Жизненный цикл документа в системе документооборота включает следующие основные стадии работы с документом: создание; исполнение; хранение; уничтожение документа
На различных стадиях пользователи системы выполняют над документом множество действий. Совокупность действий, которые осуществляет пользователь на всех стадиях жизненного цикла документа, определяет его роль и функции в документообороте. В ряде случаев понятия роли и функции участника документооборота совпадают.
Пользователь системы как участник документооборота играет в определенный момент времени одну из заранее определенных ролей. Он может иметь одну роль или несколько в зависимости от характера работы над текущим документом и установленного регламента. Например, сотрудник управления выступает в роли автора одних документов, ответственного исполнителя - других, рецензента - третьих, и так далее.
Каждый конкретный документопоток предполагает соответствующее распределение ролей. Практически всегда в соответствие с ролью ставится определенный набор действий и процедур, содержание которых зависит от технологии документооборота. Состав действий для одной и той же роли может изменяться в зависимости от типа обрабатываемого документа.
Для каждого действия определяется система элементарных технологических операций, составляющих содержание действия. Этот набор операций может изменяться в зависимости от параметров и характеристик технологической линии обработки документов.
Автоматизированная система документооборота должна поддерживать на качественно новом уровне следующие процессы:
· создание и генерацию информации;
· сбор, накопление, обработку, хранение и передачу информации;
· поиск, распространение и использование информации.
Такая система является компонентом интегрированной информационной среды как совокупности информационных ресурсов, телекоммуникационной среды и в целом информационной инфраструктуры. Заметим, что мы не будем разграничивать понятия автоматизированной системы обработки документов и автоматизированной системы управления документооборотом, поскольку в современных информационных средах их функции часто объединены.
Типовая компьютерная среда включает следующие основные компоненты:
· средства разработки сообщений;
· корпоративную информационную систему;
· систему документооборота и обработки сообщений.
Проанализируем состав и назначение каждого компонента.
Средства разработки сообщений
К средствам разработки сообщений относятся разнообразные инструментальные системы, при помощи которых создаются электронные сообщения. Типичными средствами этой категории являются текстовые редакторы и электронные таблицы. Все создаваемые этими средствами файлы имеют статус электронных сообщений.
Информационная система
Информационная система включает средства накопления и обработки больших массивов однотипной информации, базы данных и приложений на их основе.
Система документооборота и обработки сообщений
В системе документооборота и обработки сообщений, как было уже указано, следует разделять электронный документ и электронное сообщение. В соответствии с этим разделяют системы электронного документооборота и обмена электронными сообщениями (по составу операций они могут быть близки). Поступающие файлы электронных сообщений должны преобразовываться в формат электронных документов. Последние формируются непосредственно в среде системы документооборота при помощи встроенных специализированных средств.
Между компонентами системы выделяют следующие интерфейсы:
1. Интерфейс между средствами разработки сообщений и информационной системой – определяет способы получения средствами разработки сообщений информации из баз данных информационной системы.
2. Интерфейс между средствами разработки сообщений и системой документооборота и обработки сообщений. Определяет способы взаимодействия средств разработки сообщений, с одной стороны, и системы документооборота - с другой. Передаются проекты документов и копии документов, имеющие статус электронных сообщений, а также сопровождающие их комментарии, замечания и т.д.
3. Интерфейс между информационной системой и системой документооборота. Сообщения формируются в информационной системе при помощи генераторов отчетов и передаются в систему документооборота. Этот интерфейс имеет смысл и в том случае, если рассматривать систему документооборота как составную часть корпоративной информационной системы.
Рассмотрим некоторые основные принципы и правила автоматизированного документооборота.
Система автоматизированного документооборота должна прежде всего осуществлять эффективную обработку и перемещение электронных документов, создавая тем самым физическую среду для информации.
При разработке или выборе технологии обработки документов и управления документопотоками необходимо учитывать ограничения технического характера, связанные:
· с соблюдением стандартов;
· с защитой электронного документа и его реквизитов;
· с обработкой информации в графическом виде.
