Для ввода нового объекта используется клавиша INSERT , команда Новый из меню Действия или кнопка Новая строка.
В зависимости от объема хранимой об объекте информации данные могут быть введены непосредственно в поля таблицы или в специальную форму.
Введенные данные необходимо сохранить, нажав при работе со строкой клавишу ENTER (кнопку Записать) или (при работе с формой) OK.
Справочник может быть открыт в режиме выбора элемента. Для выбора элемента справочника надо его выделить и нажать кнопку Выбор или клавишу ENTER.
Многоуровневые справочник
В зависимости от содержания справочника его элементы могут быть (или не быть) объединены в группы.
Если объекты справочника можно группировать, то в меню Действия есть команда Новая группа, а на панели инструментов окна – кнопка Новая группа.
Для каждой новой группы задается уникальный код (автоматически, но его можно менять) и название. Чтобы открыть группу, надо дважды щелкнуть по значку или выбрать Действия – Следующий уровень или нажать CTRL + ↓.
Некоторые справочники позволяют создавать дерево групп, то есть группы внутри групп (группы второго, третьего и т. д. уровней).
Щелчком по знаку +(-) можно сворачивать и разворачивать структуру групп. Двойной щелчок по папке на дереве открывает группу.
Для возврату к списку предыдущего уровня надо нажать CTRL + ↑ или дважды щелкнуть по значку открытой группы или выбрать Действия – Предыдущий уровень.
Записи справочника можно сортировать по полям. (Действия/Сортировка или контекстное меню). Сортировать можно по коду, по наименованию и по реквизиту. По умолчанию записи в справочниках сортируются по наименованию.
Поскольку по умолчанию элементы многоуровневых справочников выводятся на экран по группам (действует команда Действия/Иерархический список), сортировка происходит внутри текущей группы, при этом в начало списка выводится название этой группы.
Для того, чтобы производить сортировку по всем элементам справочника, а не только внутри текущей группы, показ в виде иерархического списка должен быть отключен. В этом случае заголовки групп и элементы справочника не различаются и сортируются как один список.
Возможность сортировки справочника по реквизиту и перечень реквизитов, по которым может производится сортировка, задается на этапе конфигурирования.
28. Работа с журналами
Работа с журналами. Установка интервала видимости
Вводимые документы группируются в журналы Документов по видам (кассовая книга, приказы по кадрам, счета и т. д.) Количество журналов и виды документов, которые в них будут храниться задаются на этапе конфигурирования. Один и тот же документ может отражаться одновременно в нескольких журналах.
Кроме журналов документов по назначению существует Общий журнал документов, в котором отражаются все введенные документы. Общий журнал можно открыть с помощью кнопки на ПИ. Для вызова остальных журналов используется меню Журналы или команда Операции/Журналы документов.
Журналы документов используются для:
· Ввода новых документов
· Работы с ранее введенными документами
При большом количестве документов, находящихся в журналах, поиск нужной записи может занять очень много времени. Для ограничения объема используется интервал видимости. В журналах отображаются только те записи, которые попадают в интервал видимости. По умолчанию интервал видимости – текущий квартал (квартал, в который попадает дата, считанная при старте программы из системных часов компьютера).
Интервал видимости может быть установлен двумя способами: автоматически и и вручную.
Когда журнал вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройках : меню Сервис/параметры/Журналы. Настройку можно изменить (действия/Интервал или кнопка Интервал на ПИ окна Настройка действует только для текущего журнала и не сохраняется при закрытии окна).
Изменение рабочей даты не влияет на интервал видимости.
При работе с журналами можно:
· Вводить новые документы
· Вводить новый документ на основании существующего
· Копировать
· Удалять
· Искать
Установка отбора в журнале. Быстрый поиск по журналу.
Программа позволяет пользователю просматривать в журналах записи, отобранные по какому-либо признаку (Действия/Отбор по значению/Отобрать или кнопка отбор по значению на ПИ окна). В возникшем экране диалога укажите вид отбора, отбираемое значение, нажмите кнопку установить отбор, для перехода к общему списку нажмите кнопку отключить отбор.
