Помимо собственно хранения документов, технология хранилищ данных должна обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. В отличие от поиска по атрибутам документов, архивы документов должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.
В отличие от САДД, в архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определённого в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или паролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.
Ещё одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.
К сервисным функциям архива относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело архивная система, архивы подразделяют на следующие типы:
1. Статистические архивы (либо просто архивы) – системы, которые имеют дело только с опубликованными документами.
2. Динамические архивы документов (либо системы управления документами) - системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.
2.3 Системы управления документами
EDMS-системы работают, преимущественно, на распределённых архитектурах и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. В ряде EDMS-систем реализованы ещё более мощные возможности хранения за счёт установления связей между документами (причём эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).
Любому документу в EDMS-системе присущ определённый набор атрибутов, который может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он остаётся неизменным). В EDMS-системах атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создаётся шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в EDMS-систему берётся необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.
Большинство EDMS-систем могут осуществлять поиск документов в локальных и глобальных сетях, не заостряя внимания пользователя на деталях. Это значительно увеличивает эффективность поиска файлов, которые могут принадлежать разным томам или даже располагаться на разных серверах в локальной или глобальной сети.
Большинство продуктов EDMS берут на себя всю работу по проверке прав доступа, установлению связи и пересылке файлов в сетевой среде с несколькими серверами. В EDMS-системах реализованы надёжные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам.
Можно сделать вывод, что EDMS-системы решают любые задачи делопроизводства и документооборота. Они более универсальны и осуществляют управление большими объёмами электронных документов.
2.4 Системы групповой работы с документами
Ежедневно создаются информационные материалы, имеющие высокую ценность. Они размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. Коллективная работа с документом выражается в поддержке целостности документов. Для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/с редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того, чтобы позволить в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа – один документ может содержать несколько версий, а каждая версия – несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).
2.5 Системы маршрутизации документов
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Важным свойством маршрутизации документов является поддержка вложенных маршрутов движения документов. Поддержка вложенных маршрутов позволит строить систему систему иерархически. На первом этапе можно построить маршруты движения документов на уровне самых крупных структурных подразделений организации. В дальнейшем, строя маршруты, можно детализировать документооборот до конечного пользователя.
2.6 Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов
Развитием систем маршрутизации документов являются Workflow системы. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Workflow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Workflow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система Workflow.
Функции Workflow приложений выходят за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения Workflow систем.
2.7 Другие подсистемы
Системы массового ввода документов осуществляют перевод стандартных форм и форматированных документов из бумажного вида в электронный с использованием технологий сканирования и распознавания.
Системы, основанные на применении Internet/Intranet технологий, позволяют использовать стандартные хранилища данных из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на подержание целостности, надёжности и безопасности хранения данных.
3. Сложности реализации комплексной платформы СЭД
В последнее время к системам автоматизации документооборота предъявляются дополнительные требования, связанные с управлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационной системе знаний о процессах в системе Workflow, знаний, хранящихся в документах в корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях и взаимодействиях с внешним окружением компании. Эти требования вносят дополнительные осложнения в выбор того или иного решения в области автоматизации.
Существуют серьёзные затруднения в принятии решения о внедрении той или иной платформы автоматизации документооборота и процессов управления. Перед специалистами отделов автоматизации возникает необходимость решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес-процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь задач определённого типа. Например, получают возможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы (Documents Management System – система управления документами).
Функции, нереализуемые с помощью базовых средств внедрённой системы приходится решать одним из двух способов:
пытаться надстраивать базовые функции системы дополнительными модулями и разрабатывать соответствующие расширения системы. В определённых случаях это бывает крайне затруднительно, а то и невозможно;
внедрять систему другого класса, восполняющую недостающие функции, и обеспечивать интеграцию двух систем. При этом происходит частичное дублирование функций различных систем, приводящее к необходимости поддержки нескольких серверов и ряда клиентских приложений, организующих собственное рабочее пространство и средства доставки информации, собственные средства организации справочников и пр.
Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же организация оптимального взаимодействия приложений, построенных на базе различных платформ, достаточно сложна и не всегда возможна.