Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформації (стр. 2 из 3)
А так як суттєвих недоліків даного програмного середовища в вирішені поставленої задачі, я не бачу, той програмним фундаментом для даної курсової роботи було обрано Access.
4 Опис логічної структури задачі
Програма розроблена в даній курсовій роботі, згідно з технічним завданням, призначена для вирішення задачі обробки автоматизації облікової інформації. Робота даної програми починається з настройки параметрів виконання програми в Access. Існує кілька способів створення структури БД у Access 2003:
- використання майстра БД;
- використання конструктора таблиці.
Існує цілий набір майстрів БД, що дозволяють будувати БД по наборах існуючих шаблонів. Такі майстри можуть побудувати цілий спектр БД таких як:
- адресна книга;
- бібліотека;
- основні фонди;
- тренування і т.д.
Однак у більшості випадків майстри не можуть створити точно такий тип бази даних, який потрібний користувачу і її буде необхідно змінювати після закінчення роботи майстра. Змінити існуючу БД не маючи досвіду роботи з Access досить складно, тому варто створювати свою БД вручну. Запустивши Access і вибравши параметр Нова база даних – OK, необхідно ввести назву нової БД і натиснути кнопку Створити, щоб вивести на екран вікно бази даних. У вікні БД перелічуються назви об'єктів вашої майбутньої БД і відображається центральна панель керування для роботи з Access. Об'єкт БД - це частина БД Access. Наприклад таблиця Access – об'єкт, звіт БД у якому надруковані дані це теж об'єкт. Але самі дані не є об'єктами. В якості об'єктів Access 2003 можуть використовуватися:
1. Таблиці – це зв'язані дані в базі.
2. Запити – записані в пам'ять інструкції з вибору даних для складання звітів, аналізу і керування даними.
3. Форми - це екранний варіант паперових форм чи бланків, що використовується для введення даних у таблицю.
4. Звіти – надруковані списки вибрані з бази даних.
5. Макроси – списки команд, що зберігаються в пам'яті, які повинна виконати для вас програма Access
6. Модулі – програми, написані мовою Visual Basic для програм, за допомогою яких можна автоматизувати будь-яку процедуру, що виконується в БД.
Вкладка таблиця знаходиться першою у вікні БД, і не випадково, оскільки створення таблиці полягає у введенні даних, які надалі використовують інші об'єкти БД.
1. У вікні БД вибрати вкладку Таблиці і клацнути кнопку Створити.
2. Вибрати опцію Конструктор, щоб відобразити структуру таблиці, що створюється з відносними полями і їх властивостями.
3. Ввести ім'я першого поля БД. Це ім'я не має ніякого відношення до типів даних, що можливо, зберігаються в даному полі таблиці, але дозволяє звертатися до поля при створенні таблиці. Тільки коли закінчиться створення рядків таблиці, потрібно буде ввести в таблицю дані.
4. Натиснути ТАВ для вибору типу даних поля із списку Тип Даних, що розкривається.
5. За необхідності натиснути ТАВ і ввести опис поля, що полегшить роботу згодом.
Після введення імені, типу даних і опису (не обов'язково) необхідно в більшості випадків задати ще і властивості полів. Для кожного типу даних можна встановлювати різні набори властивостей поля. При створенні таблиці можна установити такі значення властивостей поля:
розмір поля - обмежує кількість символів, що можуть вводитися в дане поле, забороняючи таким чином наступне введення даних у це поле;
формат поля – відображається список, що розкривається, з переліком форматів, що можуть застосовуватися для даних цього поля;
підпис – містить текст, що відображається, при введенні користувачем даних у це поле таблиці. Якщо не вказати підпис, то Access буде використовувати тип поля;
значення за замовчуванням - значення, що додається в поле за замовчуванням, яке з'являється при введенні користувачем даних у таблицю;
обов'язкове поле - містить “Так” чи “Ні”, щоб вказати Access чи обов'язково вводити значення в це поле до того як користувач може зберегти запис даних у таблиці. Якщо розглянуте поле визначене як ключове, тоді в рядку обов'язкове необхідно вказати ТАК;
число десяткових знаків - визначається кількість десяткових знаків установлених за замовчуванням.
