Вся документация любого предприятия разделена на 3 блока:
организационные – устав, положение, инструкция, штатное расписание;
распорядительные – постановления, решения, приказы, распоряжения, указания;
информационно-справочные документы подразделяются на следующие группы документов:
информационные;
аналитические материалы.
Типовая структура устава. Устав дает право на конкретный вид деятельности: уставной капитал, порядок деятельности, учет и отчетность распределения прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.
Штатное расписание содержит информацию о:
1. численности кадров;
2. уровень образования сотрудников;
3. трудовой стаж по профессии, должности;
4. а также о зар/плате и фонде зар/платы предприятия.
Положения могут быть как на отдельные предприятия, так и на их отделы.
Приказы подразделяются на следующие виды:
1) по организационным вопросам – издаются в случае организации предприятия, его реорганизации или удаления предприятия.;
2) приказ по основной деятельности;
3) приказ по личному составу.
Все приказы имеют унифицированную форму, следовательно, предприятия могут заранее создать все шаблоны на документы.
*, приказ по основной деятельности разделен на 2 раздела:
1 раздел – контекстная часть – обосновывает необходимость издания данного приказа;
2 часть – распорядительная часть – указывается кому, что и когда делать.
Приказ в зависимости от принятых решений, визируется определенными лицами и подписывается руководителем данного уровня. Приказы, касающиеся увольнения без согласия и без визы юрист-консульта могут быть обжалованы. Все приказы по личному составу должны быть доведены до исполнителя и должна быть проставлена подпись и дата ознакомления.
Процедура издания единоличного приказа первым руководителем:
1) обоснование необходимости издания документа;
2) сбор и анализ материалов;
3) подготовка проектов;
4) согласование проекта;
5) внесение проекта на рассмотрение;
6) принятие решения и подписание;
7) доведение распоряжения до исполнителя/ей.
Подготовка материала к заседанию коллегиального органа:
внесение документа на рассмотрение;
обсуждение документа на заседании;
принятие решения после заседания;
оформление протокола заседания;
издание документа и доведение решения до коллегиального органа;
доведение документа до исполнителей.
Приказ издается и подписывается от лица руководителя.
Распоряжения – оперативное решение вопросов, издаются руководителями структурных подразделений.
Информационно-справочные документы – служебные записки/письма, в целях подтверждения указания о необходимости выполнения конкретного вида деятельности. Это наиболее распространенный вид документов. А также к ним относятся - акты, сводки, отчеты, плановые документы.
Автоматизированные системы делопроизводства (большей частью выполненные на Delphi) выполняют следующие функции, такие как:
подготовка различных видов документов;
контроль за исполнением;
снятие документа с контроля;
формирование архива документов учреждения.
37. Электронная канцелярия.
Идеология ЭК – отказ от работы с бумажными документами.
Проект ЭК представлены в журналах по делопроизводству , секретарскому делу, а также в некоторых учебных пособиях.
ЭК предполагает:
выполнение всех функций по ДОУ предприятия;
выполнение широкого спектра функций по Добороту:
1. регистрация всех документов;
2. формирование самих документов;
3. обеспечение контроля за исполнением;
4. прохождение документа по маршруту;
5. проверка исполнения документа;
6. проверка качества исполнения;
7. просмотр руководителем;
8. снятие с контроля и передача документа в архив.
следующий набор организации рабочих мест:
1. АРМ руководителя;
2. АРМ канцелярия;
3. АРМ секретаря;
4. АРМ руководителя структурного подразделения;
5. АРМ исполнителя;
6. АРМ ADMINa.
Наиболее полный доступ к информационному массиву документов предоставляется секретарю и ADMINу. На АРМе руководителя и АРМе руководителя отдела реализуются следующие функции:
поиск и просмотр документов;
внесение резолюции;
оценка исполнения заданий;
формируются отчеты.
Сбои происходили из-за исполнители не были уверены в достоверности документа.
Наиболее трудоемкие процессы выполняются на местах: АРМ канцелярия и АРМ секретаря.
38. Методология проектирования АИС.
Методология – упорядоченная совокупность методов, позволяющих успешно решать задачи, возникающие в какой-либо деятельности.
Проектирование – описание системы (модель), включает описание, необходимые расчеты, схемы, таблицы, графики.