Если Журнал проводок разделен по номерам журналов, функция отбора не работает.
В Журнале операций и в Журнале проводок можно произвести отбор по значению некоторых реквизитов операции или проводки выделив ее и нажав кнопку Отобрать по колонке.
Для быстрого ввода использованного ранее критерия отбора воспользуйтесь кнопкой История отбора.
Для быстрого поиска встаньте в ту графу, в которой необходимо осуществить быстрый поиск и набирайте на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в этой графе журнала. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
31. Составление бухгалтерской отчетности. Виды отчетов
В типовую конфигурацию включен набор стандартных отчетов для получения данных по бухгалтерским итогам и проводкам. Стандартные отчеты могут применяться для получения итоговой и детальной информации по любым разделам БУ. Форма стандартных отчетов не подлежит изменению.
Во всех отчетах необходимо указывать период. Наиболее часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) удобно задавать в специальном диалоге, который вызывается через кнопку Календарь. Чтобы период подставлялся автоматически Сервис – Параметры – бухгалтерские итоги – галка С начала года – позволяет формировать отчет с начала года по определенный период.
Иногда отчетность не может быть сформирована, так как не рассчитаны бухгалтерские итоги за требуемый период. Расчет производится при запуске программы в монопольном режиме (если сетевая бухгалтерия) Действия – Управление бухгалтерскими итогами – выбрать период и рассчитать итоги.
В состав стандартных отчетов включены:
· ОСВ – содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и по кредиту за установленный период. Этот отчет (в просторечии – «оборотка») является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике;
· Шахматка – содержит табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Часто используется бухгалтерами, так как дает наглядное представление о движении средств и обязательств организации;
· Главная книга – используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц;
· Кассовая книга – предназначен для формирования отчетов по кассовым операциям. Формируется на основании кассовых документов;
· Книга продаж;
· Книга покупок;
· Курсы валют.
Конкретный отчет выбирается из меню Отчеты (или Операции - Отчеты). Многие отчеты имеют кнопки на панели инструментов.
Во время выбора отчета в нижнем правом углу окна программы появляется комментарий к выделенному в данный момент отчету.
Экранная форма отчета позволяет настраивать не только период построения отчета, но и многие другие параметры отчета (счет, вид субконто, значение субконто и др.)
Количество, вид и правила заполнения реквизитов настройки целиком зависят от конкретного отчета.
Печатная форма отчета появляется после того, как нажата кнопка Сформировать (окно настройки остается открытым) или OK (окно настройки закрывается).
Созданный отчет можно просматривать с помощью линейки прокрутки и клавиш управления курсором, при этом на экране всегда будут видны шапка и «боковик» отчета.
Если в ходе просмотра отчета выяснилось, что некоторые настройки надо поменять, надо дважды щелкнуть кнопку Настройка в верхнем левом углу окна, изменить настройки и еще раз сформировать отчет.
При формировании отчета с помощью кнопок на панели инструментов экранная форма возникает только в тех случаях, когда требуется уточняющая информация.
Набор параметров, который используется для формирования отчета можно сохранить, чтобы в будущем быстро строить тот же отчет. Для сохранения настройки на панели инструментов окна отчета надо нажать кнопку Сохранить настройку и задать ей имя. Для загрузки этой настройки надо нажать кнопку Открыть настройку.
Для анализа отчета, поиска и исправления ошибок удобно пользоваться детализацией (расшифровкой) данных отчета.
Под детализацией понимается автоматическое построение новых отчетов, «раскрывающих» какой – либо параметр текущего отчета.
Признак возможности детализации параметра отчета – изменение формы курсора на лупу. Двойной щелчок «лупой» позволяет получить более детальную информацию о параметре отчета.
Если детализировать параметр можно разными способами, на экране возникает меню для выбора способа детализации:
· Журнал – ордер – представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям);
· Карточка счета – в данный отчет включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета – наименованию материала, организации – поставщику и т. д. Кроме того, карточка счета показывает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки;
· Анализ счета – содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и конец периода;
· Обороты счета;
· Ведомость по субконто;