Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MSWindowsNT, NovellNetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.
В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.
Особенности маршрутизации документов
Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документов.
При «свободной» маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут).
При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при «жесткой» маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий).
Разграничение доступа
В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам.
В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом; право редактировать, но не уничтожать документ; право создавать новые версии документа, но не редактировать его; право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии; право читать документ, но не редактировать его; право доступа к карточке, но не к содержимому документа; полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).
Отслеживание версий и подверсий документов
При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа.
Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
Наличие утилит просмотра документов разных форматов
В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики – viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах).
Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.
Аннотирование документов
При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.
В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки.
Поддержка различных клиентских программ
Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MSWindows, WindowsNT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh.
Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.
При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.
ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ООО "КСЕНОКС"
Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» является сбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации и между отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказа на предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессе приема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов и работников фирмы информации об выполнении заказа.
В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано на решение следующих задач:
отразить процесс регистрации клиента;
детально рассмотреть процедуру оформления заказа;
Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управления базой данных Msaccess.
2.2 Проектирование системы типографского комплекса в BPwin
Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоения графического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать модели с целью оптимизации бизнес-процессов.
Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую для достижения точных и непротиворечивых результатов.
Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin является IDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы (текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ или функций.
Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента на оказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграмме отображена единственная работа «Заказы клиентов».
Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход, управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в виде звонков.
Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему. Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисного управления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.
К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятся правила, стратегии, процедуры или стандарты:
информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг и влияющих на стоимость заказа клиента;
условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиям обоих сторон;
правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договора с клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строго проверяться.
Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.
К ним относятся:
система оформления заказа.
Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов, контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчика предоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).
В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в виде стрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов», зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].
Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»
| Имя стрелки (Arrow Name) | Определение стрелки (Arrow Definition) | Тип стрелки (Arrow Type) |
| Система оформления заказов | Формирование отчетности поступивших заказов клиентов, подсчет стоимости заказа и т.д. | Mechanism |
| Информация от клиентов | Заявки клиента на оказание услуг, запросы информации, консультаций и т.д. | Input |
| Информация о тарифах | Сложившиеся на рынке цены и тарифы на оказание данных услуг, спрос и предложение на рынке данных услуг | Control |
| Условия договора с клиентом | Срок оказания услуг, стоимость, документация и т.д. | Control |
| Правила и процедуры | Соответствие оказываемых услуг требованиям заказчика, срокам оказания услуг и т.д. | Control |
| Рекламная продукция | Напечатанные баннеры размешанные на места. | Outpu |
| Печатная продукция | Готовые баннеры. | Outpu |
Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы.Стрелка механизм рисуется как входящая в нижнюю грань работы.
Стрелка вход рисуется как входящая в левую грань работы.
Стрелка выход рисуется как входящая в правую грань работы.
Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описание системы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение её на крупные фрагменты.