В итоге компания получила целый ряд важных преимуществ, среди которых - наиболее достоверные финансовые показатели и существенное сокращение сроков подготовки отчетов, подтверждений и консолидации. Но особенно примечательно значительное снижение себестоимости. Компании не только удалось добиться большей стандартизации с помощью единого корпоративного плана счетов, но и впервые одновременно решить проблемы, связанные с тремя основными функциями - финансовым учетом, налоговой отчетностью и планированием.
Создание "информации к действию"
Все согласны с тем, что получение информации, на основании которой можно предпринимать конкретные действия, является благородной целью. Средства ВРМ позволяют иметь такую информацию с помощью следующих основных механизмов:
более быстрый охват непрерывно меняющихся данных из различных источников на основе средств извлечения, преобразования и загрузки (ETL);
сосредоточение внимания на ключевых показателях бизнеса благодаря оценочным и инструментальным панелям;
заблаговременное предупреждение менеджеров о существенных отклонениях от запланированных результатов с помощью электронных сообщений и "стоп-сигналов" в отчетах.
Пример из практики. Известный производитель программных продуктов, компания Macromedia, добилась получения наиболее достоверных финансовых показателей с помощью Хранилища данных, но манипулирование данными в этом Хранилище вызывало затруднения. Как и многие другие компании, Macromedia осуществляла разработку прогнозов с помощью Exсel. Помимо этого, компания обладала специально созданным приложением для бюджетирования, которым пользовались около 20 сотрудников. В результате внедрения системы ВРМ компания получила доступ к данным в режиме реального времени с помощью онлайновой отчетности. Существенно сократились сроки подготовки недельных прогнозов с помощью модели, описанной в Exсel, а также время, необходимое для осуществления операций углубления в данные.
В компании Macromedia "информации к действию" имеет разное значение для разных пользователей. Для группы управления продуктами это означает прогноз доходов на основе данных маркетинга, в котором учитываются исторические данные, запланированные показатели и известные сезонные факторы. Группа продаж строит свой прогноз на основе данных о клиентах. Каждый квартал эти два подхода сопоставляются, чтобы найти общее и различия.
Сокращение и улучшение процесса принятия решений
Хотя улучшение процесса принятия решений и повышение конкурентоспособности упоминаются в маркетинговых материалах практически любого поставщика, эти заявления часто не соответствуют реальности. Но процесс принятия решений действительно совершенствуется, а конкурентоспособность растет, если компания получает следующие преимущества:
возможность следить за бизнесом и управлять им с большей степенью детальности;
сокращение циклов закрытия бухгалтерских книг;
автоматизация медленных, подверженных ошибкам ручных процессов обработки данных и прогнозирования;
сокращение времени выполнения механических операций по анализу электронных таблиц;
простой доступ к информации в масштабах всей компании, причем в форме, удобной пользователям;
обстановка, в которой сотрудники одобряют постоянные измерения эффективности их труда и фокусируются на ее повышении.
Пример из практики. До внедрения системы ВРМ сотрудники финансового отдела компании L-3 Communications, ведущего производителя разведывательных систем, тратили 85% времени на сбор информации и лишь 15% - на ее анализ. После внедрения новых средств это соотношение стало обратным.
Более быстрое предоставление информации позволяет принимать решения оперативнее. Компания L-3 Communications разработала инструментальные панели, доступные для многих сотрудников, которые, однако, были признаны далеко не сразу.
Компания также обнаружила, что улучшение процесса принятия решений означает сокращение интервалов в этом процессе, т.е. более частое принятие решений. Это, вкупе с более разнообразными форматами представления данных, позволяет чаще и точнее корректировать направление движения бизнеса.
В качестве примера можно привести ситуацию, когда компании удалось предотвратить существенное (3.6 миллиона долларов) превышение годового бюджета расходов в одном из подразделений за счет того, что проблема была замечена еще в начале июня, а не в конце октября, как это могло бы случиться при отсутствии системы ВРМ. Раннее обнаружение проблемы позволило вовремя принять соответствующие меры.
Заключение
Системы управления эффективностью бизнеса обеспечивают существенные преимущества на двух уровнях. Первый уровень - стратегический, он включает такие преимущества, как связь между повседневной деятельностью компании и ее стратегическими установками. Второй уровень - количественный: это те преимущества, которые можно посчитать или измерить, например, экономия миллионов долларов или сокращение сроков закрытия бухгалтерских книг с трех недель до трех дней. И еще одно преимущество, может быть, самое важное - изменение атмосферы в коллективе, ориентация сотрудников на повышение эффективности их труда, информированность о том, как их действия влияют на положение компании на рынке, а также более быстрая и активная реакция на изменения в конкурентной среде.
Список литературы
1. Крэйг Шифф (Craig Schiff). Передовой опыт проектов ВРМ: ключевые шаги к успеху (Best Practices in BPM - Key Steps to Success).
2. Крэйг Шифф (Craig Schiff). ВРМ: каковы реальные преимущества? (Business Performance Management - What are the Real Benefits?).