конфиденциальными(документы, содержащие информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и или по решению лиц, уполномоченных Министром торговли);
открытыми регламентными документами (документы, не отнесенные к категории ограниченного доступа, но для распространения которых требуется разрешение соответствующего должностного лица).
В результате разрешения соответствующего должностного лица регламентные документы министерства могут стать либо общедоступными, либо платными, либо массовыми. Не обязательно получать разрешение на каждый конкретный документ, поскольку на некоторые группы документов в Минторге может быть установлен регламент, позволяющий без обращения к должностному лицу относить документы к той или иной категории открытости. Служебные документы ограниченного распространения должны иметь пометку "Для служебного пользования" или "Коммерческий". Необходимость проставления пометок на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим, или утверждающим документ.
Доступ к открытым информационным ресурсам законодательством РФ не ограничен. Однако часть из них (открытые платные ИР), в связи с необходимостью поддержания этих ресурсов в актуальном состоянии, затратами, связанными с их хранением и распространением и т.д. предоставляются пользователям за плату.
Современное состояние информатизации Минторга
Центральный аппарат при численности 939 человек, имеет 524 компьютера. Из них 337 компьютеров безнадежно устаревших моделей, требуют списания. 187 компьютеров могут быть использованы (с определенными ограничениями) в дальнейшем. Неплохо оснащены департаменты ВТС и ДФБУ. Компьютеры, как правило, используются автономно. Дополнительно требуется 350 современных компьютеров, объединение всех их в единую локальную вычислительную сеть (ЛВС) и использование в соответствии с системной идеологией.
Управления и представительства уполномоченных в регионах (79 представительств) имеют 217 маломощных устаревших компьютера. Работоспособные компьютеры могут продолжать ограниченно использоваться. Для целей информатизации требуется приобретение 200 современных компьютеров и создание ЛВС в некоторых управлениях.
Госторгинспекции в регионах (80 инспекций)оснащены достаточно неплохо. Имеют 45 устаревших и 121 достаточно современных компьютера. Требуется дооснащение 50 компьютерами.
Торговые представительства в иностранных государствах (86 ТП и АТС) имеют 161 устаревший и 94 современных компьютера. 26 ТП и АТС подключены к международным сетям передачи данных. Требуется дооснащение 100 компьютерами и развертывание ЛВС в ряде ТП.
Примечание. Оценки потребностей в оснащении компьютерами являются экспертными. Они будут уточнены на стадии технического проектирования.
Автоматизации основных видов деятельности.На большинстве компьютеров осуществляется набор и распечатка текстов подготавливаемых документов (интеллектуальная пишущая машинка). В некоторых отделах ведутся отраслевые базы данных, доступные, как правило, незначительному числу сотрудников отдела. Осуществляется анализ достаточно ограниченных объемов статистических данных. Ввод данных часто производится (например, в департаментах внутренней торговли) вручную с бумажных носителей. В департаменте ДФБУ используется бухгалтерская система. В УД используется морально устаревшая система ведения делопроизводства, а в УКГС - кадровая система. В ближайшее время предполагается создание комплекса средств автоматизации для обеспечения выдачи экспортных сертификатов по текстилю за счет финансирования по программе TASIS (ДГРВЭД).
Телекоммуникационные сети и каналы связи для обмена данными между подразделениями Минторга, с органами исполнительной власти и взаимодействующими организациями используются весьма ограниченных масштабах.
Доступ к информационным ресурсам. Внутренние информационные ресурсы Минторга доступны, в основном, сотрудникам отделов, создающих эти ресурсы.
С получением данных из Федеральных исполнительных органов (ГТК, Госкомстат и т.д.) связаны большие трудности, информация, как правило, не удовлетворяет сотрудников министерства ни формой представления, ни составом, ни качеством. Необходимо на правительственном уровне решить проблему получения информации из ГТК, Госкомстата, Минэкономики и ряда других министерств и ведомств. Информация должна поступать своевременно, быть достаточно детальной, точной и полной.
В департаментах внутренней торговли необходимая для анализа информация из регионов добывается часто за счет личных связей с сотрудниками региональных администраций. И это - при наличии в регионах уполномоченных Минторга и госторгинспекций. В процессе обследования у нас сложилось впечатление оторванности департаментов внутренней торговли от всех остальных подразделений министерства.
Многообразные ресурсы "Интернета" сотрудникам министерства практически недоступны. Исключение, видимо, составляют 26 ТП и АТС, подключенных к мировым сетям передачи данных.
Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
На основе разработанной архитектуры системы и требованиями Заказчика на текущем этапе общий объем работ был распределен между исполнителями в соответствии с делением на классы задач, стоявших перед разработчиками. Работа над проектом проводилась разработчиками в составе:
Беляев А.И-М. - разработка общей концепции системы, определение общих соглашений по разрабатываемым составным модулям;
Яковлев Д.В. - разработка подсистемы по обеспечению информационной безопасности;
Игнатов-Радохов Д.В. – разработка подсистемы поиска и ахривации информации;
Взаимодействие между исполнителями по решаемым задачам осуществлялась в соответствии с приведенной на плакате 1 схемой взаимодействия.
Операционные среды: Windows 95 (или Windows NT Workstation 4.0) определена требованиями Заказчика, вытекающими из проектных работ.
В качестве средств разработки специального программного обеспечения была выбрана система Borland C++ Builder 1.0 Client/Server. Выбор обуславливается тем, что с его помощью можно в кратчайшие сроки разработать быстрое, компактное и полноценное Windows-приложение, работающее с базами данных и приложениями электронной почты.
Для разработки программного обеспечения по курсу "Экономика" был выбран Visual Basic for Applications,так как программа должна будет работать под операционными системами Windows 95, в среде электронных таблиц Excel.
Для разработки программного обеспечения по курсу "Экология и охрана труда" был выбран Visual Basic 5.0.
Для разработки программного обеспечения по курсу "Гражданская оборона" был также выбран Visual Basic 5.0.,так как программа должна будет работать под операционной системой Windows 95 по требованию кафедры.
Ниже приведены результаты проведенного комплексного исследования трех наиболее известные продуктов: Notes компании IBM/Lotus, Exchange Server фирмы Microsoft и GroupWise производства Novell. Были рассмотрены все достоинства и недостатки вышеприведенных систем и выбрана система, ставшая средой реализации задач данного дипломного проекта.
Раньше сервер электронной почты представлял собой простое почтовое отделение на базе компьютера. Однако постепенно, с развитием архитектуры клиент/сервер и корпоративных сетей он из обычного автоматизированного "почтового ящика" превратился в разветвленную службу, охватывающую многочисленные сети предприятия, большое количество узлов электронной почты и ежедневно обслуживающую несколько тысяч пользователей. Для создания такой платформы требуются опытные разработчики. Поэтому для тестирования мы выбрали продукты ведущих компьютерных компаний. Каждый пакет не только является мощной почтовой службой, но и обеспечивает много дополнительных возможностей, таких как управление документооборотом и автоматизация деловых процедур.