ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Экономический факультет
Кафедра информационных систем в экономике
Автоматизация процесса документооборота организации ООО «Ксенокс»
(курсовая работа)
Выполнила: студентка
3 курса, 253а группы
Ю.В. Закубанцева
(подпись)
Научный руководитель:
старший преподаватель
В.В. Ошкало
(подпись)
Работа защищена:
«____» ______________2008г.
Оценка __________________
Барнаул 2008
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1 ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «Ксенокс»
1.1 Назначение системы электронного документооборота (СЭД)
1.2 Основные свойства системы электронного документооборота
ГЛАВА 2 ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ПОСТАВКИ ТОВАРОВ В СУПЕРМАРКЕТ
2.1 Постановка задачи
2.2 Проектирование системы обеспечения продукцией в BPwin
2.4 Проектирование БД в среде MS Access
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ
С развитием хозяйственной деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.
Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.
На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 70%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.
Конечно сейчас ситуация меняется возможно не так быстро как хотелось бы и виной тому множество различных причин, это и внутриорганизационные такие как низкий уровень автоматизации и внешние как например непроработанное законодательство.
Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен .
Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.
Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.
При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.
В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:
расширение экономического пространства;
наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;
появление нового стратегического ресурса – информации;
принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказа обеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросам клиентов.
Целью курсовой работы является проектирование информационной системы оформления заказов.
Объектом исследования выбрана организация ООО «Ксенокс»
Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятии ООО «Ксенокс»
Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентов необходимо выполнить следующие задачи:
проанализировать деятельность организации ООО «Ксенокс»;
описать организационную структуру организации;
рассмотреть особенности организации хозяйственных связей ООО «Ксенокс» с клиентами;
построить функциональную модель системы оформления заказа;
спроектировать базу данных организации.
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «КСЕНОКС»
1.1 Назначение системы электронного документооборота (СЭД)
Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска по атрибутам и содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии документа и его редакции.
Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов.
СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему.
Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов.
В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.
Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с уже существующими корпоративными системами.
1.2 Основные свойства системы электронного документооборота
К основным свойствам систем электронного документооборота относятся:
Открытость
Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.
В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка.
Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО
Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLEAutomation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД.
Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MSWord, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ).
При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.
Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAPR/3, OracleApplications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД.
Особенности хранения документов
СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок.
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа.
В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов:
Хранилища атрибутов документов (карточек);
Хранилища документов;
Сервисов полнотекстовой индексации.
Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MSSQLServer и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.