Всего программа включает 38 видов различных документов, которые позволяют автоматизировать огромное количество бухгалтерских процедур Следует отметить, что «Документы» формируют проводки не только для целей бухгалтерского учета, но и налогового тоже. Для этого в программе предусмотрено использование дополнительных (внутренних) внебалансовых счетов. Например все суммы валовых доходов и расходов накапливаются на счетах «ВД» и «ВР» соответственно. А суммы балансовой стоимости основных средств – на счетах «ОС1», «ОС2» и «ОС3» соответственно для первой, второй и третьей групп. В дальнейшем программа имеет возможность обращаться к остаткам на счете соответствующей группы основных средств для расчета суммы амортизации и внесения этой суммы на валовые расходы.
Таким образом, учетно-аналитические возможности программы определяются составом и функциональным наполнением таких средств, как «План счетов», «Документы», «Справочники», «Журналы», «Отчеты». Совокупность этих средств объединено названием «Конфигурация». Поскольку 1С: ориентирована на широкое поле пользователей, то ее конфигурация отражает только общие (типовые) технологические схемы учета и не учитывает специфики отдельных предприятий. С учетом всего вышеперечисленного такую конфигурацию называют типовой. Для многих предприятий Типовая конфигурация может быть принята без каких либо существенных изменений или служить базой для реализации своих собственных моделей учета.
Как именно вносятся изменения в конфигурацию? Для этого предусмотрено специальный режим работы – Конфигуратор. Запустив программу в этом режиме, пользователь получает возможность не только вносить изменения в уже существующие средства конфигурации (изменить состав проводок, которые формируются документом, добавить новую колонку в любом журнале, заменить параметры счета в Плане счетов), но и создавать новые документы, справочники, журналы, отчеты и т.д. Также для каждого работника который работает с программой, можно установить пароль и определить список средств, которые будут доступны для работы. Ради справедливости следует отметить, что внесение серьезных изменений в конфигурацию требует некоторых навыков и знаний в области в области макропрограммирования на встроенном языке 1С. С другой стороны в комплект поставки программы входит набор технической документации, который довольно детально описывает как процедуры конфигурирования, так и встроенный язык программирования.
2. Системы управления базами данных
2.1 Определения и основные понятия
Система управления базами данных (СУБД) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения (обслуживания) баз данных (БД) на внешних запоминающих устройствах, а также доступа к данным и их обработки. СУБД поддерживают один из возможных типов моделей данных — сетевую, иерархическую пли реляционную, которые являются одним из важнейших признаков классификации СУБД. СУБД обеспечивают многоцелевой характер использования базы данных, защиту и восстановление данных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов высокого уровня делает СУБД удобным средством для конечного пользователя.
Основными средствами СУБД являются:
средства задания (описания) структуры базы данных;
средства конструирования экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме;
средства создания запросов для выборки данных при заданных условиях, а также выполнения операций по их обработке;
средства создания отчетов из базы данных для вывода на печать результатов обработки в удобном для пользователя виде;
языковые средства — макросы, встроенный алгоритмический язык (Dbase, Visual Basic или другой), язык запросов (QBE — Query By Example, SQL) и т.п., которые используются для реализации нестандартных алгоритмов обработки данных, а также процедур обработки событий в задачах пользователя;
средства создания приложений пользователя (генераторы приложений, средства создания меню и панелей управления приложениями), позволяющие объединить различные операции работы с базой данных в единый технологический процесс.
База данных — это совокупность данных, организованных на машинном носителе средствами СУБД. В базе данных обеспечивается интеграция логически связанных данных при минимальном дублировании хранимых данных. БД включает данные, отражающие некоторую логическую модель взаимосвязанных информационных объектов, представляющих конкретную предметную область. База данных организуется в соответствии с моделью и структурами данных, которые поддерживаются в СУБД.
СУБД в многопользовательских системах. База данных, как правило, содержит данные, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке СУБД в локальной сети персональных компьютеров и создании многопользовательской базы данных.
