Информационная система нотариальной конторы г. Зеленогорска (стр. 1 из 3)

Введение

Мы живем в мире информационных технологий. Информатизация общества приобретает интенсивный глобальный характер. Вся наша жизнь — и бизнес, и менеджмент, и даже культура — сейчас всё живет сейчас под знаком информационных технологий. Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности.

Все больше отечественных предприятий проявляют интерес к информационным системам, позволяющим автоматизировать процессы планирования и управления ресурсами предприятия.

В течение последнего времени границы между задачами информационных систем (ИС) и важнейшими производственными задачами организации постепенно стирались. Специалисты и менеджеры ИС все больше работают с учетом экономических, финансовых и других задач производственной деятельности, учатся разбираться в конкретных задачах управления, ищут возможности эффективного обеспечения информационных потребностей клиентов ИС.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Целью создания ИС является более удобное и быстрое получение любой информации, её обработка, и хранение всей документации. Поскольку ИС создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждой предметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС.

В организациях существует большое количество различных типов ИС: от традиционных до сложных, работающих на базе локальных и глобальных компьютерных сетей.

В настоящее время обработка экономической информации является самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов, отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС).

Объектом исследования и автоматизации в данной работе является деятельность нотариальной конторы г. Зеленогорска.

1. Краткая характеристика предприятия

Частный нотариус Зуева Людмила Иосифовна.

Лицензия 15 от 1993-04-30 приказ №87 от 24.03.94 г.

Адрес: Россия, 663690, г.3еленогорск, ул. Ленина, 12-2.

Телефон: 8-(269)-2-16-08

Удостоверяет:

- Договоры мены, дарения, продажи любой недвижимости, пожизненного содержания с иждивением, займа, купли-продажи, дарения, мены автомототранспорта и др. договоры, предусмотренные гражданским кодексом РФ, семейным кодексом РФ.

- Завещания.

- Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.

- Доверенности, предусмотренные законодательством РФ и другое, кроме оформления наследства (после смерти).

2. Свидетельствует: копии, подлинности подписей и другое.

3. Составляет проекты различных договоров.

Нотариальная контора по принципу своего финансирования является небюджетным институтом, действует на принципе самообеспечения.

В данной нотариальной конторе информационной системы как таковой не существует, имеются только 2 компьютера, стандартные и специальные программные продукты и оргтехника.

Однако в настоящее время все процессы связаны с новыми технологиями, без которых очень трудно жить и работать, и нотариальная деятельность не является исключением из правил, например: скорость подготовки конечного документа и его печать не должна занимать много времени, иначе можно просто не успевать обрабатывать поток клиентов. Также необходимо где-то хранить эти документы и иметь возможность быстрого поиска, например, для запроса из суда. Все это накладывает требования на приобретение специальных программ.

Поскольку значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов, то в данной организации на компьютере была установлена система автоматизации нотариального делопроизводства АРМ нотариуса «Экспресс».

Методика работы, реализованная в «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку и печать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариального делопроизводства.

Например, финансовая сторона нотариальной конторы организована следующим образом: при обращении клиента, его стандартные данные (название, вид деятельности, адрес, телефон) фиксируются в базе данных.

По каждому факту оказания услуги клиенту составляется платежный документ, в котором указываются услуга, сумма сделки, комиссионные (доход конторы), описание сделки.

2. Функциональная структура информационной системы

Информационная система является элементом большой системы и обеспечивает задачи управления информационными ресурсами, поэтому для эффективной работы всей системы большое значение имеет ее структура и состав.

Информационная система (ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации ими функций управления. Подавляющее большинство информационных систем работает в режиме диалога с пользователем. В наиболее общем случае типовые программные компоненты, входящие в состав информационной системы, включают: диалоговый ввод-вывод; логику диалога; прикладную логику обработки данных; логику управления данными; операции манипулирования файлами и базами данных.

ИС независимо от сферы их применения, как правило, включают один и тот же набор компонентов: функциональные компоненты; компоненты системы обработки данных; организационные компоненты (рис. 1.).

Рисунок 1 - Структура ИС предприятия

Функциональные компоненты – это задачи предметной области, методы и алгоритмы их решения. Задача включает набор исходных данных в виде атрибутов, отношения, показателей, базы данных.

Компоненты системы обработки данных – это совокупность систем, обеспечивающих функционирование всех структур ИС.

Организационные компоненты – состав и структура организаций, обеспечивающих эффективное функционирование экономического объекта.

Состав функций, реализуемых в ИС подразделяется на информационные и управляющие функции (рис.2). В свою очередь, различают: информационные функции централизованного контроля и функции вычислительных и логических операций. Информационные функции обязательно должны включать

Рисунок 2 – Функциональная структура ИС

Функциональная структура ИС – это совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции (задачи) системы и отражает их соподчиненность. Любая сложная функция расчленяется на ряд более мелких задач и доводится до непосредственного исполнителя.

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. На практике типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая. Можно построить следующую классификацию информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала (рис.3).

Рисунок 3 - Типы ИС по функциональным признакам с учетом уровней управления и квалификации персонала

Организационно ИС реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления. Частные задачи, решаемые ИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Примерный перечень задач, которые должна решать ИС на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным (табл.1).

Таблица 1 - Основные задачи ИС

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;обеспечение контроля за работой служб предприятия;обеспечение четкой координации работ и ресурсов;предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;формирование полного представления о с/с конечного продукта по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль за движением средств;реализация необходимой менеджменту учетной политики;оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;контроль за выполнением договоров, смет и планов;контроль за финансовой дисциплиной;отслеживание движения товарно-материальных потоков;оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль за выполнением производственных заказов;контроль за состоянием производственных мощностей;контроль за технологической дисциплиной;ведение документов для сопровождения произв заказов (заборные карты, маршрутные карты);оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль за продвижением новых товаров на рынок;анализ рынка сбыта с целью его расширения;ведение статистики продаж;информационная поддержка политики цен и скидок;использование базы стандартных писем для рассылки;контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг;планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов;оперативный поиск товара (продукции) по складам;оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация

3. Требования к автоматизированной системе предприятия в разрезе обеспечивающих подсистем