Для оформлення видачі коштів з каси підприємства вводяться документи "Расходный кассовый ордер" (меню Документы/Касса). Зовнішній вигляд екранної форми документа і процес його заповнення аналогічні документу "Приходный кассовый ордер". Для нашого прикладу слід створити три видаткові ордери: два - для видачі зарплати працівникам (створюються індивідуальні видаткові касові ордери для кожного) і один - для оформлення видачі валютних коштів під звіт. Нумерація ордерів ведеться за кожною касою окремо. При натисненні кнопки Печать формується друкована форма видаткового касового ордера КО-2.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Належним чином оформлені касові ордери повинні реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 (окремо прибуткові і окремо видаткові документи). У журналі зазначається дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера. У п.3.11 Положення №72 спеціально згадано, що реєстрація може бути здійснена за допомогою технічних засобів. Дещо допомогти в цьому може звіт "Реєстр документів", що формується після натиснення кнопки "Реєстр" у журналі документів. Після реєстрації в журналі прибуткові і видаткові касові ордери передаються касирові для приймання або видачі готівкових коштів.
Усі надходження і видача готівки у національній валюті обліковуються в касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена Наказом №51). Так, відповідно до абзацу 2 п.4.4 Положення №72, записи в касовій книзі мають бути зроблені на підставі касових документів до початку наступного робочого дня, а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Крім автоматичної нумерації, має бути передбачений друк загальної кількості аркушів на останньому аркуші касової книги за місяць, і загальної кількості за рік - на останньому аркуші в році. Під час формування звіту слід задати період, за який має бути створений звіт (якщо задати довільний період, звіт формується за кожний касовий день цього періоду окремим аркушем касової книги). Якщо під час формування звіту не вибрати касу, звіт буде сформовано за всіма касами підприємства в національній валюті. Касир після здійснення необхідних дій з приймання грошей до каси знаходить на комп'ютері в журналі "Касса" потрібний прибутковий ордер і проводить його (ця дія відповідає запису до касової книги, яку касир у цей момент повинен зробити в разі "ручного" обліку). Ті прибуткові ордери, за якими не було прийнято готівку до кінця робочого дня, так і залишаться непроведеними. Вони будуть відображені в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, але до звіту "Касова книга" потраплять тільки проведені документи. Нагадаємо, що прибуткові касові документи, за якими не здійснено операцій, перекреслюються, погашаються написом "Анульовано", передаються до бухгалтерії з іншими документами, підшиваються і зберігаються протягом 36 місяців в журналі анульованих документів. Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму "Лист кассовой книги" в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий - "Звітом касира". Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма ще в електронному вигляді. Для цього у звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик набирає форми "лупи", при натисненні ENTER можна побачити операцію, якій вона відповідає, і можна переглянути і відредагувати операцію. Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир здає "Звіт касира" разом із прибутковими і видатковими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші, який повертається касирові. Положення №72 вимагає підшивати вкладні аркуші касової книги окремо за кожний місяць і зшивати їх за рік (або в міру потреби). Також слід протягом 36 місяців зберігати касову книгу в архіві підприємства на електронних носіях. Швидше за все зберігати треба не електронні копії самих друкарських форм, а базу даних. У цьому випадку доведеться зберігати всю базу даних (в "ІС. Бухгалтерії" вона неподільна і не можна виділити тільки касову книгу).
Ми досить рідко формуємо регістри, що відповідають журналам-ордерам і відомостям, але оскільки в ст.5 Положення №72, присвяченій перевірці порядку ведення операцій з готівкою, згадується журнал-ордер №1 і відомість №1, їх, очевидно, треба мати. В "1С: Бухгалтерії" є стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто" (меню Отчеты/Журнал-ордер по субконто), який можна сформувати за субконто Наши денежные счета, вибравши потрібну касу. Він дозволяє формувати як журнал-ордер (дебетові обороти рахунків з кредитом субконто), так і відомість (кредитові обороти рахунків з дебетом субконто), і сумістити ці звіти. Візуально зручніше, коли вони надруковані окремо. Формувати такий звіт можна за місяць. Якщо вибрати деталізацію за датами, отримаємо форму самого журналу №1 і відомості №1. При деталізуванні "за операціями" - форму з деталізацією за кожним документом (із зазначенням змісту операції). Таким чином, матимемо документи, необхідні для перевірки. Для роботи зручніше користуватися стандартним звітом "Аналіз рахунка по датах". При завданні довільного періоду звіт буде сформований за кожний касовий день. Необхідні цифри деталізуються до операції. Досить зручні також звіти "Аналіз рахунка по субконто" і "Оборотно-сальдова відомість по рахунку".
Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.
Розповсюдження інформаційних технологій у 90-х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого - використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.
З впровадженням комп'ютерної техніки бухгалтерський облік змінюється. Застосування комп'ютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.
Розвиток форм бухгалтерського обліку обумовлений трьома факторами:
необхідністю широкого розподілу праці між обліковими працівниками;
потребою ведення детального аналітичного обліку;
необхідністю швидкого одержання підсумкової інформації.
Форма обліку, реалізована на базі сучасної комп'ютерної техніки та засобів комунікації (комп'ютерно-комунікаційна форма обліку), знаходить своє конкретне втілення в програмах для комп'ютеризації облікових робіт, оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки даних, формування зведених облікових алгоритмів.
При застосуванні комп'ютерів обліковий регістр складається з:
комп'ютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;
бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам'яті комп'ютера, що слугують для систематизації та узагальнення інформації;
відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.
При придбанні програмного забезпечення для бухгалтерії потрібно проводити всебічну оцінку доступних на ринку програмних продуктів. Наведений перелік вимог до програмного забезпечення, а також його класифікація дозволяють об'єктивно порівнювати функціональні можливості бухгалтерських програм.
Для побудови комп'ютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури дорожнього підприємства і його бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект.
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]: навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред. В.М. Антонов; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальний посібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник / А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн.6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко. - Донецк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.