Автоматизация учета студентов в ВУЗе (стр. 5 из 5)
3) Макрос: «Архивирование»
Назначение: Архивация устаревших данных.
Имя макроса: Очистка архива.
Функционирование макроса: Запускается макрос «Архивирование» в результате чего происходит удаление информации из текущих таблиц. Макрос основан на запросах «Очистка архива» (удаление устаревших данных из текущих таблиц).
5) Макрос: «Autoexec»
При запуске Access автоматически запускается Главная форма.
5 Уровни доступа к СУБД
Описание групп пользователей
В разработанной СУБД выполнены три уровня доступа: гость, пользователь и администратор.
Гость может заходить в базу без пароля. Данный уровень доступа не позволяет вносить или редактировать какую-либо информацию. Доступными являются лишь просмотр информации.
Пользователь может зайти в базу лишь под паролем «1». Данный доступ отличается от предыдущего доступа тем, что пользователю позволяется вносить и корректировать изменения в базе, но «Архив» студентов остается закрытым.
Администратор может зайти в базу под паролем «2». Имеет полный доступ ко всей базе. Права администратора неограниченны. Он может редактировать структуры таблиц, изменять и удалять любые данные. Далее – более подробно о правах пользователей.
Гость
Как сказано ранее, этот пользователь заходит в базу без пароля и не имеет в ней никаких прав на изменение данных – лишь их просмотр и печать на принтере. На всех формах кнопки «Добавить запись», «Сохранить запись» и «Удалить запись» недоступны. Кнопки «Архив» в форме «Вход» так же недоступны. Область действий – просмотр данных из базы и распечатка их на принтере.
Пользователь
Для входа в базу под правами пользователя необходимо знать пароль. Права Пользователя отличаются от прав предыдущего пользователя лишь тем, что он имеет доступ к кнопке «Общежития.
Администратор
Для входа в базу под правами администратора необходимо знать пароль. Он не имеет никаких ограничений в: может изменять, добавлять и удалять любые данные в базе, изменять структуру таблиц и форм.
Выводы
За время создания курсового проекта и написания пояснительной записки была досконально изучена предметная область проекта; разработана концептуальная модель БД: объект-отношение; выбрана реляционная модель для создания эффективной БД
В БД была организована целостность данных посредством ввода каскадного удаления между некоторыми объектами. Была обеспечена защита данных посредством ввода различных групп пользователей и запроса пароля.
Разработка имеет интуитивно понятный графический интерфейс, позволяющий даже с минимальным знанием компьютера провести автоматизацию учета студентов в ВУЗе. Таким образом, система готова к эксплуатации. Она может обеспечить пользователю поступление необходимой информации, а также облегчить получение статистических наблюдений.
Разрабатываемая база позволяет получить всю необходимую информацию о студентах ВУЗа.
Приложение А
Техническое задание
А 1 Общие сведения
Полное наименование курсового проекта (КП) “База данных «Автоматизация учета студентов»”. Условное обозначение БД.
КП проектируется студенткой третьего курса Государственного университета информатики и искусственного интеллекта, факультета Автоматизированных систем управления (АСУ), группы САУ-06 Гололобовой Анастасией Сергеевной.
Задание выдано кафедрой программного обеспечения интеллектуальных систем (ПОИС) по дисциплине " Организация баз данных и знаний".
А.2 Этапы разработки и сроки выполнения
Сроки выполнения приведены в таблице А.1.
Таблица А.1 График выполнения курсового проекта
| Вид работы | Сроки выполнения |
| Получение задания на разработку. | 3.09.08 |
| Постановка задачи: формулировка, исходные данные, результаты, определение требований к программному продукту | 3.09.08-17.09.08 |
| Подбор и изучение предметной области. | 17.09.08-24.09.08 |
| Определение структура базы данных. | 24.09.08-8.10.08 |
| Создание базы данных. | 8.10.08-12.11.08 |
| Отладка и тестирование. | 12.11.08-19.11.08 |
| Написание пояснительной записки. | 19.11.08-10.12.08 |
| Защита курсового проекта. | 5.01.09 |
А 3 Назначение и цели создания проекта
БД разрабатывается для систематизации обработки данных о студентах, обучающихся в ВУЗе.
Целью создания базы данных является обеспечение целостности и компактности хранимых данных, увеличение скорости получения информации об интересующих студентах, понижение трудозатрат по обработке данных.
А 3.1 Сведения об объекте автоматизации
Объектом автоматизации данного курсового проекта является процесс анализа, обработки, поиска, удаления и учета информации о студентах в ВУЗе.
А 3.2 Сведения об условиях эксплуатации КП
Данная БД разрабатывается с использованием СУБД Access, которая оснащена инстинктивно понятным интерфейсом и может использоваться широким кругом пользователей нуждающихся в учете информации о студентах. Данной БД может пользоваться любой пользователь, умеющий пользоваться компьютером.
