Пусть задан документ «Экзаменационная ведомость» следующего вида:
Всего:
Отлично_________
Хорошо__________
Удовлетвор.______
Неуд___________
Не аттестовано___
| CodPredm | Predm |
Пусть эта таблица в нашей базе данных будет называться «Predmet». Будем создавать таблицу в режиме конструктора. Для этого выполним следующие действия:
1. Раскройте вкладку «Таблицы» окна базы данных и нажмите «Создать». Появиться диалоговое окно «Таблицы». Выделите элемент «Создание таблицы в режиме конструктора» в списке этого диалогового окна и нажмите «Конструктор» на панели элементов. Появиться бланк таблицы. В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:
- Имя поля. Определяет имя поля в таблице. Рекомендуется задавать имена полей в латинском алфавите и избегать символ пробел, заменяя его на _.
- Тип данных. Определяет тип данных.
- Описание. Определяет текст, содержащий описание поля.
- Ключевое поле. Чтобы сделать поле ключевым, выделите его и нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов.
Остальные свойства поля зависят от типа данных поля и являются необязательными. Необязательные поля расположены в нижней части окна конструктора таблиц. Здесь упомянем только свойство Подпись, которое указывает текст, выводящийся в подписях, сопровождающих это поле.
2. Заполните бланк таблицы следующим образом:
- первая строка. Имя поля:CodPredm, Тип данных: Счетчик, Ключевое поле, Подпись: Код предмета.
- вторая строка. Имя поля:Predm, Тип данных: Текстовый, Подпись: Предмет, Размер поля: 30 (Это означает, что под текстовое поле отведено 30 байт, по умолчанию 50).
3. Щелкните кнопку «Сохранить» или выберите пункт меню «Сохранить». В появившемся диалоговом окне наберите имя таблицы Predmet и нажмите кнопку ОК. Таблица создана.
Аналогичным образом создайте другие справочные таблицы, структура которых приведена ниже.
Таблица Prep(Справочник преподавателей)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| CodPrep | Счетчик | Код преподавателя | Да |
| FIOP | Текстовое | Фамилия преподавателя | Нет |
Таблица Facultet (Справочник факультетов)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| SFacult | Текстовое | Шифр факультета | Да |
| NameF | Текстовое | Наименование факультета | Нет |
Таблица Ball (Справочник оценок)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| CodOcen | Числовое | Код оценок (отл –5, хор – 4, уд –3, неуд – 2, неат – 0) | Да |
| Ocen | Текстовое | Оценка (отл, хор, уд, неуд, неат) | Нет |
Остальные таблицы будут в той или иной мере использовать данные из справочных таблиц. Рассмотрим, например, таблицу Group, которая должна содержать информацию об учебных группах. Пусть она имеет следующий вид:
Таблица Group (Список групп)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| SGroup | Текстовое | Шифр группы | Да |
| QStud | Числовое | Количество студентов | Нет |
| SFacult | Мастер подстановок | Шифр факультета, на котором находится группа | Нет |
| Curs | Числовое | Курс | Нет |
Группа должна находится на одном из факультетов, определенных в таблице Facultet. Поэтому значение третьего поля необходимо выбрать из списка значений, заданных в этой таблице. Для того чтобы сделать это укажем в типе поля «Мастер подстановок». Появится первое диалоговое окно «Мастера подстановок». Выполним следующие действия:
1. Выберите переключатель «Таблицы . . .» и нажмите кнопку «Далее».
2. Появится второе диалоговое окно. Выберите переключатель «Таблица», а затем выделите таблицу Facultet и нажмите кнопку «Далее».
3. Появится третье диалоговое окно. Нажмите кнопку >> для добавления всех полей в список подстановки, либо два раза кнопку >. Нажмите кнопку «Далее».
4. Появится следующее окно, в котором можно подобрать ширину столбцов и указать показывать или нет ключевое поле. Нажмите кнопку «Далее».
