Автоматизация работы в Microsoft Word (стр. 3 из 8)

форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.

Любой шаблон[2], включая «Обычный», содержит предопределенные стили. Microsoft Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей: Нормальный, Заголовок1, Заголовок 2, Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов «Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога «Стиль» при установке в поле Список опции Всех стилей.

В ряде случаев Microsoft Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании команд Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню Вставка, а также | Сервис | Конверты и наклейки и Вид |Колонтитулы,

В таблице приведены встроенные стили, автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда команд:

Команда	Встроенный стиль
Команды меню Вставка
Номера страниц	«Номера страниц»
Примечание	«Текст примечания», «Знак примечания»
Оглавление и указатели	«Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели заголовков», «Заголовок ТС», «Таблица ссылок», «Список рисунков»
Сноска	«Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», «Знак концевой сноски»
Название	«Название»
Команды меню Вид
Структура Колонтитулы	«Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул»
Другие команды
Файл | Параметрыстраницы, вкладка «Макет»Сервис| Конверты и наклейки	«Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес»

Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно диалога «Стиль».

Рис. 8. Диалоговое окно Стиль

В поле «Образец абзаца» появится фрагмент документа с установленным стилем в уменьшенном виде, а поле «Образец символов» — пример выбранного стиля в применении символов к одному слову предложения. В нижнем разделе «Описание» отображается описание параметров форматирования используемого стиля.

Назначение окна диалога «Стиль» значительно шире, чем просто установить выбранный стиль. С его помощью можно изменять существующие стили, создавать новые стили, удалять ставшие ненужными пользовательские стили, копировать требуемые стили из одного шаблона в другой.

Поле Стиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль. При изменении стиля это поле является недоступным.

Поле Описание содержит параметры форматирования стиля, выбранного для изменения.

В поле Основан на стиле указан стиль, на котором основан изменяемый стиль. В случае необходимости можно изменить базовый стиль.

В поле Стиль следующего абзаца указан стиль, который установлен для следующего абзаца.

Создание стилей отличается от изменений стиля тем, что при создании стиля ему нужно присвоить новое имя. Наиболее просто создавать стиль, основываясь на одном из существующих стилей.

Для создания нового стиля предназначено окно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 9.

Рис. 9. Создание стиля

Если не нужно, чтобы на какой-либо из стилей влияли изменения параметров базового стиля или замена базового, то при создании такого стиля следует выбрать из списка Основан на стиле значение Нет.

Кнопка «Клавиша» предназначена для назначения клавишных команд создаваемым или уже существующим стилям. Можно самостоятельно назначить клавишные команды для наиболее часто используемых вами стилей.

В случае необходимости можно удалить ставшие ненужными пользовательские стили. Если удалить стиль, который использован для оформления текста, Microsoft Word применит к соответствующим фрагментам параметры базового стиля.

Можно удалить только пользовательские стили. Удалить встроенный стиль невозможно. При выборе одного из встроенных стилей, кнопка Удалить становится недоступной.

Если требуется удалить сразу несколько стилей, необходимо воспользоваться окном диалога «Организатор».

Рис. 10. Диалоговое окно Организатор стилей

Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах, основанных на конкретном шаблоне[3].

Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать.

Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.

Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий шаблон, следует нажатьОК, в результате чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно скопировать стили любых шаблонов.

Рис. 11. Библиотека стилей

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете шаблон этой формы.

Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. В состав шаблона входят:

-Форматы текста (стили)

-Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)

-Специальные панели инструментов

-Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню

-Элементы автотекста

-Макросы

-Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который был сделан шаблоном.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены следующие приоритеты:

-Специальный шаблон имеет приоритет над общим

-Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».

Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.

Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном шаблоне:

· Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа и т.д.

· Поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»

· Стили

· Макросы

· Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста

· Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.