	16494 15448 15198 14998 14848	2309160 3151392 2583660 2699640 1484800	21899 21899 21899 21899 21899	3065860 5255760 3722830 3941820 2189900	756700 1548240 1139170 1242180 705100
1998	2*300 2*320	14848 14725	8908800 9424000	19500 19500	11700000 12480000	2791200 3056000
1999	1320	14700	19404000	18400	24288000	4884000

8.Счетприбылей иубытков попродукту.

Таблица 4.1.Расчет себестоимостипереработкипродукции затри месяца.

Объёмпроиз-водства	Полнаясебестоимостьединицы продукции (тыс.руб.)	Коэффици-ентизменениясебестоимостис объемом	Себестои-мостьперера-боткиедини-цы продукции (тыс.руб.)	Общий объёмпереработки (тыс.руб.)
2*70	16494	1	4001	560140
3*80	15448	0.94	3700	888000
2*85	15198	0.92	3450	586500
2*90	14998	0.91	3250	585000
1*100	14848	0.90	3100	310000

Таблица 4.2.Счет прибылейи убытков замарт месяц 1997года.

N n/n	Показатели	Прибыль тыс. руб.	Убыток тыс. руб.
1	Выручка	1532830	-
2	Балансоваяприбыль в томчисле:	378350	-
2.1	прибыльот реализации	378350	-
2.2	прибыльот продажи имущества	-	-
2.3	прибыльот реализациитоваров народногопотребления	-	-
2.4	прибыльот внереализационныхопераций	-	-
3	Чистаяприбыль	302680	-
4	Налогооблагаемаяприбыль	378350	-
5	Себестоимостьготовой продукциив том числе:	-	16494
5.1	себестоимостьпереработки	-	4001
5.2	материальныезатраты		12493
6	Выплатыдивидендов	-	-
7	Налогна прибыль	-	75670
8	Расчетыс бюджетом (пенсионныеотчисления,внебюджетныефонды)	-	12107

9.Балансдоходов и расходовпо чистой прибыли.

Таблица 5.1Баланс доходови расходов почистой прибылиза месяц

N n/n	Показатели	Доход т.руб.	Расход т.руб.
1	Чистаяприбыль	302680	-
2	Санкциии штрафы	-	12107
3	Отчисленияв резерв	-	20000
4	Отчисленияв фонд развитияпроизводства	-	12107
5	Отчисленияв фонд социальногоразвития	-	12107
6	Отчисленияв долевой фонд	-	-
7	Нераспределеннаяприбыль	246359	-

10.Расчет коэффициентовоценки финансовойдеятельности предприятия

Рентабельностьпроизводимогоизделия	1.351
Рентабельностьпродукции	0.328
Рентабельностьпродаж	0.247

Таблица. Планденежных поступленийи выплат напериод разработкии реализациипроекта, руб

N n/n	Показатели	Годыосвоения мощности
				1997	1998		1999
1	Поступления,в т.ч.
1.1	Кредит	10,000,000	0		0
1.2	Выручка	18,176,170	24,180,000		24,288,000
2	Всегопоступлений	28,176,170	24,180,000		24,288,000
3	Платежи,в т.ч.
3.1	Годсеб-сть пр-ва	12,227,652	18,332,800		19,404,000
3.2	НДС	2,445,530	3,666,560		3,880,800
3.3	Налогна прибыль	7,270,468	9,672,000		9,715,200
3.4	Возвраткредита	3,333,333	3,333,333		3,333,333
4	Всегоплатежей	25,276,984	35,004,693		36,333,333
5	Балансплатежей	2,899,186	10,824,693		12,045,333

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ввыпускнойквалификационной работе былапроанализированаорганизационнаяструктурапредприятий,выявлена сутьуправленческойдеятельностина предприятии,определенозначениевнутрифирменнойсистемы информации,проанализированрынок программныхпродуктов исделано заключениео необходимостииспользованияExcelво внутрифирменнойструктурепредприятия.С помощью Excelпроведеныисcледованияпо сути управленческойдеятельностина предприятии,по организациидокументооборота,внутрифирменнойсистеме информациии систем организацииупорядоченияпотока информации.

Проведенанализ программногопродукта Excelприменительнок работе предприятия,на основаниикоторого сделанвывод о том,что применениеExcelпозволяетускоритьдокументооборот,повыситьэффективностьобработкипотока информации,организоватьколлективнуюработу наддокументами,систематизироватьпрохождениедокументоввнутри различныхструктур напредприятии.Сформулированыминимальныетребования,которые необходимыдля установкиExcelнаперсональныйкомпьютер (486DX2/33,с оперативнойпамятью не ниже4 мегабайт иобъемом жесткогодиска не меньше50 мегабайт) делаютэтот пакетнаиболеепривлекательным.

Таблицыоценки финансовойдеятельностипредприятия,полученныес помощью пакетаExcelпозволяютсделать выводо том, что данноепредприятиеявляется рентабельнымс повышеннойстепенью риска.

