Создадим в форме кнопки для перехода в “пустой” бланк формы для внесения данных в таблицу и выхода из режима ввода записей. Для этого в окне базы данных нажмем последовательно кнопки “Форма” и “Конструктор” (Если на экране отсутствует панель элементов, предварительно в меню ACCESS выберем пункты “Вид” и “Панель элементов”)
Для выхода на “пустую” форму для добавления новой записи выберем пиктограмму “Кнопка” на “Панели элементов” и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве формы в режиме конструктора. В раскрывшемся диалоговом окне выбираем “Тип действия” - “Работа с записями” и “Действие” - “Добавление новой записи”. Затем выбираем что разместить на кнопке - рисунок или текст. Выбираем “Рисунок”, “Новая запись”. В качестве подписи-комментария к кнопке выбираем “Новая запись”.
Для выхода из режима формы фиксируем кнопку на свободном месте поля формы, отмечаем “Тип действия” - “Работа с формой” и “Действие” - “Закрытие формы”. Затем выбираем рисунок и название кнопки. В результате на форме появятся две кнопки позволяющие управлять работой формы.
При нажатии на кнопку “Новая запись” ACCESS переводит диалог с пользователем на создание новой записи предлагая ему пустую форму без записей. При нажатии на кнопку “Выход” диалог из режима формы переходит в окно базы данных.
Представим результаты действий по созданию формы в виде таблицы
| Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Нажатие кнопки “Создать” | Окно “Создание формы” (ОСФ) |
| ОСФ | Выбор таблицы\запроса для которой создается форма, нажатие кнопки мастера | Окно “Мастера по разработке форм” (МРФ) |
| МРФ | Выбор мастера “В один столбец” | Окно мастера создания структуры формы (МСФ) |
| МСФ | Выбор полей, порядка полей в форме, выбор типа и названия формы. | Готовая форма |
| Окно базы данных | Нажать кнопку “Конструктор” | Конструктор форм (КФ) |
| КФ | Меню ACCESS: выбор пунктов “Вид”, “Панель элементов” | Вызов на экран “Панели элементов”(ПЭ) |
| Окно базы данных, КФ, ПЭ | Выбор на “Панели элементов” пиктограммы “Кнопка”, перенос ее на форму. | Мастер создания кнопки (МСК) |
| МСК | Выбор “Тип действия”, “Действие”, рисунка и подписи к кнопке | Функциональная кнопка в форме. |
Создадим отчет по результатам запроса. Для этого в окне базы данных последовательно нажимаем кнопки “Отчет” и “Создать”. В появившемся диалоговом окне выбираем запрос, по которому будет создаваться отчет -
“Полный запрос”. После выбора запроса нажимаем кнопку “Мастера” для вызова мастера отчета. Из списка Мастеров выбираем пункт “В один столбец”. В появившемся диалоговом окне выбираем поля которые будут помещены в отчет. В следующем диалоговом окне определяем поле, по которому будет производиться сортировка записей - “Наименование изделий”. Затем определяем стиль оформления отчета. Определяем, что расстояние между строк 0,5 см., формат бумаги - А4, ориентация бумаги - книжная, заголовок отчета - “Справка по производственной деятельности”. После этого Мастер откроет отчет в режиме предварительного просмотра. Для вычисления итогов по полю “Сумма” в режиме конструктора отчета в “Области примечаний отчета” создадим поле, активизируем вызов на экран окна свойств. Затем, в строке “Данные” введем формулу +SUM ([Сумма]). В раскрывающемся меню в строке “Формат поля” укажем “Денежный”, в строке “Сумма с накоплением” укажем “Для группы” и отформатируем название поля - “Общая сумма выручки” . В окончании работы сохраняем отчет присваиваем ему имя.
Представим действия в виде таблицы
| Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Нажатие кнопок “Отчет” и “Создать” | |
| ОСО | Выбор таблицы\запроса, нажатие кнопки “Мастер” | |
| ОВМО | Выбор мастера “В один столбец” | |
| ОМСО | Выбор полей и очередности полей в отчете, выбор полей для сортировки данных, выбор типа отчета, выбор полей для вычислений, выбор формата отчета выбор типа группировки | Стандартный отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями |
| Стандартный отчет | Изменение структуры, форматирование отчета | Стандартный отчет “В один столбец” с итоговыми вычислениями |
Создадим макрос в виде панели кнопок. Для этого в окне базы данных последовательно нажать кнопки “Форма” и “Создать”. В окне “Создание формы” нажать кнопку “Пустая форма”. При этом откроется окно конструктора форм Если на экране нет “Панели элементов”, то надо воспользоваться пунктами меню ACCESS “Вид” и “Панель элементов”. Создадим на поле формы кнопку. Для этого нажмем мышью на пиктограмму “Кнопка” панели элементов и зафиксируем указатель мыши на свободном пространстве поля формы. В открывшемся окне мастера создания кнопки нажмем “Отмена”. Поместив указатель мыши на созданную кнопку, нажмем на правую клавишу мыши. В появившемся контекстном меню выберем пункт “Свойства” В раскрывшемся меню выберем пункт “Свойства событий” В строке “Нажатие кнопки” перейдем в режим построителя макросов, после чего перейдем в пункт “Макросы” в окне построителя.
