Создание нового документа
1. В меню Файл выберите команду Создать.
2. Чтобы создать новый документ, выберите вкладку Общие и щелкните дважды значок «Новый документ».
Чтобы создать документ с помощью шаблона или мастера, выберите вкладку, соответствующую типу документа, который требуется создать, и щелкните дважды значок шаблона или мастера, который предполагается использовать.
- Создание письма
Мастер писем Word позволит написать письмо быстро и легко. Мастер предоставляет часто используемые элементы письма ѕ например, приветствия и заключительные слова ѕ которые можно выбрать из списка. Кроме того, в мастере письмо можно структурировать с помощью имеющихся стилей.
1. Чтобы создать письмо с помощью мастера писем, выберите команду Создать в меню Файл, а затем — значок Мастер писем на вкладке Письма и факсы.
2. Следуйте указаниям мастера писем. Чтобы пропустить шаг или перейти к особой панели, выберите соответствующую вкладку.
- Создание служебных записок
Мастер записок помогает быстро создавать списки рассылки, форматировать служебные записки и автоматически добавлять заголовки и другие часто используемые элементы, например дату, тему и инициалы машинистки. Мастер также позволяет рассылать записки по электронной почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или средства для отправления факсимильных сообщений.
1. Выберите команду Создать в меню Файл.
2. Выберите вкладку Записки.
3. Дважды щелкните значок Мастер записок.
4. Следуйте указаниям мастера.
- Создание шаблона
В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.
Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.
1. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
2. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.
3. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.
4. Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.
5. По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
6. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
7. Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.
8. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
9. Нажмите кнопку Сохранить , а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.
- Создание резюме
Мастер резюме помогает организовать сведения об образовании, навыках и опыте работы, необходимые для написания резюме для нужного вида работы. Он предоставляет несколько встроенных заголовков, которые могут быть расположены в произвольном порядке, а также позволяет вставлять дополнительные заголовки. Кроме того, существует возможность создания титульного письма и посылки резюме по электронной почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или средства для отправления факсимильных сообщений.
1. Выберите команду Создать в меню Файл.
2. Выберите вкладку Другие документы.
3. Дважды щелкните значок Мастер резюме.
4. Следуйте указаниям мастера.
- Создание бюллетеней
Мастер бюллетеней помогает создать информационный бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки, заголовки и плавающий текст. После создания бюллетеня в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными. Кроме того, в бюллетене можно предусмотреть место для почтовых наклеек.
1. Выберите команду Создать в меню Файл.
2. Выберите вкладку Публикации.
3. Дважды щелкните значок Мастер бюллетеней.
4. Следуйте указаниям мастера.
- Быстрое создание писем, записок и других документов
Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки, другая часть — только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office 97 ValuPack и через Microsoft Web. Чтобы определить, какие шаблоны и мастера имеются в наличии, выполните следующие действия:
· Запустите программу установки и выберите дополнительные шаблоны и мастера.
· При наличии Microsoft Office на компакт-диске скопируйте требуемые мастера и шаблоны из папки ValuPack\Templates в соответствующую папку, вложенную в папку «Шаблоны» на жестком диске.
· Если компьютер подсоединен к Web, выберите команду Microsoft на Web в меню Справка, а затем — команду Бесплатные материалы. Следуя указаниям с Web-страницы, скопируйте на свой компьютер требуемые шаблоны и мастера.
Вот неполный перечень документов, которые могут быть созданы с помощью шаблонов и мастеров: юридические документы, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры. Убедившись, что требуемый мастер или шаблон установлен, выберите команду Создать в меню Файл, перейдите на вкладку, соответствующую требуемому типу документа, и дважды щелкните необходимый шаблон или мастер.
- Вставка другого документа в открытый документ
1. Установите курсор туда, куда следует вставить другой документ.
2. Выберите команду Файл в меню Вставка.
3. Введите имя файла, который требуется вставить, в поле Имя файла.
Сохранение документа
В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.
Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах. Например, документ Word можно сохранить в формате, предусмотренном в предыдущих версиях Word, Microsoft Works или WordPerfect. В редакторе Word можно открывать документы, созданные в других программах, работать с ними и сохранять их в исходном формате. Документ может быть сохранен с любым расширением без изменения его формата.
В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Если при включенном автосохранении программа Word перестала отвечать на сигналы и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.
В редакторе Word можно установить автоматическое создание резервной копии при каждом сохранении документа. Резервная копия представляет собой предыдущую версию документа, что позволяет сохранить как текущие сведения, так и сведения, сохраненные ранее.
Предусмотрена возможность записи нескольких версий документа при сохранении последнего. Если сохранены несколько версий документа, имеется возможность вернуться к предыдущей или более ранней версии и открыть, распечатать или удалить ее.
- Закрытие документа Выберите команду Закрыть в меню Файл. Чтобы закрыть все открытые документы, не завершая работу с программой, нажмите клавишу SHIFT и выберите команду Закрыть все в меню Файл.
- Присвоение имени документу Документу можно присвоить длинное имя, которое служит его описанием. Это упрощает поиск документов. Полное имя файла, включающее имена диска, сервера, промежуточных папок и собственно файла, может включать до 255 символов. Имена файлов не должны содержать следующие символы: правую и левую косую черту (/ и \), знак «больше» (>), знак «меньше» (<), звездочку (*), точку (.), вопросительный знак (?), кавычки («), вертикальную черту (|), двоеточие (:) или точку с запятой(;).
- Выбор места для хранения документов По умолчанию при первом открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа после запуска Word текущей является папка «Мои документы». Папка «Мои документы» находится в корневом каталоге и представляет собой удобное место для хранения документов, книг, презентаций, баз данных и других файлов, с которыми обычно приходится работать. Папка «Избранное» подходит для хранения ярлыков часто используемых файлов и папок, в том числе расположенных в удаленных сетевых каталогах. При этом исходные папки и файлы не перемещаются; напротив, ярлык представляет собой ссылку на них. Ярлыки, хранящиеся в папке «Избранное», позволяют быстро перейти к нужному файлу, не тратя время на его поиск.