3. Выделите ячейку сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите необходимые параметры, чтобы отформатировать сводную таблицу.
Для получения справки по каждому элементу управления нажмите кнопку со знаком вопроса и щелкните необходимый элемент управления.
1. Выделите ячейки, в которые необходимо добавить рамку.
2. Для использования рамки, выбранной в прошлый раз, нажмите кнопку Границы .
Для использования другого типа рамки нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите желаемый тип рамки.
1. Выделите ячейки, которые необходимо затенить.
2. Для использования цвета, выбранного в прошлый раз, нажмите кнопку Цвет заливки .
Для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки , а затем выберите необходимый цвет.
1. Выделите ячейки, которые необходимо затенить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид.
3. Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.
4. Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и цвет.
Если цвет узора не выбран, то он будет черным.
1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Выравнивание.
3. В поле Отображение установите флажок переносить по словам.
Microsoft Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк. Он также позволяет установить ширину столбцов для листа по умолчанию. При определении ширины столбца по умолчанию устанавливается одинаковая ширина всех столбцов кроме тех, которые были изменены ранее.
1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Число.
3. В поле Числовые форматы выберите формат, а затем укажите встроенный формат, отвечающий требованиям.
4. В поле Числовые форматы выберите (все форматы).
5. В поле Тип для создания требуемого формата измените представленные там форматы. Изменение встроенного формата не удаляет его.
Быстрое форматирование ячеек из списков с помощью стилей и встроенных форматов таблицы
Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего отдельные элементы — например, название строки или столбца, общие итоги или подробные данные — применяется автоформат. При этом для различных элементов таблицы используются отдельные форматы.
Стиль представляет собой комбинацию форматов, которые можно одновременно применять к выделенным ячейкам. В Microsoft Excel к числам применяются денежный стиль, процентный и с разделителем групп разрядов. Можно создавать собственные стили для шрифтов, их размера, числовых форматов, рамок и затенения ячеек, а также защиты ячеек от изменений.
Если некоторые ячейки листа уже отформатированы должным образом, можно скопировать этот формат на другие ячейки.
1. Выберите ячейку отформатированную с помощью комбинации форматов, которые необходимо включить в новый стиль.
2. В меню Формат выберите команду Стиль.
3. Введите имя для стиля в соответствующие поле.
4. Для того чтобы определить стиль, а затем применить его к выбранным ячейкам, нажмите кнопку OK.
Чтобы определить стиль без его последующего применения, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.
Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон. Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.
Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая автоматически добавляет сведения в базу данных.
Чтобы создать привлекательную и легкую для заполнения форму, достаточно простых способов форматирования. Например, для установки рамки для формы можно изменить сетку листа путем изменения ширины столбцов и высоты строк, а также объединяя ячейки. Объемное затенение и рамки позволяют выделить ячейки, в которые пользователи должны вводить данные. Как образец для создания собственной формы можно использовать стандартную профессиональную форму.
В зависимости от того, должна ли заполняться форма на компьютере или на бумаге, она создается на базе следующих основных шагов. Сначала нужно добавить на лист вопросы, названия и другой текст, а затем отформатировать ячейки должным образом. В зависимости от того, как будет использоваться форма, к электронной форме можно добавить элементы управления для автоматизации ее заполнения, сбора и обработки данных.
Рекомендуется сохранить законченную форму как шаблон. В дальнейшем пользователи смогут создать на его основе пустые копии формы с помощью команды Создать в меню Файл. Чтобы сделать форму доступной для других пользователей сети, шаблон данной формы следует хранить в сети. Следует создать ярлык к шаблону формы, после чего, каждый пользователь должен скопировать этот ярлык в папку шаблонов на свой компьютер. Для распространения и сбора форм также используется электронная почта.
· Печатные формы
В случае, если пользователи будут заполнять форму на бумаге, особенно важен вопрос оформления и формата формы, с тем, чтобы ее было легко читать и заполнять. Например, если пользователи должны написать несколько строк данных, можно использовать светло-серые рамки ячеек для добавления строк к форме. Также можно добавить имеющие названия флажки и переключатели с помощью панели инструментов Формы. Элементы управления лучше устанавливать снятыми по умолчанию, так чтобы на бумаге появлялись пустые поля и кружочки, которые будет удобно отмечать. Для получения дополнительных сведений об инструментах форматирования форм нажмите кнопку .
· Электронные формы
В случае, если пользователи будут заполнять форму на компьютере, можно использовать следующие вещи.
· Так как форме присущи все функциональные свойства листа, введенные в нее данные можно использовать в формулах. Например, после того, как пользователи введут номера элементов и количества в форму заказа, с помощью формул можно вычислить итоги, налог и издержки при отгрузке.
· Для электронных форм также могут использоваться дополнительные виды элементов управления на панели инструментов Формы. Например, пользователь имеет возможность выбрать пункты из элемента управления раскрывающегося списка (поля со списком), связанного с ячейками, содержащими список. Для получения дополнительных сведений об элементах управления, которые можно добавить на лист, нажмите кнопку .
Для форм и диалоговых окон, предназначенных для специальных программ Visual Basic для приложений или использования на Web, используются элементы ActiveX, расположенные на панели инструментов Элементы управления.
· Для автоматизации обработки введенных данных и дальнейшей настройки формы в зависимости от введенных данных используются макросы. Например, при установке флажка «Женатый» макрос, связанный с элементом управления флажка может выдать поле «Имя супруга».
· Для ограничения ввода в определенные ячейки листа или изменяемые поля элемента управления используется команда Проверка значения параметра в меню Данные, указывающая доступные ячейки. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку
· Для включения в форму инструкций по ее заполнению можно добавить примечания к ячейкам. Чтобы предотвратить изменение формы пользователями, следует защитить лист. Перед этим нужно выбрать ячейки, в которые будут поступать данные, либо вводимые напрямую, либо связанные с элементом управления. Выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем — вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка. Чтобы предотвратить перемещение или изменение размера элемента управления, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду форматирования элемента управления в контекстном меню. Выберите вкладку Защита и убедитесь, что установлен флажок Защищаемая ячейка. Затем установите указатель на пункт Защита в меню Сервис и выберите команду Защитить лист. .
· Можно скрыть в книге ячейки или листы, содержащие данные, которые не должны видеть или изменять пользователи. Например, формулы или списки параметров, связанные с элементом управления списка.
· При создании или заполнении новой пустой формы, основанной на шаблоне, пользователи могут сохранить свои копии формы как любую другую книгу. Чтобы данные, вводимые каждым пользователем, также копировались в соответствующую базу данных, следует использовать надстройку мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных для связи вводимых в форму данных с базой данных.
При создании пользовательской формы из листа или листа диаграммы существует возможность добавления к листу кнопок, флажков и других элементов управления. Элементы управления позволяют предложить пользователю выбор параметров или дать возможность запуска макросов для автоматизации задач.
Для создания таких элементов управления, как кнопка, группа флажков, поле со списком или полоса прокрутки используется панель инструментов Формы. Кнопке можно поставить в соответствие существующий макрос или с помощью флажков или переключателей вывести данные в виде списка или изменить данные на листе.