Аллокации можно выполнять на основе ранее консолидированных фактических или бюджетных данных из других SAS-источников, а также с помощью других процессов распределения, за счет чего обеспечивается гибкость в удовлетворении требований к аллокациям. Вследствие этого экономятся время и усилия, затрачиваемые на выполнение распределения затрат.
Консолидация данных
Данные можно объединять по нескольким выделенным измерениям или по всем измерениям, на нескольких уровнях. При этом можно преследовать разные цели, как, например, удовлетворение всевозможных требований к управленческой и официальной отчетности. Одним из этапов консолидации может быть генерация проверочных отчетов, в частности по прибылям и убыткам.
Выполнение отчетности и анализа
Можно организовать стандартные шаблоны в книги и главы, состоящие из нескольких страниц. Эти страницы можно использовать либо для представления третьего измерения (например, отчет о доходах во времени, можно расположить по страницам, каждая из которых соответствует определенному подразделению), либо для того, чтобы отобразить гистограмму, график или круговую диаграмму, либо на дополнительных страницах можно разместить текст или иллюстрацию. Нерегламентируемые отчеты можно сохранять в качестве шаблонов для последующего использования.
Отчеты можно печатать, публиковать в Web, экспортировать в электронном формате в другие системы, например Excel. Отчеты в оперативном режиме можно изменять динамически — от сводных данных переходить к детальным данным уровня транзакций.
Проверка работы пользователей
В приложении обеспечивается детальная информация о всех внесенных в систему изменениях, в том числе об администрировании бюджета, управлении данными и об импорте. Доступ и обновление форм возможны только для авторизованных «владельцев» бюджетных форм или пользователей, имеющих соответствующие привилегии доступа. Изменения входных данных выполняются только через журналы, которые контролируются по номеру типа журнала, дате выхода и идентификатору автора.
Импортом и консолидацией данных могут заниматься только авторизованные администраторы. Эти и другие меры гарантируют, что только авторизованные пользователи имеют доступ к системе и выполняются только логически допустимые транзакции.
Выводы
| Традиционные системы | Продукт фирмы SAS |
| Традиционные процессы и инструменты планирования и бюджетирования требуют очень больших временных затрат | В едином пакете оптимизирует и авоматизитрует процесс сбора, оценки, распределения и консолидации данных, а также отчетности, за счет чего достигается более тесное сотрудничество и аккуратность при вводе информации в систему |
| При использовании множества таблиц или разрозненных инструментов трудно получить общее представление о планировании и бюджетировании | Продукт структурирован для быстрой консолидации, распределения и отчетности по множеству измерений |
| Системы бюджетирования часто работают на разных инструментах (иногда разрабатываются фирмой самостоятельно), в результате очень сложно вносить изменения в организационную иерархию и план счетов | Все изменения проверяются, принимаются и распространяются по организационной иерархии и плану счетов |
| Традиционные системы бюджетирования требуют специальных сложных процедур управления, часто выполняемых вручную | Автоматизируется весь процесс, отображаются данные о состоянии по пользователям и бюджетным формам |
| Приложения табличного типа ограничивают возможности планирования двумя переменными одновременно | Используется многомерное моделирование, допускающее планирование и анализ по всем переменным в бюджетной или плановой структуре |
| Традиционные приложения для планирования и бюджетирования часто используют сложные (и даже скрытые) формулы | Позволяет с легкостью создавать, применять и обновлять все вычисления в виде бизнес-факторов |
Модульное приложение Comshare MPC 5.0
Компания Comshare1 образована в 1966 году и является одним из старейших поставщиков OLAP-приложений на рынке управления эффективностью бизнеса (BPM, business performance management). Основные продукты Comshare — это:
FDC (самостоятельное приложение для финансовой консолидации, подготовки обязательной внешней и управленческой отчетности);
Decision (среда разработки для создания пользовательских Web-приложений Business Intelligence, обеспечивающая интерфейс к Comshare MPC);
MPC — главный продукт Comshare для управления эффективностью бизнеса. MPC версии 5.0 (вышедший в октябре 2002) поддерживает полный цикл управления эффективностью бизнеса. Основные нововведения продукта: бюджетирование по сотрудникам и ресурсам, расширение возможностей финансовой консолидации, а также более четкая интеграция с продуктами платформы Microsoft Business Intelligence.
Цикл финансовой обработки
BPM-приложения обслуживают широкий спектр бизнес-процессов, как-то: стратегическое планирование, бюджетирование, финансовую консолидацию, прогнозирование, управленческую отчетность и анализ; они способны поддерживать полный цикл управления, который связывает стратегические планы с операционными бюджетами и позволяет организациям непрерывно отслеживать и налаживать размещение ресурсов для поддержки корпоративных целей.
