Базы данных и их функции. Структурные элементы базы данных (стр. 2 из 6)
Создание новой пустой таблицы
ВMicrosoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:
1.Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы иотчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзяиспользовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базуданных.
2.Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, изширокого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохраненияданных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрациимедицинской информации.
3.Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу врежиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализируетданные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждомуполю.
4.В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементовструктуры таблицы.
Внезависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любоймомент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указатьзначения по умолчанию или создать маски ввода.
Дляпримера определим таблицу ВУЗы для базы данных «Профконсультант среднейшколы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать. Вокне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмитекнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора.
Вверхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных икраткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижнейчасти окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окнавыводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенноготипа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат. Рассмотримтипы полей и их свойства.
Типы данных
Текстовый формат.
Размертекстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов.
Форматполя используетсяв формах и запросах. Существует набор специальных символов формата, которыежестко задают вид и размер вводимых строк.
Кодовыесимволы формата текстовых полей представлены ниже:
@ – должен быть текстовыйсимвол или пробел; & – текстовый символ; < – преобразованиесимволов в нижний регистр; > – преобразование символов в верхнийрегистр.
Форматполя может состоять из двух частей, разделенных знаком «точка с запятой».Первая часть является собственно форматом ввода, а вторая – определяет значениеполя, если данные в него не были введены.
Маскавводатакже представляет собой последовательность кодовых символов:
0– должнабыть цифра от 0 до 9; 9 - цифра или пробел; # – цифра, пробел,плюс или минус; L – должна быть буква (A...Z, А...Я); ? – буква; А– должна быть буква или цифра; а – может быть буква или цифра; &– должен быть любой символ или пробел; С – произвольный символ;:; - /– разделители, которые сохраняют свой вид в строке данных; < –преобразование символов в нижний регистр; > –преобразование символов в верхний регистр;! – маска должна заполняться справаналево; \ – ввод следующего за обратной косой чертой символа каксимвольной константы.
Кодовыесимволы 0, А, L, & предполагают обязательный ввод данных в поле.Поскольку некоторые виды данных (даты, время, телефонные номера) содержатстандартные разделители, то для упрощения ввода предусмотрено, что некоторыеобщепринятые символы-разделители воспринимаются в маске ввода «буквально», тоесть записываются в поле наряду с введенными данными. Кроме того, дляопределения символьных констант, состоящих из нескольких символов, допускаетсяиспользовать двойные кавычки. В отличие от символов формата, символы маскиввода являются общими для всех типов полей, в которых разрешено применениемаски. Пароль – создание поля для ввода пароля, вводимые символыне отображаются.
Подпись – это второй (первый –Имя) идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля приработе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца. Видимо,подпись полезна тем, что она может быть более информативной и естественной, чемимя поля.
Свойство«значение по умолчанию» говорит само за себя. Если при вводе данных частоповторяется одно и то же значение (в данном случае текстовая строка), тоцелесообразно «попросить» программу автоматически подставлять заданное значениево все вновь создаваемые поля. Пользователь же в процессе работы решает,оставить поле как есть или изменить данные. Это может сэкономить время привводе, но может быть и причиной дополнительных ошибок, если оператор забудетстереть ненужные значения поля. С этим свойством связана процедура Построительвыражений для облегчения формирования значения поля. Процедуравызывается нажатием кнопки
, которая появляется послещелчка в строке «Значение по умолчанию».Свойство«условие на значение» позволяет создать фильтр, который разрешит вводить в данное полетолько то, что удовлетворяет определенному условию. Для задания такого критерияможно запустить Построитель выражений. Если же оператор БД нарушитусловие ввода, то программа сообщит ему об этом, выведя на экран текст,определенный, как свойство «сообщение об ошибке».
Призадании условия на значение используются следующие операторы сравнения:
| < | Меньше |
| <= | Меньше или равно |
| > | Больше |
| >= | Больше или равно |
| = | Равно |
| <> | He равно |
| IN | Проверяет на равенство любому значению из списка; операндом является список, заключенный в круглые скобки |
| BETWEEN | Проверяет, что значение поля находится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND |
| LIKE | Проверяет соответствие текстового или Мемо поля заданному шаблону символов |
Примерызадания простых условий на значение для полей: Is Null Or >0 And <800–проверяет, является ли поле пустым (Is Null) или же введенное значениележит в диапазоне от 0 до 800; >50 And <100или BETWEEN 50 And100 – данные два условия идентичны и проверяют числовое значение напопадание в интервал от 50 до 100; In («Белгород», «Москва», «Los Angeles»)–с помощью оператора IN можно выполнить множественное сравнение; #15.01.94#–если в качестве операнда используется дата, то она должна быть заключена всимволы числа (#); LIKE «*товар##*»– данное условие используется длянахождения строк, содержащих подстроку товар и две произвольные цифры.
Свойство«обязательное поле» является логическим. Оно может принимать одно из двух значений: Даили Нет, которые выбираются из списка, связанного со строкойданного свойства. Да означает, что в поле обязательно должны бытьвведены данные.
Свойство«пустые строки» тоже логическое и похоже на предыдущее. Оно определяет, разрешеныили нет в данном поле пустые строки. Для Access существуют два разных понятия:«поле, в которое ничего не было введено» и «поле с пустой строкой, то естьсодержащее пробелы». Реляционные базы данных обеспечивают возможность храненияв полях таблиц специального значения Null, называемого пустымзначением, которое обозначает некоторое неизвестное значение.Пустое значение имеет особые свойства. Так, пустое значение не может быть равноникакому другому значению, в том числе другому пустому значению. Это означает,что нельзя объединить (связать) две таблицы по значению Null. Условие "А =В", где А или В содержит Null, всегда будет ложным. Наконец, пустыезначения не учитываются в итоговых функциях, таких как Sum(Сумма) или Avg (Среднее значение). Вы можете лишьпроверить наличие значения Null, сравнив значения поля со специальнойконстантой NULL или используя встроенную функцию IsNull. Сдругой стороны, вы можете установить значение текстового или Мемо поля равным пустойстроке (""), и это будет означать, что значение поляизвестно, но поле пустое. Вы можете соединять таблицы по пустым строкам. Присравнении пустые строки считаются равными друг другу. Чтобы разрешитьпользователю ввод пустых строк в текстовые и Мемо поля, вам следует установитьдля свойства Пустые строки значение Да. Если вы этого несделаете, Access преобразует введенные пользователем пустые строки, а такжестроки, состоящие из пробелов, в строки, содержащие значение Null. Если приэтом свойство Обязательное поле для текстового поля установлено как Да,то Access сохраняет пустую строку в качестве значения, когда пользовательвводит "" или строку, состоящую только из пробелов.
Свойство«индексированное поле» может иметь одно из трех значений: или поле не индексировано,или индексировано, но допускаются повторяющиеся значения, или индексировано, иповторения значений поля запрещены.
Разумеется,при конструировании базы данных нет необходимости задавать все свойства полей.Но, чтобы полностью использовать потенциал Access, вы должны при работе спрограммой держать «в уме» возможность применения того или иного свойства.