Включение полей в запрос

Первымшагом при создании запроса является выбор полей, включаемых в наборзаписей. Это можно сделать несколькими способами. Чтобы увидеть списокдоступных полей, надо перейти с помощью клавиши табуляции к нужному столбцубланка запроса и нажать клавиши Alt+ "стрелка вниз" (дляперевода курсора из верхней части окна в бланк запроса, нажмитеклавишу F6). Чтобы включить поле в бланк запроса, надопереместить выделение к этому полю, пользуясь клавишами "стрелкавниз" или "стрелка вверх" и нажать клавишу Enter.

Можно просто перетащить поле с помощью мыши внужный столбец бланка из списка полей верхней части окна. При перетаскиванииполя указатель мыши превращается в маленький прямоугольник.

Всамом начале списка полей, находящегося в верхней половине окна запроса (атакже в раскрывающихся списках в первой строке бланка QBE), находитсяспециальный символ «*», означающий «Все поля». Если необходимовключить в запрос все поля таблицы, не надо определять каждое по отдельности вбланке QBE. Достаточно перетащить «*» из списка полей в бланк QBE. Учтите, чтовы можете повторно включить столбец поля таблицы в бланк запроса, чтобыопределить условия отбора для них. В этом случае, чтобы поля дважды невыводились в наборе записей запроса снимите флажки Вывод на экран в столбцахбланка, содержащих повторяющиеся поля.

Вобщем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства,заданные для соответствующих полей таблицы. Можно задать другие свойства спомощью команды Вид->Свойства (кнопка

Описание: Описание: Описание: Описание: bt6

Основные сведения об отчетах

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представленияинформации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствамивывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1. Предоставляют широкиевозможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов длябольших наборов данных.

2. Могут бытьиспользованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку,почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могутпонадобиться для успешного ведения бизнеса.

Вотчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Вотчетах имеются следующие возможности:

· Для обеспеченияиерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки.

· Для каждой из группможно задать отдельные заголовки и примечания.

· Можно производитьсложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора строк, но и понескольким группам одновременно.

· В дополнении кверхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и примечание для всегоотчета в целом.

Создание отчета

Вокне диалога Новый отчет можно выбрать один из шести вариантов.

Конструктор. Используется для создания отчета «с нуля» илидля редактирования ранее созданного отчета.

Мастер отчетов. Запускает основного мастера по разработкеотчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условиягруппировки и итоговые функции.

Автоотчет: в столбец. Этот мастер создает отчет, в котором каждаязапись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка,содержащего названия и значение полей.

Автоотчет: ленточный. В отчете этого типа записи базового запроса илитаблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаныотношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающихсо стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При созданииотчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов илиприменен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.

Диаграмма. Этот мастер помогает построить диаграмму и создает в отчетесвободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.

Почтовая наклейка. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами иадресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Можновыбрать любой из нескольких наиболее распространенных типов наклеек.

Разработка отчета в режиме конструктора

Окноотчета в режиме Конструктора идентично окну формы в этом режиме, т.е.присутствует такая же Панель элементов, окно со списком полей и окно сосписком свойств Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул,Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как вы зададитеверхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы. Как и при работес формами, можно изменить размер любого раздела, перетащив его границу. Ширинавсех разделов должна быть одной и той же, поэтому при изменении ширины одногоиз разделов Ассеss автоматически настраивает ширину всех остальных.

Верхнийи нижний колонтитулы будут печататься соответственно вверху и внизу каждойстраницы отчета. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно спомощью команды Вид->Колонтитулы. Можно задать заголовок отчета,который будет печататься только в самом начале отчета, и примечание отчета,печатающееся в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите Формат->Заголовок/примечание отчета.

С помощью растрового графического редактора Paint составить собственнуювизитную карточку

Чтобы нарисовать прямоугольник или квадрат

1. В наборе инструментов выберите Прямоугольник для созданияпрямоугольной фигуры в наборе инструментов выберите Прямоугольник длясоздания прямоугольной фигуры или Скругленный прямоугольник для созданияфигуры со скругленными углами.

2. Щелкните стиль заливки под набором инструментов.

3. Для создания прямоугольника перетащите указатель подиагонали в нужном направлении.

Ввод текста в рисунок возможен только вобычном режиме. Для перехода в обычный режим выберите в меню Вид командуМасштаб, а затем — команду Обычный.

1. В наборе инструментов выберите Надпись.

2. Для создания рамки надписи перетащите указатель по диагоналидо нужного размера.

3. На панели форматирования выберите имя, размер и начертаниешрифта. Если панель инструментов для работы с текстом не отображается, выберитев меню Вид команду Панель атрибутов текста. Эту панель можно перетащить в любоеместо окна.

Создать базу данных. Выполнить задание: 1.4. Создать базу данных.Выполнить задание: 1, 2, 3, 4, 5, 8, 12, 16, 20, 21, 23, 27, 31, 32,35

Алгоритмсоздания Таблицы

ВMicrosoft Access существуют четыре способа создания пустой таблицы:

1.Мастер по созданию базы данных позволяет создать сразу все таблицы, формы иотчеты в базе данных. Этот мастер создает новую базу данных; его нельзяиспользовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базуданных.

2.Мастер по созданию таблицы позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, изширокого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохраненияданных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрациимедицинской информации.

3.Пользователь имеет возможность самостоятельно ввести данные в пустую таблицу врежиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализируетданные и автоматически присвоит соответствующий тип данных и формат каждомуполю.

4.В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементовструктуры таблицы.

Внезависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любоймомент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указатьзначения по умолчанию или создать маски ввода.

Дляпримера определим таблицу ВУЗы для базы данных «Профконсультантсредней школы». Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.В окне диалога Новая таблица выберите Конструктор и нажмитекнопку Ok. Access выведет окно пустой таблицы в режиме конструктора.

Вверхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных икраткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижнейчасти окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окнавыводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полемопределенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующийформат.

Таблица№1

Таблица№2

Запрос №1. Используятаблицу Студенты, создать три запроса, по которым из базы данных будутпоочередно отобраны фамилии и имена студентов групп 1-Э-1, 1-Э-2, 1-3-3.

Запрос №2. Используя таблицу Студенты, создать двазапроса, по которым из базы данных будут поочередно отобраны фамилии и именаженщин, а затем фамилии и имена мужчин.