Печать документов из Word97

Введение.

Опциипечати.

Одновременнаяпечать несколькихфайлов.

Просмотр,редактированиеи печать большогодокумента.

Сбросзаданий печати.

Изменениеисточникабумаги длячасти документа.

Изменениеразмеров бумагидля части документа.

Использованиеавтоматическойподачи страницыв процессепечати конвертов.

Табличнаясетка в распечатываемыхдокументах.

Устранениенеполадок впроцессе печати.

• Проблемыпечати конвертови их решение.

• Обрубленныенадстрочныеи подстрочныесимволы.

• Есливнешний видраспечатываемоготекста отличаетсяот текста наэкране.

• Изменениешрифта используемогоWindows.

Печатьструктуры.

Печатьконвертов инаклеек.

1. Печатьконвертов вWord.

• Печатьадреса на конверте.

• Использованиеспециальноготекста и графикив процессепечати конвертов.

• Печатьпочтовых кодовна конверте.

• Созданиеи печать обратногоадреса на конвертах.

• Созданиеобратногоадреса, состоящегоисключительноиз текста.

• Созданиеобратногоадреса, включающегографическийлоготип.

2. Созданиепочтовых наклеек.

• Печатьодной наклейки.

• Печатьнесколькихнаклеек содинаковымиадресами.

• Слияниеадресногосписка в почтовыенаклейки.

Печатьв файл.

• Созданиефайла печати.

• Автоматическаяпечать в файл.

• Печатьфайла.

• Невидимаяпечать файла.

Утилитыпечати.

Общиепроблемы, возникающиев процессепечати, и путиих решения.

• Этапыустранениянеполадок.

• ФункцияPrint Preview (Предварительныйпросмотр).

• Регулированиеграниц страницыв процессеработы в режимеPrint Preview (Предварительныйпросмотр).

• Изъятиенеполной страницы.

Резюме.

3

Печатьдокументовиз Word97.

20

Введение.

Обработкатекстовойинформациисвязана с рядомлишь ей присущихпроблем, требующихрешения. Например,в некоторыхкомпанияхпроизводитсяразработкадетализированныхбизнес-планов.Подобные документыобычно готовятсямножествомспециалистови занимают неодну сотнюстраниц. Разработчикамнеобходимоиметь доступко всем частямсоздаваемогодокумента. Втоже время, длячастногопредпринимателя,например, можетиметь большоезначение скоростьсоздания ираспространениясреди потребителейрекламногосообщения оего продукции.ПриложениеWord 97 представляетширокий выборметодик и опций,удовлетворяющихтребованиямкак крупныхкорпораций,так и небольшихдомашних хозяйств.

Опциипечати.

Р

ассмотримнекоторые опциипечати приложенияWord. Чтобы вывестина экран диалоговое окно Print (Печать),представленноена рис. 1, в главномменю выбираютFile (Файл) / Print (Печать).При помощиэтого диалоговогоокна можновыбирать типпринтера, количествокопий данногодокумента,которое необходимораспечатать,а также указывать,какие страницыэтого документаследует печатать.В выпадающемсписке Print (Вывестина печать) имеетсявозможностьустановкипечати толькочетных илитолько нечетныхстраниц. Этафункция используетсяпри необходимостиполучения копиидокумента,отпечатанногос обеих сторонстраницы.

Секрет.

Кнопка Печатьотправляетдокумент напечать, минуядиалоговоеокно печатии используяпоследниеданные в немдля установки.Если вы не увереныв том, какойпринтер выбранв настоящеевремя, поводитеуказателеммыши над кнопкойпечати – и вэкранной подсказкевы увидите имяпринтера. Этоновинка в Office97.

Чтобы получитьдоступ к диалоговомуокну Печать,щелкнув одинраз, поместитена панельинструментовкнопку длякоманды Файл Печать(в меню Сервис Настройкасуществуетдве одинаковыена вид кнопки).

Пользователюпредоставляетсяна выбор содержимоевыпадающегосписка Print what (Напечатать).С помощью этогосписка можнопечатать самдокумент, свойстваданного документа,комментарии,стили, назначениеклавиш и точкивхода автотекста длявкладок и полей.При помощикнопки Options (Параметры)можно осуществлятьследующиеоперации:

• Печатьчерновой копиидокумента

• Обновлениеполей

• Обновлениесвязей

• Изменениеразмера бумагиА4/Letter

• Включениеи выключениережима фоновойпечати

• ПечатьPostScript поверх текста

• Печатьв обратномпорядке

• Печатьсвойств документа

• Печатькодов полей

• Печатьпримечаний

• Печатьскрытого текста

• Печатьграфическихобъектов

• Печатьтолько данныхдля формы

Одновременнаяпечать несколькихфайлов.

Иногда упользователейвозникаетнеобходимостьв печати несколькихфайлов. Например,если фирмапроизводит20 различныхнаименованийпродукции, топри этом каждогонаименованиясоздаетсяотдельный файл.Вместо того,чтобы открыватьи печатать всеэти файлы поотдельности,можно осуществитьих одновременнуюпечать. Делаетсяэто следующимобразом :

1. ВыбираютFile (Файл) / Open (Открыть)

2. Выбираютимена документов,подлежащихпечати. В процессевыбора клавишуCtrl следует держатьнажатой.

