Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.
Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:
* Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.
* Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.
* Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.
* Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.
Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.
Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.
Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите девизом.
Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.
Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.
Помните, что заключение должно заканчивать презентацию Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных конференций и презентаций включают в себя использование наглядных пособий, а презентация PowerPoint никак не может обойтись без различных рисунков, таблиц, диаграмм.
Они нравятся как и профессионалам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
* Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
* Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.
Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.
Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”
Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:
* Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
* Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, продолжить.
* Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
* Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.
* Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
* Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.
Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями
Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете использовать несколько диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.
Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Кроме того они предлагают самые широкие возможности.
ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.
Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи.
Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:
* Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.
* Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.
* Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.
* Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся.
Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой организатора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.
Заключение.
Таким образом, представленная программа PowerPoint 7 продемонстрировала нам использование локальной сети для создания конференции.
Положительные стороны данной программы:
· удобный интерфейс программы позволяет организатору быстро реагировать на изменение настроения аудитории, и корректировать свою презентацию ориентируясь на него
· демонстрация красочных материалов с использованием анимации: графиков, таблиц, диаграмм, таблиц и рисунков, для более легкого восприятия сложной информации
· психологический комфорт участников конференции, так как каждый находится в привычной обстановке на своем рабочем месте
· простота использования программы позволяет создавать конференции не только профессиональным пользователем, но и новичкам
Недостатки данной программы:
· при проведение конференции нет визуального контакта с аудиторией
· так PowerPoint не поддерживает голосовую связь приходится пользоваться дополнительным оборудованием : микрофонами или телефонами
Любой монотонный отчет при использование этой программы и ее возможностей превратиться в живой динамичный, и может быть дополнен презентацией с музыкой и другими спецэффектами, а создание на его основе конференции позволит его усвоить лучше для остальных сотрудников.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Дейл Карнеги. /”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично”/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г.
2. “ Microsoft PowerPoint одним взглядом “ , Александр Старшинин, Санкт - Петербург, 1996 год.
3. “ Microsoft Office 4 “ , Эд Ботт , БИНОМ , Москва , 1996 год