Автоматизоване робоче місце менеджера (стр. 3 из 4)

2. Перейдіть на наступний рядок. Натисніть клавішу зі стрілкою ВНИЗ.

Курсор переміститься на другий рядок області тексту.

3. Додайте графічний список. Введіть заголовок фотографії у другому рядку й натисніть клавішу ENTER.

В області тексту буде додано новий рядок, а на рисунку з'явиться новий пункт графічного списку.

4. В області тексту введіть заголовки для решти фотографій.

Вставимо фотографію

Вставте фотографію у графічний список.

1. Клацніть піктограму у пункті графічного списку, в якому потрібно вставити фотографію.

2. У діалоговому вікні Вставлення рисунка виберіть зображення, яке потрібно вставити, а потім натисніть кнопку Вставити.

Фотографію буде вставлено в пункт графічного списку.

3. Таким самим чином вставте фотографії в усі пункти графічного списку.

Файл PowerPoint можна зберегти у форматі «Демонстрація».

Файл, збережений у цьому форматі, можна розповсюдити електронною поштою або записаним на компакт-диск.

Якщо на комп'ютері одержувача інстальовано PowerPoint або засіб перегляду PowerPoint, одержувач файлу у форматі демонстрації може відтворити його.

Збережемо фотоальбом у форматі демонстрації

1. Натисніть кнопку (Office), виберіть пункт Зберегти як, а потім — пункт Демонстрація PowerPoint.

2. Укажіть, де слід зберегти демонстрацію.

Укажіть папку Мої документи.

3. Введіть ім'я демонстрації, яку зберігаєте, у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Зберегти.

Демонстрацію буде збережено.

7 Основні режими роботи MS PowerPoint

Microsoft PowerPoint має три основних режими: звичайний режим, режим сортувальника слайдів і режим показу слайдів. Один із цих режимів можна вибрати для використання в PowerPoint за замовчуванням.

Звичайний режим

Звичайний режим — це основний режим редагування, в якому виконується створення та оформлення презентації. Цей режим має три робочі зони. Ліворуч розташовані ярлики для переходу між структурою тексту слайда (область Структура) і відображенням ескізів слайдів (область Слайди); праворуч міститься панель слайдів, в якій відображається поточний слайд у великому масштабі. Внизу розташована область нотаток.

1. Область «Структура»

2. Область «Слайди»

3. Зона слайдів

4. Область нотаток

При звуженні зони зображення в областях Структура і Слайди змінюється на значок. Якщо під час редагування потрібно, щоб у вікні відображався лише поточний слайд, можна закрити ці області, клацнувши значок Закрити у правому кутку.

Щоб звузити область, перетягніть роздільну лінію; імена областей перетворяться на значки.

Перетягуючи межі області, можна регулювати розмір різних областей у звичайному режимі.

Режим сортувальника слайдів

Режим сортувальника слайдів — це подання всіх слайдів виключно у вигляді ескізів.

По закінченні створення й редагування презентації сортувальник слайдів дає її загальну картину, полегшуючи зміну порядку слайдів, їх додавання або видалення та перегляд ефектів зміни слайдів і анімації.

Режим показу слайдів

Показ слайдів займає весь екран комп'ютера, як під час фактичного показу презентації. У цьому повноекранному режимі презентація має такий вигляд, якою її побачить аудиторія. Можна подивитися, який вигляд матимуть малюнки, часові проміжки, фільми, елементи та ефекти зміни слайдів у реальній презентації.

8 Які можливості з організації конференцій (зборів) надає NetMeeting?

Програма NetMeeting звичайно використовується для проведення індивідуальних зустрічей або зборів невеликої кількості учасників, коли необхідна можливість спільного використання документів, або відео-аудіо конференція. Для використання NetMeeting потрібно надати в запрошенні на збори такі відомості.

Адреса електронної пошти, за допомогою якої запрошені на збори користувачі зможуть знайти вас на сервері каталогів. Це та сама адреса електронної пошти, яка була вказана у відомостях каталогу під час настройки NetMeeting.

Ім'я сервера каталогів. Так називається комп'ютер, на якому зберігаються імена та адреси електронної пошти підключених до нього користувачів NetMeeting. Запрошені учасники використовують ці відомості для пошуку та підключення до вашого комп'ютера перед початком мережних зборів. Запускати програму NetMeeting і підключатися до сервера каталогів потрібно за декілька хвилин до запланованого початку зборів.

Щоб автоматично включити до зборів або зробити спільним для використання документ Office, необхідно також указати ім'я документа та його місце розташування на комп'ютері.

Щоб приєднатися та взяти участь у мережних зборах NetMeeting, учасники мають використовувати NetMeeting версії 2.1 або пізнішої.

