Автоматизация работы в Microsoft Word (стр. 5 из 8)

Рис. 14. Установка параметров оглавления

При работаете с многоуровневым документом необходимо находиться в главном документе.[4]

Сноски и концевые сноски применяются для объяснений, комментариев или организации ссылок на первоисточники в документе. В одном и том же документе можно одновременно использовать как сноски, так и концевые сноски, (например, сноски применять для подробных комментариев, а концевые сноски — для ссылок на первоисточники).

Обычные сноски располагаются в нижней части страницы под чертой, отделяющей их от основного текста. Концевые сноски располагаются в конце документа.

Сноска любого вида состоит из двух частей: маркера ссылки на сноску и соответствующего ему текста сноски. Поэтому вставка сносок выполняется в два этапа:

· Обозначается место, к которому относится сноска. В этом месте устанавливается маркер сноски (как правило — это просто порядковый номер сноски)

· Вводится текст сноски

·

Рис. 15. Создание сноски

Можно использовать автоматическую нумерацию сносок или создавать собственные маркеры сносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок изменяются всякий раз при вставке, удалении или перемещении текста сноски.

При вставке сноски можно настроить по своему усмотрению маркеры сносок, а также выбрать тип разделительной линии и формат нумерации сносок.

При вводе текста сносок объем текста на странице и количество страниц в документе регулируются автоматически.

Можно задать собственный символ для маркера сноски. Для этого выбрать переключатель Другая и ввести в поле требуемый маркер. В качестве альтернативного способа нажать кнопку Символ и выбрать символ (например, *), после чего нажать кнопку ОК. Созданные таким образом маркеры сносок невозможно обновить или перенумеровать.

Для того чтобы быстро перейти от текста сноски к соответствующему маркеру сноски в документе, нужно дважды нажать на маркере сноски слева от текста сноски. Курсор переместится обратно в окно документа к соответствующему маркеру сноски. В обычном режиме просмотра окно сносок закроется автоматически.

При работе со сносками можно использовать все средства редактирования и форматирования текста Microsoft Word) (команды, панели инструментов и т.д.).

Текст сносок отделяется от основного текста документа короткой горизонтальной чертой — разделителем сносок. По умолчанию длина разделителя равна 5 см. Если сноска продолжается на следующей странице, основной текст документа отделяется от продолжения сноски более длинной линией, называемой разделителем продолженной сноски. По умолчанию разделитель продолженной сноски имеет длину от левого до правого поля. Его можно удалить или изменить, добавляя рамки, текст или графические объекты. Кроме того, можно использовать разные виды разделителей для сносок и концевых сносок.

Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п.

При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки одновременно.

Чтобы обновить определенное название или перекрестную ссылку, нужно выделить ее. Чтобы обновить все названия и перекрестные ссылки, нужно выделить весь документ. Затем щелкнув выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Обновить поле, можно увидеть, что ссылки изменились в соответствии с изменением объектов.

Перекрестные ссылки удобно использовать при создании различных сносок.

Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ[5].

В списке Тип ссылки выбрать тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок главы.

В списке Вставить ссылку на выбрать данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.

В списке Для какого/какой выбрать элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.

Рис. 16. Вставка перекрестной ссылки

Для организации перехода к элементу ссылки установите флажок Вставить как гиперссылку.

Если доступен флажок Добавить слово «выше» или «ниже», то, установив его, можно добавить сведения об относительном положении элемента ссылки.

Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, достаточно внести необходимые изменения непосредственно в документе.

Если же необходимо изменить объект ссылки, нужно выделить перекрестную ссылку (но не вступительный текст), например Рисунок 1, и вызвать команду Вставка | Перекрестная ссылка.

Глава II. Большие документы

При работе с большими документами, публикациями, проектами, состоящими из многих глав, часто возникают разного рода сложности, особенно при подготовке такого документа группой исполнителей. Поэтому вопрос о работе с большими документами отнюдь не праздный. В Microsoft Word предусмотрено специальное средство для работы над большими документами — Главный документ.

С помощью главного документа можно легко работать вместе с соавторами, когда каждый из авторов отвечает за свою часть работы. Причем, можно знакомить соавторов со своей частью работы и ознакомиться с их главами, но внести изменения в чужие главы нельзя без соответствующих установок авторов. Это средство позволяет соблюдать единый стиль оформления в большом документе, части которого готовятся разными людьми. Работая таким образом, можно избежать повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.

Кроме того, средство Главный документ может оказаться полезным и в индивидуальной работе. Оно поможет придерживаться заранее установленного плана, который, конечно, можно изменить в процессе работы. Удобство состоит и в том, что, работая с отдельными частями, главами, можно распечатать каждую главу отдельно, но при этом так же легко можете получить документ целиком. Но самое ощутимое удобство — это возможность создания сквозных списков: нумерации страниц, перекрестных ссылок и указателей.

Итак, средство Главный документ предназначено для облегчения работы над большими документами, публикациями, состоящими из нескольких или многих частей (глав). С его помощью можно работать как со всем большим документом, так и с отдельными его частями.

Главный документ в режиме структуры имеет специальную панель главного документа, которой удобно использовать для создания или добавления частей или для изменения структуры документа.

Рис. 17. Панель Главный документ

С помощью средства Главный документ можно осуществить:

· Быстрый поиск и перемещение к любой части документа

· Изменение структуры документа с помощью перемещения заголовков

· Просмотр последних изменений в документе без необходимости открывать отдельные его части

· Создание сквозных перекрестных ссылок по всему документу

· Компилирование указателя, оглавления и прочих подобных списков по всему документу целиком

· Печать документа целиком, без необходимости открыватьи перестраивать каждый раз отдельные файлы документов.

При работе в режиме главного документа каждая глава большого документа представляет собой главный документ или вложенный документ. Любой документ может быть либо главным, либо вложенным в него. Каждый вложенный документ храниться в отдельном файле. В него можно вносить изменения, которые после сохранения автоматически переносятся в последнюю версию главного документа. Вложенный документ можно разбить на несколько частей, объединить их, перемещать содержимое вложенных документов между собой, внутри главного документа, выделять часть, создавая новый вложенный документ.

Для работы в режиме главного документа можно создать и использовать шаблоны, определять стили и применять их к различным частям главного и вложенных документов. Можно оформить главный документ точно так же, как и любой другой документ, то есть используя все средства форматирования.

Создавать главный документ можно двумя способами:

· Можно организовать главный документ «с нуля»

· Можно создать главный документ из уже существующего документа.

Принимаясь за создание главного документа, нужно тщательно продумать структуру документа и содержание его частей.

Для добавления вложенных других файлов нужно нажать кнопку Создать вложенный документ на панели инструментов «Главный документ».

Каждый вложенный документ будет заключен в отдельное окно со значком вложенного документа в верхнем левом углу окна.

Каждый вложенный документ будет записан в отдельный файл. Для назначения имен вложенным документам Microsoft Word использует первые символы заголовка вложенного документа.

Для открытия вложенного документа установить указатель мыши на значок вложенного документа. Дважды нажать кнопку мыши.

Если теперь добавить дополнительный вложенный документ в созданный главный, то возможно два варианта:

· Создание пустого вложенного документа с дальнейшим его заполнением

· Вставка существующего документа для преобразования его во вложенный

Создав ряд вложенных документов, можно произвести с ними следующие действия:

· Перемещение и копирование

· Объединение нескольких вложенных документов в один

· Разбиение одного вложенного документа на несколько

· Удаление вложенного документа