LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.
6. Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:
· регистрация документов;
· ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами ;
· обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
· контроль исполнения документов и заданий;
· работа в режиме замещения исполнителя;
· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;
· навигация и поиск документов;
· отчетность по документообороту;
· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствамиLANImage);
· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;
· интеграция с внешними Windows-приложениями;
· рассылка заданий и извещений пользователям электронной почты;
· применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
· работа через Интернет;
· ведение справочников.
7. Документ в системе LanDocs
LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».
Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.
· Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
· Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LANImage, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.
· Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.
«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.
8. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей
Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:
· защитить от несанкционированного входа паролем;
· определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
· персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
· шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.
Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.
Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.
Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:
· возврат к предыдущей версии;
· изменение имени файла;
· изменение статуса файла;
· назначение права на файл;
· просмотр;
· редактирование;
· удаление.
При использовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).
При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.
Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.
9. LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпоративной информационной системы
Назначение программной линии LanDocs
Линия программных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа LanDocs позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:
· система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и контроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
· корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
· система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
· система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.
Технологии внедрения ПО LanDocs
После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:
· максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
· повышение точности планирования проекта;
· максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
· минимизацию рисков проекта.
Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включается:
· от создателя программы - руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
· от заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.
При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и после гарантийное сопровождение.
Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски проекта», «Техническое задание на внедрение системы». При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автоматизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи».