Следует подчеркнуть, что пакет Mail2 является лицензионным программным продуктом и его несанкционированное использование и распространение влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ. По вопросам приобретения и установки пакета следует обращатьсяк администратору ЭП того узла сети Х-АТОМ, к которому подключена Ваша ЭВМ.
1. Услуги, предоставляемые пакетом Mail2
Пакет электронной почты Mail2 позволяет
- готовить текст письма при помощи встроенного в пакет редактора;
- готовить дополнительные заголовки, которые будут добавляться в начало каждого отправляемого письма;
- готовит файлы подписи, которые будут добавляться в конец каждого отправляемого письма;
- создать и вести адресную книгу абонента и включать адреса в письма непосредственно из адресной книги;
- отсылать письма, написанных во встроенном или любом другом редакторе;
- принимать входящую почту;
- просматривать пришедшую почту;
- дать ответ отправителю;
- раcсылать полученные письма другим адресатам;
- формировать "папки" для раскладки в них писем по тематике;
- сортировать полученную почту, "разложив" ее по "папкам";
- сохранять письма в файлах;
- выводить письма на печать.
Пакет извещает каждого абонента о письмах, полученных на его имя по запросу абонента.
2. Требования к аппаратным средствам
и операционной среде
Пакет MAIL2 может быть установлен на ПЭВМ ХТ или AT 286 или более мощных. Для его работы требуется не менее 1.0 МВ свободного места на жестком диске, и не менее 500К оперативной памяти.
3. Начало и завершение работы с пакетом.
Общие рекомендации
Для инициации пакета необходимо запустить файл mail.bat. При этом на экране появляется приглашение набрать имя и пароль. При правильном наборе имени и пароля на экран выдается корневое меню пакета:
Документ Прием Отсылка Почта Опции Настройка
Передвижение курсора по меню осуществляется стрелками, выбор - нажатием клавиши <Enter>.
Выход из любого меню в предыдущее - <Esc>.
Абоненту не следует выбирать из меню пункт "Настройка". Он касается настройки связи с почтовым сервером, которую должен выполнить администратор ЭП.
Не рекомендуется пересылать по почте текстовые файлы длиной свыше 20 Кб. Если есть необходимость послать большой файл, лучше послать его по частям.
Не советуем также посылать письма на русском языке за пределы сети Х-Атом. Не все почтовые программы на пути письма поддерживают русский шрифт.
Письма, посылаемые за пределы России, рекомендуем кодировать (см раздел 12).
Завершение работы пакета на любом шаге работы с ним - при помощи <ALT-X>.
4. Подготовка текста письма
Подготовить текст письма можно либо при помощи редактора, встроенного в пакет Mail2, либо при помощи любого другого редактора.
4.1. Подготовка текста письма при помощи встроенного редактора
Для работы со встроенным редактором необходимо выполнить следующие действия.
1. В корневом меню выбрать пункт "Документ".
2. Выбрать "Редактировать".
3. Программа предложит вам ввести имя документа. Следует набрать имя файла, в котором будет храниться Ваше письмо.
4. Нажать <Enter>. После этого можно набирать текст письма.
5. Для сохранения текста следут нажать клавишу F2.
6. Для выхода из редактора следут нажать клавишу F10.
4.2. Подготовка текста письма при помощи внешнего редактора
Письмо может быть написано также, и в любом другом редакторе (Word, Lexicon и т.п.). Единственное требование - конечный файл должен иметь текстовый формат (иметь расширение txt).
5. Заголовки
Пакет MAIL2 позволяет создавать типовые заголовоки, которые, по выбору абонента будут добавляться в начало каждого отправляемого письма. Ограничения по длине заголовка - те же, что и вообще для писем.
5.1. Создание заголовков
Для создания заголовка необходимо выполнить следующие действия.
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Доп заголовок".
3. В появившемся окне будут перечислены все написанные когда-либо заголовки. Для добавления нового заголовка к уже имеющимся нужно нажать <Insert>, а для удаления уже имеющегося - <Delete>.
4. Ввести имя, под которым будет хранится новый заголовок, и нажать <Enter>.
5. Ввести текст нового заголовка.
6. Для сохранения текста нажать F2, для выхода - <Esc>.
5.2. Редактирование заголовка
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Доп заголовок".
3. Установить курсор на нужный заголовок и нажать <Enter>.
4. Произвести необходимые изменения.
5. Для сохранения изменений - нажать F2, для выхода из режима редактирования заголовка - <Esc>.
