– возможность ведения нескольких организаций в одной программе;
– карточка сотрудника с расширенным личностным и профессиональным учетом;
– приказы (возможность формирования на базе шаблонов MS Word) ;
– трудовые договора, возможность создания собственных шаблонов договоров;
– возможность хранения изображений всех необходимых документов;
– история изменения реквизитов каждого сотрудника;
– прием на работу новых сотрудников;
– увольнение сотрудников;
– учет вакансий;
– кадровое перемещение;
– расчет отпусков;
– ведение трудовой книжки;
– расчет стажа;
– поиск по журналу сотрудников;
– загрузка списка сотрудников из MS Excel;
– ведение штатного расписания;
– ведение ИНН сотрудников;
– информационно-справочное обслуживание;
– формирование и печать необходимой отчетности.
Для работы АС необходим IBM совместимый компьютер с процессором класса Pentium и объемом памяти не менее 64 Mб. Для комфортной работы с программным комплексом желателен компьютер на базе PentiumIII/IV (или аналогичный AMD) с объемом памяти 256 Мб. Компьютер должен иметь следующее программное обеспечение: WINDOWS 95/98/2000/XP или WINDOWS NT.
Сформулируем основные критерии, по которым производился выбор среды программирования для создания АС «Отдел кадров»:
- создание максимально возможного удобства в работе. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
- работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;
- максимальная простота в использовании;
- минимальные затраты на разработку;
- простое обновление и развитие;
- легкое тиражирование;
- автоматизация всей деятельности отдела кадров;
- максимальное снижение ручной работы для начальника отдела кадров
- наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
- наличие сертифицированных программных систем;
- возможности инструментальных средств;
- обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;
- работа в локальной сети.
Основа информационной системы, объект ее обработки – база данных.
База данных– это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Синоним термина «база данных» – «банк данных».
Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе, этот процесс должен быть автоматизирован. Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами [7]:
– с помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic, Pascal, C++ и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных баз данных;
– с помощью прикладной среды, например VisualBasic. С его помощью можно создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей построения;
– с помощью специальных программных сред, которые называются системами управления базами данных.
В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются MsAccess, FoxPro и Paradox.
Автоматизированная система управления персоналом для предприятия ООО «Радуга» разработана на основе MsVisualFoxPro 9.0. MsVisualFoxPro 9.0.относится к визуальным средствам разработки, то есть разработчику необходимо лишь выбрать необходимый компонент из набора инструментов и задать ему некоторое действие, выполняемое на определенное событие, таким образом, разработчику нет необходимости самому писать исходный код для создания формы или кнопки. Это позволяет сократить время разработки проекта.
Система Microsoft Visual FoxPro содержит все необходимые средства для создания и управления высокопроизводительными 32-х разрядными приложениями и компонентами баз данных.
Надежные инструментальные средства и объектно-ориентированный язык, специализированный для работы с данными, идеально подходят для создания современных приложений.
2.9.1 Модели баз данных
База данных может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия.
Существуют три основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая [7].
Термин «реляционный» (от латинского relatio – отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец – полем.
Реляционная модель данных имеет следующие свойства [9]:
– каждый элемент таблицы – один элемент данных;
– все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип;
– каждое поле имеет уникальное имя;
– одинаковые записи в таблице отсутствуют;
– порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.
Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.
Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.
Свойства иерархической модели данных [7]:
– несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;
– иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине;
– каждый узел имеет свое имя (идентификатор);
– существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.
Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.
2.9.5 Проблемы реляционного подхода
Можно доказать, что любую структуру данных можно преобразовать в простую двухмерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным и для пользователя, и для машины, подавляющее большинство современных информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с реляционными базами данных.
Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить произвольную структуру данных в виде двухмерной таблицы, т.е. нормализовать структуру [9].
Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами.
– однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;
– отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.
Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Указание ключа – это единственный способ отличить одну запись от другой. Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые значения – код, табельные номера и т.д.
Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они используются при упорядочивании (индексировании) таблиц.
2.9.6 Нормализация
Мы уже говорили, что процесс превращения иерархической или сетевой структуры данных в реляционную называется нормализацией. Внешне эта операция очень проста, но содержит некоторые нюансы, игнорирование которых может привести к неприятностям. Нюансы эти заключаются в том, что даже для простых двухмерных структур приходится подправлять состав полей.
Например, мы включим в таблицу поле, значение которого не зависит от первичного ключа. В таком случае появляется возможность утери информации. Однако важнее другое: повторяя многократно одни и те же данные, мы не только переделаем массу лишней работы, но и неминуемо ошибемся. Поэтому следует стремиться к исключению из таблицы полей, которые не связаны непосредственно с первичным ключом таблицы. Для этого, помимо оперативной, можно создать несколько справочных таблиц. Оперативная таблица меняется часто, а справочники – редко, их легко выправить раз и навсегда, внося в дальнейшем лишь небольшие изменения [8].
При проектировании таблиц рекомендуются следующие «золотые правила»:
– надо знать, что есть первичный ключ таблицы (т.е. убедиться, что двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может);
– если первичный ключ не просматривается, подумать, правильно ли подобран состав полей;
– если первичный ключ безупречен, к нему можно дописывать любые атрибуты, зависящие только от ключа;
– если при просмотре подготовленной базы данных в паре таблиц обнаружится одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих таблиц, - это ошибка нормализации. Система не сможет контролировать согласованность значений таких полей.