3. В

   
   
   диалоговомокне Open (Открытиедокумента)нажимают кнопкуCommands and Settings (Командыи Режимы). Выбираютопцию Print (Печать),как показанона рис. 2.

Просмотр,редактированиеи печать большогодокумента.

В некоторыхслучаях обработкабольшого документаможет бытьсопряжена сопределеннымитрудностями.Для обеспечениябесперебойногопроцесса просмотра,редактированияи печати большихдокументовв Word 97 предусмотренафункция Master Document(Главный документ).При созданииглавного документас поддокументами(размещеннымив сети или наустройствеколлективногопользования)несколькимипользователямиобеспечиваетсяодновременныйдоступ к ихподдокументам.Например, поддокументможет бытьпереименован,скомбинирован,удален, отформатировани отпечатан.

В связи с тем,что просмотрвсей структурыбольшого документа– процесс достаточнотрудоемкий,рекомендуетсяиспользоватьфункции частичногопросмотра.Данная операцияосуществляетсяпутем переходав режим Master Document (Главныйдокумент) следующимобразом:

1. Длявывода страницдокумента врежиме Master Document (Главныйдокумент) выбираютопции View (Вид) /Master Document (Главныйдокумент). Врезультатекаждый поддокументбудет представленв виде гиперсвязи.

2. Чтобыперейти непосредственнок поддокументуи обеспечитьего обработкув отдельномокне, а также,для указанияучастков документа,подлежащихпечати, следуетвыбрать нужнуюгиперсвязь.Таким образом,можно работатьс поддокументом,и при этом иметьвозможностьпросмотравсего остальногодокумента.

3. Послеоткрытия необходимыхподдокументоввыбирают опцииFile (Файл) / Print (Печать).

4. Выбираютнеобходимыеопции печатии распечатываютдокумент.

Примечание.

Чтобы распечататьбольшой документв полном объеме,вводят главныйдокумент врежиме Normal (Обычный)и выбираютопции File (Файл)/ Print (Печать).

Сбросзаданий печати.

Еслиопция Background Printing (Фоноваяпечать) отключена,то сброс заданияпечати осуществляетсяпростым нажатиемкнопки Cancel (Отмена)в окне Printing Now (Печать).Если опцияBackground Printing (Фоноваяпечать) включена,а принтер подключенк порту печатикомпьютера,то следуетдважды щелкнутьмышью на пиктограммепринтера, размещеннойв строке состояния.Если принтерявляется сетевым,то документследует удалитьиз очередиPrint Manager (Диспетчерпечати), размещеннойна файловомсервере.

Примечание.

Если припечати короткогодокумента опцияBackground Printing (Фоноваяпечать) включена,то пиктограммапринтера можетисчезнуть изстроки состояния,в результатечего сброспечати будетневозможен.В этом случаедля отменыпечати необходимопросто отключитьпринтер.

Изменениеисточникабумаги длячасти документа.

Данная функцияиспользуется,например, присоздании презентаций,когда обложкунеобходимораспечататьна бумаге другогоцвета. Следуетпомнить, чтона любом этапесоздания документатакже можноизменить полястраницы, размербумаги и макет.Ниже приведеныэтапы измененияисточникабумаги длячасти документа:

1. Выбираютопции File (Файл)/ Page Setup (Параметрыстраницы), послечего выбираютвкладку Paper Source(Источник бумаги),как показанона рис. 3.

2. Чтобыуказать типподачи бумагидля первойстраницы документа,выбирают нужноезначение вокне First page (Перваястраница).

3. Ч

   
   
   тобыуказать типподачи бумагидля остальныхстраниц документа,выбирают нужноезначение вокне Other pages (Остальныестраницы).

Изменениеразмеров бумагидля части документа.

Ниже приведеныэтапы измененияразмеров бумагидля части документа:

1. Выбираютучасток документа,который необходимоизменить.

2. Выбираютопции File (Файл)/ Page Setup (Параметрыстраницы), послечего выбираютвкладку Paper Size (Размербумаги). Вводятнеобходимыеразмеры бумаги.

3. Всписке Apply to (Применить:)выбирают элементSelected Text (К выделенномутексту).

Использованиеавтоматическойподачи страницыв процессепечати конвертов.

Еслипользователюнеобходимоустановитьавтоматическуюподачу конвертов,а Word предлагаетосуществлятьэтот процессвручную, тоследует в менюTools (Сервис) выбратьопцию Envelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговкладку Envelopes(Конверты). Затемнажать кнопкуOptions (Параметры)и выбрать вкладкуPrinting Options (Параметрыпечати). Проверитьправильностьуказания типаформы подачибумаги в окнеFeed form (Подача из:).

Табличнаясетка в распечатываемыхдокументах.

Табличнаясетка, котораяпоявляетсяпри вставкетаблицы в документ,является толькоэкранной функциейи не выводитсяна печать. Чтобывывести напечать вертикальныеи горизонтальныелинии, разделяющиеячейки таблицы,для этой таблицынеобходимоприменитьфункции обрамления.Чтобы ввестиобрамлениедля таблицы,выбирают опцииTable (Таблица) /AutoFormat (Авто формат),которые обеспечатвывод для даннойтаблицы установленныхобрамленийи заливок. Дляустановкиобрамленияи заливки вручнуюиспользуетсялибо панельинструментовBorders (Таблицы играницы), либоопции Format (Формат)/ Borders and Shading (Границыи Заливка).

Устранениенеполадок впроцессе печати.

Сбоив процессепечати бываюткак общего, тоесть присущиевсем принтерам,так и частногохарактера,зависящиенепосредственноот устройствапечати. Нижерассмотренряд типичныхсбоев и рекомендациипо их устранению.

Секрет.

Выбор опцииТекущая страницав диалоговомокне Печатьв Word заставляетего напечататьтекущую страницу.Но что такоетекущая страница? Это не обязательнота страница,которая виднапод диалоговымокном. Текущейсчитается тастраница, накоторой находитсяточка ввода– таким образом,когда вы прокручиваететекст с помощьюмыши, видимаястраница можетне совпадатьс текущей. Такчто, если вынамерены напечататьтолько однустраницу документа,убедитесь, чтоточка вводарасположенана ней.

Проблемыпечати конвертови их решение.

В

некоторыхслучаях, например,при печати напринтерах HP,блок подачиконвертоврасполагаетсясправа от лотка,а принтер печатаетадрес в левойчасти лотка.Чтобы решитьэту проблему,необходимоизменить опциюEnvelope Feed (Подача конверта).В меню Tools (Сервис)выбрать опциюEnvelopes and Labels (Конвертыи наклейки).Выбрать вкладкуEnvelope (Конверты) инажать кнопкуOptions (Параметры).Выбрать вкладкуPrinting Options (Параметрыпечати), послечего выбратьодин из предложенныхв поле Feed method (Способподачи) способовподачи бумаги,как представленона рис. 4. При работес некоторымиНР принтераминеобходимолибо активизироватьячейку выбораClockwise rotation (Разворотна 180⁰), либо опциюFace down (Адресом вниз).

Обрубленныенадстрочныеи подстрочныесимволы.

Иногда припечати наблюдаетсяэффект «обрубленности»надстрочныхсимволов. Чтобыэтого избежатьрекомендуетсяувеличить ихмежстрочныеинтервалы. Вдиалоговомокне Format (Формат)/ Paragraph (Абзац) выбратьвкладку Indents and Spacing(Отступы иинтервалы),после чеговыбрать в окнеМежстрочный:нужный размеринтервала. Вокне At увеличьтеразмер точки.

Если наблюдаетсяэффект обрубленностиподстрочныхсимволов, тоследует выделитьтекст, введенныйподстрочнымисимволами,выбрать опциюFormat (Формат) / Font (Шрифт),после чеговыбрать вкладкуCharacter Spacing (Интервал).В окне Position (Смещение)выбрать Raised (Вверх)и указать этувеличину в окнеBy (На:).

Примечание.

Если в документеимеется большоеколичествотекста, набранногоподстрочнымии надстрочнымисимволами, тодля быстрогоизменения ихформата длявсего документарекомендуетсясоздать отдельныйстиль.

Если внешнийвид распечатанноготекста отличаетсяот текста наэкране.

Одной изпричин отличиявнешнего видараспечатанноготекста от текстана экране можетбыть то, чтоWord выводит текстна экран черновымшрифтом (draft). Вменю Tools (Сервис)следует выбратьOptions (Параметры),после чеговыбрать вкладкуView (Вид). Затемудалить отметкуиз ячейки Draft Font(Черновик).

Другой причинойнесоответствияшрифта распечатанноготекста шрифтутекста, представленногона экране, можетбыть невозможностьпечати этимшрифтом наданном принтере.В этом случаепринтер используетсобственныевстроенныешрифты. Решениемданной проблемыможет бытьизменениешрифта документалибо на одиниз шрифтовTrueType, обеспечивающихпечать изображения,максимальноподобногопредставленномуна экране, либона шрифт, доступныйдля печати наданном принтере.

Еще однойпричинойнесоответствияшрифта распечатанноготекста шрифтутекста, представленногона экране, можетбыть отсутствиеграфическогопредставленияуказанногошрифта длявывода его наэкран, дажеесли этот шрифти поддерживаетсяпринтером.Чтобы вывестина экран нужныйшрифт, Windows обеспечиваетего представлениев виде шрифтаTrueType. Для обеспечениябольшего соответствияраспечатанныхшрифтом тем,что представленына экране,рекомендуетсяиспользоватьшрифты TrueType.

Примечание.

Чтобы вывестина экран списокдоступных дляпечати шрифтовв меню Format (Формат),нужно выбратьопцию Font (Шрифт).На экране вокне Шрифтпоявится списокшрифтов.

Ниже приведенаметодика определения,изменен лиWindows шрифт, недоступныйна данном принтере,или измененли шрифт, недоступныйчерез Windows:

1. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюOptions (Параметры),после чеговыбрать вкладкуCompatibility (Совместимость).