А 4 Требования к проекту
А 4.1 Требования к КП в целом
КП в целом должен:
- иметь обширную систему помощи, включающую сведения о КП в целом, руководство по использованию отдельных частей, корректные сообщения об ошибках пользователя, если таковые имеются; осуществлять добавление, изменение, удаление и поиск информации из имеющейся БД;
- обеспечить не избыточность, компактность, целостность хранимых данных.
А 4.2 Требования к задачам и функциям КП
Проектируемый программный продукт должен реализовывать следующие задачи:
- иметь систему помощи, т.е. выдавать корректные сообщения при ошибках, возникающих в процессе работы;
- позволять получать информацию по определённым запросам пользователя. (запросы на выборку, на добавление и удаление записей в архиве, запросы для создания пользовательских форм и отчетов). А так же:
- хранить информациюо студентах;
- хранить информацию о группе;
- хранить информацию о специальности;
- хранить информацию о факультете;
- хранить информацию об общежитии;
- хранить информацию о комнате;
- корректный выбор информации по какой-либо характеристике;
- поиск по ключевым словам.
А 4.3 Требования к видам обеспечения
А 4.3.1 Требования к программному обеспечению
К программному обеспечению (ПО) предъявляются следующие требования:
- монитор типа SVGA;
- операционная система- MicrosoftWindows 98 и выше;
- установленная прикладная программа Access 2003 из программного пакета Microsoft Office.
А 4.3.2 Требования к техническому обеспечению
Техническое обеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:
- тип компьютера- INTEL 5x 86;
- объем памяти RAM 16Мб;
А 4.3.3 Требования к организационному обеспечению
К программной документации предъявляются следующие требования:
- наличие технического задания;
- пояснительной записки, включающей приложения.
ЗАПОЛНЕННЫЕ ТАБЛИЦЫ
Приложение В
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ
В.1 Инсталляция
Для установки приложения достаточно скопировать его файлы в любую папку на компьютере.
В.2 Начало работы с программой
В.2.1 Запуск приложения
После запуска приложения, первое окно которые вы видите - это форма входа в СУБД под названием «Вход», на которой расположены кнопки трех видов пользователей: Гость, Пользователь, Администратор.
После выбора одного из типа пользователя выводится форма пароля.
В.3 Руководство администратора
При входе в базу администратору необходимо ввести пароль «2». Если же пароль окажется неверным, система сообщит об ошибке и попросит повторить попытку или отменить выполнение действия и вернуться на предыдущую форму.
В.3.1 Возможности администратора
В СБД возможности администратора неограниченны. Он имеет право редактировать содержимое базы через пользовательский интерфейс, либо перейти к окну БД и вручную править содержимое таблиц.
Только администратор имеет права добавлять в БД новых врачей и выполнять архивацию и восстановление устаревших данных.
В.4 Редактирование содержимого базы
Из главного окна «Вход» можно попасть на форму "Главная".
В.4.1 Порядок внесения новых данных
Все данные в БД зависимы друг от друга (например, добавление студента осуществляется через добавление факультета, специальности, затем группы и только потом самого студента), и следовательно, необходимо выполнять следующую последовательность при внесении нового студента в базу:
1. Факультет
2. Специальность
3. Группа
4. Личная информация о студенте (ФИО, место проживания, № зачетки, год рождения и т.д.)
При добавлении все данные являются обязательными!
В.4.2 Редактирование данных
Редактирование данных можно осуществить только в окне БД в таблицах. Этим способом осуществляется и удаление.
Удалить с помощью форм можно лишь устаревшую информацию. Эту функцию осуществляет форма «Архив».
В.4.3 Архивация и восстановление данных
Для перехода к окну архивации выберите кнопку "Архив" в форме
«Главная». В открывшемся окне администратор может выбрать действие, которое ему необходимо выполнить:
1. Обновить архив
2. Просмотр архива
3. Очистить архив
При архивации в таблицу "АРХИВ" будут занесены все данные о студентах, которым более 25 лет. Очистка архива удаляет все данные без возможности восстановления!
В.5.Просмотр отчетов
Выбирая соответствующие кнопки на формах «Студенты ВУЗа», «Комнаты», а также некоторые другие связные формы можно осуществить просмотр и печать) отчетов.
В.5.1 Отчеты
База позволяет получить следующие отчеты:
1. Заявление на поселение в общежитие
2. Студенты ВУЗа
3. Архив
Список использованных источников
1. Михеева В., Харитонова И. Наиболее полное руководство Microsoft Access 2000 – СПб.: БВХ – Санкт-Петербург, 2000. – 1088с.:ил.
2. Пасько В. Access 97 – К.: Издательская группа BHV, 2000. – 368с.
3. Э. Феддема Эффективная работа: MicrosoftAccess 2002. – СПб.: Питер, 2003. –944 с.: ил.