С целью упрощения проектируемой АИС разработана методология динамического проектирования, включает системный подход и возможности современных информационных технологий.
Основные положения динамического проектирования:
1. проектируемая АИС представляется в виде динамических структур, способных видоизмененяться под воздействием промежуточного результата проектирования;
2. проектирование проводится путем поэтапной декомпозиции системы на подсистемы и другие элементы невысокой сложности (независимое проектирование каждой части с условием их взаимосвязи);
3. использование опыта проектирования аналогичных систем;
4. разработка методов и способов проектирования АИС по отраслям.
В результате динамического проектирования разработано 17 принципов проектирования АИС:
- динамичность – возможность корректировки по результатам экспериментов;
- этапность – последовательность этапов проектирования. Обязательно обрабатываю-тся этапы проектирования. Позволяет распределить ресурсы;
- декомпозиция. Призван снизить сложность системы, обеспечить проектирование по частям, позволяет корректировать структуру системы по частям, вводить в действие системы по частям;
- композиции. Обеспечивает интеграцию спроектированных частей в интегральные блоки, при этом уменьшается сложность системы, ликвидируется сложность системы, ликвидируется дублирование процессов и средств обработки информации;
- совмещения проектируемой системы с ее эксплуатацией. Связан с принципом этапности и декомпозиции, сокращается срок создания системы;
- обратной связи. Возможность корректировки ранее принятых решений;
- человекомашинности. Основан на совмещении возможностей человека и технических средств в результате разумного распределения обязанностей человека и ЭВМ;
- однократного ввода информации и многократного ее использования. Рекомендуется одновременно вводить полный объем информации, чтобы получить максимальный объем выходных данных;
- типовых проектных решений. Широкое использование уже наработанных опытов, что сокращает сроки проектирования;
- совместимости с окружением. Способность системы воспринимать действительное окружение без дополнительного преобразования;
- адаптивности. Живучесть, приспосабливаемость.
- техничности. Требования удобства и простоты эксплуатации системы;
- дружественности. Способность системы предоставлять пользователю возможность простейшего и эффективного общения без обучения и подготовки;
- компактности. Экономичность структуры системы (элементы зависимы друг от друга);
- коллективности. Участие специалистов разных направлений;
- единого руководства на всех этапах проектирования. Отвечать за ввод новой системы должен 1 человек;
- перманентности. Необходимость постоянного совершенствования системы в связи со старением прикладных программ, технических средств, лингвистических средств.
39. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Состав и структура технического задания.
Предпроектное обследование объекта автоматизации, является 1-ым этапом проектирования АИС (завершается составлением технического задания), - это изучение, анализ и описание существующей ИС. Цель – получить исходные данные для проектного решения и наметить актуальное решение АИС.
Основные методы сбора данных – анкетное обследование служащих, изучение планов и отчетных данных, справок и запросов. Обследование осуществляется по плану с указанием сроков и исполнителей. В ходе обследования можно получить ответы на следующие вопросы: состав пользователей, потребности и динамика их изменения, требования к оперативности, полноту и точность информации, вероятный состав абонентов будущей системы и структура их потребностей, тематический и видовой состав ИС, интенсивность обращения к различным частям фонда и многое другое. Все это входит в техническое задание.
Техническое задание – юридический и нормативно-технический документ на основе которого осуществляется разработка АИС. В нем указывается цели и задачи, ее функциональная и организационная структура, функции отдельных подсистем, требования ко всем видам обеспечения, критерии оценки эффективности системы, этапы разработки и этапы оценки ожидаемого экономического эффекта.
ТЗ состоит из трех стадий:
а) обоснование необходимости разработки программы (ИС) – постановка задачи, сбор исходных материалов, выбор и обоснование критериев эффективности и качества разработанной АИС, обоснование необходимости проведения НИР;
б) НИР – определение структуры входных и выходных данных, предварительный выбор методов решения задач, обоснование целесообразности применения ранее разработанных программ (ИС), определение требований к техническим средствам, обоснование принципиальной возможности решения поставленной задачи;
в) разработка и утверждение ТЗ – определение требований к программам, разработка технико-экономического обоснования АИС, определение стадий, этапов и сроков разработки АИС и документация на нее, выбор языков программирования, определение необходимости проведения НИР на последних стадиях, согласование и утверждение ТЗ.