2. Нажатькнопку Font Substitution(Подстановкашрифтов …). Наэкране появитсясообщение суказанием,использовалосьли изменениешрифта.

Примечание.

Если замещенныйшрифт являетсяшрифтом поумолчанию, топриложениеWord будет использоватьнаиболее близкийпо размеру ивнешнему видушрифт взаменизмененного.

Изменениешрифта, используемогоWindows.

Ниже приведенаметодика измененияшрифта, используемогоWindows:

1. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюOptions (Параметры).Выбрать окноFont Substitution (Подстановкашрифтов), в которомбудет указаноимя измененногошрифта.

2. Вокне Substitution Font (Подстановкашрифтов) выбратьнужный шрифт.

Печатьструктуры.

При использованиивстроенныхстилей заголовковдля форматированияабзацев заглавийпри помощи видав режиме структурыможно определитьобъем выведенногона экран документа,после чегоотпечататьвыведенныйтекст. Нижеприведены этапыработы:

1. Чтобывывести наэкран заголовкии необходимыйдля печатитекст в менюView (Вид), - выбратьопцию Outline (Структура).На экране появитьсяпанель инструментовструктуры снабором кнопок,обеспечивающихуправлениеструктуройперед началомпечати.

2. Чтобыувеличить илисократитьструктуру напанели инструментовструктуры, -выбрать число,соответствующеесамому низкомуиз желаемыхуровней вывода.Например, чтобырасширитьструктуру ивывести наэкран Заголовок5 и выше, нужнонажать кнопку5. Таким образом,Заголовок 6 иЗаголовок 7использоватьсяне будут.

3. Нажатькнопку Print (Печать).

Осуществляетсяпечать толькоотображаемыхзаголовков.Что касаетсяосновноготекста, то онпечатаетсяполностью, дажеесли на экранепоказан частично.

Примечание.

Если в режиместруктуры наэкране показаныустановочныевручную символы,то они будутиспользованыв распечатываемомдокументе.Символы разрывастраницы могутбыть временноудалены. Дляэтого рекомендуетсясохранитьдокумент, азатем удалитьсимволы разрывастраницы. Поокончаниипечати данныйдокумент следуетзакрыть безсохранениявнесенныхизменений.

Печатьконвертов инаклеек.

Припомощи текстовогопроцессораWord 97 печатаютконверты иадресные наклейки,в которые можновключать почтовыеиндексы, графикуи даже логотипданной компании.Также можноуказать обратныйадрес, которыйпо умолчаниюбудет печататьсяна всех обрабатываемыхконвертах.

Печать конвертовв Word.

Wordобеспечиваетпечать адресовна конвертах.На конвертеможет указыватьсялибо толькоадрес получателя,либо болеедетальнаяинформация,к которой относитсяобратный адреси шрих-код дляпростоты отправки.В зависимостиот возможностейпринтера, Wordобеспечиваетпечать двухтипов штрих-кодовна конверте:код POSTNET и код FIM.Штрих-код POSTNET –это машиночитаемыйвариант кодаZIP и адреса получателя.Код FIM используетсядля конвертовс указаниемоплаты ответногосообщения. Еслиимеется базаданных адресовполучателей,то при помощиWord можно отпечататьодин или несколькоконвертов дляразных адресатоводновременно.

Печатьадреса на конверте.

Ниже приведеныэтапы процессапечати конверта:

1. Еслив обрабатываемомдокументе ужесодержитсяобратный адреспользователя,нужно поместитькурсор в началостроки этогоадреса.

2. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюEnvelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговыбрать вкладкуEnvelopes (Конверты).

3. Ввестинужный адрес,после чеговыбрать необходимуюопцию.

4. Вставитьконверт в лотокподачи бумаги,как указанов руководствепо эксплуатациипринтера, ивыбрать опциюPrint (Печать).

Примечание.

Чтобы использоватьдополнительныеопции печатив диалоговомокне Envelopes and Labels (Конвертыи наклейки), -нажать кнопкуOptions (Параметры).Чтобы выбратьразмер конверта,тип и размершрифта дляпечати адреса,а также расположениеадреса на конверте,- выбрать вкладкуEnvelope Options (Параметрыконверта). Дляустановкипараметровлотка подачибумаги выбратьвкладку Printing Options(Параметрыпечати).

Совет.

Если курсорнаходится вначале заключенногов документеадреса получателя,то Word выведетэтот адрес вокне редактораконвертов вготовом к печативиде.

Использованиеспециальноготекста и графикив процессепечати конвертов.

Ниже приведеныэтапы вводаспециальноготекста и графики,а процессепечати конверта:

1. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюEnvelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговыбрать вкладкуEnvelopes (Конверты).

2. Убедиться,что адресаполучателяи отправителявведены правильно.

3. Нажатькнопку Add to Document(Добавить).

4. Вменю View (Вид) выбратьопцию Page Layout (Разметкастраницы).

5. Ввестиспециальныйтекст, которыйдолжен бытьотпечатан наконверте. Чтобынапечататьна конвертесозданныйранее рисунокв меню Insert (Вставка),выбрать опциюGraphic (Рисунок). Рисунокможет бытьтакже созданпри помощиинструментоврисованияWord.

