Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.
1. Укажите ячейки в фильтруемом списке.
2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.
3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.
4. Выберите значение в списке.
5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.
Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.
· Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.
· Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Показать все.
· Чтобы удалить автофильтр из списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.
Форма — это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.
Создание макроса на языке Visual Basic для получения внешних данных
Чтобы получить доступ к внешнему источнику данных с помощью макроса, написанного на языке Visual Basic, необходимо установить параметр Объекты DAO для Visual Basic в программе установки. Чтобы получить более подробные сведения, нажмите кнопку .
Чтобы использовать макрос, созданный в Microsoft Excel 5.0 или в более ранней версии, выберите команду Надстройки в меню Сервис и установите флажок Надстройка ODBC.
Чтобы получить более подробные сведения о создании макросов на языке Visual Basic, обращайтесь к справке по Visual Basic.
Сумирование данных в таблице
Способы подведения итогов данных
Для подведения итогов и анализа выделенных данных можно воспользоваться сводной таблицей. Кроме того, подвести итоги и упорядочить данные можно с помощью отчета Microsoft Access.
В большом списке для автоматического структурирования данных листа могут быть использованы промежуточные итоги. Имеется возможность «вложения» или вставки итогов для групп, находящихся внутри больших групп, что полезно при подведении итогов в группах значений. Кроме того, итог может быть удален из списка, и исходные данные не будут изменены.
Если данные представлены в виде списка, то существует возможность подведения в листе промежуточных итогов. При выборе элементов, для которых создаются промежуточные итоги, суммируемых значений и итоговой функции лист представляется в виде структуры, так что можно скрывать или показывать столько деталей, сколько нужно.
Если при суммировании данных были использованы формулы, содержащие такие функции, как СУММ, то данные структурируются автоматически.
Если вместо формул строки и столбцы итоговых данных содержат значения, то можно создать структуру вручную.
Предусмотрено несколько способов консолидации:
· С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.
· По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.
Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.
· По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.
· С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.
Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные.
1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.
Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.
2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.
3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.
Анализ данных с помощью сводных таблиц.
В сводной таблице можно использовать выделение форматируемых частей. Чтобы выделить сводную таблицу, на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение .
· Чтобы выделить всю таблицу, выберите команду Выделить (меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы), а затем — команду Таблица целиком.
· Чтобы выделить все метки элементов в поле, нажмите кнопку поля. В представленном примере можно нажать кнопку «Дата заказа», чтобы выделить метки «Кв.2» и «Кв.3». Если необходимо выделить данные вместе с метками, проверьте, что нажата кнопка Заголовки и данные.
По умолчанию при указании элемента поля выделяются и метки, и данные. Чтобы выделить только метки, нажмите кнопку Только заголовки . Чтобы выделить только данные, нажмите кнопку Только данные.
· Чтобы выделить все одинаковые элементы поля, можно указать только один элемент. Например, выберите «Батурин» для выделения всех строк «Батурин»:
· Чтобы снять выделение всех одинаковых элементов поля и оставить только одно, необходимо выбрать элемент поля дважды. Например, если выбрать «
Батурин» второй раз, выделится строка «Батурин» для элемента поля «Мясные».
Если в сводной таблице содержится несколько полей строк, для выделения необходимых элементов нужно выполнить данную процедуру несколько раз. Например, если в сводной таблице содержится четыре поля строки, для выделения только одного элемента необходимо выбрать внутренний элемент в поле строки четыре раза.
Достаточно указать любой итог, чтобы выделить в поле все итоги строк. Повторный выбор итога снимает это выделение.
· В сводной таблице можно выделить несколько элементов поля. Сначала выделите один элемент. Нажмите клавишу SHIFT или CTRL и, удерживая ее нажатой, выделите остальные элементы внутри одного поля. Чтобы снять выделение с элемента, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, снимите выделение с этого элемента.
· Чтобы отключить выделение частей сводной таблицы и пользоваться обычным способом выделения, проверьте, что кнопка Разрешить выделение (команда Выделить, меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы) не нажата. Чтобы после обновления и изменения структуры сводной таблицы форматы ее областей сохранялись, необходимо нажать кнопку Разрешить выделение.
Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные. Для получения сведений о способах задания внешних данных для сводной таблицы нажмите кнопку .
1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.
Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.
2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.
3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.
Представление сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Если необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.
Изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.
Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции, вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.
Промежуточные итоги автоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в сводной таблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлении промежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.
При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете.
Для указания и поиска данных обычно используется мастер сводных таблиц. В мастере сводных таблиц можно открыть файлы запроса, а также создать новые запросы с помощью мастера запросов или Microsoft Query.
В следующих ситуациях передача внешних данных с помощью мастера сводных таблиц невозможна:
· если для передачи данных используется шаблон отчетов, который не включен в сводную таблицу, необходимо сначала открыть шаблон отчетов, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;