· существует ли проблема информатизации Министерства торговли РФ;
· если существует, то каким образом ее можно решить.
Работы проводились в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 34.601 - 90 "Автоматизированные системы. Стадии создания", который предусматривает следующую последовательность выполнения работ:
1. Проведение обследования объекта и формирование требований к автоматизированной системе.
2. Разработка концепции автоматизированной системы.
3. Техническое задание.
4. Эскизный проект.
5. Технический проект.
6. Рабочая документация.
7. Ввод в действие.
8. Сопровождение АС.
Задача специалистов НИИ АА, проводивших обследование, состояла в получении и отражении в материалах отчета информации по следующим вопросам организационного построения и деятельности каждого из структурных подразделений министерства (департаментов, управлений и т.д.):
· Организационно-функциональная структура Подразделения; схема информационного взаимодействия между его структурными единицами и отдельными функционерами.
· Система делопроизводства, разработки и хранения документов.
· Функции, задачи и процессы деятельности Подразделения.
· Описание и анализ реализуемых Подразделением основных механизмов государственного управления (регулирования) внешнеторговой и внутриторговой деятельностью.
· Предложения по решению задач на ПЭВМ; краткие постановки таких задач.
· Расширенные постановки нескольких наиболее проработанных и эффективных задач, для реализации их на опытном участке системы.
· Информационные ресурсы Подразделения (как поставленные на ЭВМ, так и ведущиеся вручную): состав и структура баз данных (картотек), используемые словари и классификаторы.
· Услуги, которые Подразделение может предоставить субъектам внешнеэкономической деятельности (российским и др.); возможные коммерческие проекты.
· Использование мировых и российских баз данных (сейчас и в перспективе).
· Подразделения Минторга России, федеральные органы исполнительной власти РФ, международные организации, субъекты внешнеторговой деятельности и т.д., с которыми Подразделение должно взаимодействовать в соответствии с Положением.
· Характеристика каждого направления взаимодействия: регламент, структура документов, информационные потоки и вид взаимодействия (электронная почта, онлайн, офлайн); проблемы, возникающие при взаимодействии.
· Характеристика обрабатываемой, хранящейся и передаваемой информации по уровню конфиденциальности (служебная, открытая).
· Используемые средства связи (телефон, телефакс и т.д.).
· Необходимость доступа сотрудников Подразделения к информационным ресурсам сети Интернет (если можно, конкретизировать к каким именно).
· Информация Подразделения, которую целесообразно разместить на Web-сервере Минторга России в сети Интернет.
· Оснащенность Подразделения средствами вычислительной техники (ВТ), используемые программные продукты.
· Предложения по дооснащению средствами ВТ (ПЭВМ, принтеры и т.д.).
· Характеристика размещения средств ВТ в помещениях Подразделения.
· Оценка степени подготовленности пользователей и актуальности автоматизации.
Следует отметить, что, по тем или иным причинам (как объективным, так и субъективным), не для всех обследованных подразделений удалось получить полную информацию по сформулированным выше вопросам.
Результаты проведенного информационно-технологического обследования, показали, что проблема информатизации Минторга России существует и заключается в несоответствии уровня информатизации министерства уровню, требуемому для его эффективного функционирования в современных условиях.
Можно утверждать, что необходимое повышение эффективности деятельности Минторга невозможно без использования в повседневной практике работы современных информационных технологий, т.е. без информатизации.
Информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей органов государственной власти, на основе формирования и использования информационных ресурсов.
Чтобы создать оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей Минторга России, т.е. решить проблему его информатизации, необходимо:
· создать инфраструктуру, поддерживающую формирование и использование информационных ресурсов, на базе современных компьютерных и телекоммуникационных технологий;
· разработать и внедрить на этой инфраструктуре программные средства автоматизации основных видов деятельности;
· наполнить информационные базы данных Министерства и обеспечить оперативный доступ сотрудников к информационным ресурсам Федеральных и региональных органов государственной власти России, общедоступным и коммерческим ресурсам сети "Интернет".
Концепция решения этой проблемы путем создания Автоматизированной информационной системы Министерства торговли Российской Федерации (АИС МТ РФ), разработанная специалистами НИИ автоматической аппаратуры им. академика В.С. Семенихина.
Как при обследовании, так и при разработке концепции исследовались и учитывались все три аспекта информатизации:
- состояние инфраструктуры информатизации;
- состояние автоматизации деятельности сотрудников министерства;
- состояние информационных ресурсов.
В период с 11.03.99 г. по 07.05.99 г. материалы данного КДП были рассмотрены в департаментах и управлениях Центрального аппарата Минторга и в "Объединении "ИнформВЭС". Замечания и предложения, сформулированные в результате этого рассмотрения, были обсуждены на заключительном заседании Рабочей группы по проведению совместных работ по информационно-технологическому обследованию Минторга и полностью учтены разработчиками при подготовке окончательной редакции настоящего документа.
1.2.1. Министерство торговли как потребитель и источник информации
Министерство торговли РФ является весьма крупным потребителем и источником информации о чем свидетельствуют приводимые ниже потоки входящих и исходящих документов, а также оценки объемов хранимой информации, необходимой в повседневной работе.
Оценка общего количества документов за 1998 год, прошедших через Канцелярию УД Министерства и службы делопроизводства департаментов (управлений):
· входящие - свыше 30000;
· исходящие - свыше 12000.
Объемы информации, необходимой центральному аппарату Министерства в повседневной работе (статистическая и конъюнктурная информация, нормативно-правовые акты, исполняемые и разрабатываемые документы и т.п.) оцениваются следующими величинами:
· текущая (актуальная) информация - 2 - 3 миллиона условных машинописных страниц (что, при переводе в машинные форматы представления, соответствует объемам хранения примерно 200 - 300 гигабайт);
· информационная предыстория за 7 - 10 лет (в основном это статистическая информация прошлых периодов, которую необходимо хранить для получения сравнительных оценок, переписка, разрешительные документы и т.п.) - 10 - 15 миллионов условных машинописных страниц (что, при переводе в машинные форматы представления, соответствует объемам хранения примерно 1 - 1,5 терабайта).
Из-за большого объема документооборота, в Министерстве торговли имеет место отход от технологии делопроизводства, определенной государственными стандартами, инструкциями и наставлениями, в сторону комбинированной вертикально-горизонтальной технологии - правом внешней переписки обладают и начальники департаментов (управлений). Определенный объем переписки имеется также непосредственно между департаментами Министерства (минуя уровень Министра и его заместителей) и между отделами различных департаментов. Фактически система делопроизводства и документооборота Министерства представляет собой распределенную систему делопроизводства, состоящую из множества взаимодействующих между собой участков делопроизводства, причем один из них (Канцелярия Управления делами) играет по отношению к остальным координирующую и контролирующую роль. Каждый из таких участков в зоне своей ответственности использует строго вертикальную технологию движения документов. Движение документов между участками делопроизводства имеет вертикально-горизонтальный характер, определяемый как их относительным положением в организационно-штатной структуре центрального аппарата Министерства, так и рангом их внешних корреспондентов и адресатов.
В настоящее время в центральном аппарате Министерства с помощью средств вычислительной техники обрабатывается лишь ничтожная часть всей этой информации (порядка 1-2 %).