6. Принеобходимости– переместитьспециальныйтекст или рисунокна другое местона конверте.В меню Insert (Вставка)можно такжевыбрать опциюFrame (Надпись).

Печатьпочтовых кодовна конверте.

Ниже приведеныэтапы вводапочтовых кодовв процессепечати конверта:

1. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюEnvelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговыбрать вкладкуEnvelopes (Конверты).

2. Чтобывывести наэкран диалоговоеокно Envelope Options (Параметрыконверта),необходимонажать кнопкуOptions (Параметры),а затем выбратьвкладку Envelope Options(Параметрыконверта).

3. Выбратьодну из опций:Delivery point barcode или FIM-A courtesy replymail. (Если приинсталляцииWindows в качестведанной страныбыли указаныне США, то указанныедве опции небудут доступны).Если отмеченоFIM-A courtesy reply mail (FIM-A оплаченноеответное сообщение),то на конвертеставится специальнаяотметка дляслужбы сортировкипочтовогоотделения.

Примечание.

Почтовыештрих-коды наконвертахиспользуютсятолько почтовымиотделениямиСША.

Созданиеи печать обратногоадреса на конвертах.

Текстовыйпроцессор Wordобеспечиваетсоздание, какобычных адресов,так и нестандартныхс использованиемлоготипов ипрочих графическихизображений.

Созданиеобратногоадреса, состоящегоисключительноиз текста.

Ниже приведеныэтапы созданияобратногоадреса, состоящегоисключительноиз текста:

1. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюOptions (Параметры),после чеговыбрать вкладкуUser Information (Пользователь).

2. Еслив окне Mailing Address (Почтовыйадрес) отсутствуетадрес пользователя,то его следуетввести вручную.

3. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюEnvelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговыбрать вкладкуEnvelopes (Конверты).

4. Убратьмаркер из ячейкиOmit (Не печатать).

Созданиеобратногоадреса, включающегографическийлоготип.

Для автоматическойпечати графическогорисунка илилоготипа навсех конвертахизображениеможет бытьсохраненовместе с параметрамиформатированияв качестветочки входаавто текстапод названиемEnvelopeExtra 1. Ниже приведеныэтапы созданияобратногоадреса, включающегографическийлоготип:

1. Ввеститекст обратногоадреса, согласноприведеннойвыше методике.

2. Выбратьодно из имеющихсяили при помощиприложенияMicrosoft Paint (необязательно)создать новоеграфическоеизображение.

3. Ввеститекст обратногоадреса в Word 97.

4. Поместитькурсор туда,где долженбыть введенрисунок. Чтобывывести наэкран диалоговоеокно Insert Picture (Добавитьрисунок), показанноена рис. 5, - выбратьопцию Picture (Рисунок)в меню Insert (Вставка).Выбрать файл,в котором содержитсяграфическийлоготип, послечего нажатькнопку Insert (Добавить).

5. Щелкнутьна изображениилоготипа.

6. Вменю Insert (Вставка)выбрать опциюAutoText (Авто текст),а затем опциюNew (Создать).

7. Н

   
   
   аэкране появитсядиалоговоеокно Create AutoText (Созданиеэлемента автотекста). В окневвода Please name your AutoText entry(Имя элементаавто текста)набрать с клавиатурыEnvelopeExtra 1 и нажатькнопку ОК. Послеэтого Word, припечати конвертов,будет автоматическивыводить напечать логотип,обозначенныйименем EnvelopeExtra 1.

Примечание.

ПриложениеWord 97 обеспечиваетиспользованиене более двухточек входаавто текстатипа EnvelopeExtra. Например,вторая точкавхода автотекста можетиспользоватьсядля выводаспециальногосообщения наобратной сторонеконверта. Именнодля этих целейи создаетсяточка входаавто текстапод названиемEnvelopeExtra 2. В этом случаена конвертепри печати изшаблона будутвыводитьсяоба логотипа.Если печатьвторого логотипане нужна, тоследует либоиспользоватьдругой шаблон,либо удалитьненужную точкувхода автотекста.

Созданиепочтовых наклеек.

Если в печатиконвертов нетнеобходимости,то приложениеWord 97 предусматриваетиспользованиенесколькихсотен встроенныхформатов наклеек,выпускаемыхразличнымипроизводителями.Таким образом,можно напечататькак одну наклейку,так и несколькостраниц различныхнаклеек, еслипланируетсяведение активнойпочтовой переписки.

Печатьодной наклейки.

Ниже приведеныэтапы печатиодной наклейки:

1. Поместитькурсор в началоадреса получателя.

2. Вменю Tools (Сервис)выбрать опциюEnvelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговыбрать вкладкуLabels (Наклейки).

3. Убедиться,что адресаполучателяи отправителяписьма указаныверно, послечего в окнеPrint (Печать)выбрать опциюSingle Label (Отдельнаянаклейка). Указатьвертикальноеи горизонтальноеразмещениенаклейки, атакже остальныенеобходимыепараметры.Нажать кнопкуPrint (Печать).

