При выборе готовых программных пакетов может возникать множество различных проблем, связанных, в основном, с организацией нормального совместного функционирования специализированного аппаратного и программного обеспечения. В связи с этим не следует отказываться от услуг квалифицированных специалистов. Их знания и опыт позволят избежать подобных проблем, решить вопросы взаимодействия систем с телефонными линиями и в кратчайшие сроки обучить сотрудников правильно и с максимальной эффективностью использовать их возможности.
* * *
Факсимильная связь на сегодняшний день является наиболее дешевой, быстрой и доступной из всех современных видов электронной передачи информации. Это обеспечивает ее устойчивое положение на мировом телекоммуникационном рынке. Перенос акцентов на мощные многофункциональные факсимильные системы, базирующиеся на ПК, позволяет предложить пользователям факсимильной связи новый, ранее недоступный уровень сервиса. Появление новых стандартов (Группа 4), определяющих требования к передаче полноцветных документов, активная поддержка со стороны производителей аппаратного и программного обеспечения, развитие цифровых телефонных сетей - все это гарантирует факсимильным системам устойчивый и растущий спрос как со стороны организаций, так и со стороны единичных пользователей.
В России, где наиболее развитой телекоммуникационной инфраструктурой является телефонная, а доступ к ресурсам глобальных компьютерных сетей существенно ограничен, использование для передачи информации в документальном виде факсимильной связи является наиболее рациональным подходом. Проблема высоких тарифов на услуги российских поставщиков телефонной связи остро ставит вопрос о применении интеллектуальных факсимильных систем, способных не только освободить персонал от выполнения рутинной работы, но и повысить эффективность использования телефонных линий, а также сократить затраты, связанные с их эксплуатацией.
"Зачем нужны факсы, если есть электронная почта?" "Как насчет безбумажного офиса?" "У нас есть Internet, зачем нам еще и факсимильный аппарат?"
Вам, вероятно, приходилось слышать вопросы, подобные этим. И в самом деле, многие отраслевые эксперты предсказывали факсимильной связи скорую кончину. Но несмотря на все прогнозы она продолжает процветать.
Совместный обзор, подготовленный Gallup и Institute for the Future, свидетельствует, что работники интеллектуального труда прочитывают в неделю в среднем 178 сообщений, 42 из которых отправлены по факсу. International Data Corp. предсказывает ежегодное увеличение числа факсимильных страниц на 22%, в результате чего общее их число в 2001 году достигнет 1 триллиона. (Продажи факс-аппаратов, однако, останутся на прежнем уровне.)
С ростом факсимильного трафика компании начинают искать более эффективные и экономически оправданные способы его передачи. IP-телефония, в которой речь передается с помощью пакетов TCP/IP, обещает сократить расходы на обмен факсами, а также предоставить необходимые мощности для поддержки дополнительного факсимильного трафика. Как производители традиционных сетевых факс-серверов, так и провайдеры Internet взяли на вооружение эту модель и предоставляют корпоративные продукты и услуги на базе IP.
Наличие подобных разработок свидетельствует, что технологии факсимильной связи эволюционируют в соответствии с изменяющимися требованиями корпоративных сетевых сред. IDC прогнозирует, что мировой рынок факс-серверов возрастет до 1 млрд в 1998 году. Рынок же факс-серверов на базе Windows NT должен достигнуть 1 млрд в 1999 году.
Такие тенденции можно только приветствовать, потому что они дают более широкий выбор при реализации передачи факсов по сети. В этой статье мы обсудим разработки в области технологий факсимильной связи и то, чем они могут вам пригодиться.
4.1. Увеличение продуктивности
| ЗАЧЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ РАССЫЛКУ ФАКСОВ? | |
| Факс-аппарат | Факс-сервер |
| Путь до факс-аппарата 1 мин | Отправка факса с компьютера 1 мин |
| Среднее время ожидания 1 мин | |
| Установление связи 30 с | |
| Передача факса (из 4 стр.) 4 мин | |
| Путь назад 1 мин | |
| Общее затраченное время 7+ мин | Общее затраченное время 1 мин |
| Источник: Davidson Consulting, 1997 год Таблица 1. По данным Davidson Consulting, факс-серверы могут значительно повысить продуктивность пользователей, экономя в среднем 6 минут на каждом факсе. | |
Традиционно сетевые факс-серверы автоматизировали ручную рассылку факсов по обычной телефонной сети, благодаря чему пользователи могли отправлять факсы как с, так и на компьютерную рабочую станцию. Технология получила широкое признание как средство повышения продуктивности даже для организаций с умеренным факсимильным трафиком. Согласно исследованиям компании Davidson Consulting, специализирующейся в исследовании рынка факсов, факс-серверы экономят в среднем 6 минут на каждом факсе (см. Таблицу 1).
Технология может оказаться особенно полезной при больших объемах факсимильного трафика в высококритичных средах. Например, в среде обработки транзакций с банком факс-аппаратов, где несколько сотрудников заняты сортировкой, сшивкой и доставкой факсов в отдел ввода данных, факс-сервер мог бы значительно сократить затраты и улучшить документооборот за счет автоматизации доставки электронных факсов на настольную систему, возможно, в разделенное окно с изображением факса на одной стороне и приложением ввода данных с другой.
Выбор типа факс-сервера диктуется сетевой средой и конкретными потребностями пользователей. Факс-серверы имеют обычно множество функций, так что вы должны определить, какие из них наиболее отвечают вашим требованиям.
Особое внимание следует обращать на наличие таких функций, как автоматический повтор попытки передачи, извещение о получении, быстрая вставка строк заголовка, библиотеки с наиболее часто отправляемыми документами и телефонные книги со связями с другими базами данных. Продукт должен позволять создавать группы и титульные страницы, а также использовать популярный текстовый процессор в качестве редактора титульных страниц.
Факсимильная система должна иметь функцию организации очередей с возможностью программирования рассылки факсов в предопределенные интервалы времени. Предпочтительным периодом времени будет ночь, когда расценки за связь ниже и трафик в системе относительно невелик. Она должна также позволять отправлять факсы из клиентского программного обеспечения факсимильной связи, клиентов электронной почты, прикладного программного обеспечения типа текстовых процессоров и электронных таблиц, а также из браузеров.
Если вы хотите встроить факс-сервисы в заказное приложение, то здесь как нельзя кстати окажутся факс-серверы с библиотеками API. OptioFax компании Optio Software — один из продуктов, обладающий такой функциональностью. При необходимости тесной интеграции с мэйнфреймами вы можете обратиться к продуктам для приема и отправки факсов с хост-компьютеров таких компаний, как CommercePath.
Другая функция, на которую вы должны обратить внимание, — многоадресная рассылка факсов, т. е. рассылка одного или более факсов нескольким адресатам одновременно. Компаниям потребительского кредита и компаниям по выдаче ипотечных ссуд приходится часто отправлять одни и те же данные о процентных ставках по ссуде сотням брокеров в короткий интервал времени — несомненно, они получат немалую выгоду от многоадресной рассылки факсов. Выгоду от подобной функциональности могут получить и крупные компании, если им необходимо одновременно информировать всех сотрудников о крупном приобретении или об изменениях в политике.
Факс-сервер должен позволять осуществлять многоадресную рассылку по нескольким телефонным линиям, выполнять слияние баз данных для персонализации титульного листа каждого из получателей и создавать группы многоадресной рассылки. Он должен также поддерживать маршрутизацию многоадресных рассылок сервис-провайдеру для последующей доставки.
4.2. Маршрутизация входящих факсов
Другая заслуживающая внимания функция — маршрутизация входящих факсов получателям. Некоторые факс-серверы автоматически направляют поступающие факсы на принтер (имитируя факс-аппарат), после чего их можно сортировать вручную. В идеале факс-сервер должен выполнять функцию печати сам, а не рассчитывать на клиента факсимильной связи, так как последнего может и не быть в сети.
Конечно, немедленная печать подрывает одну из основных целей факсимильной связи по сети — сокращение бумажного потока. Кроме того, она не обеспечивает защиты для факсов с конфиденциальными данными. Таким образом, если только требования документооборота или закона не предполагают обратного, немедленная печать факсимильных документов может оказаться не лучшим методом внутренней маршрутизации факсов.
Одно из возможных решений — назначить администратора или другого штатного сотрудника ответственным за направление оцифрованных факсимильных изображений в соответствующие почтовые ящики. Некоторые факс-серверы показывают уполномоченным администраторам только титульные листы, обеспечивая определенный уровень конфиденциальности и защиты. Другие продукты имеют интерфейс с автоматическим распознаванием символов для чтения и идентификации имени получателя на титульном листе и автоматического принятия решения о маршрутизации.
Другие варианты внутренней маршрутизации опираются на Direct Inward Dialing (DID) и Dual-Tone Multifrequency (DTMF). В случае DID магистральной линии с центральной станцией может быть приписано несколько номеров, так что маршрутизация возможна для каждого номера; по сути, каждый получатель имеет свой собственный номер факса. В случае DTMF отправитель звонит по основному номеру факса, а затем вводит дополнительный номер получателя.