Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс" (стр. 4 из 5)
Автоматически генерируется программный код для создания базы данных на языке FoxPro:
CREATETABLE Заказы (Номер_клие Numeric(8,0) NOTNULL, Дата_заказ DateNULL, Номер_Зака Character(20) NOTNULL, Таб№сотруд Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKE_1 ON Заказы
(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);
CREATE INDEX XIF1Диагно ON Заказы
(Номер_клие ASC);
CREATE INDEX XIF2Диагно ON Заказы
(Таб№сотруд ASC);
CREATE INDEX ON Заказы
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Клиенты (Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Фамилия Character(18) NULL, Имя Character(10) NULL, Отчество Character(20) NULL, Дата_рожде Date NULL, Место_рожд Date NULL, АдресCharacter(20) NULL, Дата_регис Date NULL, Телефон_до Numeric(8,0) NULL, Телефон_ра Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKТранспо ON Клиенты
(Номер_клие ASC);
CREATE INDEX ON Клиенты
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Консульт (Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Маркетинго Character(100) NULL, Финанс_кон Character(200) NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKДиагнос ON Консульт
(Номер_Зака ASC, Номер_клие ASC, Дата_заказ ASC);
CREATE INDEX ON Консульт
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Маркетин (Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Номер_Зака Numeric(8,0) NOT NULL, Результат_ Character(20) NOT NULL, Результат_ Character(50) NOT NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKДиагнос ON Маркетин
( Номер_клие ASC, Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC);
CREATE INDEX ON Маркетин
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Сотрудни (Таб№сотруд Numeric(8,0) NOT NULL, Фамилия Character(20) NULL, Имя Character(20) NULL, Отчество Character(20) NULL, Дата_рожде Date NULL, Паспорт Character(20) NULL, Рабочий_те Numeric(8,0) NULL, Домашний_т Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKСотрудн ON Сотрудни
(Таб№сотруд ASC);
CREATE INDEX ON Сотрудни
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Управлен (Подбор_кад Character(100) NULL, Номер_ЗакаCharacter(20) NOT NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKE_5 ON Управлен
(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);
CREATE INDEX ON Управлен
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Управлен (Дата_заказ Date NOT NULL, Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Результат_ Character(100) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKДефекто ON Управлен
(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);
CREATE INDEX ON Управлен
(r_i_f_l_ag);
Данный программный код используется CASE-средством для автоматической генерации структуры базы данных на физическом носителе информации.
Создание базы данных с помощью CASE-средств позволяет избежать множества ошибок и значительно сократить трудовые затраты разработчиков.
2.4 Проектирование БД в среде MS Access
Для формирования базы данных организации ООО «Ксенокс» создадим 7 таблиц в режиме конструктора: «Goroda», «Klienty», «Sotrudniky», «Street», «Uslugy» и «Zakazy».
Таблица «Klienty» содержит все данные о клиентах, с которыми работает и обслуживает организация.
Таблица «Zakazy» содержит все данные о заказах, оформленных с клиентом на определенный срок.
Таблица «Sotrudniky» содержит все данные о сотруднике, который будет выполнять заказ, сделанный клиентом ООО «Ксенокс»
Таблица «Uslugy» содержит все данные о наборе услуг, предоставляемых организацией клиенту.
Таблицы «Goroda» и «Street» являются справочниками для формирования данных таблицы «Klienty».
Построим схему данных, на которой отражены имеющиеся связи.
Рисунок 1. Схема данных
На основе полученной БД организации создадим запросы, систематизирующие необходимые сведения.
Наиболее простым из них является запрос «Кто предоставляет услуги», который выдает фамилию имя отчество сотрудника организации:
Рисунок 2. Окно запроса
Результатом данного запроса будет таблица:
Рисунок 3. Результат запроса
Следующий запрос приводит данные о том, какой клиент, какой заказ оформил, на какие услуги, цена этих услуг, рабочий телефон клиента, если в нем появится необходимость.
Запрос имеет следующий вид.
Рисунок 4. Окно запроса на выборку
Результат запроса имеет следующий вид:
Рисунок 5. Результат запроса
Рисунок 6. Окно запроса
Ответом на этот запрос будут сведения о том, какой сотрудник будет выполнять заказ клиента
Рисунок 7. Результат запроса
Можно также строить и более сложные запросы. Таким, например, является запрос, который позволяет проследить динамику заказов по числам, то есть показывает количество заказов организации по дням.
Рисунок 8. Окно запроса
Рисунок 9. Результат запроса
Можно также проследить объем выполняемых заказов по дням, то есть создать запрос, который подсчитывает количество выполненных заказов по дням.
Рисунок 10. Окно запроса
Итоговое количество поставляемой продукции будет представлено в следующей таблице.
Рисунок 11. Результат запроса
Помимо запросов можно создать и форму:
Рисунок 12. Окно формы
Разработанная форма создания заказов клиентов на оказание им услуг обеспечивает легкость и быстроту оформления заказов.
Созданная в Microsoft Access БД организации ООО «Ксенокс» позволяет посредством запросов получать необходимую информацию и оптимально её использовать. Это способствует значительному снижению трудоемкости процесса по оформлению бланков заказов, а также четкому разделению потребности в оказании услуг по каждому клиенту.
Успешная работа учреждения во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации.
Появление информационных систем является одной из первоначальных задач усовершенствования деятельности управления.
Разработанная система автоматизированного документооборота отвечает основным требованиям оперативности и точности обработки документов.
В результате внедрения системы автоматизированного документооборота удается достичь:
повышения исполнительской дисциплины;
повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
сокращения времени исполнения поручений;
оптимизации маршрутов прохождения документов;
повышения оперативности получения необходимой информации;
качественного улучшения контроля различных направлений деятельности учреждения;
повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели. Автоматизированная система документооборота предназначена для использования специалистами учреждения.
Эксплуатация информационной системы автоматизированного документооборота обеспечит:
инструментами эффективного управления;
повышение производительности труда и сокращение времени общего прохождения документов;
поддержку эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива;
введение формальных процессов прохождения документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. - М.:Финансы и статистика, 2000. -416 с.: ил.
2. Базы знаний интеллектуальных систем / Г.А. Гаврилова, В.Ф, Хорошевский - СПб: Питер, 2000. - 384 с.: ил.
3. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие. - М. : Финансы и статистика, 2002. - 192 с. : ил.
4. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М. : Финансы и статистика, 2002. - 352 с..
5. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы
6. ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания
7. Маклаков С. В. Создание информационных систем с ALLFusion Modeling Suite (Практикум по BPWin и ERwin, приложение А.) — М.: ДИАЛОГ– МИФИ, 2003 — 432с.
8. Калянов Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение). М., "Лори", 1996.
9. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А-А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М. : Финансы и статистика, 2002. - 512 с.: ил.
Приложение 1
Контекстная диаграмма «Заказы клиентов»
Приложение 2
Диаграмма декомпозиции «Заказы клиентов (*Заказы клиентов)»
