Текстовый процессор Win Word в упражнениях (стр. 10 из 11)
1. При создании нового шаблона:
· на основе существующего документа: щелкните по команде Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
· на основе существующего шаблона: щелкните по команде Создать в меню Файл, выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, пометьте переключатель "Шаблон", а затем нажмите кнопку "ОК".
2. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в поле "Имя файла" введите подходящее, легко запоминающееся имя для нового шаблона.
3. В поле "Сохранить в" откройте папку "Шаблоны". Папка Шаблоны обычно создается автоматически при установке Office (или Word) и располагается в той же папке, что и Office (или Word).
4. В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".
5. Добавьте текст или рисунки, которые должны обязательно присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документе. Внесите, если надо, изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.
6. В меню Файл выберите команду Сохранить.
Таким образом в папку "Шаблоны" добавляется еще один новый шаблон, который Вы теперь можете выбирать за основу вновь создаваемого типового документа при выполнении команды Создать из меню Файл.
Упражнение 17 Настройка шаблона письма.
1. Предварительно создайте новую папку с именем "Новые шаблоны писем". Эта папка должна быть создана в уже имеющейся папке "Шаблоны" – тогда ваш шаблон будет доступен при создании нового документа.
2. Создайте новый шаблон письма для своей организации на основе встроенного шаблона Современное письмо. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Письма и факсы, а в ней – значок Современное письмо и ОК.
3. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в качестве имени шаблона введите слово письмо и свою фамилию (например, "Письмо Иванова").
4. В поле "Сохранить в" откройте папку "Новые шаблоны писем", находящуюся в папке "Шаблоны".
5. В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".
6. Введите название и адрес вашей организации в соответствующие поля.
7. Добавьте текст или рисунки, которые обязательно должны присутствовать в письмах Вашей организации и удалите те элементы, которые не должны появляться. Внесите, если надо, изменения в стили и другие параметры форматирования.
8. В меню Файл выберите команду Сохранить.
После этого, чтобы создать типовое письмо, достаточно выбрать команду Создать из меню Файл и указать нужный шаблон — сведения о вашей организации будут располагаться в новом документе там, где вы их поместили.
Задание для самостоятельной работы:
Упражнение 18 Создание шаблона на основе документа.
1. Рассмотрите примеры документов, приведенные в Приложении1-3:
· Приложение 1. Проект приказа.
· Приложение 2. Пример служебного письма.
· Приложение 3. Проект договора.
2. Ознакомьтесь с изложенными в Приложении4 правилами и стандартами оформления организационно – распорядительных документов на основе ГОСТа.
3. Определите, какие необходимые реквизиты присутствуют в примерах документов. Отсутствие таких реквизитов в документе лишат его юридической силы.
4. Используя приобретенные знания по редактированию и форматированию в Word, наберите образцы приказа, служебного письма и договора.
· Шапка письма создается в виде таблицы, у которой отключены линии сетки. Этот же прием следует применить и при наборе "паспортных" данных в примере договора.
· Рисунок логотипа вставляется в виде кадра, для которого в параметрах отменена опция "обтекание текста".
5. Сохраните набранные документы в своем рабочем каталоге.
6. Создайте на основе этих документов шаблоны, используя приведенные выше указания.
П Р И К А З №
“_____”______________1998 г. г.Ростов н\Дону
О проведении итоговой аттестации слушателей
из числа безработных граждан и незанятого населения
Для проведения итоговой аттестации по предмету «Спецтехнологии ПЭВМ» 14.04.98г. в группе № 1 из числа безработных граждан и незанятого населения, обучающихся по специальности “Программист”, присвоения квалификации, выдачи документа государственного образца по завершении обучения
ПРИКАЗЫВАЮ :
1 Создать аттестационную комиссию в составе:
| председатель комиссии : | Борисова М. В. | зам. директора по проф.обучению, подготовке и переподготовке РГПЛ-РУЦ”СПЕКТР”. |
| члены комиссии: | Шабас И. В Гайдук А. П. | преподаватель методист |
2. Зам.директора по финансово-экономической работе Ивановой О.С. производить оплату труда членов аттестационной комиссии из внебюджетных средств согласно приказа № 8 от 17.01.97 г..