9 Що таке макроси? Способи створення макросів

Макрос є структурою, що складається з однієї або кількох макрокоманд, які автоматично виконуються послідовно або в порядку, заданому певними умовами, щоб досягти певної мети.

Набір макрокоманд в Excel дуже широкий, за допомогою макросів можна реалізувати багато що з того, що дозволяють зробити процедури мовою Visual Basic (VBA). Кожна макрокоманда має певне ім'я і, можливо, один або кілька аргументів, які задаються користувачем. Наприклад, в будь-якому пакеті програм можна закрити поточне (активне) вікно, вибравши команду Закрыть з меню Файл. Теж саме можна зробити при використанні макрокоманди Закрити вікно, застосувавши у макросі наступну команду: Active Window.Close (Активне Вікно.Закрити)

Основне призначення макросів – це створення зручного інтерфейсу додатку:

· форми і звіти відкривати при натисненні кнопок у формі або на панелі інструментів, або ж звичним вибором команди меню;

· при відкритті додатку користувачеві надавати на екрані зрозумілу форму, за допомогою якої можна було б відразу робити бажані дії і т.д;

· за допомогою макросів можна створити зручні меню і панелі інструментів для додатку.

Проте, використання макросів має і деякі недоліки:

· можливості макрокоманд обмежені в порівнянні з можливостями мови VBA, тому у ряді випадків без програмування на VBA не обійтися, хоча спочатку потрібно бути упевненим, що ці додаткові можливості дійсно потрібні;

· макроси можна використовувати практично скрізь, де використовуються процедури VBA, проте процедури VBA, як правило, виконуються швидше;

· макроси є об'єктами, існуючими окремо від форм і звітів, в яких вони використовуються, тому, коли цих об'єктів стає дуже багато, їх підтримка стає достатньо скрутною. Процедури обробки подій VBA, що використовуються у формах і звітах, є невід'ємною частиною цих форм і звітів, і в цьому є свої переваги. Наприклад, при перенесенні форм і звітів з однієї бази даних в іншу з ними автоматично переносяться зв'язані процедури.

У багатьох випадках використання макросів цілком виправдане, оскільки це істотно спрощує і прискорює розробку додатку. Їх можна використовувати при створенні невеликих розрахованих на одного користувача додатків, хоча при створенні розрахованих на багато користувачів або клієнт-серверних додатків, де швидкість роботи додатку критична, краще застосовувати VBA.

Процес створення макросу називають записом макросу. Запуск макросів може здійснюватись трьома способами: натисненням комбінації клавіш, натисненням кнопки розміщенній на робочому аркуші, або на панелі інструментів.

Запис макросу, що виконується натисненням комбінації клавіш.

Для наочності запису макросу розпочинається із встановлення табличного курсору на клітинку результату. Далі виконується команда:

Сервіс\Макрос\Начать запись…

У вікні, що з’явиться Запись макроса у текстовому полі вводиться ім’я макросу. Першим символом імені макросу повинна бути літера, інші символи – літери, цифри, обо символи підкреслення. В імені макросу не допускаються пропуски і адреси клітинок. У відповідних полях діалового вікна ввеси малу літеру для cполучення клавіш [Ctrl+мала літера]. Не можна використовувати сполучення клавіш із цифрами і спеціальними символами, текими як @, #. Далі встановлюється книга, у якій буде зберігатись макрос із списку Сохранить в:. Якщо цей макрос потрібен завжди при роботі в Excel, то вибирається варіант Личная книга макросов. Якщо є потреба, заповнюється поле Описание макроса про його призначення і натискується [ОК]. З’явиться невеличке вікно Ос. В клітинці для результату записується послідовність дій для виконання в Excel і натискується кнопка [Остановить запись]. Створення макросу завершено. Тепер при натисненні на ключову комбінацію клавіш макросу автоматично виконуються всі дії, які були виконані під час його запису. При потребі виконувати макрос відносно клітинок робочого аркуша насамперед натискується кнопка Относительна ссылка.

Запис макросу, що виконується натисненням кнопки розміщенній на робочому аркуші розпочинається із встановлення елемента керування макросом (кнопки) на робочому аркуші. При відсутності панелі інструментів Формы її відображають командою:

Вид\Панель инструментов\Формы.

Далі встановлюється кнопка на робочому аркуші. Показчик миші встановлюється на елемент управління Кнопка. При цьому він прийме вигляд хрестика. Встановити покажчик миші в те місце аркуша, куди необхідно встановити елемент управління, і натиснути на ліву клавішу миші. Елемент управління з’явиться на робочому аркуші. Розміри елемента можна змінювати загальними для Windows способами. Зміна тексту і його фонту на елементі управління робиться в режимі редагування після виконання команди введеної із контекстного меню після натиснення правої клавіші миші. Елемент управління можна вільно переміщати за допомогою миші або клавіш на клавіатурі в будь-яке місце робочого аркуша загальними для Windows способами.