Примечание.

Среди доступныхопций имеютсявозможностипечати целойстраницы наклеек,печати страницыс различныминаклейками,а также печатиодной наклейки.

Прочие доступны,если нажатьна кнопку Options(Параметры)на вкладкеLablеs (Наклейки).Именно здесьможно указатьтип наклейки,ее размер, атакже тип принтераи параметрылотка печати.

Печатьнесколькихнаклеек с одинаковымиадресами.

В меню Tools(Сервис) выбратьопцию Envelopes and Labels (Конвертыи наклейки),после чеговыбрать вкладкуLabels (Наклейки).Выбрать опциюFull Page of Same Lables (Страницас одинаковыминаклейками).При необходимости– указать другиедоступныепараметры,после чегоприступатьк печати.

Слияниеадресногосписка в почтовыенаклейки.

Одним изпервых этаповпри созданиисписка имени адресов дляпочтовогообращенияявляется определениенаилучшегодля этих целейприложенияOffice. Если сетьадресатовдостаточновелика, то подобныйсписок можетбыть созданпри помощиприложенийWord, Excel, Access иOutlook. Ниже приведенонескольковозможныхвариантов:

• Еслисписок имени адресов небольшойили среднихразмеров, атакже не предусматриваетбольшого количестваманипуляций,то он можетбыть созданпри помощифункции MailMerge Helper (Слияние)приложенияWord.

• Дляоформлениясети адресатовмогут использоватьсяадреса из спискаконтактовприложенияOutlook. Болеедетально обэтой функциисказано в LetterWizard (Мастер писем)приложенияWord в разделе«Using Names and Addresses from Outlook andMicrosoft Exchange» («Использованиеимен и адресовв приложенияхOutlook иMicrosoft Exchange»).

• ПриложениеWord можетиспользоватьсяпри необходимостисозданияпронумерованногосписка.

• Длябольших списков,предусматривающихтакже широкийобъем обработки,наилучшиминструментомсоздания выступает приложениеExcel.

• Принеобходимостииспользованияв работе сосписком комплексныхвозможностейсортировкии поиска, лучшевсего использоватьприложенияAccess и Excel.

• Еслив процессеработы необходимоиспользоватьотносительносложные базыданных и возможностиколлективногодоступа кинформации,то рекомендуетсяиспользованиеприложенияAccess. Access предпочтительнееиспользоватьтакже для созданияочень большихсписков адресатов.

Ниже приведеныэтапы созданиянаклеек припомощи функциислияния приложенияWord 97:

1. Чтобыначать работус новым документомв меню File (Файл),- выбрать опциюNew (Создать).

2. Ч

   
   
   тобывывести наэкран представленное,на рис. 6 диалоговоеокно Mail Merge Helper(Слияние), вменю Tool (Сервис)выбрать опциюMail Merge (Слияние).Нажать кнопкуCreate (Создать) и всписке опцийвыбрать CreateMailing Labels (Наклейки).Чтобы сделатьактивный документглавным документомв процессеслияния, - нажатьActive Window (Активноеокно).

3. Вдиалоговомокне Mail Merge Helper(Слияние) нажатькнопку GetData (Получитьданные). Сделатьвыбор из следующегосписка:

• Чтобысоздать новыйсписок имени адресов припомощи приложенияWord 97, - выбратьCreate Data Source (Создатьисточник данных).Ввести нужныезаписи данных.

• Чтобыиспользоватьсозданныйранее списокимен и адресовв документеWord, а такжев электроннойтаблице, базеданных и прочихсписках, следуетвыбрать OpenData Source (Открытьисточник данных).

• Чтобыиспользоватьадреса, записанныев электроннойадресной книге,например, Exchangeили Outlook, надовыбрать UseAddress Book (Использоватьадресную книгу).

4. Ч

   
   
   тобывывести наэкран представленное,на рис. 7 диалоговоеокно Label Options(Параметрынаклейки), - выбратьопцию Set Up MainDocument (Настройкаосновногодокумента).

5. Указатьтип принтераи тип наклеек.Размер наклеекустанавливаетсяпри помощикнопки NewLabel (Создать). Поокончанииустановкипараметровнажать кнопкуОК. На экранепоявится диалоговоеокно Create Labels(Созданиенаклеек).

6. Ввестизначение полейслияния дляадресов. Нажатькнопку ОК.

7. Вдиалоговомокне Mail Merge Helper(Слияние) нажатькнопку Merge(Объединить).

8. Вокне Merge to(Назначение:)выбрать Printer(Принтер).

9. Нажатькнопку Merge(Объединить).

Совет.

Чтобы печататьнаклейки садресами определенныхкорреспондентов,следует загрузитьили создатьсамостоятельнобазу данныхиз сети адресатов,после чеговыбрать функциюQuery Options (Параметрыпоиска). В появившемсяна экране менюможно указатьпараметрыпоиска записейнеобходимыхданных.

Печатьв файл.

Отмечая опцию,Печать в файл,вы заставляетеприложениеOffice 97 сохранятьна диске в видев виде файлавыводимый напринтер потокданных и управляющихкодов. Послезавершенияпечати в файлвы сможетекогда угодноскопироватьсозданный файлнепосредственнона принтер безоткрытия приложенияи документа.Однако, посколькукаждый принтерразговариваетна своем языке,файл, созданныйдля данногопринтера, небудет корректнораспечатанна другом.

Какой смыслв созданиитакого файлапечати? Егостоит использоватьв следующихслучаях.

• Когданужно частораспечатыватьдокумент беззапуска приложения– копированиефайла непосредственнона принтербыстрее, чемоткрытие приложения,документа ипечать.

• Выхотите вывестиинформациюна устройство,которого реальнонет в вашейсистеме. Например,на оченьвысококачественныйи очень дорогостоящий,профессиональныйпринтер. Приэтом вы распечатываетедокумент вфайл и идетес ним в бюрообслуживания,где есть такойпринтер.

Естественно,для печати(пусть даже вфайл) на такойустройствеу вас долженбыть установленего драйвер.Сделать этоможно с помощьюпапки Принтерыв Windows (дляустановкидрайвера нетнеобходимостив реальномподключениипринтера всистеме).

Секрет.

Печать в файл,кроме обычногоприменения,предоставляетальтернативныйпуть экспортаинформации.Например, приустановкедрайвера принтераGeneric/Text Only выможете получатьтекстовые илифайлы HTML,просто «напечатав»их.

Созданиефайла печати.

В диалоговомокне печативыберите нужныйпринтер (Windowsне проверяет,существуетли реальнотакой принтерв системе). Затемотметьте опциюПечать в файли при необходимостиизмените настройки– как при обычнойпечати.

Когда выначинаетепечатать, выводитсядиалоговоеокно, запрашивающееимя файла дляпечати (обычноиспользуетсярасширениеимени файла.prn – однако,если вы печатаетена несколькихразличныхпринтерах,лучше использоватьразличныерасширениядля разныхпринтеров,чтобы не былопутаницы).

Если файлсоздан дляпечати на принтере,отсутствующемв системе, можноскопироватьего на дискетуили другойноситель изатем либопослать дискетув бюро обслуживания,либо использоватьее для копированияфайла на принтертам, где он есть.Можно переслатьэтот файл спомощью Internet или модема– одним словом,использоватьлюбые путипередачи файлак месту назначения,т.е. соответствующемупринтеру.

Автоматическаяпечать в файл.

Секрет.

Опция Печататьв файл всегдадоступна, новы можете забытьотметить ее.Если вы используетекакой-либодрайвер исключительнодля печати вфайл, установитеавтоматическуюпечать в файлдля этого принтера.Для этого приустановкедрайвера выберетев качествепорта FILEили установитеэтот выбор вовкладке Сведениядиалоговогоокна Свойствапринтера.

Печатьфайла.

Вывод содержимогофайла на принтерлегче всегоосуществитьс помощью простейшейкоманды DOS:

copy /bfilename.prn ltp 1

заменив ltp1 именемпорта принтера,к которому онподключен.

Секрет.

Большинствопринтеровпозволяетвыводить обычныетекстовые файлына печать сиспользованиемтакой технологии,поэтому ееможно использоватьдля распечаткитекстовыхфайлов типаreadme.

Невидимаяпечать файла.

Секрет.

Windows непозволяетраспечататьфайл, перетащивего на пиктограммусоответствующегопринтера. Однаковы можете обучитьWindows такомуфокусу.

1. Используйтетекстовыйредактор длясоздания файлаPRNTFILE.BAT со следующимсодержанием:copy /b %1 ltp 1 (при необходимостиизмените портпринтера).

2. Нарабочем столеWindows или вподходящейпапке создайтеновый ярлыкдля этого bat– файла. Назовитеего примернокак «Отправкафайла на LaserJet».

3. Послепоявленияновой пиктограммыщелкните наней правойкнопкой мышии выберетепункт Свойства.Во вкладкеПрограммавыберете Окно:свернутое взначок и отметьтеполе Закрыватьокно по завершениисеанса работы.

4. Теперьможно отправлятьфайлы на печать,перетаскиваяих на созданнуюпиктограмму.Кроме того, выможете добавитьеще один пунктк инструкции.

5. Создайтекопию ярлыкав папке SendToв основнойпапке Windows/

Теперь дляпечати можнопросто щелкнутьна пиктограммефайла правойкнопкой мышии выбрать ввыпадающемменю пунктОтправить,а в подменю –Печать файла(или иначе –как вы назоветесвой ярлык впапке SendTo).

Утилитыпечати.

Каждый, у когоесть принтер,нуждается вClickBook – оченьполезной утилите,позволяющейавтоматическиформатироватьи печататьдокументы ввиде буклетовили множестведругих видов.

В буклетекаждая сторонакаждого листапечатаетсякак две миниатюрныестраницы. Выможете сказать,что того жеможно достичьи в Word, всеголишь разместивв две колонкитекст на страницес альбомнойориентацией,но вы забываете,что затем этилисты надосброшюровать.

Именно поэтомупорядок следованиястраниц дажев простейшембуклете изодного листане последователен:с одной стороныидут страницы1 и 4, с другой –2 и 3.