ДИРЕКТОР РГПЛ-РУЦ Н.А. КОНОНЕЦ.
“СПЕКТР”
Визы:
Приложение 2. Пример служебного письма
исх. N от 199 г.
на N от 199 г.
Рекомендательное письмо.
Иванова Наталья Петровна, имеет высшее техническое образование.
04.04.1998 года закончила с отличием обучение по специальности «Секретарь-референт» в Ростовском государственном профессиональном лицее - Региональном учебном центре «Спектр».
Центр с 1995 года специализируется на подготовке специалистов в области бизнес-администрирования, имея аккредитацию английской компании JHP. На базе РГПЛ-РУЦ «Спектр» традиционно ведется повышение квалификации секретарей - референтов областной, городской администрации. Обучение проводится «командой» преподавателей, имеющих международные сертификаты и дипломы.
Иванова Наталья Петровна:
· способна организовать работу в офисе, умеет работать с клиентами, готовить и проводить совещания, поездки, презентации, владеет английским языком со словарем;
· владеет навыками работы на ПЭВМ с операционными системами , MS DOS, Norton Commander, Windows, с БД Access , с табличным процессором Excel, текстовым редактором WORD.
· Знакома и умеет работать на современных средствах связи и оргтехники: сканере, факсе, ксероксе;
· Печатает на машинке «Olivetti» десятипальцевым слепым методом.
· Знает делопроизводство, документооборот, работу с кадрами.
· К личным качествам относятся: исполнительность, организованность, коммуникабельность и доброжелательность.
· Обладает необходимыми профессиональными качествами секретаря: внимание, память, стрессоустойчивость, управляет своими эмоциями, способна быстро обучаться.
Считаем, что Иванова Наталья Петровна соответствует профессиональным требованиям, предъявляемым к должности «Секретарь-референт».
Рекомендуется для работы в области бизнес-администрирования: секретаря-референта; менеджера офиса; менеджера по работе с персоналом; помощника руководителя.
Зам. директора РГПЛ-РУЦ «Спектр» Борисова М.В.
Приложение 3. Проект договора
исх. N от 199 г.
на N от 199 г.
ДОГОВОР №_________
| г. Ростов - на- Дону | «_____» ________________1998 г. |
ООО «Дон» , именуемое в дальнейшем «ИСПОЛНИТЕЛЬ», в лице директора Блошко А.Ю., действующего на основании устава, с одной стороны и Ростовский Государственный профессиональный лицей - Региональный учебный центр «Спектр», именуемый в дальнейшем «ЗАКАЗЧИК», в лице директора Кононец Н.А., действующий на основании устава, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.
1.1. Настоящим договором «ЗАКАЗЧИК» поручает , а «ИСПОЛНИТЕЛЬ» принимает обязательства по изготовлению и размещению двух световых коробов на торгово-остановочных комплексах по адресам:
-Сельмаш 1,
-Ворошиловский 18,
на основании согласованного «ЗАКАЗЧИКОМ» эскиза.
2.ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.
2.1. «ИСПОНИТЕЛЬ» обязуется выполнить работы с высоким качеством и в сроки, оговоренные настоящим договором.
2.2. «ИСПОЛНИТЕЛЬ» обязуется установить рекламу сроком на 1 календарный год с момента подписания акта приема - передачи.
2.3. «ИСПОЛНИТЕЛЬ» обязуется следить за техническим состоянием рекламных элементов в течение срока действия договора.
2.4. «ЗАКАЗЧИК» обязуется предоставить «ИСПОЛНИТЕЛЮ» все необходимые информационные материалы.
2.5. «ЗАКАЗЧИК» обязуется оплатить услуги «ИСПОЛНИТЕЛЯ» в размере пяти тысяч рублей
Оплата услуг производиться путем 70% предоплаты в течение трех дней с даты подписания договора, остаток оплачивается по выполнении работ, в течение трех дней с момента окончания работ.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.
3.1. «ЗАКАЗЧИК» берет на себя ответственность за достоверность предоставляемых исполнителю документов.
3.2. «ИСПОЛНИТЕЛЬ» оказывает услуги на основе документов, предоставленных «ЗАКАЗЧИКОМ»,
4. УСЛОВИЯ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.