В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.
Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота, отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow. Однако следует всегда учитывать, что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты, неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали, что ценность представляет не форма, а содержание - конкретная информация в базе данных. Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота - четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха.
Очевидно, что рассматренные технологии весьма дорого стоят и "по плечу" только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, чтопользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
· Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
· Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
· Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
· Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
· Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
· Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое.
Список литературы.
1. Журнал Open Systems № 5, 2000 г. – «Управление электронными документами: технологии и решения»
2. Журнал Open Systems № 8, 2000 г. – «От автоматизации офиса до управления производством»
3. Кодд, Е.Ф. «Реляционная модель данных». Пер с англ. – Киев, Диалектика. 1996.
4. Перкинсон, Р.С. «Анализ данных: Ключ к проектированию баз данных». Пер с англ. – Киев, Диалектика. 1996.
5. «Проектирование и разработка систем автоматизации предприятий».
6. Р.Ахаян и др. «Эффективная работа с СУБД», Санкт-Петербург, «Питер», 1997г.
7. Финансовая газета № 35, 2000 г. - «Автоматизация и статистика», С. Золотова
8. ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов
9. «Database Unleashed», Indianapolis USA, «SAMS Publishing», 1996г.
10. Date C.J. «An Introduction to Database Systems» Volume 1, Reading, Mass.: Addison-Wesley Publishing Company, 1989.
11. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масалович
12. PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании "Парус" и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова