- централизованноехранение информации об объектах недвижимости;
- автоматизацияподготовки объявлений по объектам недвижимости;
- автоматизацияформирования прайс-листа;
- автоматизацияучета расходов на рекламу;
- анализрасхода на рекламу за периоды;
- быстрыйпоиск необходимой информации;
- сокращениевремени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.
Источником финансированияработы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончаниюработы.
Система должна соответствовать нормами правилам техники безопасности, пожарной и взрывной безопасности.
При проектировании системы должныиспользоваться нормативно-технические документы ГОСТы:
- ГОСТ 34.602-89.Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.Техническое задание на создание автоматизированной системы;
- РД 50-34.698-90Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов ируководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированныесистемы требования к содержанию документов;
- ГОСТ 34.601-90.Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.Автоматизированные системы. Стадии создания;
- ГОСТ 34.603—92.Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем.
При разработке системыдолжны учитываться особенности подачи рекламы в различные СМИ (график подачи,определенная система сокращений и т.д.).
2.3.2Описание процесса деятельности
Главным при работе с системойявляется учет расходов на рекламу. ИС «Реклама» должна обеспечивать учетвыходов рекламы и расходы на рекламу.
Так как, система должнафункционировать в двух режимах администратор и пользователь приведем описаниепроцесса деятельности для каждой категории пользователей.
На первом этапе работы с системойпользователь должен войти в систему под своим паролем и заполнить бланк анкетыпо объекту недвижимости, который необходимо рекламировать.
Анкета должна содержать следующуюинформацию об объекте: тип объекта, адрес объекта, удобства (количество комнат,площадь, этаж/этажей, тип стен, планировка, состояние и т.д.), цену, видвладения. Должна быть реализована возможность ввода информация не только оквартирах, но и об объектах коммерческой недвижимости, домах, участках,долевках.
При заполнении анкеты объектаиспользуется информация из справочников: Улицы, Типы квартир, Планировки, Типыстен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов.
После того, как внесена информация обобъекте недвижимости, необходимо ввести информацию о договоре на оказаниеуслуг, который относится к данному объекту недвижимости. Внесение информации одоговоре должно быть необходимым условием добавления объекта недвижимости врекламу.
Когда будет внесен объектнедвижимости и договор, пользователь отправляет объект недвижимости в рекламу.При добавлении в рекламу пользователь должен выбрать перечень газет, в которыенеобходимо подать рекламу, телефоны для рекламы, район для газеты, и указать,как часто должны выходить реклама.
После того, как объект добавлен врекламу, у пользователя должна быть реализована возможность просмотра текстаобъявления подготовленного по шаблону для каждой газеты.
На первом этапе работы с системойадминистратор должен внести сотрудников агентства в список. Информация осотруднике должна содержать данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные,прописка, контактные телефоны.
Для каждого сотрудника администратордолжен определить права доступа в систему и пароль.
Администратор должен иметьвозможность просмотра объектов недвижимости каждого агента из своей рабочейобласти.
Изначально администратором должныбыть заполнены все справочники, необходимые для работы с системой (Улицы, Типыквартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типыдомов, Типы объектов).
Администратор также должен вестисписок СМИ, в которые можно подавать рекламу, настраивать шаблоны для выгрузкиобъявлений в нужном для редакции формате. Должна быть реализована возможностьнастройки шаблонов прямо из программы.
На основе информации об объектеадминистратор должен формировать прайс-лист объектов недвижимости.
На основе данных внесенныхсотрудниками об объектах недвижимости и графиках подачи рекламы администратордолжен своевременно производить выгрузку рекламы по шаблонам и отправлятьтексты объявление в редакции газет.
Должна быть реализована возможностьвыгрузки данных в стандартные офисные приложения Word, Excelдля возможности редактирования и печати данных, либо их сохранения в файл.
При выгрузке должна задаватьсяинформация о дате выхода газеты, о рубрике и о стоимости строки объявления. Наоснове этих данных должна формироваться отчетность о расходах на рекламу.
Отчеты о расходах на рекламу должнысодержать информацию о сотруднике, объекте недвижимости, дате выхода газеты.Должна быть реализована возможность формирования отчетов в разрезе сотрудников,даты, объекта недвижимости, а также формирование отчетов за период.
Для удобства работы сформированныеотчеты должны выгружаться в Word иExcel, для редактирования, печати исохранения, если это необходимо.
Также у администратора должна бытьреализована возможность создания архивных копий базы данных и восстановленияданных в случае сбоя.
2.3.3Основные технические решения
Структура информационнойсистемы «Реклама» будет включать в себя справочную информацию, учет рекламы,отчетность.
Справочники предназначеныдля ввода информации в систему и используются в модуле «Учет рекламы». Из них вбазу данных передаются параметра СМИ.
В модуль «Учет рекламы»из базы данных передаются параметры объектов недвижимости и из модуля в базуданных – информация о вышедшей рекламе.
Из базы данных в модуль«Отчетность» передаются параметры объекта, сотрудника и рекламы.
Структура базы данных ИС«Реклама» приведена на рисунке 2.15.
Рисунок 2.15 – Структура базы данныхИС «Реклама»
При проектировании системыавтоматизации должны приниматься во внимание следующие требования:
- система должнанормально функционировать на стандартных персональных компьютерах,подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети;
- система не должнаиметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новуюплатформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;
- архитектурасистемы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятностьнарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушениеинформационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных илисознательных некорректных действиях пользователей;
- система должнаобеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;
- основнаяпрограммная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и недолжна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с ихпрофессиональными обязанностями;
- система должнафункционировать под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT.
АИС «Реклама» должнавзаимодействовать с АИС «Agent»,которая предназначена для учета договоров и объектов недвижимости, а такжерасчета заработной платы сотрудников.
Каждый объект недвижимости, которыйотправляется в рекламу, должен быть привязан к договору, чтобы обеспечитьцелевую подачу рекламы и исключить расходование денежных средств на рекламуобъекта неподкрепленного договором.
Таким образом, при вводе в АИС«Реклама» номера договора и даты его заключения из АИС «Agent» должна передаваться информация обобъекте, которая вносится менеджером отдела при регистрации договора. Этоисключит дублирование данных об объекте и обеспечит рекламирование только техобъектов недвижимости, по которым заключен договор.
АИС «Реклама» должна функционироватьв двух режимах: администратор и пользователи.
В режиме функционирования «Администратор»должны быть доступны следующие функции:
- ведениесписков сотрудников;
- ведениесписка СМИ;
- ведениесправочников, необходимых для работы;
- формированиепрайс-листа объектов недвижимости;
- выгрузкарекламного объявления по шаблонам;
- учетрасходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;
- формированиеотчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;
- разграничениедоступа пользователей к системе;
- создание архивныхкопий справочников и документов.
В режиме функционирования«Пользователь» должны быть доступны следующие функции:
- ведениесписка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;
- добавлениеобъекта недвижимости в рекламу;
- просмотрпрайс-листа;
- просмотротчетов о расходах на рекламу;
- занесениепроданных объектов недвижимости в архив.
На начальных стадиях работы системыей будет пользоваться менеджер по рекламе и специалисты по недвижимости, всоставе 20 человек.
В дальнейшем по мерероста компании численность персонала может увеличиться.
Специалист понедвижимости должен вести список объектов недвижимости, продажей которых онзанимается и которые необходимо рекламировать, определять список СМИ, в которыхнеобходимо рекламировать объект, своевременно вносить изменения в график подачирекламы и в описание объектов.