Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию "workflow"- стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.
Основной целью проектирования ИС является автоматизация учета товаров на АГЗС.
При проектировании следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть в процессе реализации программного обеспечения и его внедрения. Также, необходимо учитывать, что операторам придется работать с данной системой значительное количество времени, и поэтому эффективность их деятельности будет значительно зависеть от простоты в использовании системы и ее интерфейса.
Разработка информационной системы учета товаров на АГЗСдолжна обеспечить возможность контроля товара на складе и работы с контрагентами. Для этого необходимо получить контроль над реализацией товара на АГЗС и над внесением оплаты контрагентами.
Для осуществления поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
· связать информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть по технологии «клиент – сервер»;
· автоматизировать систему учета товаров;
· создать базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;
· автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;
· в главном офисе оперативно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.
Существующий механизм учета на АГЗС сложен и не автоматизирован. В главный офис сведения об остатках на складе СУГ и баллонов поступают не оперативно, что приводит к задержке оформления заказов на поставку товаров. Для того чтобы отследить каждого контрагента и наглядно видеть его дебет и кредит – оператору приходится вручную проводить анализ документов. Эта работа отнимает много времени и отвлекает оператора от основной деятельности, что снижает эффективность данного процесса.
В отдел ОМТС главного офиса каждое утро по телефону с пяти АГЗС передаются данные о реализации товара за прошедшую смену, что приводит к искажению информации. Проектируемая ИС:
· синхронизирует данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»;
· автоматизирует систему учета товаров;
· создает базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;
· автоматически отправляет данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;
· самостоятельно отслеживает должников-контрагентов по оплате за товары.
1.Потеря связи между клиентской базой данных АГЗС и серверной базой данных главного офиса.
В процессе передачи информации с АГЗС в главный офис, может быть потеряно соединение (неполадки в сети, плохое соединение и др.), тогда в главный офис поступят некорректные данные.
Для решение данной проблемы создана процедура, которая при нажатии в приложении на АГЗС на кнопку «Сформировать все обороты» принудительно отправляет все данные о реализации товара по сети, при этом удаляя старую информацию и записывая новую.
2.Оперативное обновление цен
В процессе работе операторы на АГЗС, не вовремя получив информацию об изменении цены, могут продавать товары по «старым» расценкам, что приводит к фальсификации отчетности.
Для устранения такой ситуации в ИС разграничены права доступа к некоторым справочникам (контрагенты и номенклатура). Оператор на АГЗС в приложении может только просматривать номенклатуру без возможности редактирования или добавления, а в главном офисе в БД заносится список товаров с указанием фиксированных цен. Данная информация автоматически загружается в БД АГЗС при авторизации пользователя в приложении. При отправке отчетов с АГЗС в БД происходит синхронизация данных с БД главного управления.
3. Отслеживание запасов СУГ
Во время работы оператора на АГЗС может закончиться СУГ, что приведет к дефициту спроса на товар, снижению конкурентоспособности АГЗС, расторжению договоров с контрагентами.
Чтобы избежать такой ситуации в приложение заложены математические расчеты, которые высчитывают среднее потребление газа в неделю и если остается в запасе меньше этого среднего числа, то выводится экранное окно, в котором показаны среднее потребление газа и сколько осталось газа в наличии и рекомендует сделать заявку на поставку товара.
Под декомпозицией задач, подразумевается разбиение общей задачи на подзадачи.
Основная задача: создание информационной системы автоматизацииучета товаров на АГЗС.
· Создание двух БД для АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»;
· Формирование оборотно-сальдовой ведомости;
· Учет должников-контрагентов по оплате за товары;
· Формирование остатков товара;
· Формирование сменного отчета, прихода, расхода;
· Учет количества смен, отработанных сотрудниками;
· Контроль над остатками и поставкой газа
Из одного центра сложно контролировать работу сети филиалов АГЗС, так как приходится обрабатывать большое количество документов. Существующий процесс занимает значительное время, и влечет за собой не своевременность поступления информации, что недопустимо в современном процессе информатизации общества, где необходимо принимать эффективные решения на основе оперативной информации.
Проектируемая ИС должна: автоматически синхронизировать данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»; автоматизировать учет товаров на АГЗС; создавать БД с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе; автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис; самостоятельно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.
· интерфейс системы должен быть лёгким и понятным, даже неподготовленному пользователю;
· иметь разные уровни доступа в клиентской БД у пользователей АГЗС;
· серверная БД должна храниться на серверной СУБД, для защиты данных;
· оперативно отражать информацию о товаре;
· обеспечивать настройку параметров;
· устойчивость к сбоям связи;
· легко адаптироваться к постоянно меняющимся параметрам.
· экранная форма системы должна быть оформлена в спокойных цветах;
· все экранные формы выдержаны в одной гамме цветов и одной стилистике.
· все надписи легко читаемы.
· защита рабочих мест в соответствии с нормами охраны труда: защитные экраны или мониторы со встроенными защитными экранами; правильное производственное освещение, исключающее повышенную яркость, блёсткость, ослеплённость, тени и т. п.;
· предоставление мер по безопасности труда.
Требования к защите информации от несанкционированного доступа.
· должно быть предусмотрено ограничение прав доступа, то есть у всех сотрудников должны быть собственные права доступа к системе, а именно уникальный пароль и имя входа;
· иметь разные права доступа к одинаковым объектам БД на АГЗС и главном офисе.