Ответим да на запрос программы о сохранении макроса и сохраним его под именем “Ввод данных” В открывшемся окне конструктора макроса выберем в раскрывающемся меню пункта “Макрокоманда” выберем “Открыть таблицу”. В разделе “Аргументы макроса” в строке “Имя таблицы” выберем “Произв_деятельность”, в строке “Режим” - таблица”, в строке “Режим данных” - “Изменение”. Закроем конструктор сохранив сделанные изменения. Поместив указатель мыши на кнопку и нажав правую клавишу выберем в появившемся меню пункт “Свойства кнопки” В меню свойств выберем “Свойства макета”. В строке “Рисунок” нажмем на кнопку перехода в окно построения рисунков. Выберем из списка рисунок “Новая запись”, при этом рисунок появится на созданной кнопке. Для обозначения кнопки надписью, выберем пиктограмму “Подпись” и разместим указатель мыши рядом с кнопкой. Введем надпись “Ввод новой записи”. Повторим те же действия для создания кнопки “Просмотр таблицы”, но при этом в разделе “Аргументы макроса” в строке “Режим данных” укажем “Только чтение”. Также при изменении свойств кнопки выберем рисунок “Просмотр документа, а при выборе пиктограммы “Подпись” наберем текст “Просмотр таблицы”.
Для помещения названия панели кнопок выберем пиктограмму “Подпись”, зафиксируем указатель мыши на свободном месте формы и ведем текст “Панель кнопок”. Сохраним сделанные изменения.
Представим действия в виде таблицы
| Элемент ACCESS | Действия пользователя | Результат операции |
| Окно базы данных | Нажать кнопки “Форма”, “Создать”, “Пустая форма” | Конструктор создания формы (КСФ) |
| КСФ | Меню ACCESS. Пункты “Вид”, “Панель элементов” | Вывод панели элементов на экран (ПЭ) |
| КСФ, ПЭ | Нажать на пиктограмму “Кнопка” ПЭ, зафиксировать указатель мыши на поле формы | Мастер создания кнопки (МСК) |
| МСК | Нажать кнопку “Отмена” | Кнопка на поле формы (К) |
| К | Поместить мышь на кнопку, нажать правую клавишу | Контекстное меню (КМ) |
| КМ | Выбор пункта “Свойства” | Окно свойств кнопки (ОСК) |
| ОСК | Выбор пункта “Свойства событий”, в строке “Нажатие кнопки” выбор пиктограммы режима перехода в режим построения макроса | Окно построителя макросов (ОПМ) |
| ОПМ | Выбор пункта “Макросы”, сохранение макроса, присвоении имени “Ввод данных” макросу | Открытие окна конструктора макросов (ОКМ) |
| ОКМ | Выбор в пункте “Макрокоманда” пункта “Открыть таблицу”, в разделе “Аргументы макроса” выбрать , имя таблицы режим открытия, режим данных, закрыть ОКМ | Запись созданного макроса в окно базы данных |
| ОСК | Выбор пункта “Свойства макета” в строке “Рисунок” перейти в окно построителя рисунков | Окно построителя рисунков (ОПР) |
| ОПР | Выбрать рисунок | Создание рисунка на кнопке |
| ПЭ | Выбрать пиктограмму “Подпись”, разместить на поле формы, набрать текст подписи. | Создание надписи к форме |
Для автоматического запуска панели кнопок с “рабочего стола” Windows в окне базы данных выбирают кнопку “Макрос”. Нажимают кнопку “Создать” и в открывшемся окне “Макрокоманда” выбирают “Открыть форму”. В позиции “Аргументы макроса” в строке “Имя формы выбирают “Панель кнопок”, а в строке “Режим” - “Форма”. При сохранении макроса ему присваивают имя “autoexec”. Çàêðûâàþò ACCESS. На диске С: находят файл с именем PRO_DT.MDB, создают для него ярлык и присваивают этому ярлыку имя. При активизации ярлыка на рабочем столе, автоматически запускается панель кнопок
Список литературы
Визе Манс Microsoft ACCESS 2.0 Локализованная версия. М., Бином. 1995.
Евдокимов В. В. Экономическая информатика. Учебник для ВУЗов. СПб. Питер. 1997