Таким образом, Comshare MPC — это Web-решение со встроенной финансовой аналитикой, поддерживающее полный цикл управления эффективностью бизнеса и обеспечивающее в едином интегрированном приложении все основные функции, которые могут быть необходимы компаниям для управления бизнесом. Comshare MPC поможет смоделировать бизнес-планы, связать стратегии с бюджетами, автоматизировать глобальную финансовую консолидацию, сгенерировать статистически точные бюджеты и планы, создать отчеты и провести анализ данных удобными и понятными способами. И тогда цикл планирования, прогнозирования, отчетности, анализа и настройки позволит менеджерам управлять ключевыми бизнес-целями в рамках всей компании, быстро обнаруживать и устранять отклонения, регулировать стратегии и заново прогнозировать результаты в реальном времени.
Архитектура приложения
В Comshare MPC нет привязки к определенной базе данных, поэтому приложение может функционировать как на реляционной БД, так и на многомерных платформах. Фактически модуль Comshare MPC Application Services позволяет выполнять интеграцию с наиболее популярными на сегодняшний день технологиями, такими как Microsoft SQL Server, Microsoft Analysis Services, Oracle RDBMS и Hyperion Essbase. (С января 2003 года Comshare не продает Hyperion Essbase, но по-прежнему поддерживает клиентов, использующих этот продукт).
Независимость от типа базы данных позволяет клиентам Comshare сократить вложения в технологическую инфраструктуру и подготовку специалистов, упрощая поддержку и сводя к минимуму потребность в обучении.
Модульный подход
Традиционно, BPM-решения составляются из нескольких приложений, использующих различные базы данных, в том числе и собственной разработки («фирменные»). Однако Comshare MPC представляет собой единое модульное приложение, работающее на централизованной базе. Благодаря такому уровню интеграции продукт оставляет целостное впечатление, что выделяет его на фоне разработок конкурирующих фирм, как-то: Hyperion Solutions (Hyperion Planning и Hyperion Financial Management) и Oracle (Oracle Financial Analyzer), которые либо делают то же самое, но с использованием нескольких приложений, либо решают лишь часть задач управления эффективностью бизнеса.
Comshare MPC состоит из пяти взаимозависимых модулей.
Planning (Планирование). Этот модуль предназначен для финансового планирования и обеспечивает ряд дополнительных функций для поддержки процесса стратегического планирования. Для того чтобы разносторонне оценить деятельность компании (с точки зрения юридического лица, продукта, рынка, времени и т. п.) используются бизнес-модели. С их помощью можно проводить анализ возможностей: варьируя различные предпосылки (входные данные), можно, например, выяснить, как 10—15%-ый рост валовых доходов повлияет на доходность акций. Результаты подобных анализов передаются в централизованную базу (но могут быть также сохранены и на локальной машине).
Кроме того, есть специальная функция Goal Seeking (Поиск цели), которая, зная результат расчета какого-то показателя, позволяет определить входные параметры, т.е. позволяет определить условия достижения некоторой цели. Таким образом, можно выполнять планирование «сверху-вниз» для всех подразделений и сравнивать их с планами, разработанными по методу «снизу-вверх» в процессе бюджетирования.
Budget (Бюджет). Модуль предназначен для поддержки итерационного процесса бюджетирования («снизу-вверх»). Исходный бюджет можно сформировать, скопировав данные прошлого года или выполнив статистическое прогнозирование (подробнее см. ниже в описании модуля Forecasting). Разработчик бюджета получает соответствующую информацию (например ключевые финансовые цели или расписание процесса бюджетирования) в текстовом виде. Ввод данных вручную осуществляется с помощью специальных форм, таким образом, чтобы каждый пользователь мог составлять планы в наиболее удобных (значимых) для него единицах измерения. Например, директору завода предпочтительно планировать, используя объемы продукции, а финансовым менеджерам удобно выражать доходы и расходы в местной валюте.
Данные в модуль можно вводить через Web, при этом доступны инструменты редактирования данных, есть возможность вставлять примечания.
Для тех, кто предпочитает Excel, предусмотрен специальный встраиваемый модуль, который позволяет вводить и подтверждать бюджетные данные (нетекстовые) непосредственно в Excel. Модуль стандартный и, как большинство его аналогов, может использоваться для выполнения анализа с помощью стандартных функций Excel непосредственно на базе данных приложения.