В процессе эксплуатации системы необходимо осуществлять сопровождение проекта. Это связано с тем, что проект по существу является прототипом проектируемой системы, разрабатывается специалистами по информатизации и в дальнейшем может быть модернизирован в зависимости от изменяющихся условий функционирования системы налоговой службы.
9. Автоматизированные информационные технологии в казначействе
Система автоматизации казначейства позволяет управлять денежным потоком и ликвидностью компании, ее кредитными и финансовыми рисками. Предприятиям, которых заботит вопрос эффективного использования временно свободных денежных средств, система автоматизации казначейства дает возможность осуществления операций на финансовых рынках. Однако пока далеко не каждая компания готова к внедрению такой системы.
По словам Владимира Козинца, ведущего специалиста по казначейским операциям и финансовому анализу ИФД «КапиталЪ», один из самых серьезных вопросов, который возникает при формировании в компании подразделений казначейского блока, – это автоматизация работы. От решения этого вопроса зависит дальнейшая эффективность работы казначейства.
Перечень взаимосвязанных компонентов (модулей) современной системы автоматизации казначейства (далее – САК) можно представить следующим образом (см. рисунок). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».
Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских компаний, свидетельствуют об аналогичном положении дел и в зарубежных компаниях (см. табл. 1).
Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:
простота формирования и использования;
возможность управления несколькими таблицами или базами;
возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).
Электронные таблицы применяются в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме того, они применяются в средних и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.
Модели управления, построенные на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005–2007 годы.
В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:
возможность потери информации;
вероятность возникновения ошибок в файлах;
трудности передачи данных и их совместного использования;
высокая вероятность двойного ввода информации;
значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
низкий уровень информационной защиты.
Необходимость полного или частичного перехода от электронных таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться с поставленными задачами. Как правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.
Таблица 1. Использование автоматизированных систем в работе казначейства
| Функция | Электронные таблицы и БД, % | Собственные системы, % | Системы сторонних разработчиков, % | Прочие способы, % | Итого, % |
| Планирование ДДС | 79 | 13 | 6 | 2 | 100 |
| Управление кредитным портфелем | 61 | 12 | 23 | 4 | 100 |
| Сбор информации о движениях и остатках по счетам | 54 | 10 | 34 | 2 | 100 |
| Сверка оборотов и данных на конец периода | 51 | 14 | 28 | 7 | 100 |
| Конверсионные операции | 36 | 5 | 49 | 10 | 100 |
| Создание бухгалтерских проводок (факт движения по 50-м счетам) | 29 | 34 | 30 | 7 | 100 |
| Осуществление платежей | 5 | 25 | 67 | 3 | 100 |
Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались следующие системы:
CF/CashandTreasuryMaster (разработчик XRT– Cerg).
SAPR/3, модуль Treasury (разработчик SAPAG).
System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).
Millennium (разработчик Richmond Software).
Основным ограничением для внедрения зарубежных программных продуктов является относительная дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание – около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк – клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.
Качественных стандартизированных российских систем управления функциями казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского управления. Примерами могут служить «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация – сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С: Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк – клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.
Проект автоматизации казначейства часто осуществляется в рамках сотрудничества с консалтинговой компанией. Ее роль заключается в оптимизации процессов казначейского управления, а также контроле соответствия функциональности программного обеспечения требованиям пользователей.
Этап 1. Обеспечение актуальных данных
Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения актуальных данных о перечне обслуживающих банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании. Примерная форма сводной таблицы счетов представлена в табл. 3.
Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств
Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м счетам) на начало операционного дня, а именно:
балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);
денежного выражения расчетных векселей;
денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).
На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк – клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.
Формат отчета об остатке расчетных векселей (в том числе векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.