5. Появится последнее диалоговое окно, в котором можно задать подпись для создаваемого поля. Пусть это будет «Факультет». Нажмите кнопку «Готово». Создание поля со списком значений завершено.
Пусть в базу данных, помимо перечисленных выше таблиц, входят следующие таблицы:
Таблица Student (Список студентов)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| SGroup | Мастер подстановок | Шифр группы, в которой учится студент | Нет |
| NZach | Текстовое | Номер зачетки | Да |
| FIOS | Текстовое | Фамилия студента | Нет |
| YearEnter | Числовое | Год поступления | Нет |
Таблица Vedom (Список ведомостей)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| SGroup | Мастер подстановок | Шифр группы | Нет |
| NVed | Счетчик | Номер ведомости | Да |
| CodPredm | Мастер подстановок | Предмет, по которому проводится экзамен | Нет |
| DataEkz | Дата/Время | Дата экзамена | Нет |
| CodPrep | Мастер подстановок | Преподаватель, проводящий экзамен | Нет |
Таблица Ekzamen (Результаты экзаменов)
| Имя поля | Тип поля | Описание | Ключевое |
| NZach | Мастер подстановок | Номер зачетки | Да |
| NVed | Мастер подстановок | Номер ведомости | Да |
| CodOcen | Мастер подстановок | Оценка | Нет |
Требуется построить указанные таблицы.
Занятие 2. Работа с таблицами. Создание простых форм
Простейший способ работы с таблицами заключается в следующем: таблицу необходимо открыть в режиме таблицы, выбрав пункт меню «Открыть» либо соответствующую кнопку на панели инструментов.
1. Откройте таблицу Facultet и введите в нее несколько записей.
2. Откройте таблицу Prep и введите в нее несколько записей. Обратите внимание, что значение поля «Код преподавателя» (CodPrep) устанавливается при вводе новой записи автоматически.
3. Откройте таблицу Group и введите в нее несколько записей. Обратите внимание, что при вводе значения поля SFacult будет предлагаться список значений, включающий наименования факультетов, введенных в таблицу Facultet.
Другой подход, который позволяет обрабатывать таблицы, заключается в использовании форм, задающих пользовательский интерфейс. Простейший путь создания формы заключается в использовании «Мастера форм». Для примера рассмотрим, как создать форму для ввода данных о группах и студентах в этих группах. Для этого будет необходимо выполнить следующие действия:
1. Раскрыть вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать» или выбрать пункт меню «Создание формы с помощью мастера».
2. В списке диалогового окна «Новая форма» выделить элемент «Мастер форм».
3. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна «Новая форма», содержатся имена таблиц и запросов, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Выделите в этом списке элемент Group. Нажмите кнопку «ОК». Отобразится первое диалоговое окно «Мастера форм».
4. Появится список доступных полей. Нажмите кнопку «>>» для копирования всех полей таблицы Groupиз списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля». Размещение этих полей в форме позволит редактировать данные таблицы Group.
5. Раскройте список «Таблицы/Запросы» и выделите в нем таблицу Student. Список «Доступные поля» изменится, в нем будут перечислены все поля таблицы Student.
6. Нажмите кнопку «>>» для копирования всех полей таблицы Student в список «Выбранные поля».
7. Поскольку поле SGroup таблицы Groupуже включено в список «Выбранные поля», то нет необходимости включать это поле из таблицы Student в форму. В списке «Выбранные поля» выделите элемент SGroup, а затем нажмите кнопку «<» для удаления поля из списка. Нажмите кнопку «Далее» для отображения второго окна «Мастера форм».
8. Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух разных таблиц, то «Мастер форм» предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Поскольку сведения о студентах являются частью информации о группе, их можно рассматривать как подчиненные данные или подчиненную форму. Выделите тип представления данных «- Group» и установите переключатель «Подчиненные формы». Нажмите кнопку «Далее» для перехода к третьему диалоговому окну «Мастера форм».