Автоматизация базы данных для ООО "ОриенБанк" (стр. 3 из 5)
Определить перечень полей (столбцов, таблиц), которые необходимы для хранения данных. Определить перечень таблиц, которые будут содержать эти поля;
Определить способ заполнения базы данными (сколько людей будут в этом участвовать, потребуется ли объединять данные разных пользователей и т. д.). Полезно также разработать примерный вид форм, в которые будут вводиться эти данные;
Определить способ получения результата использования базы (это может быть, например, распечатка или вывод на экран).
Эта база данных может, хранит, и накоплять информацию о товарах, поставщиках и получателях. В случае надобности программой будет выводиться на экран или на печать интересующая информация в удобном красивом, точном и главное правильном виде.
Основные элементы Ms Access для создание базы данных являются следующие:
Таблица.В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами;
Запрос.При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц;
Форма. Окно или область в окне, где представлении поля с данными, таблица или элементы управления;
Отчёт. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде;
Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server;
Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций;
Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.
2.1.1 Таблицы
Таблицы являются основой любой базы данных - главным хранилищем информации. От того как организовано хранение данных в таблицах, во многом зависит успех всего проекта. В процессе работы разработчику приходится не раз возвращаться к конструированию таблиц и менять их структуру. Существует очень большое количество параметров, так или иначе связанных с таблицами или данными (например, форматы данных), о которых необходимо знать, во время проектирования и разработки базы данных.
Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру. При разработке базе с учетом требований и поставленных целей било создано 4 таблицы:
Товары;
Поставщики;
Получатели;
Департамент\Управление.
Таблицы в Ms Access можно создать путем вызова диалогового окна «Новая таблица». Часто используемые являются:
Создание таблицы в режиме конструктора. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора;
Создание таблицы с помощью мастера. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей;
Создание таблицы путем ввода данных. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.
Оптимальным вариантом в нашем случае является «Создания таблицы в режиме конструктор» (Рисунок 2.1.).
Рис.2.1.Режимы создания таблицы
Таблица товары предназначена для хранения информации о товарах. Ключевым элементом таблицы является товар, который имеет свою характеристику. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле для таблицы. (Таблица 2.1.).
Таблица 2.1.
Данные о товарах
| Имя поля | Тип данных | Описание |
| ID товара | Счетчик (ключевое поле) | |
| Дата получения | Дата/время (маску ввода) | |
| Вид товара | Текстовый | Выберите из списка |
| Вид товара | Текстовый | Выберите из списка |
| Название товара | Текстовый | |
| Поставщик | Числовой | Выберите из списка |
| Марка | Текстовый | |
| Серийный номер | Числовой | |
| Единица измерения | Текстовый | Выберите из списка |
| Количество | Числовой | |
| Цена за единицу | Числовой | |
| Общая сумма | Числовой |
Типы данных, использованные при построении таблиц:
Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт);
Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов);
Дата/время – даты и время (8 байт);
Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта);
Таблица «товары» является самой часто используемой и часто заполняемой, было сделано все для удобства его заполнения. Таблица била связанна с другой таблицей «Поставщики» которая дает нашей таблице уже набранное название поставщика и это облегчит нашу работу во время выполнения других поставленных целей. (Рисунок 2.2.)
Рис. 2.2. Связь таблицы «Товары» с таблицей «Поставщики».
После завершения работы над моделью таблицы товары и ввода масок ввода для полей «Дата получения», «Стоимость одной единицы» и «Общая сумма» и заполнения таблицы информацией (не достоверной) получилось следующее (Рисунок 2.3.)
Рис. 2.3. Таблица «Товары»
Аналогичным способом была создана таблица получатели, которая хранит в себе информацию про сотрудников, которые ежемесячно получают товар за вес свой департамента \ управления (Таблица 2.2.).
Таблица 2.2.
Данные о получателях.
| Имя поля | Тип данных | Описание |
| ID получателей | Счетчик (ключевое поле) | |
| Дата получения | Дата/время (имеет маску ввода) | |
| Фамилия | Текстовый | |
| Имя | Текстовый | |
| Отчество | Текстовый | |
| Депортамент\Управление | Числовой (внешний ключ) | Выберите из списка |
| Должность | Текстовый | |
| От кого | Текстовый | |
| Получаемый товар | Числовой (внешний ключ) | Выберите из списка |
| Количество | Числовой | |
| Единица измерения | Числовой | |
| Общая сумма | Числовой |
Так как товар распределяется по департаментам или управлениям создается одноименная таблица, которая связывается с таблицей получатели внешним ключом (Рисунок 2.4.). Она содержит в себе поле «Код» и «Департамент\Управление». Также эта таблица имеет в себе поле «Получаемый товар», которое связанно с таблицей «товары». Она имеет очень большое значение для дальнейшей работы.
Рис. 2.4. Связь таблиц «Получатели» и «Департамент\Управление».
Таблица «поставщики» также создается для сбора полной информации о поставщика того или иного товара (Таблица 2.3.).
Таблица 2.3.
Данные о поставщиках.
| Имя поля | Тип данных | Описание |
| Код поставщика | Счетчик (ключевое поле) | |
| Наименование | Текстовый | |
| Фамилия сотрудника | Текстовый | |
| Имя сотрудника | Текстовый | |
| Отчество сотрудника | Текстовый | |
| Должность | Текстовый | |
| Телефон | Числовой (имеет маску ввода) | |
| ИНН | Числовой (имеет маску ввода) |
Таблица «поставщики» фигурирует почти во всем процессе работы над базой и наполнив его данными о двух поставщиках, поставщики канцелярских поваров и технического материала, получаем следующий вид (Рисунок 2.5.)
Рис. 2.5. Таблица «Поставщики»
Физическая модель данных.
Связь данных – графическое представление связей между таблицами и запросами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.
Как было упомянуто выше, таблицы связаны между собой для обмена информации между собой.
Таблица «получатели» собирает в себе информацию почти со всех таблиц, т.к. получатель является последним звеном в этой системе. Это наглядно показано в (Рисунок 2.6.), где показано связь от почтенной таблице к главной.
Рис. 2.6. Связь таблиц по ступени.
Этот результат бил достигнуть после построения связи между таблицами. Все они имеют связь «один ко многим». Связи осуществлялись между таблицами по схеме «первичный ключ – внешний ключ». Схема данных в оформленном виде показан на (Рисунок 2.7. ).
Рис. 2.7. Физическая модель данных (схема данных).
Стоит, отметит, что Ms Access сама определяет связь между таблицами, если не нарушается условия целостности данных, к примеру: связываемые таблицы должны иметь одинаковые тип поля.
2.1.2 Формы
Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. Правильно и разумно использую объект «формы» можно искать информацию по выбору, что во многом улучшает качество работы. Первым делом создаем форму для удобного ввода данных в таблицу товары. В Ms Access имеются следующие способы создания форм (Рисунок 2.8.):