Математическое обеспечение комплекса задач “Автоматизированная система документооборота учереждения (стр. 3 из 22)
В данных Технических предложениях рассматривается ряд первоочередных, на наш взгляд, задач автоматизированной информационной поддержки деятельности центрального аппарата Министерства и некоторых входящих в его систему учреждений и организаций.
Министерство торговли как субъект аналитической обработки информации
Анализ задач и функций, предписанных Министерству в соответствии с Положением о нем, показывает, что основные направления его деятельности связаны с глубоким анализом огромных объемов статистического, конъюнктурного, нормативно-правового и другого материала в контексте сложных и многомерных экономических, социальных, внутри- и внешнеполитических целей, устанавливаемых Правительством РФ.
В настоящее время в центральном аппарате Министерства не используется каких-либо средств поддержки аналитической обработки информации.
Вместе с тем в арсенале современных информационных технологий имеется ряд методов и средств аналитической обработки как структурированной, так и неструктурированной информации, а также технологий решения сложных многомерных количественно-качественных проблем, для которых характерно отсутствие аналитических зависимостей между определяющими их факторами.
В данных Технических предложениях рассматривается несколько прикладных задач аналитической обработки информации, которые, на наш взгляд, будут полезны в качестве средств поддержки аналитической работы специалистов центрального аппарата Министерства и некоторых входящих в его систему учреждений и организаций.
Основные проблемы, которые необходимо решить для развертывания полномасштабной системы аналитической обработки информации:
· Получение необходимой Министерству информации от федеральных и региональных органов
· Внедрение единой системы классификации и кодирования элементов данных.
· Разработка единой для взаимодействующих министерств и ведомств системы представления информации об объектах учета (уровень агрегирования информации, состав представляемых элементов данных, форматы данных и т.п.).
· Придание электронным документам юридической силы.
· Общесистемные прикладные задачи информатизации Министерства торговли
В рамках предлагаемой системы информатизации Министерства имеется ряд системных и прикладных задач, которые необходимы каждому (или большинству) из рассматриваемых подразделений. К таким задачам относятся:
− Автоматизированная система делопроизводства и документооборота.
− Контроль исполнения поручений.
− Разработка и согласование документов.
− Справочная информация по министерству.
− Справочная информация по органам государственной власти и управления РФ.
− Внутриминистерская электронная почта.
− Внешняя электронная почта.
− Информационные ресурсы Internet.
− База нормативных и правовых документов федерального уровня.
− Система внешнеторговой информации (СВТИ).
Доступ к функциям этих задач должен обеспечиваться с каждого автоматизированного рабочего места (АРМ) будущей системы (разумеется, в пределах прав и полномочий, определяемых статусом и должностными функциями пользователей АРМ).
1.2.2. Комплекс прикладных задач "Делопроизводство, документооборот и электронный архив"
При таком объеме документооборота можно ожидать, что эффект от реализации единой автоматизированной системы делопроизводства Министерства будет весьма значительным.
Реализация и внедрение данного комплекса задач должно постепенно перевести делопроизводство и документооборот в Министерстве торговли РФ на уровень, соответствующий современному состоянию информационных технологий.
Общие требования к комплексу задач ДДЭА
Комплекс задач "Делопроизводство, документооборот и электронный архив" (ДДЭА) должен обеспечивать соблюдение требований российских стандартов, инструкций и наставлений в области делопроизводства и документооборота. Кроме того, он должен сохранять полезные традиции и технологии делопроизводства, выработанные за долгую предысторию Министерства.
Поскольку в настоящее время действующие стандарты и инструкции определяют лишь бумажную форму документа, то на данном этапе комплекс задач должен выполнять в основном функции сопровождения бумажного документооборота, обеспечивая снижение трудоемкости рутинных операций делопроизводства за счет автоматизации процессов регистрации документов, учета резолюций руководителей на документах, отслеживания движения документов и контроля исполнения резолюций.
Вместе с тем, комплекс задач с момента ввода его в эксплуатацию должен начать выполнять функцию "мостика" для постепенного перехода от бумажных к "электронным" документам, обеспечивая разработку документов на ПЭВМ с помощью современных программных средств, ведение архивов подготовленных электронных документов, поиск документов в таких архивах, ведение внутриминистерской переписки в электронном виде (по крайней мере - частично).
В соответствии с принятой в Министерстве смешанной вертикально-горизонтальной технологией делопроизводства и документооборота (см. Приложение к данным Техническим предложениям "Результаты обследования потребностей Министерства торговли РФ в информатизации"), программные средства комплекса прикладных задач ДДЭА должны обеспечивать формирование в рамках центрального аппарата Министерства совокупности взаимодействующих "локальных" систем (или участков) делопроизводства и документооборота.
Такая совокупность взаимодействующих "локальных" систем делопроизводства и документооборота в рамках единой технологии должна охватывать уровни:
- Министерства
- Департаментов (управлений) или самостоятельных отделов
- Отделов в составе департаментов (управлений)
Для системы делопроизводства и документооборота, соответствующей уровню Канцелярии Управления делами Министерства, должна обеспечиваться возможность выполнения координирующих и контролирующих функций по отношению к остальным участкам делопроизводства. Каждый из формируемых участков делопроизводства в зоне своей ответственности использует строго вертикальную технологию движения документов. Движение документов между участками делопроизводства имеет вертикально-горизонтальный характер, определяемый как их относительным положением в организационно-штатной структуре центрального аппарата Министерства, так и рангом их внешних корреспондентов и адресатов.
В пределах центрального аппарата Министерства взаимодействие между участками делопроизводства должно осуществляться через систему внутренней электронной почты (на начальном этапе информатизации - для подразделений Министерства, расположенных в одном здании). По мере развития уровня информатизации Министерства, обретения электронным документооборотом юридической силы, а также по мере готовности внешних адресатов и корреспондентов, должен обеспечиваться постепенный переход на взаимодействие участков делопроизводства через систему электронной почты и с внешними учреждениями и организациями, а также с территориально-удаленными учреждениями, входящими в систему Министерства (управления уполномоченных Минторга в субъектах Федерации и регионах РФ, торговые представительства РФ за рубежом и др.).
Программные средства комплекса задач должны обеспечивать его адаптацию к изменениям организационно-штатной структуры Министерства и его подразделений.
Программно-аппаратные средства комплекса задач должны обеспечивать функции разграничения доступа и защиты учетно-регистрационных данных делопроизводства и документов, хранимых в электронном виде, в соответствии с действующими в Министерстве инструкциями.
Комплекс задач ДДЭА должен обладать следующими функциональными возможностями, поддерживающими основные задачи и функции делопроизводства:
- Учетной обработки документов
- Доведения документов до должностных лиц
- Рассылки документов
- Контроля исполнения резолюций
- Подготовки отчетных документов делопроизводства
- Архивирования документов и поиска их в архивах
- Ведения и использования разнообразных справочников, классификаторов и шаблонов, необходимых в делопроизводстве
К функциям делопроизводства и документооборота тесно примыкает (хотя и не относится к ним) функция поддержки разработки документов в подразделениях Министерства. Будучи важной составной частью общего процесса документационного обеспечения управления, эта функция также рассматривается в рамках комплекса задач поддержки делопроизводства и документооборота.
Можно предложить классификацию информационных ресурсов министерства по критерию открытости, приведенную на рис. 1.1:
 |
рис. 1.1 Классификация информационных ресурсов министерства
Документы (или их проекты), разрабатываемые в Министерстве в служебном порядке (служебные документы) могут быть: