Планирование и бюджетирование фирмы SAS
Традиционно планирование и бюджетирование выполнялось, как правило, раз в год и представляло собой статический процесс, ориентированный в основном на имеющиеся фактические данные, а не на прогнозируемые возможности. Однако сейчас наступил этап перехода к более гибкой, динамической модели планирования, которая чаще оправдывает себя на практике.
Подобная модель реализована в программном продукте SAS, который позволяет решать следующие задачи:
Задавать несколько процессов планирования и добиваться согласованности данных между ними.
Оптимизировать процесс создания, учета, консолидации и утверждения бюджетов, при этом сокращая длительность цикла бюджетирования и планирования на недели и даже месяцы.
Автоматически использовать исторические данные для создания более точных и своевременных бюджетов и планов.
Передавать полномочия планирования и бюджетирования с уровня предприятия отдельным подразделениям.
Сравнивать текущие и прежние показатели, планировать и вести бюджет в различных аналитических разрезах (продажи по странам, регионам, продуктам или клиентам), в отличие от традиционного используемого в электронных таблицах анализа по двум переменным.
Разделять финансовую и нефинансовую информацию между лицами, принимающими решения, стимулируя взаимодействие в рамках предприятия, а также динамическое планирование и бюджетирование.
Автоматизировать гибкий, многоуровневый процесс согласования, чтобы удовлетворить все требования к бюджету и плану на различных организационных уровнях.
Быстро вносить изменения, которые происходят на рынке или внутри организации, а также распространять информацию о «факторах развития бизнеса» (business drivers) среди подразделений и внутри циклов планирования.
Проводить анализ в иностранной валюте, удовлетворять требованиям к отчетности.
Выполнять корпоративные и отраслевые требования к отчетности и финансовым сведениям, подлежащим обнародованию, используя при этом стандартные и настраиваемые шаблоны отчетов для создания твердых копий, online- и Web-отчетов.
В случае применения многомерных инструментов анализа, при планировании обеспечивать своевременный контроль за всей важной бизнес-информацией.
Продукты SAS Financial Management представляют собой не просто набор приложений (главную бухгалтерскую книгу, дебиторские и кредиторские счета, платежные ведомости). В них интегрируются данные из транзакционных систем и объединяются в унифицированную корпоративную структуру. SAS Planning обеспечивает аналитические возможности для планирования и бюджетирования, просмотра информации в различных разрезах, модификации и создания сценариев, быстрой адаптации к изменениям в организации или на рынке.
Приложения SAS Financial Management реализованы в клиент-серверной архитектуры и используют Web-технологии. При работе с продуктом SAS Planning имеются следующие возможности:
Администрирование и управление процессом планирования на всех уровнях.
Совместное использование форм подготовки бюджета различными пользователями.
Разработка удобных для пользователя форм для держателей бюджета.
Интеграция бюджетных данных, оценок, прогнозов и фактических показателей в новые бюджетные формы.
Простой анализ бюджетов в разных аналитических разрезах.
Определение бюджетных критериев
Исходя из стратегических планов организации, администратор бюджета распределяет цели и задает критерии бюджетирования, как-то:
Цикл планирования, определяющий период, в течение которого выполняется этот процесс. Цикл планирования можно задавать для любого календарного периода (не только годовой).
Процесс планирования, определяющий дату начала и конца для всех компонентов цикла планирования, таких как: определение расходов по подразделениям, продажи и определение себестоимости проданных продуктов, а также составление баланса.
«Факторы развития бизнеса» (бизнес-факторы), которые представляют собой либо фиксированные значения, либо расчеты на основе бюджетных допущений, автоматически заполняющие строки. (В качестве примера бизнес-фактора может служить такой: «стандартные годовые бонусы составляют пять процентов от зарплаты сотрудника».) Бизнес-факторы похожи на формулы в ячейках электронных таблиц, но обладают более широкими функциями, так как могут использоваться для множества различных измерений. Их очень просто задавать, проверять и обновлять. Бизнес-факторы гарантируют согласованность между целями компании и процессами создания и сбора бюджета. Процедура заимствования, которая состоит в переносе бюджетных критериев в новые циклы планирования для сокращения ввода данных и гарантии согласованности циклов, что упрощает более частое планирование и бюджетирование.
