Процесс обслуживания читателей для данной системы заключается в поиске требуемой литературы (причем число обращений в книгохранилище значительно сократиться, так как предоставляются сведения о состоянии фонда), и занесении инвентарного номера книги, выдаваемой читателю в формуляр. При возврате литературы ставиться отметка о возвращении литературы в фонд. Структура реализации библиотечных процессов в автоматизированной информационной библиотечной системе приведена на плакате “Организация библиотечных процессов.”
3. Системотехнический уровень
3.1 Обзор известных методов решения поставленной задачи
Весь фонд библиотеки, содержащийся в книгохранилищах, отражается в тематических, алфавитных и других видах каталогов, необходимых для поиска требуемой информации. Все библиографические карточки оформляются в соответствии с ГОСТ 7.1-81. Автоматизация на настоящий момент предусматривает создание библиографических и полнотекстовых ресурсов. Создание электронных библиографических ресурсов – одна из главных задач, решаемых библиотеками при автоматизации. Информационные ресурсы библиотек России не содержат единых требований к системам на национальном уровне. Важнейшим шагом на пути интеграции российских библиотек стало создание большой группой отечественных специалистов (под эгидой Российской библиотечной ассоциации) национальных коммуникационных форматов представления библиографических и авторитетных записей RUSMARC. На основе единых коммуникационных форматов российские библиотеки смогут работать корпоративно, с минимальными общими затратами на одну “корзину” единого информационного пространства России.
Создание электронных библиографических ресурсов должно предусматривать создание проекта ретроконверсии каталога в машиночитаемую форму. Проект ретроконверсии каталогов является частью проекта автоматизированной информационно-библиотечной системы и реализуется как силами самой библиотеки, так и с привлечением других организаций на базе внедрения наиболее прогрессивных технологий в координации с ведущими библиографирующими учреждениями России, зарубежными и международными информационно-библиографическими системами, такими, как Европейский консорциум библиотек, OCLC и др. Ретроспективная конверсия – часть работ по электронной каталогизации, позволяет поднять и донести до конечного пользователя огромный пласт информации, практически не используемый сейчас по многим причинам. Существуют различные сочетания известных методов ретроконверсии каталогов в карточной и книжной форме. Основные из них следующие:
а) перевод в машиночитаемую форму библиографических записей непосредственно с карточек или из книжного варианта:
- ручным набором линейного текста с разметкой полей MARC-формата в процессе работы;
- ручным набором линейного текста и созданием структуры записей автоматически (распознавание знаков препинания, последовательности символов, использование специальных словарей и лексиконов);
- оптическое распознавание символов отпечатанных каталожных карточек хорошего качества после сканирования каталога и приведение записей к стандартному формату записи вручную или автоматически;
- использование библиографических записей из других электронных каталогов.
б) предварительное изготовление копий библиографических карточек на микрофишах, их сканирование и последующая ручная или программная обработка описанными выше способами.
Отечественные библиотеки, приступившие к длительному и трудоемкому процессу ретроконверсии каталогов, в подавляющем большинстве используют, казалось бы, наименее эффективную и наиболее трудоемкую методику непосредственного ручного ввода текста библиографической карточки в соответствующую базу данных. Информация вводится или непосредственно с каталожных карточек или реже с графического изображения каталожной карточки, полученной в результате сканирования каталога, подвергающегося ретроконверсии. Однако опыт работы с зарубежными фирмами показал, что этот метод не продуктивен в тех случаях, когда, во-первых, тексты на карточках настолько ужасно выглядят, что их нерентабельно сканировать оптическим распознавателем образов знаков и, во вторых, ввод осуществляется мало подготовленными к этой работе людьми без необходимой организации технологического процесса и за очень низкую плату. Такой подход к решению проблемы даже при экономии на ручном труде требует огромных затрат. Низкая производительность ручного ввода информации при описанных условиях доказана и зарубежным и отечественным опытом ретроконверсии. В противовес ручному вводу существует сканирование карточек с последующим распознаванием их образов в тексте. При обработке карточек хорошего качества в печатной форме и при использовании сильного программного обеспечения с тщательно продуманными справочниками, словарями действительно получается серьезная экономия времени и средств. Однако, учитывая качество наших каталогов, где на карточках есть и машинописный и рукописный текст разным почерком, причем сбоку и наискосок и с помарками, затертый пальцами, очевидна сложность и дороговизна программирования эталонов знаков на все эти случаи из библиотечной практики. Кроме того считается, что после программного распознавания знаков процент ошибок обычно составляет 2-5%. Поэтому затраты на обработку и последующую проверку и коррекцию ошибок в данном случае будут превышать затраты при технологии ручного формирования машинных записей на основе изображения карточки при тех же временных затратах. Использование смешанных технологий также нецелесообразно, что объясняется, помимо прочего, небольшим объемом фонда библиотеки и большой экземплярностью наименований.