При использованииClickBook не надо заботитьсяоб этом – выпросто готовитеобычный документ,а об остальномпозаботитсяClickBook.

ClickBook устанавливаетсерию новыхдрайверовпринтеров,которые, образноговоря, служаткурьерами междуприложениямиWindows и стандартнымидрайверамипринтеров,установленнымив системе. Именноэти драйверазаботятся оразмещениистраниц в буклете,размещенииих на листахбумаги и подгонкепо размерам.

Другаяспециализированнаяутилита – SuperPrint– служит дляускоренияпечати, заменяя16/32 – битовыйгибрид системыпечати Windowsполностью32 – битовымпрограммнымобеспечениемс тонко настраиваемымспулером печати,возможностьюработы в сети(которая ускоряетсяза счет сжатияпересылаемыхданных на серверпечати).

Программапозволяетпроводитьтонкую ручнуюи автоматическуюнастройку дляповышениякачества печати.

Общиепроблемы, возникающиев процессепечати, и путиих решения.

Нетничего досаднеетрудностей,возникающихв процессепечати окончательноговарианта работы.Однако дажесамый опытныйпользовательне застрахованот возникновенияподобных проблем.Тем не менее,любая неприятностьможет бытьуспешно устраненалюбым доступнымспособом. Кпримеру, еслипринтер неподает признаковжизни, то иногдастоит проверитьправильностьи надежностьего подключенияк электросети.

Этапыустранениянеполадок.

Для выяснения,что явилосьисточникомсбоя в работеWindows или Office 97, рекомендуетсяиспользоватьпрограммуWindows Print Troubleshooter (Устранениеошибок припечати). Нижеприведены этапыэтой работы:

1. Напанели управлениячерез кнопкуStart (Пуск)выбрать опциюHelp (Справка),после чеговыбрать вкладкуIndex (Предметныйуказатель).Ввести printtroubleshooter (устранениеошибок припечати) и нажатькнопку Display(Вывести).

2. СледоватьинструкциямпрограммыWindows Print Troubleshooter (Устранениеошибок припечати).

3. Еслиустановкаустройствапечати в средеWindows выполненаправильно, тов меню File (Файл)/ Print (Печать)/ Options (Параметры)выбрать установкипечати приложенияOffice.

4. Есливыведенныйрезультатотличаетсяот ожидаемого,- выбрать опциюPage Setup (Параметрыстраницы) вменю File (Файл).

Примечание.

Следуетубедиться, чтоназвание выбранногопринтерасоответствуетназванию данногопринтера. Еслинет, то в спискеFile (Файл) / Print(Печать) выбратьимя своегопринтера.

Убедиться,что указанныев диалоговомокне Print (Печать)размеры страницысоответствуютразмерам страниц,приготовленныхдля печати.

ФункцияPrint Preview(Предварительныйпросмотр).

Функция PrintPreview (Предварительныйпросмотр)осуществляетвывод на экрандокумента втом виде, в которомон будет выведенна печать. Припомощи функцииPrint Preview (Предварительныйпросмотр) наэкран можновывести одновременнонесколькостраниц документаи внести измененияв их параметры(например, увеличитьили уменьшитьразмеры страницы),а также проверитьправильностьи, при необходимости,- изменить параметрыформатированиятекста.

Регулированиеграниц страницыв процессеработы в режимеPrintPreview (Предварительныйпросмотр).

Г

раницыстраницы могутбыть измененына любом этапеработы путемвыбора функцииPrint Preview (Предварительныйпросмотр) вменю File (Файл)(рис. 8):

1. Вменю File (Файл)выбрать функциюPrint Preview (Предварительныйпросмотр). Наэкране появитсялинейка размеровстраницы. Еслилинейка непоявилась, тоследует выбратьопцию Ruler(Линейка) вменю View (Вид).

2. Чтобыпереместитьлевую или правуюграницу страницы,- подвести курсорк соответствующемукраю горизонтальнойлинейки и«перетащить»его на новуюпозицию.

3. Чтобыпереместитьверхнюю илинижнюю границустраницы, подвестикурсор к соответствующемукраю вертикальнойлинейки и«перетащить»его на новуюпозицию.

Изъятиенеполной страницы.

В некоторыхслучаях возникаетнеобходимостьуменьшитьколичествостраниц в документе.Например, в немможет бытьстраница, содержащаявсего одну илидве строкитекста. Припомощи окнаPrint Preview (Предварительныйпросмотр) имеетсявозможностьсмещения содержимогоэтой страницына предыдущую.Для этого нужнов окне Print Preview(Предварительныйпросмотр) нажатькнопку ShrinkTo Fit (Подгонкастраниц). Приэтом количествотекста во всехстраницахдокументаувеличитсятак, чтобы очиститьнеполную страницу.

Резюме.

Процесс печатив Office 97 практическианалогичендля всех приложенийэтого пакета.Для каждогоприложенияиспользуютсяопределенныеунифицированныекоманды. Однаков каждом приложениипредусмотренынекоторыеособенностипредставления,форматированияи печати документа.

20

Печатьдокументовиз Word97.