Система компьютерного ведения документации (стр. 1 из 12)

Система компьютерного ведения документации

Содержание
Введение..............................................................................................................................	8
1. Концепция построения систем автоматизации
документооборота............................................................................................................	9
2. История развития систем документооборота...................................................	10
3. Что есть документ?.....................................................................................................	11
3.1. Взаимосвязи документов..........................................................................................	13
3.2. Немного из практики работы канцелярии..............................................................	13
4. Что такое документооборот?..................................................................................	15
4.1. Стоимость хранения информации...........................................................................	16
4.2. Стоимость (время) поиска необходимой информации..........................................	16
4.3. Стоимость коллективного использования информации.......................................	16
4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места
к другому...........................................................................................................................	16
5. Основы организации документооборота............................................................	17
5.1. Канцелярия и архив организации............................................................................	17
5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела.....................................................	18
6. Психология документооборота..............................................................................	20
7. Общие требования к системе документооборота............................................	21
7.1. Масштабируемость...................................................................................................	21
7.2 Распределенность.......................................................................................................	21
7.3. Модульность..............................................................................................................	21
7.4. Открытость.................................................................................................................	21
8. Задачи, решаемые системами документооборота...........................................	22
8.1. Задачи статических архивов.....................................................................................	23
8.1.1 Организация хранения электронных документов................................................	23
8.1.2. Принципы управления хранением........................................................................	23
8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов.....................	24
8.1.4. Организация поиска документов..........................................................................	24
8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы................................................................................................................................	25
8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.......................................................................................................	25
8.1.7. Поддержка аннотирования документа.................................................................	25
8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов...............................	26
8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом................................................	26
8.2.2. Поддержка составных документов.......................................................................	26
8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов..............................	26
8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу....... ..................	26
8.3. Пограничные задачи.................................................................................................	26
8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму.....................................	26
8.3.2. Подготовка обработки документа........................................................................	27
8.3.3. Обработка документа.............................................................................................	28
8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения.................	29
8.4.1. Свободная маршрутизация....................................................................................	30
8.4.2. Системы электронной почты................................................................................	30
8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения...................	30
8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация)........................................................	31
9. Два подхода к организации хранения электронных документов.........................................................................................................................	33
9.1. О стандартах..............................................................................................................	33
10. Модель документооборота....................................................................................	35
10.1. Эволюция модели....................................................................................................	37
10.2. Модель и типы собственности...............................................................................	39
10.3. Что же из всего этого следует?..............................................................................	40
10.4. Один пример из жизни предприятия.....................................................................	40
11. Пример построения документооборота на основе программы Staffware...............................................................................................................................	42
11.1. Архитектура Staffware............................................................................................	42
11.2. Возможности настройки.........................................................................................	44
11.2.1. Описание бизнес-процедур.................................................................................	44
11.2.2. Конструкторы.......................................................................................................	45
11.2.3. Макрокоманды......................................................................................................	47
11.3. Взаимодействие с внешним миром.......................................................................	48
12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота..............	50
12.1. Проблема информированности..............................................................................	50
12.2. Организационные проблемы..................................................................................	50
12.3. Психологические проблемы...................................................................................	50
12.4. Проблема кадров.....................................................................................................	51
12.5. Делать самим или использовать готовые системы?............................................	51
Заключение.........................................................................................................................	53

Введение

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов. Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной модели документооборота. Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды. Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота и приведены примеры.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

1. Концепция построения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. В данной работе представлено описание концепции, которую можно взять на вооружение компаниям, имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в организациях различных форм собственности.