В сети СУБД следит за разграничением доступа разных пользователей к общей базе данных и обеспечивает защиту данных при одновременной работе пользователей с общими данными. Автоматически обеспечивается защита данных от одновременной их корректировки несколькими пользователями-клиентами. В сети с файловым сервером база данных может размещаться на сервере. При этом СУБД загружается и осуществляет обработку данных базы на рабочих станциях пользователей. Концепция файлового сервера в локальной сети обеспечивается рядом сетевых операционных систем.
В сети, поддерживающей концепцию «клиент-сервер», используется сервер баз данных, который располагается на мощной машине, выполняет обработку данных, размещенных на сервере, и отвечает за их целостность и сохранность. Для управления базой данных на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Queries Language). На рабочих станциях-клиентах работает СУБД-клиент. Пользователи могут взаимодействовать не только со своими локальными базами, но и с данными, расположенными на сервере. СУБД-клиент, в которой поддерживается SQL, в полном объеме может посылать на сервер запросы SQL, получать необходимые данные, а также посылать обновленные данные. При этом с общей базой данных могут работать СУБД разного типа, установленные на рабочих станциях, если в них поддерживается SQL. Подключение из СУБД к серверам баз данных SQL может быть осуществлено с помощью драйверов ODBC. ODBC (Open Database Connectivity, открытый стандарт доступа к базам данных), поддерживает стандартный протокол для серверов баз данных SQL.
2.2 Свойства СУБД и технология использования
К основным свойствам СУБД и базы данных можно отнести:
– отсутствие дублирования данных в различных объектах модели, обеспечивающее однократный ввод данных и простоту их корректировки;
– непротиворечивость данных;
– целостность БД;
– возможность многоаспектного доступа;
– всевозможные выборки данных и их использование различными задачами и приложениями пользователя;
– защита и восстановление данных при аварийных ситуациях, аппаратных и программных сбоях, ошибках пользователя;
– защита данных от несанкционированного доступа средствами разграничения доступа для различных пользователей;
– возможность модификации структуры базы данных без повторной загрузки данных;
– обеспечение независимости программ от данных, позволяющей сохранить программы при модификации структуры базы данных;
– реорганизация размещения данных базы на машинном носителе для улучшения объемно-временных характеристик БД;
– наличие языка запросов высокого уровня, ориентированного на конечного пользователя, который обеспечивает вывод информации из базы данных по любому запросу и предоставление ее в виде соответствующих отчетных форм, удобных для пользователя.
СУБД является основой создания практических приложений пользователя для различных предметных областей.
Критерии выбора СУБД пользователем. Выбор СУБД для практических приложений пользователем определяется многими факторами, к которым относятся:
– имеющееся техническое и базовое программное обеспечение, их конфигурация, оперативная и дисковая память;
– потребности разрабатываемых приложений пользователя;
– тип поддерживаемой модели данных, специфика предметной области, топология информационно-логической модели;
– требования к производительности при обработке данных;
– наличие в СУБД необходимых функциональных средств;
– наличие русифицированной версии СУБД;
– уровень квалификации пользователей и наличие в СУБД диалоговых средств разработки и работ с БД.
Установка СУБД. СУБД является программным продуктом, поставляемым в виде пакета прикладных программ, который должен быть установлен (инсталлирован) на компьютер с учетом его конфигурации, ресурсов и операционной системы, а также требований к набору функций.
Процесс поэтапного внедрения. После установки СУБД можно осуществлять создание БД, в том числе задавать структуру БД, производить ввод данных, а также выполнять любые действия, предусмотренные функциональными возможностями СУБД. Следует заметить, что современные СУБД для ПК обладают достаточной гибкостью. Это позволяет на самых ранних этапах разработки приложений пользователя приступать к созданию отдельных частей БД. Такая БД по мере углубления разработки может легко расширяться и модифицироваться. Таким образом, облегчается ускоренное освоение персоналом технологии работы с БД, изучение возможностей СУБД и поэтапное внедрение.
Разработка структуры базы данных. Разработка приложений на основе СУБД предполагает подготовку решений по структуре БД. Эти решения непосредственно связаны с внемашинной сферой — с описанием внемашинной ИБ, ее документов, содержащих необходимую информацию, а также с постановкой и алгоритмизацией задач по обработке этой информации.