5.3. Выбор заголовка
Для того чтобы написанный заголовок добавлялся в начало каждого отправляемого письма, его нужно выбрать. Для выбора заголовка необходимо сделать следующее.
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Доп заголовок".
3. Установить курсор на имя нужного заголовка и нажать F10 (после этого выбранный заголовок будет добавляться к каждому отправляемому письму).
Для отмены выбора нужно нажать F8.
6. Файлы подписи
Файлы подписи так же, как и заголовки, добавляются в каждое отправляемое письмо по выбору абонента. Файл подписи добавляется в конец отправляемого письма, он очень удобен для заключительных фраз письма (типа "С уважением, Иванов И.И")
Работа с файлами подписей во всем аналогична работе с заголовками. Единственное отличие - вместо "Доп заголовок" в меню нужно выбирать - "Файл подписи".
Ограничения по длине файла подписи - те же, что и вообще для писем.
7. Адресная книга
Адресная книга позволяет избавиться от утомительного набора адресов абонентов при отсылке письма, а также дает возможность хранить довольно полную информацию об абонентах.
В адресную книгу записываются адрес абонента по ЭП, Ф.И.О абонента, его место работы, должность и прочая информация.
Все адреса в адресной книге хранятся по адресным группам. В каждую адресную группу Вы можете объединять некоторое количество абонентов по своему усмотрению.
7.1. Создание адресной группы
Для создания новой адресной группы нужно сделать следующее.
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Адресная книга".
3. В появившемся окне будут перечислены все созданные когда-либо адресные группы. Для добавления новой адресной группы к уже имеющимся нужно нажать <Insert>, а для удаления уже имеющейся - <Delete>.
4. На предложение ввести имя - ввести имя новой адресной группы и нажать <Enter>. Допустимая длина имени адресной группы - не более 8 символов.
7.2. Запись нового абонента в адресную книгу
Для записи нового абонента в адресную книгу нужно сделать следующее.
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Адресная книга".
3. Установить курсор на адресную группу, в которую Вы решили включить нового абонента, и нажать <Enter>.
4. На экран будет выдан список абонентов данной группы. Добавление нового абонента - клавиша <Insert>.
5. Заполнить предложенный бланк сведений об абоненте (обязательными к заполнению являются лишь первые 4 строчки).
6. Выход с сохранением введенной информации - F10.
7.3. Редактирование записей в адресной книге
Для изменения сведений об абоненте в адресной книге нужно выполнить следующие действия.
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Адресная книга".
3. Установить курсор на адресную группу, в которой находится абонент, и нажать <Enter>.
4. Установить курсор на имя нужного абонента и нажать <Enter> (удаление выбранного абонента - клавиша Delete).
5. Отредактировать запись об абоненте.
6. Выход с сохранением введенной информации - F10.
8. Подготовка писем к отсылке
Подготовка письма к отсылке включает в себя следующие действия: выбор документа для отсылки, заполнение "конверта" письма, перекодировка письма в формат, удобный для пересылки по сети. Также, в письмо будут добавлены заголовок и подпись, если таковые были выбраны (см. разделы 5.3 и 6).
8.1. Подготовка к отсылке письма, написанного во встроенном редакторе
Для подготовки к отсылке письма, написанного во встроенном редакторе, нужно выполнить следующие действия.
1. Выбрать в корневом меню "Отсылка".
2. Выбрать "Письмо". Вам будет предложено набрать имя присвоенное документу при его создании (см. раздел 4.1). Следует набрать имя и нажать <Enter>. Если документа с таким именем в данной "папке" нет, то, для смены "папки" следует нажать F2, и выбрать нужную.
Если письмо нужно закодировать (см. раздел 12.1), следует нажать F8. Программа автоматически закодирует письмо.
3. Машина предложит заполнить "конверт" отправляемого письма. Здесь нужно ввести адрес абонента (например ivanov@xatom.ai.x-atom.net), тему отправляемой почты и адрес посылки копии данной почты (обязательной к заполнению является лишь первая строка).
Здесь можно воспользоваться адресной книгой. Для вызова адресной книги нужно нажать F6. Выбор абонента осуществляется нажатием клавиши <Enter>, после этого адрес выбранного абонента переносится на конверт отправляемого письма.
4. После заполнения "конверта", нужно нажать F10 и ответить "Y" на вопрос: "Опустить в почтовый ящик?". Теперь письмо готово к отсылке. Если будет выбрано "N", то заполнение "конверта" может быть продолжено.