Смекни!
smekni.com

Ответы к экзамену по специальности Информатик-технолог (стр. 6 из 12)

Вся документация любого предприятия разделена на 3 блока:

организационные – устав, положение, инструкция, штатное расписание;

распорядительные – постановления, решения, приказы, распоряжения, указания;

информационно-справочные документы подразделяются на следующие группы документов:

информационные;

аналитические материалы.

Типовая структура устава. Устав дает право на конкретный вид деятельности: уставной капитал, порядок деятельности, учет и отчетность распределения прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Штатное расписание содержит информацию о:

1. численности кадров;

2. уровень образования сотрудников;

3. трудовой стаж по профессии, должности;

4. а также о зар/плате и фонде зар/платы предприятия.

Положения могут быть как на отдельные предприятия, так и на их отделы.

Приказы подразделяются на следующие виды:

1) по организационным вопросам – издаются в случае организации предприятия, его реорганизации или удаления предприятия.;

2) приказ по основной деятельности;

3) приказ по личному составу.

Все приказы имеют унифицированную форму, следовательно, предприятия могут заранее создать все шаблоны на документы.

*, приказ по основной деятельности разделен на 2 раздела:

1 раздел – контекстная часть – обосновывает необходимость издания данного приказа;

2 часть – распорядительная часть – указывается кому, что и когда делать.

Приказ в зависимости от принятых решений, визируется определенными лицами и подписывается руководителем данного уровня. Приказы, касающиеся увольнения без согласия и без визы юрист-консульта могут быть обжалованы. Все приказы по личному составу должны быть доведены до исполнителя и должна быть проставлена подпись и дата ознакомления.

Процедура издания единоличного приказа первым руководителем:

1) обоснование необходимости издания документа;

2) сбор и анализ материалов;

3) подготовка проектов;

4) согласование проекта;

5) внесение проекта на рассмотрение;

6) принятие решения и подписание;

7) доведение распоряжения до исполнителя/ей.

Подготовка материала к заседанию коллегиального органа:

внесение документа на рассмотрение;

обсуждение документа на заседании;

принятие решения после заседания;

оформление протокола заседания;

издание документа и доведение решения до коллегиального органа;

доведение документа до исполнителей.

Приказ издается и подписывается от лица руководителя.

Распоряжения – оперативное решение вопросов, издаются руководителями структурных подразделений.

Информационно-справочные документы – служебные записки/письма, в целях подтверждения указания о необходимости выполнения конкретного вида деятельности. Это наиболее распространенный вид документов. А также к ним относятся - акты, сводки, отчеты, плановые документы.

Автоматизированные системы делопроизводства (большей частью выполненные на Delphi) выполняют следующие функции, такие как:

подготовка различных видов документов;

контроль за исполнением;

снятие документа с контроля;

формирование архива документов учреждения.

37. Электронная канцелярия.

Идеология ЭК – отказ от работы с бумажными документами.

Проект ЭК представлены в журналах по делопроизводству , секретарскому делу, а также в некоторых учебных пособиях.

ЭК предполагает:

выполнение всех функций по ДОУ предприятия;

выполнение широкого спектра функций по Добороту:

1. регистрация всех документов;

2. формирование самих документов;

3. обеспечение контроля за исполнением;

4. прохождение документа по маршруту;

5. проверка исполнения документа;

6. проверка качества исполнения;

7. просмотр руководителем;

8. снятие с контроля и передача документа в архив.

следующий набор организации рабочих мест:

1. АРМ руководителя;

2. АРМ канцелярия;

3. АРМ секретаря;

4. АРМ руководителя структурного подразделения;

5. АРМ исполнителя;

6. АРМ ADMINa.

Наиболее полный доступ к информационному массиву документов предоставляется секретарю и ADMINу. На АРМе руководителя и АРМе руководителя отдела реализуются следующие функции:

поиск и просмотр документов;

внесение резолюции;

оценка исполнения заданий;

формируются отчеты.

Сбои происходили из-за исполнители не были уверены в достоверности документа.

Наиболее трудоемкие процессы выполняются на местах: АРМ канцелярия и АРМ секретаря.

38. Методология проектирования АИС.

Методология – упорядоченная совокупность методов, позволяющих успешно решать задачи, возникающие в какой-либо деятельности.

Проектирование – описание системы (модель), включает описание, необходимые расчеты, схемы, таблицы, графики.

