Потребность в организационных данных: модель комплексного управления эффективностью бизнеса
Ричард Стайн (Richard Stein).
Путем адресной поддержки конкретных нужд каждой группы потребителей данных в пределах отдельной организации разработчики систем управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management - BPM) могут улучшить способность этих систем укреплять корпоративную стратегию.
Цель систем управления эффективностью бизнеса - помощь организациям в осуществлении их бизнес-стратегий. Эти программные продукты должны предоставлять готовую для использования информацию, необходимую для улучшения процесса принятия тех решений, которые влияют на передачу бизнес-информации, согласованность работы подразделений и осуществление бизнеса в целом.
Для того, чтобы создать системы BPM, которые могут успешно достичь этих целей, разработчики данных систем должны понимать нужды корпоративных потребителей данных. В любой организации существует две группы потребителей бизнес информации: те, кто непосредственно принимают решения, и те, кто готовит для них эту информацию. Хотя представители второй группы явно и не принимают управленческие решения, они определяют способы обработки данных и представления окончательных результатов, что, в свою очередь, влияет на последующий процесс принятия решений. Таким образом, термин "потребители данных" более полно охватывает круг сотрудников, нуждающихся в информации. Модель использования данных, представленная ниже, определяет практические нужды каждой из семи групп потребителей данных.
Преимущество технологий BPM в том, что они предоставляют общую платформу, обеспечивающую потребителей данных бизнес-аналитикой (возможностями Business Intelligence). За счет выявления разносторонних нужд потребителей данных эта модель использования данных может использоваться в качестве руководства для разработки и внедрения комплексных решений BPM. Кроме того, эта модель предоставляет разработчикам BPM систем перечень операций, помогающих оценить сложность организации информации в той или иной компании. Таким образом, пользователи BPM систем могут использовать эту модель для создания более сильных экономических проектов и лучшего обеспечения требований заказчиков, а также для более успешного внедрения BPM технологий в целом.
То, насколько BPM система удовлетворяет требованиям потребителей данных той или иной организации, демонстрирует возможности этой системы как средства управления и стратегического планирования. В противном случае BPM система рискует оказаться в одной корзине с другими технологическими решениями, которые просто облегчают процесс консолидации данных.
Модель использования данных
Мы выделяем семь видов деятельности, для которых необходимы бизнес-данные. Эти виды деятельности могут быть распределены по трем уровням. В табл. 1 представлены эти виды деятельности, а на рис. 1 - основные связи между ними.
| Уровень 3 | 7. Разработка стратегии 6. Планирование 5. Управление ресурсами |
| Уровень 2 | 4. Бизнес-анализ 3. Подготовка внутренней отчетности |
| Уровень 1 | 2. Подготовка внешней отчетности 1. Техническая деятельность |
Таблица 1. Модель использования данных: 7 видов деятельности организации, 3 уровня принятия решений
На первом уровне данные используются исключительно для технической деятельности и внешней отчетности. На этом уровне не принимаются стратегические или управленческие решения. Например, системы планирования ресурсов предприятия созданы именно для осуществления видов деятельности, отнесенных нами к первому уровню. На втором уровне данные используются для генерирования новой информации и аналитических материалов. Для этих целей хорошо подходят программные продукты BPM. Третий уровень - это те виды деятельности, когда данные начинают реально работать и когда принимаются решения. Это центральная точка для управленческой информации - на этом уровне формируются требования, которым должны удовлетворять средства управления эффективностью бизнеса.
Техническая деятельность. Эта деятельность представляет собой ежедневную работу корпорации, например: производство, обслуживание покупателей, управление персоналом, продажи, закупки. Такая деятельность может быть или не быть частью производственно-сбытовой цепочки, она может играть ключевую роль или выполнять второстепенные функции, а также может быть связана с персоналом или оперативными отделами.
Для осуществления технической деятельности требуется информация: либо как основная составляющая для выполнения задачи, либо как элемент, необходимый для обеспечения контрольной обратной связи. Для этого обычно используются заранее созданные системы, в которые загружается специальная информация, необходимая для принятия оперативных решений. Например, представитель службы работы с покупателями может использовать систему, которая включает номер счета покупателя, список последних покупок, текущую информацию о доставке и рекомендации, полученные из системы управления отношениями с клиентами, по предложению покупателям дополнительных услуг или товаров.
В целом, такие технические модели не используют данные из стандартных управленческих информационных систем, поэтому BPM системы, как правило, не применяются в технической деятельности. Тем не менее, часть информации, имеющей отношение к технической деятельности, представляет интерес для BPM систем. Эта информация характеризует те аспекты, которые связанны с обслуживанием покупателей, с оперативной или финансовой деятельностью компании и которые важны для потребителей данных, занимающихся управлением, анализом, составлением отчетов, планированием или разработкой стратегии. Разработчики BPM систем должны работать с такими потребителями данных, чтобы изучать эти технические системы и выявлять наиболее подходящие данные. Далее могут быть разработаны механизмы интегрирования этой информации в BPM системы.
Подготовка внешней отчетности. Эта деятельность обычно заключается в том, что называется общим термином финансовая отчетность, и подразумевает серьезные обязательства компании по предоставлению данных третьим лицам. Более конкретно, внешняя отчетность призвана удовлетворить требования внешних сторон, таких как инспекторы, кредиторы и клиенты, путем подготовки материалов, предназначенных для стороннего использования, таких как финансовые отчеты и счета-фактуры. По сути дела, цель внешней отчетности - предоставление контрольных данных конечным потребителям в стандартной форме и в соответствии с определенными временными требованиями. Потребителям такой информации нужны консолидированные данные и их однозначное толкование. По счастью, BPM системы обычно удовлетворяют этим требованиям.
Материалы внешней отчетности не представляют большой ценности для персонала компании, так как они создаются для третьих лиц. Вот почему внешняя отчетность обычно рассматривается как функция выполнения своих обязательств и осуществляется четко, эффективно и в нужные сроки. Эти характеристики являются отличительной чертой средств управления эффективностью бизнеса. Потребителям данных нужна высоко автоматизированная система с более быстрыми циклами подготовки отчетности и меньшим количеством ошибок, которая соответствовала бы правительственным стандартам, таким как закон Сарбанеса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act). Кроме того, разработчики BPM систем должны знать о специальных требованиях к внешней отчетности, предъявляемых в той или иной отрасли хозяйства или ведомстве.
Внутренняя отчетность. Эта деятельность отвечает тем же требованиям, что и внешняя отчетность, - стандартные шаблоны, консолидация данных и их однозначное толкование, но направлена на удовлетворение собственных информационных потребностей организации. Внутренняя отчетность призвана обеспечить сотрудников компании необходимой информацией об организации. Обычно материалы внутренней отчетности оформляются по определенным стандартам в виде оценочных панелей, диаграмм производительности, управленческих инструментальных панелей и отчетов о состоянии дел. Эти отчеты могут быть дополнены специальными выборками данных, прогнозами и материалами внешней отчетности.
Разработчики BPM систем должны знать, что сотрудникам, занимающимся внешней и внутренней отчетностью, требуются различные данные. Внутренняя отчетность призвана удовлетворять функциональные нужды, связанные с управлением ресурсами, планированием и руководством. В большинстве организаций слишком часто упускают из виду этот момент, поскольку основывают свою внутреннюю отчетность на системах внешней отчетности. Вместо того, чтобы организовать внутреннюю отчетность на основе официальных стандартов или, например, общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP - Generally Accepted Accounting Principles), компании могут использовать для этого центры получения прибыли или организационную структуру, а сама внутренняя отчетность может отражать концепции управленческого учета, примерные результаты, описание новых направлений деятельности или специальные вычисления.
Хотя BPM система уже может выгодно отличаться от других аналогичных систем, если она разработана с учетом информационных потребностей организации для внутренней отчетности, а не для внешней, ее способность объединить эти две платформы только повышает ценность системы. Разработчики BPM систем должны осознавать, что потребители данных внутренней отчетности нуждаются в информации о любых процессах или показателях, которые могут быть интересны менеджерам или другим сотрудникам. Им нужна возможность менять существующую систему отчетности, чтобы отражать происходящие изменения, например, реорганизацию, появление новых продуктов, специальных запросов или новых стратегий. Более опытные пользователи часто хотят иметь возможность разложить сводные показатели на отдельные составляющие и представить данные в более удобном формате. И наконец, BPM системы должны быть достаточно гибкими, чтобы изменяться, если меняются требования внутренней отчетности самой организации.