Создание форм ввода данных
После определения структуры бюджета, процессов и циклов главный администратор создает удобные для пользователей формы ввода данных, в которых могут содержаться:
Финансовые и нефинансовые данные за прошлые периоды, являющиеся основой для нового финансового плана.
Таблицы ввода множества данных в единой форме, удобные для одновременного отображения данных предыдущего и текущего бюджета.
Расчеты, которые отражают ключевые бизнес-факторы.
Ссылки, которые автоматически отражают изменения, которые происходят между взаимосвязанными элементами.
Текстовые комментарии, которые проясняют суть элементов формы или подсказывают пользователю возможные действия.
Гибкое определение форм и процессов
Формы можно создавать в соответствии с теми показателями, которые имеют значение для организации.
Множество процессов поддерживает бюджеты капиталовложений, бюджеты расходов и бюджеты показателей, которые составляют систему измерения эффективности.
Одно определение формы можно использовать в нескольких процессах.
Определение назначений и прав доступа
Администратор бюджета задает назначения и права доступа. Этот процесс определяет для каждой бюджетной формы ее принадлежность и возможность идентификации, устанавливает привилегии, в которых указывается, какие бюджетные формы могут просматривать, изменять и утверждать те или иные пользователи и группы. Процесс назначения форм запускает рассылку предупреждений пользователям бюджета о том, что им присвоены те или иные формы для ввода данных, и когда этот ввод нужно выполнять.
Вход в систему и ввод данных
После того как назначения и права определены, авторизованные пользователи могут входить в систему, вводить бюджетные данные, просматривать и передавать их руководству. Понятный графический интерфейс нетребователен к квалификации пользователя и позволяет свести к минимуму техническую поддержку. Каждое действие пользователя записывается в журнал контроля, так что можно отслеживать операции передачи на рассмотрение и принятия бюджетов. Данные пользователя хранятся в специальном файле, они не консолидируются и не импортируются в центральное финансовое хранилище данных до тех пор, пока не пройдут все подтверждения. При необходимости можно назначить время промежуточного импорта и консолидации.
Подготовка данных для анализа и отчетности
Возможности планирования и бюджетирования интегрируются с динамическим многомерным финансовым хранилищем данных, которое укомплектовано рядом мощных инструментов управления данными для ввода, оценки, управления, распределения, консолидации и отчетности.
Динамическое финансовое хранилище данных
В обычном приложении в электронных таблицах, данные хранятся в ячейках, структурированных в столбцы и строки. Формулы внедряются в ячейки, а для представления различных измерений (таких как подразделения или виды продукции) используется множество таблиц. С подобной архитектурой данных довольно трудно управляться, да и обновлять ее нелегко. Напротив, SAS Planning интегрируется с динамическим многомерным финансовым хранилищем данных, с мощными функциями импорта данных из внешних систем, функциями управления обработкой данными, распределения и консолидации данных, создания и использования печатных и интерактивных отчетов, а также функциями выполнения анализа, оценки данных, проверки деятельности пользователя в системе.
Обеспечение множества перспектив бизнес-модели
Многомерная модель бизнеса позволяет планировать, анализировать и создавать отчетность одновременно по множеству факторов (например, просмотр отчетов о прибылях и убытках по организации, анализ информации по продукту или сектору рынка в различных валютах во времени). В рамках одного измерения можно определять любое число элементов детализации и уровней агрегирования. Система позволяет работать с несколькими моделями, отвечающими различным потребностям (например, модели управленческой и официальной отчетности). Бизнес-модели можно как загружать из текстовых файлов так и экспортировать в них.
Импорт данных из разрозненных бухгалтерских книг, баз и других источников
Автоматизация доступа к внешним источникам данных, проводимая на основе сложных пользовательских правил отображения, устраняет необходимость в повтором вводе данных. Например, можно разместить внешние данные между счетами на основе дебита и кредита или процента, создать пользовательские процедуры проверки данных для очистки входящей информации и автоматически добавить новые измерения, которые обнаруживаются в процессе ввода данных.
Распределение (аллокации) расходов
Автоматизация задачи распределения косвенных расходов по подразделениям, продуктам, клиентам и любым другим используемым измерения выполняется путем определения процессов аллокации.
В приложении заложена возможность выполнять как простые, так и сложные распределения, используя различные методы: в процентных долях, в равных долях, пропорционально (некоторым параметрам) и в виде фиксированных сумм.