Можно рассчитать время проведения ретроконверсии ручным способом, взяв за основу среднюю производительность труда каталогизатора – 10 записей в час при занятости 100% рабочего времени.
Разработка электронного каталога в автоматизированной информационной библиотечной системе должна осуществляться с учетом существующей технологии обработки литературы, принятой в стране, с учетом требований перспективы развития библиотечного дела, а также с учетом требований к организации библиотечного дела в АКВТ.
3.2 Разработка лингвистического обеспечения системы
Входными данными для любой библиотеки являются новые поступления литературы и периодических изданий, распоряжения о списании. На основании входных данных библиотека осуществляет комплектование фондов: учет новых поступлений литературы и периодических изданий, учет списанной литературы. Библиотека АКВТ ведет картотеку читателей. Все читатели проходят предварительную регистрацию. Библиотека АКВТ регистрирует всех вновь поступивших на основании приказа директора, в дальнейшем ежегодно все читатели походят перерегистрацию на протяжении всего курса обучения (4-5 лет). При регистрации библиотека заносит в читательский формуляр паспортные данные читателя и в дальнейшем в читательском формуляре отмечаются все книги, взятые читателем и сроки взятия и возврата книг. На основе картотек читателей и библиотечного фонда библиотека осуществляет статистическую обработку данных (создание и ведение каталогов и картотек, составление библиографических описаний, семантическая обработка текстов) и осуществляет, в соответствии с наличием, реакцию на запросы литературы от читателей. На основании проведенного анализа в качестве лингвистического обеспечения системы выступает вся предоставляемая библиографическая информация, отчетность библиотеки (инвентарные книги, акты списания), регистрационные данные читателя и списки книг на формулярах у читателя. Концепция автоматизированной информационной библиотечной системы колледжа (АБИС АКВТ) предполагает создание электронного каталога на основе базы данных библиографических описаний книжных изданий, периодики и базы данных читательских формуляров.
Создание структур данных для электронного представления библиографической информации и структур данных для читательских формуляров предъявляет требования обеспечения качественного и удобного поиска в довольно больших объемах информации.
Таким образом, к лингвистическому обеспечению предъявляются требования создания средств “свободного” поиска по содержанию с применением метода поиска по свободному тексту полей с использованием контекстных операторов и “маскирования” терминов (усечение справа, слева, в середине).
Поиск в электронном каталоге системы организуется формированием фильтров на основе инструкций SQL. Предоставляются готовые фильтры (алфавитный, тематический каталоги) и фильтры, формируемые пользователем для его конкретных нужд (поиск по одному полю документа и фильтр поиска по множеству полей, с указанием условий поиска).
3.3 Разработка информационного обеспечения системы
Концепция автоматизированной библиотечной информационной системы АКВТ предполагает создание электронного каталога на основе баз данных библиографических описаний; разработку высокопроизводительного программного обеспечения, способного создавать такую базу данных в короткий срок. Высокие требования к производительности диктовались в числе прочего и скудным финансирование библиотеки в частности. Электронный каталог является доступным и понятным для пользователя отображением на экране содержимого базы библиографических данных. Сама база имеет сложную структуру.