Напримере созданиябизнес-планабыло доказано,что применениеMSExcel,позволяетсократитьколичестворутинных операцийпо анализуданных, что всвою очередьпоказываетявное преимуществоиспользованияданного продукта.

На основеанализа «электронныхтаблиц», можносделать вывод,что Excelявляетсяуниверсальнымпакетом, которыйприменим нетолько в сфересоставлениябизнес-плана,но также подходитдля любогораздела экономическойтеории.

Списокиспользуемойлитературы:

1. Попов В.М.,Кураков Л.П.,Ляпунов С.И.,Мингазов Х.Х. “Бизнес-план:отечественныйи зарубежныйопыт. Современнаяпрактика идокументация”.

2. Локальныевычислительныесети. Cправочник.Под ред. С.В.Назароваю М.:“Финансы истатистика”,1994

3. Гусева Т.И.,Башин Ю.Б. Проектированиебаз данных впримерах изадачах.-М.: “Радиои связь”,1992

4. КолесникА.П. Компьютерныесистемы в управлениифинансами. -М.: “Финансы истатистика”,1994

5. ГерчиковаИ.Н. Менеджмент:Учебник. -М.: “Банкии биржи” , ЮНИТИ,1994

6. Энциклопедиямалого бизнеса(Финансы ибухгалтерскийучет) «Бизнесплан» Deka1996

1Это-пересказопределенияЧестера Барнарда,одного из классиковменеджмента30-40 х . годов.

		Оценка риска проекта
		Вид риска	Вероятность	Приоритет
		Повышение цен на комплектующие	0.3	1
		Недостаточный спрос	0.2	1
		Снижение цен конкурентами	0.5	2
		Неплатежеспособность потребителей	0.3	2
		Рост налогов	0.1	2
		Появление альтернативного продукта	0.3	2
		Нестабильное качество комплектующих	0.1	1
		Недостаток оборотных средств	0.2	2
		Недостаточный уровень зарплаты	0.2	2

---

Overview

Лист1
Лист2
Лист3

---

Sheet 1: Лист1

		Оценка риска проекта
		Вид риска	Вероятность	Приоритет
		Повышение цен на комплектующие	0.3	1
		Недостаточный спрос	0.2	1
		Снижение цен конкурентами	0.5	2
		Неплатежеспособность потребителей	0.3	2
		Рост налогов	0.1	2
		Появление альтернативного продукта	0.3	2
		Нестабильное качество комплектующих	0.1	1
		Недостаток оборотных средств	0.2	2
		Недостаточный уровень зарплаты	0.2	2

---

Sheet 2: Лист2

	Расчет себестоимости единицы продукции
	№	Статьи затрат	Сумма(тыс.руб)	Обоснование
	1	Сырье и основные материалы	-
	2	Комплектующие и полуфабрикаты	11748
	3	Топливо и энергия на технические нужды	70	по факту
	4	Зарплата производственных рабочих	500
	5	Отчисления на социальные нужды	195	39% от п.4
	6	Амортизация или аренда оборудования	100
		Получ. затраты	12613
	7	Цеховые расходы	200	40% от п. 4
	8	Общезаводские расходы	500	100% от п.4
	9	Потери брака	544	4.5% от сум. пр. расходов
	10	Прочие производственные расходы	1261	10% от сум. пр. расходов
	11	Непроизводственные расходы	631	5% от сум. пр. расходов
		Итого косвенных расходов	3136
	12	Плановая себестоимость	15749	сумма пп 1-11
	13	Отчисления во внебюджетные фонды	745	3.4% от общ. стоим. работ
	14	Полная себестоимость	16494	п.12+п.13

---

Sheet 3: Лист3

	Прогноз объема производства компьютеров
	в первый год выпуска
	Квартал, месяц	Объём пр-ва в натуральных единицах	Выручка, тыс. руб.
	Январь	0	0
	Февраль	0	0
	Март	70	1532930
	Апрель	70	1532930
	Май	80	1751920
	Июнь	80	1751920
	Июль	80	1751920
	Август	85	1861419
	Сентябрь	85	1861419
	Октябрь	90	1970910
	Ноябрь	90	1970910
	Декабрь	100	2189900

НОВЫЙГУМАНИТАРНЫЙУНИВЕРСИТЕТ

НАТАЛЬИНЕСТЕРОВОЙ

ФАКУЛЬТЕТ«ЭКОНОМИКАИ УПРАВЛЕНИЕ»

ВЫПУСКНАЯКВАЛИФИКАЦОННАЯРАБОТА

Тема:Компьютернаяподдержкакоммерческойдеятельностифирмы

Исполнитель: Смирнов АлексейАнатольевичЭ13А2

Руководитель: Зайцева ЛарисаВикторовна

Заведующий кафедрой: ЗайцеваЛариса Викторовна

Допущенкзащите:_______________________________________________________

Деканфакультета:________________________________________________________

Допущенкзащите:________________________________________________________

Москва1997