Циклической ссылкой называется последовательность ссылок, при которой формула ссылается (через другие ссылки), сама на себя. Чтобы обработать такую формулу, необходимо вычислить значение каждой ячейки, включенной в замкнутую последовательность, используя результаты предыдущих итераций. По умолчанию, до тех пор пока не будут изменены соответствующие параметры, вычисления прекращаются после выполнения 100 итераций или после того, как изменение каждой величины не будет превышать 0,001 за одну итерацию.
Обработать формулы с циклическими ссылками в режиме обычных вычислений нельзя. Когда вводится формула с циклической ссылкой, появляется предупреждающее сообщение. Если циклическая последовательность ссылок образовалась случайно, нажмите кнопку OK. На экране появится панель инструментов Циклические ссылки и стрелки зависимостей, указывающие на каждую ячейку циклической ссылки. С помощью панели инструментов Циклические ссылки можно провести анализ циклической ссылки и изменить ссылки так, чтобы циклическая ссылка исчезла. Циклические ссылки часто используются в научных и инженерных расчетах.
При создании формул с циклическими ссылками может возникнуть необходимость изменить число итераций. Чтобы изменить число итераций, выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Вычисления. Установите флажок Итерации. Далее введите максимальное число итераций и относительную погрешность вычислений.
Используя связывание или внешние ссылки, можно обмениваться данными, расположенными в разных листах и книгах. Связывание особенно полезно в тех случаях, когда отсутствует практика хранения больших моделей и систем расчетов в одной книге. Связывание не ограничено связыванием двух книг. Можно создавать иерархии связанных книг. В следующем примере функция СРЗНАЧ используется для вычисления среднего значения диапазона B1:B10 на листе «Маркетинг».
Внешние ссылки можно использовать для:
· слияния данных нескольких книг. С помощью связывания книг отдельных пользователей или коллективов распределенные данные можно интегрировать в одну итоговую книгу. Исходные книги по-прежнему могут изменяться независимо от итоговой книги;
· создания различных представлений одних и тех же данных. Все данные и формулы можно ввести в одну книгу или несколько книг и затем, создать книгу отчетов по данным исходных книг;
· последовательной разработки больших и сложных моделей обработки данных. Если разделить сложную модель обработки данных на последовательность взаимосвязанных книг, можно работать с отдельными частями модели без открытия всех составляющих модель книг. При работе с небольшими книгами легче вносить изменения, открывать и сохранять файлы, выполнять пересчет листов, при этом, размер памяти, запрашиваемой у компьютера для выполнения указанных действий, может быть незначительным.
При создании на листе формул, можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов Зависимости. При возврате формулой ошибочного значения, такого как #VALUE! или #DIV/0!, команды проверки (меню Сервис, команда Зависимости) позволяют найти источник ошибки.
Работа с диограммами
В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.
Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы.
Наиболее простым способом добавления данных к диаграмме является их копирование и вставка из рабочего листа на лист диаграммы.
Наиболее простым способом добавления данных к внедренной диаграмме, построенной на основе непрерывного диапазона, является перетаскивание маркера выделенного цветом диапазона исходных данных диаграммы. Данные к внедренной диаграмме можно добавить также путем их перетаскивания с помощью мыши из рабочего листа в диаграмму. Если внедренная диаграмма создана из несмежных диапазонов, следует использовать процедуры копирования и вставки.
Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный тип ряда данных или диаграммы в целом. Для объемной диаграммы изменение типа диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовывать отдельные ряды данных в конусную, цилиндрическую или пирамидальную диаграмму.
1. Выберите диаграмму, которую необходимо изменить.
2. Для изменения типа диаграммы ряда данных выберите ряд данных.
Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего не нажимайте.
3. В меню Диаграмма выберите пункт Тип диаграммы.
4. На вкладке Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.
Для использования типов диаграмм конус, цилиндр или пирамида в объемной полосковой диаграмме или гистограмме выберите в поле Тип диаграммы в меню Стандартные типы пункт Цилиндр, Конус или Пирамида, а затем установите значок в поле Применить к.
Первым этапом создания географической карты является настройка и выбор данных, которые будут изображены на карте.
· Расположите данные на листе книги в виде столбцов. В одном из столбцов должны быть перечислены географические данные, например, названия стран или областей.
· Если на листе имеются дополнительные данные для каждого элемента карты, например, данные по сбыту для каждой страны, введите эти данные в ячейки, которые будут выделены при создании карты.
· Если в верхней части столбцов имеются заголовки, их следует включить в выделяемую область.
Создание рисунков
Имеется возможность создания изображений данных листа Excel, диаграммы или других объектов с тем, чтобы впоследствии использовать эти изображения в качестве иллюстраций на листе или в документе другого приложения. Можно изменять размеры этих изображений, а также перемещать и изменять сами изображения, подобно любому другому рисованному объекту.
Чтобы изображение ячеек листа изменялось вместе с данными источника, можно установить связь изображения с листом источника данных. В этом случае, например, при изменении нумерации исходных ячеек, которые использовались при копировании, автоматически будет изменено и связанное с ними изображение.
Установить связь с изображением диаграммы нельзя. Для автоматического изменения диаграммы при изменении исходных данных следует выполнить копирование диаграммы и вставку объекта диаграммы в конечный файл.
Изображение может копироваться как в формате рисунка, так и в формате растрового рисунка. Для формата рисунка требуется меньше оперативной и дисковой памяти, что увеличивает скорость вывода изображения в Microsoft Excel. Формате рисунка имеет хорошее качество изображения при любом разрешении и может использоваться для высококачественной печати или отображении на экране, например, в диаграммах для презентаций.
Управление списками
Использоване списка в качестве базы данных
В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.
· Столбцы списков становятся полями базы данных.
· Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.
· Каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Для упорядочения ячеек по значениям (без учета формата) предусмотрен определенный порядок сортировки.
При сортировке текста, значения сравниваются посимвольно слева направо. Например, если в ячейке содержится текст "A100", то после сортировки она будет находиться после ячейки, содержащей "A1" и перед ячейкой, содержащей "A11."
При сортировке по возрастанию в Microsoft Excel используется следующий порядок (при сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка):
1. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
2. Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я
3. Логическое значение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА.
4. Все ошибочные значения равны.
5. Пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.
Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.
По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения «Низкий», «Средний» или «Высокий», можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» — следующими и «Высокий» — последними.