С целью упрощения проектируемой АИС разработана методология динамического проектирования, включает системный подход и возможности современных информационных технологий.

Основные положения динамического проектирования:

1. проектируемая АИС представляется в виде динамических структур, способных видоизмененяться под воздействием промежуточного результата проектирования;

2. проектирование проводится путем поэтапной декомпозиции системы на подсистемы и другие элементы невысокой сложности (независимое проектирование каждой части с условием их взаимосвязи);

3. использование опыта проектирования аналогичных систем;

4. разработка методов и способов проектирования АИС по отраслям.

В результате динамического проектирования разработано 17 принципов проектирования АИС:

- динамичность – возможность корректировки по результатам экспериментов;

- этапность – последовательность этапов проектирования. Обязательно обрабатываю-тся этапы проектирования. Позволяет распределить ресурсы;

- декомпозиция. Призван снизить сложность системы, обеспечить проектирование по частям, позволяет корректировать структуру системы по частям, вводить в действие системы по частям;

- композиции. Обеспечивает интеграцию спроектированных частей в интегральные блоки, при этом уменьшается сложность системы, ликвидируется сложность системы, ликвидируется дублирование процессов и средств обработки информации;

- совмещения проектируемой системы с ее эксплуатацией. Связан с принципом этапности и декомпозиции, сокращается срок создания системы;

- обратной связи. Возможность корректировки ранее принятых решений;

- человекомашинности. Основан на совмещении возможностей человека и технических средств в результате разумного распределения обязанностей человека и ЭВМ;

- однократного ввода информации и многократного ее использования. Рекомендуется одновременно вводить полный объем информации, чтобы получить максимальный объем выходных данных;

- типовых проектных решений. Широкое использование уже наработанных опытов, что сокращает сроки проектирования;

- совместимости с окружением. Способность системы воспринимать действительное окружение без дополнительного преобразования;

- адаптивности. Живучесть, приспосабливаемость.

- техничности. Требования удобства и простоты эксплуатации системы;

- дружественности. Способность системы предоставлять пользователю возможность простейшего и эффективного общения без обучения и подготовки;

- компактности. Экономичность структуры системы (элементы зависимы друг от друга);

- коллективности. Участие специалистов разных направлений;

- единого руководства на всех этапах проектирования. Отвечать за ввод новой системы должен 1 человек;

- перманентности. Необходимость постоянного совершенствования системы в связи со старением прикладных программ, технических средств, лингвистических средств.

39. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Состав и структура технического задания.

Предпроектное обследование объекта автоматизации, является 1-ым этапом проектирования АИС (завершается составлением технического задания), - это изучение, анализ и описание существующей ИС. Цель – получить исходные данные для проектного решения и наметить актуальное решение АИС.

Основные методы сбора данных – анкетное обследование служащих, изучение планов и отчетных данных, справок и запросов. Обследование осуществляется по плану с указанием сроков и исполнителей. В ходе обследования можно получить ответы на следующие вопросы: состав пользователей, потребности и динамика их изменения, требования к оперативности, полноту и точность информации, вероятный состав абонентов будущей системы и структура их потребностей, тематический и видовой состав ИС, интенсивность обращения к различным частям фонда и многое другое. Все это входит в техническое задание.

Техническое задание – юридический и нормативно-технический документ на основе которого осуществляется разработка АИС. В нем указывается цели и задачи, ее функциональная и организационная структура, функции отдельных подсистем, требования ко всем видам обеспечения, критерии оценки эффективности системы, этапы разработки и этапы оценки ожидаемого экономического эффекта.

ТЗ состоит из трех стадий:

а) обоснование необходимости разработки программы (ИС) – постановка задачи, сбор исходных материалов, выбор и обоснование критериев эффективности и качества разработанной АИС, обоснование необходимости проведения НИР;

б) НИР – определение структуры входных и выходных данных, предварительный выбор методов решения задач, обоснование целесообразности применения ранее разработанных программ (ИС), определение требований к техническим средствам, обоснование принципиальной возможности решения поставленной задачи;

в) разработка и утверждение ТЗ – определение требований к программам, разработка технико-экономического обоснования АИС, определение стадий, этапов и сроков разработки АИС и документация на нее, выбор языков программирования, определение необходимости проведения НИР на последних стадиях, согласование и утверждение ТЗ.