Международными организациями по стандартизации (ISO, CCIT, ЕСМА) проводится большая работа по унификации электронных документов. В работах по созданию этих стандартов решаются не только технические проблемы согласования различных структурных характеристик документов. Главное заключается в том, что разрабатывается общая модель документа, которая является основой выработки нескольких взаимоувязанных стандартов.
Проблема защиты электронного документа и его реквизитов определяется требованием неизменяемости документа после придания ему юридической силы. Содержимое файла документа и его реквизиты могут быть защищены от несанкционированного изменения путем разработки специальной структуры файла и включения в его состав средств электронной подписи. Такой способ защиты должен быть надлежащим образом сертифицирован, законодательно регламентирован и признан всеми участниками документооборота.
Проблема обработки информации в графическом виде возникает в отношении сканированных образов документов, поскольку выходная информация сканера создается в виде графического файла. Текст в графическом файле не может быть обработан типовыми средствами такими, как текстовые процессоры или СУБД. Кроме того, графические файлы имеют большие размеры. В настоящее время существуют компьютерные системы, позволяющие обрабатывать большие объемы графической информации за приемлемое время, однако из-за высоких требований к их характеристикам стоимость таких систем достаточно высока.
С позиций повышения эффективности и снижения ресурсоемкости сегодня наибольший интерес представляет решение оптимизационных задач, которые существенно сдерживают процесс перехода управления документооборотом на качественно новый уровень.
Оптимизационный характер ряда задач построения систем документооборота вытекает из основных технологических требований к документообороту. [3]
Таблица 1
Требования, предъявляемые к документообороту
| Прохождение /документов кратчайшим путем |
| Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами |
| Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью |
| Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов |
| Однократность выполнения каждой операции |
1.4. Средства создания информационных серверов
PHP — это серверный (или серверной стороны) язык сценариев, разработанный специально для Web. В HTML-страницу можно внедрить PHP-код, который будет выполняться при каждом ее посещении. PHP-код интерпретируется Web-сервером и генерирует HTML-код или другой вывод, наблюдаемый посетителями страницы.
Разработка РНР была начата в 1994 году и вначале осуществлялась одним человеком, Расмусом Лердорфом (Rasmus Lerdorf). Этот язык был принят рядом талантливых людей и претерпел три основных редакции, пока не стал широко используемым и зрелым продуктом, с которым мы имеем дело в настоящее время. По состоянию на октябрь 2002 года он использовался в более чем девяти миллионах доменов разбросанных по всему миру, причем их число неуклонно растет. Текущее юличество доменов, в которых используется РНР, можно посмотреть по адресу http://www.php.net/usage.php.
PHP - это продукт с открытым исходным кодом, то есть вы имеете доступ к исходному коду. Его можно использовать, изменять и свободно распространять другим пользователям или организациям.
Первоначально РНР являлось сокращением от «Personal Home Page» («Персональная домашняя страница»), но затем это название было изменено в соответствии с соглашением по рекурсивному именованию GNU (GNU = Gnu's Not Unix) и теперь означает «РНР Hypertext Preprocessor» («Гипертекстовый препроцессор РНР»).
В настоящее время основной версией РНР является четвертая. Адрес домашней страницы РНР выглядит как http //www.php.net.
MySQL - очень быстрая, надежная система управления реляционными базами данных (СУРБД). Вообще говоря, база данных позволяет эффективно хранить, искать, сортировать и получать данные. Сервер MySQL управляет доступом к данным, позволяя работать с ними одновременно нескольким пользователям, обеспечивает быстрый доступ к данным и гарантирует предоставление доступа только пользователям, имеющим на это право. Следовательно, MySQL является многопользовательским, многопоточным сервером. Он применяет SQL (Structured Query Language - язык структурированных запросов), используемый по всему миру стандартный язык запросов в базы данных. MySQL появился на рынке в 1996 году, но его разработка началась еще в 1979 году.