Якщо ви закінчили додавання полів у таблицю, то не зможете закрити таблицю в режимі конструктора, не вказавши її ключового поля. Access може додати ключове поле використовуючи формат автоматичної нумерації. Вручну ключове поле можна задати, клацнувши ліворуч від імені поля, а потім клацнувши на панелі інструментів кнопку Ключове поле. Після завдання ключового поля необхідно зберегти таблицю використовуючи кнопку на панелі інструментів Зберегти [6].
5 Технічні засоби, що використовуються у програмі
Для коректної роботи програми необхідна наступна конфігурація комп’ютера :
1. Процесор - Intel , AMD (Тактова частота не менше 1,92 ГГц).
2. Жорсткий диск 40 Гбайт.
3. Тип монітору - SVGA.
4. Розширення екрана
, 32-бітна палітра кольорів.5. Об’єм оперативної пам’яті - 512 MB.
6. Наявність клавіатури , миші.
7. OS: Windows XP (Serviсe pack 2)
8. Установлений пакет програм Microsoft Office Professional 2003(Microsoft Word 2003, Microsoft Access 2003)/
6 Порядок роботи із програмою
6.1 Виклик та завантаження програми
Щоб викликати дану програму треба знайти необхідний нам файл і відкрити його. Програма при запуску повністю завантажується в оперативну пам’ять і при подальшому функціонуванні не підвантажується з вінчестера. Після її запуску перед користувачем з'явиться діалогове вікно програми, яке готове для безпосередньої роботи.
6.2 Вхідні дані
Вхідними даними є запит користувача.
6.3 Вихідні дані
Вихідними даними є інформація з БД , що виводиться у діалогове вікно у відповідності із введеним запитом.
6.4 Інструкція для користувача
У оболонці Norton Commander за допомогою натиснення комбінації клавіш Alt+F1 на екрані з'явиться меню вибору диску. За допомогою клавіш “¬”, “®” виберемо диск D. Ввійшовши у каталог Access наведемо курсор на файл a.Acc. і натиснемо клавішу Enter.
У оперативну пам'ять завантажиться СУБД Access, яка автоматично запустить на виконання файл \a.Acc.mdb”. Після його запуску перед користувачем з'явиться діалогове вікно програми, яке готове для безпосередньої роботи (рисунок 6.1).
Рисунок 6.1- Головне вікно програми
Як бачимо наше діалогове вікно має досить багато кнопок, такі як: Додати, Видалити, Зберегти, Копіювати, Пошук . Також ми можемо дивитись запис товарів за допомогою кнопок 
,які знаходяться внизу діалогового вікна, а також перехід по записам кнопкою Tab.Наведемоконкретний приклад роботи з програмою.
Наприклад, ми хочемо видалити якійсь запис. Ми наводемо курсором або стрілками “¬¯®” на кнопку «видалити» і натискаєм її. З’являться наступне вікно (див. рисунок 6.2).
Рисунок 6.2 – Вікно попередження про видалення запису бази данних
Якщо ми натискаєм кнопку “Да”, то інформація видаляється (див. рисунок 6.3).
Рисунок 6.3 – Результат видалення запису з бази даних
Якщо ж ми натискаємо кнопку “Ні”, то наша інформація зберігається і на екрані з’являється наступне вікно (рисунок 6.4).
Рисунок 6.4 – Переривання процесу видалення з бази даних
Щоб додати запис, треба натиснути кнопку “Додати “ і у відповідні поля ввести потрібну інформацію. Для збереження натискаємо кнопку “Зберегти”. Для копіювання запису знаходимо потрібний нам запис і натискаємо кнопку “Копіювати”, а потім кнопку “Зберегти”.