Разработка базы данных «Магазин бытовой техники “Электрон” средствами СУБД MS Access» (стр. 3 из 3)
Рис. 11 Внешний вид формы «Ввод данных»
Подчиненная кнопочная форма «Базисные данные»
Данная форма (Рис. 12) предназначена для ввода информации в некоторые второстепенные таблицы посредством форм (Названия техники, Поставщики, Производители).
Рис. 12 Внешний вид формы «Базисные данные»
Данная форма (Рис. 13) предназначена для ввода информации о счетах: кто и на какую сумму расплатился по счету за определенное число с определенной скидкой и какой товар продан по данному счету. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы. Для упрощения ввода данных использован Мастер подстановок, реализующий выбор номера при помощи всплывающего списка с набором данных.
Рис. 13 Внешний вид формы «Счета»
Данная форма (Рис. 14) предназначена для ввода информации о технике: Номер техники – однозначный идентификатор товара в БД, Номер производителя (вводится при помощи всплывающего списка), Номер названия (вводится при помощи всплывающего списка), модель, дата выпуска, срок гарантии, цена, номер партии (вводится при помощи всплывающего списка), количество на складе – первоначальное количество товара на складе, Изображение товара. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы.
Рис. 14 Внешний вид формы «Техника»
Данная форма (Рис. 15) предназначена для ввода информации о партиях товара. Номер партии – однозначный идентификатор партии в БД; Номер поставщика вводится при помощи всплывающего списка и представляет собой наименование поставщика данной партии; Дата представляет собой дату поставки партии. На данной форме так же расположены кнопки выхода из формы и печати данной формы.
Рис. 15 Внешний вид формы «Партии товара»
Назначение остальных форм понятно из их названий.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Создание итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки
. В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.
При запуске базы данных автоматически откроется Главная кнопочная форма (Рис. 16). На ней представлены кнопки:
Рис. 16 Главная кнопочная форма
Продажа – необходима для открытия формы продажи товара;
Отчеты – открывает одноименную кнопочную форму Отчеты;
Ввод данных – открывает одноименную кнопочную форму;
Техника – открывает форму Техника;
Выход – служит для закрытия БД.
Для использования БД необходимо ввести данные. Для добавления записи на формах представлены кнопки добавления записи
. Данные разбиты на главные (таблица Техника), основные (представлены на кнопочной форме Ввод данных) и базисные (представлены на кнопочной форме (Рис. 17), открываемой из кнопочной формы Ввод данных путем нажатия на кнопку Базисные данные). Для работы необходимо ввести базисные данные (формы Названия техники, Поставщики и Производители). Для выхода из формы служит кнопка 
. Затем необходимо вернуться с помощью кнопки Назад в кнопочную форму Ввод данных. 
Рис. 17 Базисные данные
После ввода базисных данных необходимо ввести основные данные при помощи форм Партии товара и Покупатели, открываемых одноименными кнопками на форме Ввод данных (Рис. 18). При этом ранее введенные базисные данные необходимы для заполнения .
Рис. 18 Ввод данных
После ввода данных необходимо заполнить таблицу Техника. Выполняется данная операция при помощи одноименной формы, открываемой кнопкой Техника в Главной кнопочной форме. После выполнения всех описанных операций можно приступать к торговле.
Для продажи товара продавцу необходимо:
Убедиться, что данный товар присутствует на складе при помощи одного из отчетов: Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели) и Количество техники на складе (по названию). Для открытия одного из данных отчетов необходимо выполнить следующую последовательность действий: Главная кнопочная форма ® Отчеты ® Склад, и в открывшейся кнопочной форме выбрать необходимый отчет. При этом отчеты по модели и по названию выводят только ту технику, название или модель которой указали при открытии отчета.
Проверить наличие покупателя в списках покупателей, и при необходимости добавить его при помощи формы Покупатели.
Открыть форму Продажа. Так как данная форма представляет собой основное средство для работы магазина, разрешено только добавление записи.
Заполнить данную форму.
При необходимости распечатать отчет Счет, расположенный на кнопочной форме Отчеты.
Для анализа эффективности работы магазина был разработан рая отчетов:
Пятерка популярной техники – выводит пять наиболее продаваемых товаров;
Продажа техники по датам – выводит количество техники и сумму, вырученную за определенную дату;
Количество проданной техники за день – выводит количество проданной техники по датам;
Сумма потраченная покупателем – выводит общую сумму, потраченную покупателем;
Все описанные выше отчеты открываются со страницы Отчеты.
В проделанной работе были опробованы и использованы основные метода и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.
Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2003 и возможности работать в Web.
Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для магазина, разработчик должен ориентировать её в первую очередь на продажу.
Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.
Иллюстрированный самоучитель по Access2002: электронный учебник, 2004.
Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100646931049.aspx?CTT=96&Origin=CL100570041049